Курсовая: Организация стратегического контроля

Курсовая: Организация стратегического контроля

Самарская Государственная Экономическая Академия

Макаренко О.Г.

Самара, 1999 г.

Содержание:

Введение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .2

Глава 1. Сущность и смысл

контроля. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1.1. Понятие контроля. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 4

1.2. Виды контроля. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Глава 2. Управленческий контроль. . . . . . . . . . . .

2.1. Организация управленческого

контроля. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.2. Информационно-управляющие

системы в контроле. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

2.3. Стратегический контроль

функционирования и развития

фирмы. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Глава 3. Контроллинг. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.1. Понятие контроллинга. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

3.2. Значение контроллинга

в деятельности и развитии фирмы. . . . . . . . . . . . . .

Заключение. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Приложения. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Библиографический список. . . . . . . . . . . . . . . . . . . .

Введение

Повседневный, последовательный, глубокий контроль за работой каждого

сотрудника предприятия и всей "команды" в целом является важным элементом

стратегического менеджмента. Без налаживания подобного контроля невозможно

добиться слаженных действий коллектива в реализации миссии фирмы, и

перспективной программы, организации четкого взаимодействия всех работников.

Организация контроля на российских предприятиях, которая сложилась на

сегодня, уже не может удовлетворять менеджеров, не соответствует изменяющимся

условиям, не приносит необходимых результатов. Контроль за работой персонала

в российской практике сводится, как правило, к проверке выполнения

сотрудниками их обязанностей, а также заданий руководства. Подобная практика

устарела. Современные менеджеры должны стремиться прежде всего помочь

сотрудникам улучшить их работу, полнее проявить на деле их потенциал,

добиться более эффективного, более творческого подхода к делу.

При этом в первую очередь выявляются проблемы, в решении которых им

необходимо содействие руководства. Обычно сотрудник работает неважно не из-за

халатности, а потому, что ему не хватает опыта, знаний. Не всегда у него

имеется и четкое понимание миссии, стратегии развития предприятия. Нередко

ему недостает одобрительной оценки его работы. Главная задача менеджера в

управлении коллективом заключается сегодня в способности создать адекватные

условия для реализации своих возможностей каждым его членом, пробуждать в

людях энтузиазм, стремление решать определенные задачи. Для преуспевания

компании важным является умение менеджера общаться с коллегами, способность

руководить людьми. Здесь особенно важны рациональная организация работы

коллектива, гуманное общение с каждым сотрудником, умение найти оптимальный

путь воздействия на конкретного работника в целях решения определенных задач.

Особую роль здесь приобретает контроль. Контрольная функция руководства

наиболее результативно осуществляется менеджером путем совместного с

сотрудником анализа результатов его работы, поиска причин неудач, после чего

необходимо обучение подчиненного менеджером, передача опыта, подробный

инструктаж. Вместо замечаний по работе и претензий к сотруднику менеджер

помогаем ему устранять пробелы в знаниях. Это способствует обеспечению более

высокого качества и результатов трудовой деятельности. При этом

индивидуальный контроль со стороны менеджера должен дополняться коллективным

контролем работников фирмы.

Подобный контроль позволяет систематически уточнять, корректировать и

совершенствовать функции, должностные обязанности каждого работника.

Контроль, в результате которого не наказывают, а советуют, всегда встречается

с пониманием. При этом человека не унижают, а помогают ему возвыситься, в том

числе и в собственных глазах. Если работник и подвергается критике, то на

справедливых основаниях, хорошо понятных виновному, и при совместном с

руководителем устранении недочетов. Особенно эффективно, если контролирующий

не прямо высказывает свое мнение о просчетах в работе, а подводит к этому

самого виноватого сотрудника. В этом случае упущения устраняются быстрее и,

значит, такой контроль выступает важным фактором развития. Одновременно в

коллективе улучшается психологический климат, укрепляются связи руководителей

и подчиненных, объединенных единой целью. Жизнь убеждает, что менеджеру

вообще нет пользы говорить с подчиненными в приказном тоне. Важно не отдавать

приказания, а подводить человека к мысли о необходимости осуществления

конкретного действия в интересах предприятия. Если работник будет как бы

инициатором идеи, он будет трудиться многократно энергичнее над ее

практической реализацией. Менеджеру нужно быть психологом, находить и

использовать самые тонкие струны человеческой души, благородные побуждения,

сделать так, чтобы работнику было приятно делать то, что нужно фирме.

