Рефераты
 

Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании

Таблица 3. Классификатор затрат рабочего времени специалиста.
Перечень элементов затратШифр затрат
Изучение документов, литературы01
Подготовка нормативных документов, справок02
Подготовка материалов к изданию (печати), отчетов03
Консультации по работе (в других подразделениях)04
Участие в совещаниях по теме05
Встреча с коллегами из других подразделений06
Разговоры по телефону07
Повышение квалификации08
Служебные командировки09
Выполнение общественной работы10
Регламентированные перерывы (обед, курение, отдых, физпаузы)11
Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками12
Потери рабочего времени (нерегламентированные перерывы)13
Проведенный анализ показал, что удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах рабочего времени менеджера равен: Изучение рабочих документов, литературы – 20%; Подготовка нормативных документов, справок – 5%; Подготовка материалов, отчетов – 7%; Консультации по работе – 12%; Участие в совещаниях по теме – 5%; Встреча с коллегами из других подразделений – 14%; Разговоры по телефону – 12%; Повышение квалификации – 3%; Служебные командировки (поездки в пределах города) – 6%; Выполнение общественной работы – 3%; Регламентированные перерывы – 10%; Прочие работы (взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками) – 1%; Нерегламентированные перерывы – 2%. На основании полученных данных заполняем таблицу 4, в которой представлена структура фактических затрат рабочего времени и таблицу 5, в которой представлен анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям. При этом графа 2 таблицы 5 заполняется на основании экспертного опроса о целесообразной структуре затрат рабочего времени для данного специалиста с точки зрения задач отдела и функций, порученных данному специалисту. Таблица 4. Структура фактических затрат рабочего времени специалиста.

Наименование работ

(перечень элементов затрат)

Всего за период наблюдения, минУдельный вес, %
Изучение рабочих документов120020
Подготовка документов, справок3005
Подготовка материалов, отчетов4207
Консультации по работе72012
Участия в совещаниях3005
Встречи с коллегами из других подразделений84014
Разговоры по телефону72012
Повышение квалификации1803
Служебные командировки3606
Выполнение общественных работ1803
Регламентированные перерывы60010
Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками601
Нерегламентированные перерывы1202
Таблица 5. Анализ соответствия фактических затрат рабочего времени выполняемым функциям специалиста.

Наименование работ

(перечень элементов затрат)

Плановые затраты рабочего времени, минФактические затраты рабочего времени, мин
Изучение рабочих документов6001200
Подготовка документов, справок720300
Подготовка материалов, отчетов420420
Консультации по работе720720
Участие в совещаниях180300
Встречи с коллегами из других подразделений600840
Разговоры по телефону600720
Повышение квалификации600180
Служебные командировки300360
Выполнение общественных работ60180
Регламентированные перерывы600600
Взаимодействие с подчиненными, клиентами и заказчиками54060
Нерегламентированные перерывы60120
Для анализа рациональности использования рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус» за каждую неделю наблюдений, представленного в таблицах 6 и 7, необходимо использовать результаты сравнения рекомендуемой и фактической структуры затрат рабочего времени, представленные в таблице 5. Таблица 6. Анализ затрат рабочего времени специалиста за первую неделю наблюдений.

Наименование работы

(перечень элементов затрат)

Индекс

(шифр затрат)

Продолжитель­ность работ, всегоВ том числе
сократить нельзя

можно

сок­ра­ти­ть или ис­клю­чить

мин% к итогумин% к про­долж. дан­ной работымин% к про­долж. дан­ной работы
Изучение рабочих документов01600203005030050
Подготовка документов, справок021505150100
Подготовка материалов, отчетов032107210100
Консультации по работе0436012360100
Участие в совещаниях05150560409060
Встречи с коллегами из других подразделений06420141202930071
Разговоры по телефону0736012601730083
Повышение квалификации081204120100
Служебные командировки091505251712583
Выполнение общественных работ1090360673033
Регламентированные перерывы1130010300100
Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками1230130100
Нерегламентированные перерывы1360230503050

Итого

3 000 1001 825611 17539
Таблица 7. Анализ затрат рабочего времени специалиста за вторую неделю наблюдений.

