Перечень элементов затрат	Шифр затрат
Изучение документов, литературы	01
Подготовка нормативных документов, справок	02
Подготовка материалов к изданию (печати), отчетов	03
Консультации по работе (в других подразделениях)	04
Участие в совещаниях по теме	05
Встреча с коллегами из других подразделений	06
Разговоры по телефону	07
Повышение квалификации	08
Служебные командировки	09
Выполнение общественной работы	10
Регламентированные перерывы (обед, курение, отдых, физпаузы)	11
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками	12
Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы)	13

Проведенный анализ показал, что удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени менеджера равен: Изучение рабочих документов, литературы – 20%; Подготовка нормативных документов, справок – 5%; Подготовка материалов, отчетов – 7%; Консультации по работе – 12%; Участие в совещаниях по теме – 5%; Встреча с коллегами из других подразделений – 14%; Разговоры по телефону – 12%; Повышение квалификации – 3%; Служебные командировки (поездки в пределах города) – 6%; Выполнение общественной работы – 3%; Регламентированные перерывы – 10%; Прочие работы (взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками) – 1%; Нерегламентированные перерывы – 2%. На основании полученных данных заполняем таблицу 4, в которой представлена структура фактических затрат рабочего времени и таблицу 5, в которой представлен анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям. При этом графа 2 таблицы 5 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени для данного специалиста с точки зрения задач отдела и функций, порученных данному специалисту. Таблица 4. Структура фактических затрат рабочего времени специалиста.

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Всего за период наблюдения, мин	Удельный вес, %
Изучение рабочих документов	1200	20
Подготовка документов, справок	300	5
Подготовка материалов, отчетов	420	7
Консультации по работе	720	12
Участия в совещаниях	300	5
Встречи с коллегами из других подразделений	840	14
Разговоры по телефону	720	12
Повышение квалификации	180	3
Служебные командировки	360	6
Выполнение общественных работ	180	3
Регламентированные перерывы	600	10
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками	60	1
Нерегламентированные перерывы	120	2

Таблица 5. Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям специалиста.

Наименование работ (перечень элементов затрат)	Плановые затраты рабочего времени, мин	Фактические затраты рабочего времени, мин
Изучение рабочих документов	600	1200
Подготовка документов, справок	720	300
Подготовка материалов, отчетов	420	420
Консультации по работе	720	720
Участие в совещаниях	180	300
Встречи с коллегами из других подразделений	600	840
Разговоры по телефону	600	720
Повышение квалификации	600	180
Служебные командировки	300	360
Выполнение общественных работ	60	180
Регламентированные перерывы	600	600
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками	540	60
Нерегламентированные перерывы	60	120

Для анализа рациональности использования рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус» за каждую неделю наблюдений, представленного в таблицах 6 и 7, необходимо использовать результаты сравнения рекомендуемой и фактической структуры затрат рабочего времени, представленные в таблице 5. Таблица 6. Анализ затрат рабочего времени специалиста за первую неделю наблюдений.

Наименование работы (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжительность работ, всего		В том числе
		Продолжительность работ, всего		сократить нельзя		можно сократить или исключить
		мин	% к итогу	мин	% к продолж. данной работы	мин	% к продолж. данной работы
Изучение рабочих документов	01	600	20	300	50	300	50
Подготовка документов, справок	02	150	5	150	100
Подготовка материалов, отчетов	03	210	7	210	100
Консультации по работе	04	360	12	360	100
Участие в совещаниях	05	150	5	60	40	90	60
Встречи с коллегами из других подразделений	06	420	14	120	29	300	71
Разговоры по телефону	07	360	12	60	17	300	83
Повышение квалификации	08	120	4	120	100
Служебные командировки	09	150	5	25	17	125	83
Выполнение общественных работ	10	90	3	60	67	30	33
Регламентированные перерывы	11	300	10	300	100
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками	12	30	1	30	100
Нерегламентированные перерывы	13	60	2	30	50	30	50
Итого		3 000	100	1 825	61	1 175	39

Таблица 7. Анализ затрат рабочего времени специалиста за вторую неделю наблюдений.