Глава 1. Сущность и смысл контроля

1.1. Понятие контроля

Слово "контроль" рождает прежде всего отрицательные ассоциации. Для многих

людей контроль означает прежде всего ограничение, принуждение, отсутствие

самостоятельности и т. п. – в общем, все то, что противоположно нашим

представлениям о свободе личности. Вследствие такого восприятия, контроль

относится к числу тех функций управления, сущность которых понимается чаще

всего неправильно. На вопрос "что же означает контроль для менеджера", то

чаще всего люди ответят вам, - это то, что позволяет удерживать работников в

определенных рамках. В принципе – это верно. Один из аспектов контроля

действительно состоит в обеспечении подчинения чему-то. Но сводить контроль

просто к неким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред

организации и заставляющих каждого вести себя строго дисциплинированно, -

означало бы упустить из виду основную задачу управления.

Контроль - это процесс, обеспечивающий достижение целей организации. Он

необходим для обнаружения и разрешения возникающих проблем раньше, чем они

станут слишком серьезными, и может также использоваться для стимулирования

успешной деятельности.

Процесс контроля состоит из установки стандартов, изменения фактически

достигнутых результатов и проведения корректировок в том случае, если

достигнутые результаты существенно отличаются от установленных стандартов.

Руководители начинают осуществлять функцию контроля с того самого момента,

когда они сформулировали цели и задачи и создали организацию. Контроль очень

важен, если вы хотите, чтобы организация функционировала успешно. Без

контроля начинается хаос и объединить деятельность каких-либо групп

становится невозможно. Важно и то, что уже сами по себе цели, планы и

структуры организации определяют ее направления деятельности, распределяя ее

усилия тем или иным образом и направляя выполнение работ. Контроль, таким

образом, является неотъемлемым элементом самой сущности всей организации.

Контроль - это критически важная и сложная функция управления. Одна из

важнейших особенностей контроля, которую следует учитывать в первую очередь,

состоит в том, что контроль должен быть всеобъемлющим. Каждый руководитель,

независимо от своего ранга, должен осуществлять контроль как неотъемлемую

часть своих должностных обязанностей, даже если никто ему специально этого не

поручал.

Планы и организационные структуры – это лишь идеал того, каким хотелось бы

видеть будущее руководству. Множество разнообразных обстоятельств может

воспрепятствовать тому, чтобы задуманное реализовалось. Изменения законов,

социальных ценностей, технологии, условий конкуренции и других переменных

величин окружающей среды могут превратить планы, вполне реальные в момент их

формирования, через некоторое время в нечто совершенно недостижимое. Для того

чтобы подготовиться и отреагировать должным образом на подобные изменения,

организациям нужен эффективный механизм оценки воздействия на них этих

перемен.

Кроме того, даже самые лучшие организационные построения имеют свои изъяны.

Специализация и разделение труда, например, могут породить проблемы

координации, трения между отдельными бригадами и рабочими группами, скучную

работу с отсутствием мотивации. Структура, выглядящая привлекательно на

бумаге и успешно использовавшаяся в другом месте и в другое время, может и не

оправдать всех надежд, возлагающихся на нее руководством данной организации.

