Реферат: Делопроизводство

Реферат: Делопроизводство

Билет 1 1. История создания пишущей машины (ПМ).

Первые данные по созданию технических средств для механизации процесса письма

относятся к началу XVIIв. В 1714г. специальным королевским распоряжением

машинисту Лондонской водонапорной станции Генри Миллю была дано право на

«изготовление машины или искусственного метода для последовательного

печатания отдельных букв, как при рукописном письме». У Генри Милля возникла

идея создания устройства с последовательным движением литер, на основании

которой в дальнейшем были разработаны ПМ. В 1867г. в США три печатника из г.

Милуоки - Л. Шолес, К. Глидден, С. Суле - создали ПМ с подвижными литерными

рычагами и передвигающейся при печатании кареткой. Эта ПМ печатала только

прописными буквами. В последствии была создана машина корзиночного типа, но

ее недостаток заключался в том, что печатаемая строка была не видна, так как

литерные рычаги находились снизу б/о вала. В 1876г. фирма «Ремингтон»

выпустила первую серию ПМ. Они имели ножную педаль, которая возвращала

каретку в обратное положение. Большим успехом пользовался аппарат

«Скорописец», изобретенный в 1870г. в России М.И. Алисовым. В 1888г. была

создана ПМ «Космолит». В США К. Вагнер расположил литерные рычаги

горизонтально в шлицах сегмента, печатная строка стала видимой. В 1922г.

появились первые Электрические ПМ.

2.Форматы бумаги

Существует несколько форматов бумаги. Наиболее употребляемые форматы А4

и А5. А3-297х420, А4- 210х297, А5

-148х210. Текст, выполняемый на формате листа А4 , пишется через 1,5

м.и. Причем, левое поле - 35 мм, правое 4-8, верхнее - 22, нижнее -19.

Нумерация листа начинается со 2-й страницы, номер страницы ставится по центру

сверху без дополнительных знаков. Текст машинописной страницы начинается с

абзаца, который пишется от 1 п/т. В тексте могут быть пункты, подпункты,

разделы, подразделы. Они нумеруются арабскими цифрами с точкой, также могут

быть заголовки и подзаголовки, главы, которые пишутся по правилам их оформления

3.Докладная записка и ее реквизиты

Докладная записка - док. адресованный руководителю данной или вышестоящей

организации, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами

и предложениями. Д/з бывают внутренние и внешние. Внутренние

составляются самими составителями на чистом листе бумаги и содержат

реквизиты: адресат, название вида док, дата, заголовок к тексту, текст,

подпись. Внешние д/з составляются от имени учреждения на специальном

бланке, подписываются руководителем и имеют реквизиты: адресат,

название вида док, дата, индекс, место составления или издания, заголовок к

тексту, текст, приложения (если есть), подпись, расшифровка подписи. Текст д/з

состоит из двух частей. В 1 части излагаются факты, послужившие для составления

д/з. Во 2 - выводы и предложения. В зависимости от содержания д/з могут носить

инициативный, отчетный и информационный характер.

Билет 2 1.Классификация ПМ.

По назначению ПМ делятся на два класса: канцелярские и портативные.

Канцелярские ПМ используют предприятия или организации для оборудования.

Портативные ПМ предназначены для индивидуального пользования. По литерным

рычагам ПМ делятся на рычажные и без рычажные. К канцелярским ПМ в основном

относятся рычажные ПМ, а к портативным соответственно - без рычажные.

2.Правила написания . , ! ?

Точка, запятая, восклицательный и вопросительный знаки пишутся без верхнего

регистра. Под цифрой .

3.Делопроизводство.

Одним из существенных элементов, управленческого производства является

делопроизводство - деятельность, охватывающая все вопросы документирования и

организации работы с документами, в процессе осуществления управленческих

действий. Делопроизводство должно совершенствоваться на основе единообразия

форм документов и методов их обработки. Поэтому ГОСТом в 1973г. была введена

единая государственная система делопроизводства (ЕГСД), которая представляет

собой научно упорядоченный комплекс правил и нормативов по ведению

делопроизводства, начиная с момента поступления или создания документа. Д\п

состоит из: 1) документирования - создание док, отражающих деятельность

учреждения. 2) документационное обеспечение - работа с готовыми

документами, созданные в учреждении или полученными извне: прием, регистрация,

распределение, исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка

документов к архивному хранению и дальнейшему их использованию.