Наименование работы

(перечень элементов затрат)

Индекс

(шифр затрат)

Продолжитель­ность работ, всегоВ том числе
сократить нельзя

можно

сок­ра­ти­ть или ис­клю­чить

мин% к итогумин% к про­долж. дан­ной работымин% к про­долж. дан­ной работы
Изучение рабочих документов01600203005030050
Подготовка документов, справок021505150100
Подготовка материалов, отчетов032107210100
Консультации по работе0436012360100
Участие в совещаниях05150560409060
Встречи с коллегами из других подразделений06420141202930071
Разговоры по телефону0736012601730083
Повышение квалификации0860260100
Служебные командировки092107351717583
Выполнение общественных работ1090360673033
Регламентированные перерывы1130010300100
Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками1230130100
Нерегламентированные перерывы1360230503050

Итого

3 000 1001 775591 22541

4.2. Анализ затрат рабочего времени

Для обеспечения возможности анализа затрат времени все виды затрат необходимо сгруппировать в отдельные, относительно самостоятельные группы. Для этого необходимо определить затраты времени по каждому виду затрат, используя шифры классификатора, приведенного в таблице 3: Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании
где

Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании

Затраты времени в j-й день наблюдения по i-му виду работ, мин.

Затем, необходимо определить удельный вес каждого вида затрат в суммарных затратах: Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании
где

Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании

Общее время наблюдений, мин. Находится по формуле:
Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании
где

Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании

Количество часов, в течение которых в j-й день наблюдения не проводились, час
В данном случае значение для всех Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании . Тогда: Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании Полученные таким образом данные заносятся в таблицу 8. При этом расхождение фактических и плановых затрат времени будет положительным, если фактические затраты времени меньше плановых, и отрицательным, если фактические затраты больше плановых. Таблица 8. Анализ соответствия затрат времени поставленной цели.
Формулировка цели III уровня

Плановые затраты времени

(эксперт.), %

Фактические затраты времени, %

Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании

1234
Изучить документацию1020-10
Подготовить документы , справки1257
Подготовить отчет770
Проконсультироваться по работе, проконсультировать коллег12120
Принять участие в совещаниях35-2
Встретиться с коллегами1014-4
Провести телефонные переговоры1012-2
Повысить квалификацию1037
Осуществить служебные командировки56-1
Выполнить общественную работу13-2
Использовать регламентированные перерывы10100
Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками918
Выполнить нерегламентированные перерывы12-1
На основании мнения экспертов, представленного в таблице 8, можно оценить структуру затрат рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус». Таким образом, данному менеджеру необходимо сократить затраты времени на: Изучение документации – на 10% от общего фонда времени; Встречи с коллегами – на 4% от общего фонда времени; Участие в совещаниях – на 2% от общего фонда времени; Выполнение общественной работы – на 2% от общего фонда времени; Телефонные переговоры – на 2% от общего фонда времени; Служебные командировки – на 1% от общего фонда времени; Нерегламентированные перерывы – на 1% от общего фонда времени. Анализ затрат рабочего времени за две недели наблюдений представлен в таблице 9, где наглядно показано необходимое сокращение затрат рабочего времени по каждому элементу затрат в процентном отношении к фактическим затратам рабочего времени на данную работу: Таблица 9. Анализ затрат рабочего времени специалиста за весь период наблюдений.

Наименование работы

(перечень элементов затрат)

Индекс

(шифр затрат)

Продолжитель­ность работ, всегоВ том числе
сократить нельзя

можно

сок­ра­ти­ть или ис­клю­чить

Мин% к итогумин% к про­долж. дан­ной работымин% к про­долж. дан­ной работы
Изучение рабочих документов011200206005060050
Подготовка документов, справок023005300100
Подготовка материалов, отчетов034207420100
Консультации по работе0472012720100
Участие в совещаниях0530051204018060
Встречи с коллегами из других подразделений06840142402960071
Разговоры по телефону07720121201760083
Повышение квалификации081803180100
Служебные командировки093606601730083
Выполнение общественных работ101803120676033
Регламентированные перерывы1160010600100
Взаимодей­ствие с подчиненными, кли­ентами и заказчиками1260160100
Нерегламентированные перерывы13120260506050