Еще одним фактором неопределенности, постоянно присутствующим в управлении,

являются люди, выполняющие большинство работ в любой организации. Люди не

компьютеры. Их нельзя запрограммировать на выполнение какой-либо задачи с

абсолютной точностью. Несмотря на многочисленные недавние успехи в понимании

механизма поведения людей в процессе трудовой деятельности, менеджеры еще

очень далеки от того, чтобы сколько-нибудь связано и детально прогнозировать

ответную реакцию работников на введение новых инструкций и команд, возложение

дополнительных прав и обязанностей.

Ошибки и проблемы, возникающие при анализе ситуации внутри организации,

переплетаются, если их вовремя не исправить, с ошибками в оценке будущих

условий окружающей среды и поведения людей. По аналогии с этим, если вы

ошиблись при подсчете ваших доходов и расходов, то из-за этого вы можете

затем допустить еще более серьезную ошибку, неправильно выписав чек, и тем

самым нанести серьезный ущерб своим друзьям, деловым партнерам или своей

репутации. Вероятность такого переплетения ошибок в организации весьма велика

из-за высокой степени взаимозависимости видов деятельности.

Функция контроля – это такая характеристика управления, которая позволяет

выявить проблемы и скорректировать соответственно деятельность организации до

того, как эти проблемы перерастут в кризис.

Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том,

что любая организация безусловно обязана обладать способностью вовремя

фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они повредят достижению

целей организации.

Положительная сторона контроля состоит во всемерной поддержке всего того, что

является успешным для деятельности организации. Сопоставляя реально

достигнутые результаты с запланированными, т. е. отвечая на вопрос "

Насколько мы продвинулись к поставленным целям? ", руководство организации

получает возможность определить, где организация добилась успехов, а где

потерпела неудачу. Другими словами, один из важных аспектов контроля состоит

в том, чтобы определить, какие именно направления деятельности организации

наиболее эффективно способствовали достижению ее целей. Именно так мелкие

фирмы определяют, в каких областях им расширяться и заключать контракты,

какая из входящих в их состав фирм должна получить большую долю ресурсов, а

какую следует продать или расформировать. Определяя успехи и неудачи

организации и их причины, мы получаем возможность достаточно быстро

адаптировать организацию к динамичным требованиям внешней среды и обеспечить

тем самым наибольшие темпы продвижения к основополагающим целям организации.

1.2. Виды контроля

Контроль есть фундаментальнейший элемент процесса управления. Ни

планирование, ни создание организационных структур, ни мотивацию нельзя

рассматривать полностью в отрыве от контроля. Действительно, фактически все

они являются неотъемлемыми частями общей системы контроля в данной

организации. Это обстоятельство станет более понятным после того, как мы

познакомимся с тремя основными видами контроля: предварительным, текущим и

заключительным. По форме осуществления все эти виды контроля схожи, так как

имеют одну и ту же цель: способствовать тому, чтобы фактически получаемые

результаты были как можно ближе к требуемым. Различаются они только временем

осуществления.

Предварительный контроль.

Некоторые наиболее важные виды контроля данной организации могут быть

замаскированы среди других функций управления. Так, например, хотя

планирование и создание организационных структур редко относят к процедуре

контроля, они как таковые позволяют осуществлять предварительный контроль над

деятельностью организации. Этот вид контроля называется предварительным

потому, что осуществляется до фактического начала работ.

Основными средствами осуществления предварительного контроля является

реализация определенных правил, процедур и линий поведения. Поскольку правила

и линии поведения вырабатываются для обеспечения выполнения планов, то их

строгое соблюдение – это способ убедиться, что работа развивается в заданном

направлении. Аналогично, если писать четкие должностные инструкции,

эффективно доводить формулировки целей до подчиненных, набирать в

административный аппарат управления квалифицированных людей, все это будет

увеличивать вероятность того, что организационная структура будет работать

так, как задумано. В организациях предварительный контроль используется в

трех ключевых областях – по отношению к человеческим, материальным и

финансовым ресурсам.