Билет 3 1.Каретка

Каретка представляет собой комплекс деталей и механизмов, обеспечивающих

установку бумаги, ее освобождение и переход на новую строку. Каретка движется

по направляющим штангам, передвигая б/о вал, с закрепленной на ней бумагой,

по линии печатаемой строки. Передвижение каретки влево происходит под

действием механизма главной пружины. Главная пружина имеет постоянный завод и

заключена в барабан, который вмонтирован в левой части направляющих. И

соединен с кареткой при помощи жильной тяги. Завод натяжения главной пружины

отворачивают стопорный винт якоря барабана и при помощи зубчатки заводят

пружину так, чтобы при письме сила ее натяжения обеспечивала отпечатку

знаков до крайнего левого положения. При обрыве тяги ее можно заменить

тесьмой, ширина которой должна быть 5-6мм. Ходовая гребенка выходит из

сцепления с ходовой шестерней после каждого удара по клавишу. Причем каретка

перемещается на одинаковое расстояние, равное шагу письма. Шаг письма -

расстояние между серединами двух соседних знаков, он равен 2,6мм.

2.Правила написания тире, дефиса и переноса в тексте.

Данные знаки пишутся под цифрой 2 и расположены на 4 ряду клавиатуры. Тире

пишется под цифрой 2, причем с двух сторон делается дополнительный интервал.

При написании дефиса дополнительный интервал не делается. При написании

переноса дополнительный интервал не делается, и данный знак не переносится на

новую строку.

3.Документ и его виды.

Документ - это средство закрепления различным способом на специальном

материале информации о фактах, событиях, явлениях, объективной и мыслительной

деятельности человека. Информация может быть зафиксирована письменно, при

помощи чертежа или рисунка, в виде фотографии, аудио или видеозаписи.

Документы различают по видам деятельности:

1)по происхождению - служебные и личные; 2)по назначению - средства фиксации

фактов (протокол, акт), средства передачи информации на расстояние (письма

факсы) 3)по месту составления -внутренние и внешние 4)по наименованию -

несколько (письма, протоколы, отчеты, договора) 5)по количеству, отраженных

вопросов -простые и сложные 6)по форме -типовые, индивидуальные и

трафаретные. Типовые разрабатываются выше стоящими органами, для

подведомственные орган. трафаретные - типографским способом. 7)по стадиям

создания - подлинники, копии. Подлинники -первоначальный документ, созданный

отдельным или коллективным автором. Копия - точное воспроизведение

подлинника.(проставляется «копия» в правом верхнем углу). Отпуск - полная

копия исходящего документа. Выписка - копия части документа. Дубликат -

подлинный экземпляр док., выдающийся при утере. 8)по срокам хранения -

постоянное(вечное), долговременное (свыше 15 лет), временное (до 10-15 лет)

Билет 4 1. Бумагопроводящий механизм

Бумагопроводящий мех. обеспечивает заправку бумажной закладки в машину,

закрепление и освобождение бумаги. В него входят: б/о вал, металлический

подкатник, бумагоприжимные задние и передние ролики. Б/о вал представляет

собой пошлый цилиндр, покрытый плотной резиной, он смягчает удары литерных

рычагов и обеспечивает качественное письмо. С торцов б/о вал закрыт

металлическими фланцами, в них ввинчены ручки. Слева на б/о валу крепится

интервальный мех. Он обеспечивает установку одинакового расстояния между

строками. Снизу б/о вала расположен металлический подкатник, он служит для

направления бумажной закладки, и прижимные ролики. Рычаг освобождения бумаги

на б/о валу взаимодействует с бумагопроводящим мех.

2.Римские цифры

1 - 1, 2 - П, 3 - Ш, 4 - 1У, 5 - У, 6 - У1, 7 -УП, 8 -УШ, 9 - 1Х, 10 - Х.