Наименование работы (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжительность работ, всего		В том числе
		Продолжительность работ, всего		сократить нельзя		можно сократить или исключить
		мин	% к итогу	мин	% к продолж. данной работы	мин	% к продолж. данной работы
Изучение рабочих документов	01	600	20	300	50	300	50
Подготовка документов, справок	02	150	5	150	100
Подготовка материалов, отчетов	03	210	7	210	100
Консультации по работе	04	360	12	360	100
Участие в совещаниях	05	150	5	60	40	90	60
Встречи с коллегами из других подразделений	06	420	14	120	29	300	71
Разговоры по телефону	07	360	12	60	17	300	83
Повышение квалификации	08	60	2	60	100
Служебные командировки	09	210	7	35	17	175	83
Выполнение общественных работ	10	90	3	60	67	30	33
Регламентированные перерывы	11	300	10	300	100
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками	12	30	1	30	100
Нерегламентированные перерывы	13	60	2	30	50	30	50
Итого		3 000	100	1 775	59	1 225	41

4.2. Анализ затрат рабочего времени

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 3:

где

Затраты времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин.

Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах:

где

Общее время наблюдений, мин. Находится по формуле:

где

Количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не проводились, час

В данном случае значение для всех

. Тогда:

Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 8. При этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени меньше плановых, и отрицательным, если фактические затраты больше плановых. Таблица 8. Анализ соответствия затрат времени поставленной цели.

Формулировка цели III уровня	Плановые затраты времени (эксперт.), %	Фактические затраты времени, %
1	2	3	4
Изучить документацию	10	20	-10
Подготовить документы , справки	12	5	7
Подготовить отчет	7	7	0
Проконсультироваться по работе, проконсультировать коллег	12	12	0
Принять участие в совещаниях	3	5	-2
Встретиться с коллегами	10	14	-4
Провести телефонные переговоры	10	12	-2
Повысить квалификацию	10	3	7
Осуществить служебные командировки	5	6	-1
Выполнить общественную работу	1	3	-2
Использовать регламентированные перерывы	10	10	0
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками	9	1	8
Выполнить нерегламентированные перерывы	1	2	-1

На основании мнения экспертов, представленного в таблице 8, можно оценить структуру затрат рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус». Таким образом, данному менеджеру необходимо сократить затраты времени на: Изучение документации – на 10% от общего фонда времени; Встречи с коллегами – на 4% от общего фонда времени; Участие в совещаниях – на 2% от общего фонда времени; Выполнение общественной работы – на 2% от общего фонда времени; Телефонные переговоры – на 2% от общего фонда времени; Служебные командировки – на 1% от общего фонда времени; Нерегламентированные перерывы – на 1% от общего фонда времени. Анализ затрат рабочего времени за две недели наблюдений представлен в таблице 9, где наглядно показано необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу: Таблица 9. Анализ затрат рабочего времени специалиста за весь период наблюдений.

Наименование работы (перечень элементов затрат)	Индекс (шифр затрат)	Продолжительность работ, всего		В том числе
		Продолжительность работ, всего		сократить нельзя		можно сократить или исключить
		Мин	% к итогу	мин	% к продолж. данной работы	мин	% к продолж. данной работы
Изучение рабочих документов	01	1200	20	600	50	600	50
Подготовка документов, справок	02	300	5	300	100	—	—
Подготовка материалов, отчетов	03	420	7	420	100	—	—
Консультации по работе	04	720	12	720	100	—	—
Участие в совещаниях	05	300	5	120	40	180	60
Встречи с коллегами из других подразделений	06	840	14	240	29	600	71
Разговоры по телефону	07	720	12	120	17	600	83
Повышение квалификации	08	180	3	180	100	—	—
Служебные командировки	09	360	6	60	17	300	83
Выполнение общественных работ	10	180	3	120	67	60	33
Регламентированные перерывы	11	600	10	600	100	—	—
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками	12	60	1	60	100	—	—
Нерегламентированные перерывы	13	120	2	60	50	60	50
Итого		6 000	100	3 600	60	2 400	40

Таким образом, основываясь на мнении экспертов, менеджеру компании ООО «Сириус» необходимо перераспределить 40% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам: Взаимодействия с подчиненными, клиентами и заказчиками – на 8% от общего фонда времени; Повышения квалификации – на 7% от общего фонда времени; Подготовки исходящих документов и справок – на 7% от общего фонда времени. Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени:

где		Регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.
		Фактический фонд рабочего времени, мин.

Таким образом, в данном случае, из таблицы 4 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 600 мин., нерегламентированные перерывы составляют 120 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 6 000 мин. Тогда:

Полученное значение коэффициента экстенсивности для менеджера компании ООО «Сириус» достаточно низкое и говорит об отсутствии нарушений режима труда и отдыха, однако указывает на имеющиеся резервы лучшего использования фонда рабочего времени. Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам: Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывается по формуле:

где

Потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.