Предварительный контроль в области человеческих ресурсов достигается в

организациях за счет тщательного анализа тех деловых и профессиональных

знаний и навыков, которые необходимы для выполнения тех или иных должностных

обязанностей и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных людей. Для

того чтобы убедиться, что принимаемые работники окажутся в состоянии

выполнить порученные им обязанности необходимо установить минимально

допустимый уровень образования или стаж работы в данной области и проверить

документы и рекомендации, предъявляемые нанимаемым. Существенно повысит

вероятность привлечения и закрепления в составе организации компетентных

работников можно также путем установления справедливых размеров выплат и

компенсаций, проведения психологических тестов, а также при помощи

многочисленных собеседований с работником в период перед его наймом. Во

многих организациях предварительный контроль человеческих ресурсов

продолжается и после их найма в ходе курса обучения. Обучение позволяет

установить, что же дополнительно нужно добавить и руководящему составу и

рядовым исполнителям к уже имеющимся у них знаниям и навыкам, прежде чем

приступать к фактическому исполнению своих обязанностей. Курс

предварительного обучения повышает вероятность того, что нанятые работники

будут трудиться эффективно.

Очевидно, что сделать высококачественную продукцию из плохого сырья

невозможно. Поэтому промышленные фирмы устанавливают обязательный

предварительный контроль используемых ими материальных ресурсов. Контроль

осуществляется путем выработки стандартов минимально допустимых уровней

качества и проведения физических проверок соответствия поступающих

материалов этим требованиям. Один из способов предварительного контроля в

этой области состоит в выборе такого поставщика, который убедительно доказал

свои возможности поставлять материалы, соответствующие техническим условиям.

К методам предварительного контроля материальных ресурсов относится также

обеспечение их запасов в организации на уровне, достаточном для того, чтобы

избежать дефицита.

Важнейшим средством предварительного контроля финансовых ресурсов является

бюджет, который позволяет также осуществить функцию планирования. Бюджет

является механизмом предварительного контроля в том смысле, что он дает

уверенность когда организации потребуются наличные средства, эти средства у

нее будут. Бюджеты устанавливают также предварительные значения затрат и не

позволяют тем самым какому-либо отделу или организации в целом исчерпать свои

наличные средства до конца.

Предварительный контроль обычно реализуется в форме определенной политики,

процедур и правил.

Текущий контроль.

Текущий контроль осуществляется, когда работа уже идет и обычно производится

в виде контроля работы подчиненного его непосредственным начальником.

Регулярная проверка работы подчиненных, обсуждение возникающих проблем и

предложений по усовершенствованию работы позволят исключить отклонение от

намеченных планов и инструкций. Если же позволить этим отклонениям развиться,

они могут перерасти в серьезные трудности для всей организации.

Текущий контроль не проводится буквально одновременно с выполнением самой

работы. Скорее он базируется на изменении фактических результатов, полученных

после проведения работы, направленной на достижение желаемых целей. Для того,

чтобы осуществлять текущий контроль таким образом, аппарату управления

необходима обратная связь.

Обратная связь – это данные о полученных результатах. Простейшим примером

обратной связи является сообщение начальника подчиненным о том, что их работа

неудовлетворительна, если он видит, что они делают ошибки. Системы обратной

связи позволяют руководству выявить множество непредвиденных проблем и

скорректировать свою линию поведения так, чтобы избежать отклонения

организации от наиболее эффективного пути к поставленным перед нею задачам.

Контроль при помощи систем обратной связи не является изобретением теории

управления организациями. Такие системы – одно из наиболее широко

распространенных явлений природы.

Все системы обратной связи состоят из одних и тех же фундаментальных

элементов (прил. 2) и работают на одних и тех же принципах.