3.Организационно- распорядительная документация.

О/Р. документация распределяется на 5 групп. 1)организационная: правила,

положения, инструкции, уставы. 2) распорядительная: постановление,

распоряжение, приказы по общей деятельности. 3) справочно-информационная:

письма, протоколы, акты, докладные записки, справки. 4) о личном составе:

личные дела, приказы о личном составе.5) предложения, заявления, жалобы

граждан. Гостом 11590 было введена унифицированная система. Унификация- это

единообразие в оформлении док., построении текстов, замена сложных

предложений простыми, а также языковые средства. Она включает в себя такие

формы док.: сл.письма, телеграммы, приказы, акты, протоколы, распоряжения ,

договора, постановления и т.д.

Билет 5 1.Печатающий механизм.

В печ мех входят клавишные передаточные и литерные рычаги. На концах литерных

рычагов нанесены клавиши (тасты) с нанесенными на них буквами и знаками.

Клавиатура может иметь 42, 45, 46 именных клавиш. Расположены клавиши в 4

рядах. Три ряда - буквенные, 4-й - цифры и знаки. Печ мех предназначен для

последовательного приведения литерных рычагов в точку письма. Литерные рычаги

расположены в горизонтальной плоскости на шрифтовой подушке в шлицах

сегмента.

2.Знаки арифметических действий.

+=- с верхним регистром, - без верхнего регистра / -(3), х - буква х.

3.Служебное письмо.

С.п. - это обобщенное название различных по содержанию док, выделяемых в

определенную группу в связи с особым способом передачи, их пересылают по

почте. С.п. - самые распространенные док в учреждениях. Их используют для

связи, передачи информации на расстоянии между корреспондентами. С их помощью

ведутся переговоры, выясняются отношения, предъявляются претензии. Их

составляют в виде ответа, запроса, сообщения, претензии, уведомления,

информации. Текст с.п. строится по схеме: 1) Вступление - дается обоснование

вопроса, причина его возникновения, краткая история. Если письмо составляется

во исполнение указаний выше стоящих уч-ий, ссылка на них дается во

вступлении. 2) Доказательство - излагается существо вопросов, должно быть

убедительным, чтобы не было сомнения в правильности поставленных в док

вопросов. 3) Заключение - делаются выводы. Все три части не являются

обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой, без повторений и

противоречий. Для с.п. выработан особый стиль -официально-деловой. Краткость

изложений текста достигается заменой сложных предложений простыми. Формуляр -

адресат, дата, индекс, ссылка на индекс, дата вхождения док, заголовок к

тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, ф-я исполнителя, номер

его телефона, отметка об исполнении док и направлении его в дело.

Билет 6 1.Лентоводитель.

Лентоводитель представляет собой форму вилочки, подвижно закреплен с

буквоводителем. Он соединен с мех смена цвета зон ленты.

2.Дроби.

Дроби бываю простые, десятичные и смешанные. Для написания простых дробей

использую / под цифрой 3. Для написания десятичных дробей используют . либо ,

причем пишутся без пробела. В ур-ии дроби пишутся так: числитель от

знаменателя отделяется _ под цифрой 8. вал Числитель- б/о вал опускают на 0,5

инт. Знаменатель - б/о вал поднимают на 1 инт, опять опускают на 0,5 инт. и

продолжают письмо.

3.Служебное письмо.

С.п. - это обобщенное название различных по содержанию док, выделяемых в

определенную группу в связи с особым способом передачи, их пересылают по

почте. С.п. - самые распространенные док в учреждениях. Их используют для

связи, передачи информации на расстоянии между корреспондентами. С их помощью

ведутся переговоры, выясняются отношения, предъявляются претензии. Их

составляют в виде ответа, запроса, сообщения, претензии, уведомления,

информации. Текст с.п. строится по схеме: 1) Вступление - дается обоснование

вопроса, причина его возникновения, краткая история. Если письмо составляется

во исполнение указаний выше стоящих уч-ий, ссылка на них дается во

вступлении. 2) Доказательство - излагается существо вопросов, должно быть

убедительным, чтобы не было сомнения в правильности поставленных в док

вопросов. 3) Заключение - делаются выводы. Все три части не являются

обособленными. Они должны вытекать логически одна из другой, без повторений и

противоречий. Для с.п. выработан особый стиль -официально-деловой. Краткость

изложений текста достигается заменой сложных предложений простыми. Формуляр -

адресат, дата, индекс, ссылка на индекс, дата вхождения док, заголовок к

тексту, текст, отметка о наличии приложений, подпись, ф-я исполнителя, номер

его телефона, отметка об исполнении док и направлении его в дело.