В данном случае, потери рабочего времени составили примерно 5 минут за каждый день наблюдений, таким образом за весь период наблюдений ПР=50 мин. Тогда:

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему. Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами не зависящими от исследователя рассчитывается по формуле:

где

Потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.

В данном случае, из таблицы 4 видно, что нерегламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 120 мин., из которых 50 мин. – потери рабочего времени, зависящие от исследователя. Следовательно, потери рабочего времени из-за нарушений режима работы составили 70 мин. Тогда:

Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы также мало, однако указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус». Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле:

где

Время на отдых и личные надобности, мин.

В данном случае, из таблицы 4 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 600 мин., следовательно коэффициент потерь составляет:

Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы очень велико и говорит о больших резервах лучшего использования рабочего времени. Тем более, что по принятому нормативу регламентные перерывы в работе должны составлять 6% от фонда рабочего времени. Таким образом на основании вычисленных коэффициентов, можно говорить о том, что у менеджера компании ООО «Сириус» не происходит нарушение режима труда и отдыха, а напротив, имеются значительные резервы лучшего использования рабочего времени. 4.3. Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени В результате исследования использования рабочего времени менеджером был выявлен ряд неудовлетворительных моментов в организации его рабочего времени. Причинами к такой ситуации может послужить множество факторов. Это могут быть как факторы внутренней среды организации, так и психологические факторы личности сотрудника. Со стороны организации мешать рациональному использованию рабочего времени может следующее: § Не рациональное распределение должностных обязанностей внутри трудового коллектива; § Отсутствие четкого графика проведения совместных мероприятий различными подразделениями фирмы; § Использование практики внезапного внедрения дополнительных условий в работу персонала; § Частые смены руководящих директив о расстановке персонала по должностям, и изменение должностных инструкций; § Текучесть кадров; § Отсутствие четкого вертикального разделения властных полномочий; § Отсутствие горизонтального взаимодействия подразделений и планирования их взаимоотношений; § Наличие дублирования выполняемых функций; § Избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых отчетов и материалов и т.д. Со стороны личностных и психологических характеристик сотрудника могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени: § Медлительность в действиях; § Отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости; § Повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени; § Распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них о конца; § Психологическая доброжелательность и готовность всегда прийти на помощь коллеге, что приводит к выполнению работы другого сотрудника и отставание в выполнении собственных функций; § Психологическая скромность, которая может вызвать затруднения в выполнении обязанностей и невозможность обратиться за помощью к коллегам или начальнику, а затем и увеличение длительности выполнения работ; § Психологическая несовместимость внутри трудового коллектива и прочие факторы. Таблица 10. Факторы помех.

Виды помех, занятия	Продолжительность, мин	Возможные причины потери времени	Меры по устранению
1	2	3	4
Отсутствие планирования	1200	Ориентация на близлежащие цели и пропускание дел с долгосрочной перспективой, следовательно, возникновение авралов; Отсутствие каждодневного планирования рабочего дня и сбивание графика работы	Выполнение работ пропорционально их стратегической значимости; Ведение предварительного планирования рабочего дня; Проведение работы с психологом по разрешению проблемы несобранности; плохого внимания и памяти
Работа в условиях кризиса	1450	Стремление помочь коллегам из-за психологической отзывчивости; Нерациональное распределение на отдельные виды выполняемой работы; Нерациональное распределение работ внутри трудового коллектива; Сбои в работе из-за несогласованности в планах работ с контрпартнерами	Выполнение собственных профессиональных обязанностей, а затем принятие на себя чужих обязанностей; Делегирование полномочий; Согласование в графиках работы с другими структурными подразделениями своей фирмы и с фирмами-партнерами
Обычные дела и "текучка"	710	Недостаточное планирование; Перекладывание перспективных дел на более поздний срок; Отсутствие механизма выполнения ежедневных обязанностей	Отсортировывать все дела по степени важности и выполнять их в соответствии с данным реестром; Предварительная подготовка к выполнению обязанностей и работ, результат от которых требуется в перспективе; Разработать принцип выполнения ежедневных обязанностей и начинать рабочий день с выполнения рутинных заданий и поручений, в конце рабочего дня проводить ревизию выполненной работы и составлять план на следующий день

Таблица 11. «Расточители времени».