Системы контроля с обратной связью, используемые в управлении, влияют на

"входы", чтобы достичь требуемых характеристик на "выходе". "Входом" для

организационных систем с обратной связью являются все виды ресурсов:

материальных, финансовых и человеческих. "Выходом" таких систем являются

товары и услуги. Большинство организационных систем контроля с обратной

связью относятся к открытым, незамкнутым системам. Внешний для таких систем

элемент – руководитель-менеджер, регулярно воздействует на эту систему, внося

изменения как в ее цели, так и в функционирование. В управлении необходимы

системы именно открытого типа, поскольку на организацию оказывают воздействие

очень много переменных величин.

Отклонения, на которые система должна реагировать, чтобы достичь своих целей

могут вызываться как внешними, так и внутренними факторами. К числу

внутренних факторов следует отнести проблемы, связанные с переменными

величинами. Внешние факторы – это все то, что воздействует на организацию из

окружающей ее среды: конкуренция, принятие новых законов, изменение

технологий, ухудшение общеэкономической ситуации, изменение системы

культурных ценностей и др. Вполне допустимо рассматривать управление в

основном как попытку обеспечить функционирование организации в качестве

системы с эффективной обратной связью, т. е. как системы, обеспечивающей

выходные характеристики на заданном уровне, несмотря на воздействие внешних и

внутренних отклоняющих факторов. Однако хорошее управление выходит далеко за

рамки простого стремления обеспечить статус кво и адекватно реагировать на

возникающие проблемы. Если организация не стремится адаптироваться и

усовершенствовать свою деятельность, изначально зная активную позицию, она

вряд ли останется эффективной в долгосрочном плане.

Заключительный контроль.

В рамках заключительного контроля обратная связь используется после того, как

работа выполнена. Либо сразу по завершению контролируемой деятельности, либо

по истечении определенного заранее периода времени фактически полученные

результаты сравниваются с требуемыми.

Хотя заключительный контроль осуществляется слишком поздно, чтобы

отреагировать на проблемы в момент их возникновения, тем не менее, он имеет

важные функции. Одна из них состоит в том, что заключительный контроль дает

руководству организации информацию, необходимую для планирования в случае,

если аналогичные работы предполагается проводить в будущем. Сравнивая

фактически полученные и требовавшиеся результаты, руководство имеет

возможность лучше оценить, насколько реалистичны были составленные им планы.

Эта процедура позволяет также получить информацию о возникших проблемах и

сформулировать новые планы так, чтобы избежать этих проблем в будущем. Вторая

функция заключительного контроля состоит в том, чтобы способствовать

мотивации. Если руководство организации связывает мотивационные

вознаграждения с достижением определенного уровня результативности, то,

очевидно, что фактически достигнутую результативность надо измерять точно и

объективно.

Текущий и заключительный контроль основывается на обратных связях.

Управляющие системы в организациях имеют разомкнутую обратную связь, так как

руководящий работник, являющийся по отношению к системе внешним элементом,

может вмешиваться в ее работу, изменяя и цели системы, и характер ее работы.

Контроль не только позволяет выявлять проблемы и реагировать на них так,

чтобы достигнуть намеченных целей, но и помогает руководству решить, когда

нужно вносить радикальные изменения в деятельность организации.

Глава 2. Управленческий контроль

2.1. Организация управленческого контроля

В процессе контроля есть три четко различимых этапа: выработка стандартов и

критериев, сопоставление с ними реальных результатов и принятие необходимых

корректирующих действий. На каждом этапе реализуется комплекс различных мер.

Первый этап процедуры контроля демонстрирует, насколько близко слиты

функции контроля и планирования.

Первый этап процесса контроля - это установка стандартов, т.е. конкретных,

поддающихся измерению целей, имеющих временные границы. Для управления

необходимы стандарты в форме показателей результативности объекта управления

для всех его ключевых областей, которые определяются при планировании.

Стандарты – это конкретные цели, процесс в отношении которых поддается

измерению. Эти цели явным образом вырастают из процесса планирования. Все

стандарты, используемые для контроля должны быть выбраны из многочисленных

целей и стратегий организации.