Билет 7 1.Табулятор и его назначение.

Табулятор предназначен для написание текста в столбик. Клавиш набора стопоров

табулятора (+ и -) и клавиши табулирования.

2.Знаки, отсутствующие на клавиатуре.

3.Реквизит

Реквизит - информационный элемент док. За каждым реквизитом закреплено

определенное место. Совокупность всех реквизитов определяет видовую

принадлежность док. Реквизит может содержать постоянную, общую для группы док

и переменную информацию - для каждого конкретного док. Каждый док должен быть

составлен в соответствии с формуляром, принятым для данной разновидности док.

Формуляр - совокупность реквизитов, присущих определенному виду док и

расположенных в определенной последовательности. Существует 31 реквизит

Билет 8 1.Буквострокоуказатель

Расположен слева и справа от буквоводителя, перед б/о валом. Представляет

собой прозрачную пластмассовую пластинку с нанесенными горизонтальной и

вертикальными линиями. Горизонтальная - указывает линию печатаемой строки,

вертикальные - середину напечатанного знака. Применяют при графлении

горизонтальных и вертикальных линий карандашом.

2.Заколовок.

Заголовок - краткое содержание док.(текста). В машинописных работах заголовок

располагают по середине или от левого поля. Правила написания заголовков:

1)Заголовки пишут прописными буквами. 2) В конце заголовков знаки препинания

не ставятся (кроме ! и ? знаков). 3) Короткие заголовки пишутся вразрядку.

4) Переносы в заголовках не допустимы. 5)Большие заголовки (более 40

символов) выполняются в несколько строк, каждая строка должна иметь

законченное смысловое значение. 6) Текст большого заголовка выполняется через

1 м.и. 7)При написании текста через 1,5 м.и между текстом и заголовком 1,5

м.и.8) Если на странице несколько заголовком, от текста до след. заголовка

делается дополнительный интервал. Подзаголовки - строчными буквами по тем же

правилам. Можно выделять письмом вразрядку, подчеркиванием, заключением в

кавычки или скобки.

3.Бланк и его виды.

Это чистый лист бумаги с нанесенными реквизитами. Существует 2 вида бланков: для

служ. писем и других док. Различие между ними состоит с том, что на бланках для

писем на определенных местах содержатся реквизиты: индекс предприятия связи,

почтовый и телеграфный адрес, номер телетайпа, № счета в банке, № телефона и

постоянная часть: ссылка на индекс и дату входящего док. Бланки бывают двух

форматов А4 и А5. с продольным и угловым расположением

реквизитов. Продольное расположение используют предприятия или организации,

имеющие многоступенчатую подведомственность.

Билет 9 1.Полеустановительный механизм.

Ограничивает движение каретки в обе стороны. На каретке есть

полеустановительная гребенка, на которой крепятся левый и правый

полеустановители. Правый полеустановитель взаимодействует со звонковым

механизмом за два, три удара до окончания строки.

2.Абзац.

Это текст, состоящий из отдельных предложений, объединенных одной мыслью.

Любой текст начинается с абзаца (1п.т. 18 деление). Если текст пишется через

1 м.и то между абзацами делается дополнительный интервал.

3.Распоряжение.

Это правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом

коллегиального органа гос. управления, в целях разрешения оперативных

вопросов. Текст состоит из двух частей: 1) цели и причина издания

распоряжения. 2) перечисляются предписываемые действия. Начинается со слова

«предлагаю». Издается министерствами, организациями края, города, района.

Подписываются руководителем. Реквизиты: наименование структурного

подразделения, название вида док, дата, индекс, место составления или

издания, текст, визы.