Итого

6 000 1003 600602 40040
Таким образом, основываясь на мнении экспертов, менеджеру компании ООО «Сириус» необходимо перераспределить 40% рабочего времени и более полно уделять внимание вопросам: Взаимодействия с подчиненными, клиентами и заказчиками – на 8% от общего фонда времени; Повышения квалификации – на 7% от общего фонда времени; Подготовки исходящих документов и справок – на 7% от общего фонда времени. Для оценки результативности использования рабочего времени можно применить коэффициент экстенсивности, отражающий использование фонда рабочего времени: Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании
где

Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании

Регламентированные и нерегламентированные перерывы в работе, мин.

Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании

Фактический фонд рабочего времени, мин.
Таким образом, в данном случае, из таблицы 4 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составляют 600 мин., нерегламентированные перерывы составляют 120 мин., а весь фонд рабочего времени составляет 6 000 мин. Тогда: Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании Полученное значение коэффициента экстенсивности для менеджера компании ООО «Сириус» достаточно низкое и говорит об отсутствии нарушений режима труда и отдыха, однако указывает на имеющиеся резервы лучшего использования фонда рабочего времени. Далее определим показатели, характеризующие величину потерь рабочего времени по различным причинам: Коэффициент потерь рабочего времени, зависящих от исследователя, рассчитывается по формуле: Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании
где

Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании

Потери рабочего времени, зависящие от исследователя, мин.
В данном случае, потери рабочего времени составили примерно 5 минут за каждый день наблюдений, таким образом за весь период наблюдений ПР=50 мин. Тогда: Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени зависящее от исследователя говорит о том, что данный вид потерь незначителен и не влияет на исследуемую проблему. Коэффициент потерь рабочего времени, вызванных причинами не зависящими от исследователя рассчитывается по формуле: Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании
где

Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании

Потери рабочего времени из-за нарушений режима работы, мин.
В данном случае, из таблицы 4 видно, что нерегламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 120 мин., из которых 50 мин. – потери рабочего времени, зависящие от исследователя. Следовательно, потери рабочего времени из-за нарушений режима работы составили 70 мин. Тогда: Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании Полученное таким образом значение коэффициента потерь рабочего времени из-за нарушения режима работы также мало, однако указывает на имеющиеся недостатки в организации рабочего времени менеджера компании ООО «Сириус». Коэффициент потерь рабочего времени на регламентные перерывы, рассчитывается по формуле: Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании
где

Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании

Время на отдых и личные надобности, мин.
В данном случае, из таблицы 4 видно, что регламентированные перерывы за весь период наблюдений составили 600 мин., следовательно коэффициент потерь составляет: Курсовая: Проблема анализа содержания труда и структуры затрат рабочего времени менеджера компании Полученное значение коэффициента потерь рабочего времени на регламентированные перерывы очень велико и говорит о больших резервах лучшего использования рабочего времени. Тем более, что по принятому нормативу регламентные перерывы в работе должны составлять 6% от фонда рабочего времени. Таким образом на основании вычисленных коэффициентов, можно говорить о том, что у менеджера компании ООО «Сириус» не происходит нарушение режима труда и отдыха, а напротив, имеются значительные резервы лучшего использования рабочего времени. 4.3. Причины, мешающие рациональному использованию рабочего времени В результате исследования использования рабочего времени менеджером был выявлен ряд неудовлетворительных моментов в организации его рабочего времени. Причинами к такой ситуации может послужить множество факторов. Это могут быть как факторы внутренней среды организации, так и психологические факторы личности сотрудника. Со стороны организации мешать рациональному использованию рабочего времени может следующее: § Не рациональное распределение должностных обязанностей внутри трудового коллектива; § Отсутствие четкого графика проведения совместных мероприятий различными подразделениями фирмы; § Использование практики внезапного внедрения дополнительных условий в работу персонала; § Частые смены руководящих директив о расстановке персонала по должностям, и изменение должностных инструкций; § Текучесть кадров; § Отсутствие четкого вертикального разделения властных полномочий; § Отсутствие горизонтального взаимодействия подразделений и планирования их взаимоотношений; § Наличие дублирования выполняемых функций; § Избыточная отчетность, отнимающая много времени на заполнение необходимых отчетов и материалов и т.д. Со стороны личностных и психологических характеристик сотрудника могут проявляться следующие негативные моменты, влияющие на использование рабочего времени: § Медлительность в действиях; § Отсутствие ориентировки на конечную цель, что вызывает выполнение работ без разбора их значимости; § Повышенная общительность, что увеличивает необоснованные расходы времени; § Распыление интересов и отсутствие концентрации на каком-либо мероприятии, что вызывает выполнение всех дел сразу и не доведение большинства из них о конца; § Психологическая доброжелательность и готовность всегда прийти на помощь коллеге, что приводит к выполнению работы другого сотрудника и отставание в выполнении собственных функций; § Психологическая скромность, которая может вызвать затруднения в выполнении обязанностей и невозможность обратиться за помощью к коллегам или начальнику, а затем и увеличение длительности выполнения работ; § Психологическая несовместимость внутри трудового коллектива и прочие факторы. Таблица 10. Факторы помех.
Виды помех, занятияПродолжи­тельность, минВозможные причины потери времениМеры по устранению
1234
Отсутствие пла­нирования1200