Цели, которые могут быть использованы в качестве стандартов для контроля,

отличают две очень важные особенности. Они характеризуются наличием временных

рамок, в которых должна быть выполнена работа, и конкретного критерия, по

отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Примеры целей,

которые можно использовать в качестве стандартов контроля: получить прибыль в

размере 1 млн. руб. в 1999 году. Конкретные критерий (в данном случае 1 млн.

руб.) и определенный период времени (1 год) называются показателями

результативности (прил. 3). Показатель результативности точно определяет то,

что должно быть получено для того, чтобы достичь поставленных целей. Подобные

показатели позволяют руководству сопоставить реально сделанную работу с

запланированной и ответить на следующие важные вопросы: "Что мы должны

сделать, чтобы достичь запланированных целей?" и "Что осталось не

сделанным?". Так, например, если руководство обнаруживает, что за первые

полгода прибыль фирмы составила только 400 тыс. руб., то оно понимает, что

необходимо существенно поднять производительность, чтобы достичь намеченной

цели: заработать 1 млн. руб. к концу года.

Относительно легко установить показатели результативности для таких величин

как прибыль, объем продаж, стоимость материалов потому, что они поддаются

количественному измерению. Но некоторые важные цели и задачи организации

выразить в числах невозможно.

Например, повышение морального уровня, рассматриваемое в качестве цели,

выразить в числовых показателях очень трудно или зачастую вообще невозможно.

Невозможно точно приписать тому или иному уровню морали численное значение

или выразить его через эквивалентную сумму рублей. Но организации, работающие

эффективно, стремятся обойти трудности, связанные с выражением целей в

количественном виде, и им это удается. Так, например, информацию о духовном

уровне и состоянии работников можно получить посредством различного рода

обследований и опросов. Боле того, некоторые из этих, явно не поддающихся

количественному измерению величин, можно представить в численном виде,

косвенно измеряя некоторые показатели. Малое количество увольнений, например,

обычно является проявлением удовлетворенности работой. Таким образом,

количество увольнений может использоваться как показатель результативности

при выработанных стандартов в области удовлетворенности работой. Например,

руководители высшего звена могут установить в качестве цели на следующий год

уменьшение количества увольнений с 10 до 6 %.

Опасность использования косвенных проявлений каких-либо величин вместо прямых

измерений этих величин состоит в том, что на эти измеряемые косвенные

проявления могут оказывать воздействие и совершенно другие переменные.

Отметим, что низкая частота увольнений может отражать не высокую степень

удовлетворенности работой, а общее плохое состояние экономики.

Другими словами, люди могут оставаться на этой работе не потому, что их

потребности здесь по-настоящему удовлетворяются, а потому, что они считают,

что найти другую работу будет достаточно трудно. Менеджеру нужно все время

быть настороже и научиться отделять симптомы от истинных причин. Существенно

важно, чтобы руководители ясно осознавали, что в данной конкретной ситуации

на результаты их действий будут оказывать влияние очень многие факторы.

Невозможность выразить показатель результативности непосредственно в

количественной форме не должна служить оправданием (а зачастую именно так и

бывает) того, чтобы не устанавливать контрольных стандартов в этой области

вообще. Даже субъективный показатель, при условии, что осознается его

ограниченность, лучше чем ничего. Руководство не может эффективно

осуществлять контроль без показателя результативности какого-либо типа.

Неизбежным следствием отсутствия такого показателя является управление по

наитию. Много организаций столкнулось с очень серьезными проблемами из-за

того, что не сумели установить показатель результативности в таких трудно

поддающихся измерению областях, как социальная ответственность и этика.

Область, в которой установить показатели результативности особенно трудно,

это НИОКР. Предпринимавшиеся многочисленные попытки разработать объективные

меры измерения результативности в этой сфере оказывались безуспешными. К

традиционно используемым здесь показателям относится число патентов,

публикаций, отчетов и завершенных проектов. Все эти показатели делают упор на

определение производительности и эффективности НИОКР, оставляя за скобками

вопрос о направленности НИОКР и полезности их проведения для организации в

целом. Если фирма имеет какие-либо предпочтительные для нее области

деятельности (а обычно это так), то направленность НИОКР имеет очень большое

значение.