Вид помехи	Возможная причина потерь рабочего времени	Меры по устранению
Отсутствие планирования	Ориентация на действия, а не на достижение поставленной цели Отсутствие приоритетов выполнения работ в течение рабочего дня	Составление плана рабочего дня Использование дневника рабочего времени Выполнение работ в зависимости от их важности, а не срочности
Работа в условиях кризиса	Нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ Ориентация на проблему	Реалистическое планирование затрат рабочего времени Ориентация на имеющиеся возможности
Обычные дела и «текучка»	Отсутствие планирования Отсутствие самодисциплины	Ставьте цели и стремитесь к их достижению

5. Пути улучшения использования рабочего времени

Проведенные исследования об использовании рабочего времени менеджера позволяют сделать вывод о том, что данный процесс построен не рационально. Поэтому его необходимо усовершенствовать. Работа по совершенствованию организации труда менеджера состоит из двух этапов. На первом этапе необходимо закрепить имеющиеся положительные аспекты распределения рабочего времени. Для анализируемого менеджера положительными признаются распределение времени по присутствию на оперативных совещаниях и в служебных командировках. При этом, нельзя не заметить, что положительные факторы достигнуты по причине их регламентирования руководством предприятия и его структурой. Прочие статьи расходования рабочего времени данным сотрудником необходимо корректировать. Для этого необходимо проработать внутренние установки. § Во-первых, быть более собранным, исключить опоздания на работу и тем самым снизить незапланированные потери рабочего времени; § Во-вторых, рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов; § В-третьих, исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных, § В-четвертых, выйти с предложением по совершенствованию структуры внутрифирменного взаимодействия к руководству предприятием; § В-пятых, добиться улучшения взаимодействия с другими сотрудниками и синхронизировать работу с партнерами; § В-шестых, повысить самодисциплину. Для улучшения наглядности требующихся мероприятий был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в таблице 12: Таблица 12. План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени.

Раздел плана мероприятий	Мероприятия по улучшению использования рабочего времени	Меры по улучшению не нужны, так как. (обоснование)	Меры по улучшению нужны		Вид контроля
			Немедленно (какие)	В течение года (какие)
1.Планирование рабочего времени	1.1.Составление плана дня в письменной форме 1.2.Последовательное планирование рабочего дня 1.3.Использование метода «Альпы» 1.4.Использование дневника времени	«Обычные» дела выполняются по мере их возникновения	Начать с ближайшего рабочего дня Начать с ближайшего рабочего дня Начать с ближайшего рабочего дня	Реализовать план в течение 3 месяцев	Постоянный Ежедневный Проводить в конце каждого рабочего дня По мере выполнения
2.Факторы помех	2.1.Бумажная работа 2.2.Посетители 2.3.Телефон		Провести структуризацию необходимой работы Снизить долю «текучки» и отказаться от незапланированной работы	Согласовать свои действия с коллегами и партнерами	По мере реализации ежедневный

6. Заключение

В данной работе было проанализировано содержание труда менеджера компании ООО «Сириус» и подготовлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени. Анализ использования рабочего времени проводился в двух направлениях: использование фонда рабочего времени и оценка структуры затрат рабочего времени менеджера компании. Таким образом, в заключении моей работы мне хотелось бы отметить следующее: Труд менеджера должен быть четко регламентирован и должен соответствовать некоторым основным нормам и правилам. Оптимизация труда менеджера основывается на исследовании и анализе продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей и должностных инструкций. После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется их доля в совокупности всех работ. В результате работы, основываясь на методе экспертных оценок, были выявлены несоответствия плановой продолжительности выполнения каждой из работ ее фактическому значению, и разработан план мероприятий по совершенствованию использования рабочего времени, представленный в таблице 12.

7. Список использованной литературы

1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. ‑М., 1999. 2. Громова О.Н., Свистунов В.М., Мишин В.М. Организация управленческого труда. ‑М., 1993 3. Дж.К. Грейсон мл, К. О’Дейл. Американский менеджмент на пороге ХХI века. ‑М., 1991. 4. Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель. ‑М., 1993. 5. Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. ‑М., 1988. 6. Социология труда. Под/ред. Дряхлова Н.И., МГУ, 1993. 7. Управление персоналом организации: Учебник. Под/ред. А.Я. Кибанова. ‑М., 1997. 8. Управление проектами. Под/ред. В.Д. Шапиро -С-Пб, 1996г. [1] О.С. Виханский «Стратегическое управление» - М, 1995г.

Страницы: 1, 2