Ориентация на близле­жащие цели и пропуска­ние дел с долгосрочной перспективой, следова­тельно, возникновение авралов;

Отсутствие каждоднев­ного планирования ра­бочего дня и сбивание графика работы

Выполнение работ про­порционально их страте­гической значимости;

Ведение предваритель­ного планирования ра­бочего дня;

Проведение работы с психологом по разреше­нию проблемы несоб­ранности; плохого вни­мания и памяти

Работа в условиях кризиса1450

Стремление помочь кол­легам из-за психологи­ческой отзывчивости;

Нерациональное распре­деление на отдельные виды выполняемой ра­боты;

Нерациональное распре­деление работ внутри трудового коллектива;

Сбои в работе из-за не­согласованности в пла­нах работ с контрпарт­нерами

Выполнение собствен­ных профессиональных обязанностей, а затем принятие на себя чужих обязанностей;

Делегирование полно­мочий;

Согласование в графиках работы с другими струк­турными подразделе­ниями своей фирмы и с фирмами-партнерами

Обычные дела и "текучка"710

Недостаточное планиро­вание;

Перекладывание пер­спективных дел на более поздний срок;

Отсутствие механизма выполнения ежедневных обязанностей

Отсортировывать все дела по степени важно­сти и выполнять их в соответствии с дан­ным реестром;

Предварительная подго­товка к выполнению обязанностей и работ, результат от которых требуется в перспективе;

Разработать принцип выполнения ежедневных обязанностей и начинать рабочий день с выполне­ния рутинных заданий и поручений, в конце ра­бочего дня проводить ревизию выполненной работы и составлять план на следующий день

Таблица 11. «Расточители времени».
Вид помехиВозможная причина потерь рабочего времениМеры по устранению
Отсутствие планирования

Ориентация на действия, а не на достижение поставленной цели

Отсутствие приоритетов выполнения работ в течение рабочего дня

Составление плана рабочего дня

Использование дневника рабочего времени

Выполнение работ в зависимости от их важности, а не срочности

Работа в условиях кризиса

Нереалистичная оценка времени, отводимого на выполнение отдельных работ

Ориентация на проблему

Реалистическое планирование затрат рабочего времени

Ориентация на имеющиеся возможности

Обычные дела и «текучка»