За последние годы менеджеры, занятые в области исследований и разработок,

осознали, что некоторая не материальность работ в этой сфере вовсе не может

служить поводом для того, чтобы полагаться в управлении ею, либо

исключительно на интуицию, либо использовать в качестве единственной базы

оценки результативности неадекватные ей показатели. Опрос 400 менеджеров,

занятых в сфере НИОКР и представлявших 40 отраслей промышленности, показал,

что одним из наиболее широко распространенных показателей, используемых для

оценки результативности исследований и разработок, являются "достижение

целей организации" и "процент работ, принятых и одобренных фирмой". Эти

показатели в сочетании с показателями эффективности выполнения работ

позволяют установить, что проведение НИОКР не только эффективно само по себе,

но и полезно для организации.

На втором этапе сравнения показателей функционирования с заданными

стандартами определяется масштаб допустимых отклонений. На этом этапе

менеджер должен определить, насколько достигнутые результаты соответствуют

его ожиданиям. При этом он или она принимают и еще одно очень важное решение:

на сколько допустимы или относительно безопасны обнаруженные отклонения от

стандартов. На этой, второй стадии процедуры контроля дается оценка, которая

служит основой для решения о начале действий. Деятельность, осуществляемая на

этой стадии контроля, зачастую является наиболее заметной частью всей системы

контроля. Эта деятельность заключается в определении масштаба отклонений,

измерении результатов, передаче информации и ее оценке (прил. 4).

Показатели результативности дают четкую и ясную цель для направления усилий

членов организации. Однако, за исключением ряда специальных случаев,

организациям редко бывает необходимо ни на йоту не отклоняться от

поставленной цели. На самом деле, одна из характерных черт хорошего стандарта

системы контроля состоит в том, что в нем содержатся реалистичные допуски

параметров цели. Определение масштабов допустимых отклонений – вопрос

кардинально важный. Если взят слишком большой масштаб, то возникающие

проблемы могут приобрести грозное очертания. Но, если масштаб взят слишком

маленьким, то организация будет реагировать на очень небольшие отклонения,

что весьма разорительно и требует много времени. Такая система контроля может

парализовать и дезорганизовать работу организации и будет скорее

препятствовать, чем помогать достижению цели организации. В подобных

ситуациях достигается высокая степень контроля, но процесс контроля

становится неэффективным. Типичным примером подобного рода может служить

любая ситуация, при которой необходимо пройти через множество бюрократических

испытаний, чтобы получить разрешение на что-либо.

Для того, чтобы быть эффективным, контроль должен быть экономным.

Преимущество системы контроля должны перевешивать затраты на ее

функционирование. Затраты на систему контроля состоят из затрат времени,

расходуемого менеджером и другими работниками на сбор, передачу и анализ

информации, а также из затрат на все виды оборудования, используемого для

осуществления контроля и затрат на хранение, передачу и поиск информации,

связано с вопросами контроля. В коммерческой организации, если прибыль,

возникающая при осуществлении контроля меньше затрат на него, то такой

контроль неэкономичен и непродуктивен. Один из способов возможного увеличения

экономической эффективности контроля состоит в использовании метода

управления по принципу исключения. Этот метод состоит в том, что система

контроля должна срабатывать только при наличии заметных отклонений и

стандартов. Развивая этот принцип, отметим, что те действия, которые

изначально имеют совершенно тривиальный характер, не следует даже и измерять.

Основная проблема, конечно, состоит в том, чтобы определить по-настоящему

важные отклонения.

Измерение результатов, позволяющих установить насколько удалось соблюсти

установленные стандарты, - это самый трудный и самый дорогостоящий элемент

контроля. Для того чтобы быть эффективной, система измерения должна

соответствовать тому виду деятельности, который подвергается контролю.

Вначале необходимо выбрать единицу измерения, причем такую, которую можно

преобразовать в те единицы, в которых выражен стандарт. Так, если

установленный стандарт – это прибыль, то измерение следует вести в рублях или

в процентах, в зависимости от формы выражения стандартов. Если контролируется

неучастие в голосовании или увольнения с работы, то измерение должно вестись

в процентах. В качестве общего правила можно отметить, что стандарт в

специфической форме предопределяет те величины, которые впоследствии должны

быть измерены.

Выбор подходящей единицы измерения – это зачастую наиболее легкая часть

проведения контрольных измерений, обеспечивающих, как в конечном счете и весь

контроль, достижение целей организации. Важно, чтобы скорость, частота и

точность измерений тоже были согласованы с деятельностью, подлежащей

контролю.

Распространение информации играет ключевую роль в обеспечении эффективности

контроля. Для того, чтобы система контроля действовала эффективно, необходимо

обязательно доводить до сведения соответствующих работников организации как

установленные стандарты, так и достигнутые результаты. Подобная информация

должна быть точной, поступать вовремя и доводиться до сведения ответственных

за соответствующий участок работника в виде, легко позволяющем принять

необходимые решения и действия. Желательно также быть полностью уверенным,

что установленные стандарты хорошо поняты сотрудниками. Это означает, что

должна быть обеспечена эффективная связь между теми, кто устанавливает

стандарты, и теми, кто должен их выполнять.

Основные трудности, возникающие на пути сбора и распространения конкретной

информации, связаны с различными коммуникативными проблемами. В то время, как

часть данных собирается и обрабатывается автоматизировано, большая часть

информации должна быть обработана человеком. Присутствие человека в этой

цепочке сопряжено с возможным искажением информации, на основе которой должны

приниматься решения в области контроля. Искажения информации могут сыграть

очень значительную роль в тех случаях, когда неизбежны субъективные оценки.

Участие сотрудников организации в процедуре контроля может быть вполне

эффективным и на самых нижних уровнях управления. Иногда особенно важно

обеспечить фактическое участие подчиненных в разработке стандартов, хотя это

обычно является прерогативой менеджера. Обеспечение участия широкого круга

сотрудников в выработке решений и установке целей при формировании бюджета

способствовало более интенсивному вовлечению сотрудников в деятельность этой

организации и стремлению коллектива достичь общих целей организации.

Заключительная стадия этапа сопоставления заключается в оценке информации о

полученных результатах. Менеджер должен решить, та ли , что нужно, информация

получена, и важна ли она. Важная информация – это такая информация, которая

адекватно описывает исследуемое явление и существенно необходима для принятия

правильного решения.

Иногда оценка информации определяется политикой организации. Во многих

случаях мерой может служить масштаб допустимых отклонений. Зачастую, однако,

менеджеры должны давать личные оценки и интерпретировать значимость

полученной информации и устанавливать корреляцию запланированных и фактически

достигнутых результатов. При этом менеджер должен принимать в расчет риск и

другие факторы, определяющие выбор того или иного решения. Цель этой оценки

состоит в том, чтобы принять решение – необходимо ли действовать, и если да,

то как.

После вынесения оценки процесс контроля переходит на третий этап. Менеджер

должен выбрать одну из трех линий поведения: ничего не предпринимать,

установить отклонения или пересмотреть стандарт (прил. 5).

Основная цель контроля состоит в том, чтобы добиться такого положения, при

котором процесс управления организацией действительно заставлял бы ее

функционировать в соответствии с планом.

Система контроля, которая не позволяет устранить серьезные отклонения прежде,

чем они перерастут в крупные проблемы, бессмысленна. Естественно, что

проводимая корректировка должна концентрироваться на устранении настоящей

причины отклонения. В идеале стадия измерения должна показывать масштаб

Страницы: 1, 2