Отсутствие планирования

Отсутствие самодисциплины

Ставьте цели и стремитесь к их достижению

5. Пути улучшения использования рабочего времени

Проведенные исследования об использовании рабочего времени менеджера позволяют сделать вывод о том, что данный процесс построен не рационально. Поэтому его необходимо усовершенствовать. Работа по совершенствованию организации труда менеджера состоит из двух этапов. На первом этапе необходимо закрепить имеющиеся положительные аспекты распределения рабочего времени. Для анализируемого менеджера положительными признаются распределение времени по присутствию на оперативных совещаниях и в служебных командировках. При этом, нельзя не заметить, что положительные факторы достигнуты по причине их регламентирования руководством предприятия и его структурой. Прочие статьи расходования рабочего времени данным сотрудником необходимо корректировать. Для этого необходимо проработать внутренние установки. § Во-первых, быть более собранным, исключить опоздания на работу и тем самым снизить незапланированные потери рабочего времени; § Во-вторых, рационально распределить рабочее время внутри недельного и дневного планов; § В-третьих, исключить вмешиваться в чужие проблемы и обязанности при невыполнении собственных, § В-четвертых, выйти с предложением по совершенствованию структуры внутрифирменного взаимодействия к руководству предприятием; § В-пятых, добиться улучшения взаимодействия с другими сотрудниками и синхронизировать работу с партнерами; § В-шестых, повысить самодисциплину. Для улучшения наглядности требующихся мероприятий был составлен план организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени, представленный в таблице 12: Таблица 12. План организационно-технических мероприятий по улучшению использования рабочего времени.
Раздел плана мероприятийМероприятия по улучшению использования рабочего времени

Меры по улучшению не нужны, так как.

(обоснование)

Меры по улучшению нужныВид контроля

Немед­ленно

(какие)

В течение года

(какие)

1.Планиро­ва­ние рабо­че­го вре­мени

1.1.Составление плана дня в письменной форме

1.2.Последова­тельное пла­нирование ра­бо­чего дня

1.3.Использова­ние метода «Альпы»

1.4.Использова­ние дневника времени

«Обычные» дела выполня­ются по мере их возникнове­ния

Начать с ближай­шего рабо­чего дня

Начать с ближай­шего рабо­чего дня

Начать с ближай­шего рабо­чего дня

Реализо­вать план в тече­ние 3 меся­цев

Постоян­ный

Ежеднев­ный

Прово­дить в конце ка­ждого ра­бочего дня

По мере выпол­нения

2.Факторы помех

2.1.Бумажная работа

2.2.Посетители

2.3.Телефон

Провести структури­зацию не­обходимой работы

Снизить долю «те­кучки» и отказаться от незапла­нированной работы

Согласо­вать свои дейст­вия с колле­гами и партне­рами

По мере реализа­ции

ежеднев­ный

6. Заключение

В данной работе было проанализировано содержание труда менеджера компании ООО «Сириус» и подготовлены рекомендации по улучшению рационального использования его рабочего времени. Анализ использования рабочего времени проводился в двух направлениях: использование фонда рабочего времени и оценка структуры затрат рабочего времени менеджера компании. Таким образом, в заключении моей работы мне хотелось бы отметить следующее: Труд менеджера должен быть четко регламентирован и должен соответствовать некоторым основным нормам и правилам. Оптимизация труда менеджера основывается на исследовании и анализе продолжительности выполнения тех или иных профессиональных обязанностей и должностных инструкций. После сбора первоначальной информации о выполняемых работах, вычисляется их доля в совокупности всех работ. В результате работы, основываясь на методе экспертных оценок, были выявлены несоответствия плановой продолжительности выполнения каждой из работ ее фактическому значению, и разработан план мероприятий по совершенствованию использования рабочего времени, представленный в таблице 12.

7. Список использованной литературы

1. Виханский О.С., Наумов А.И. Менеджмент. ‑М., 1999. 2. Громова О.Н., Свистунов В.М., Мишин В.М. Организация управленческого труда. ‑М., 1993 3. Дж.К. Грейсон мл, К. О’Дейл. Американский менеджмент на пороге ХХI века. ‑М., 1991. 4. Кричевский Р.Л. Если Вы руководитель. ‑М., 1993. 5. Ниссинен И. Время руководителя: эффективность использования. ‑М., 1988. 6. Социология труда. Под/ред. Дряхлова Н.И., МГУ, 1993. 7. Управление персоналом организации: Учебник. Под/ред. А.Я. Кибанова. ‑М., 1997. 8. Управление проектами. Под/ред. В.Д. Шапиро -С-Пб, 1996г. [1] О.С. Виханский «Стратегическое управление» - М, 1995г.

Страницы: 1, 2


© 2010 BANKS OF РЕФЕРАТ