Реферат: Самоменеджмент

Реферат: Самоменеджмент

Вступ

“Час – самий обмежений капітал, і якщо не можеш ним

розпоряджатися, не зможеш розпоряджатися нічим іншим”

П. Друкер

Яким повинен бути успішний, ефективний менеджер? Зрозуміло, він повинен знати

свою справа, уміти керувати, уміти ставити цілі і домагатися їх. Але всі ці

якості марні, якщо керівник не вміє правильно організувати свій робочий час.

Нереально домогтися успіху, якщо людина не може планувати свій час. Це

відноситься не тільки до менеджерів, але і до людей будь-якої іншої професії,

але для людей, керуючих іншими працівниками, ця навичка особливо важлива,

адже він розпоряджається не тільки своїм часом, але і через чітку систему

передачі виконання задач своїм підлеглим, ще і планує їхній час. Час – це

такий же ресурс, як і люди, сировина, фінансові засоби. Але він безповоротний

– його не можна нагромадити, передати, взяти в кредит, тому важливо навчитися

використовувати його з максимальною вигодою. Не дарма ж говорять: ”Час -

гроші”. Це не просто слова, дійсно, якщо, наприклад, працівник неправильно

розпорядився своїм часом, умови контракту не були виконані в термін, фірмі

прийдеться платити штраф, щоб відшкодувати збитки, пов'язані з простоєм.

Успіх кожного керівника залежить не тільки від матеріально-економічних

величин, але і від того, як він розпоряджається самим коштовним надбанням –

часом. Керівник повинен свідомо і системно використовувати свій час, щоб

домагатися поставлених цілей.

САМОМЕНЕДЖМЕНТ

Самоменеджмент являє собою послідовне і цілеспрямоване використання

випробуваних методів роботи в повсякденній практиці, для того, щоб оптимально

і зі змістом використовувати свій час.

Основна ціль самоменеджменту – максимально використовувати власні можливості,

свідомо керувати перебігом свого життя і переборювати зовнішні обставини.

Самоменеджмент допомагає виконувати роботи з меншими витратами, краще

організувати працю (отже, одержати кращі результати), зменшити завантаженість

роботою і, виходить, зменшити поспіхи і стреси.

У самоменеджменту є певне коло правил і функцій:

Постановка цілей.

Значення постановки цілей. Постановка цілей – це вираження у вигляді

чітких намірів і в точних формулюваннях наших інтересів, потреб чи задач, що

допомагає зорієнтувати дії і вчинки на ці цілі і на їх виконання. Для цього

ціль повинна описувати кінцевий результат, а не ті дії, які необхідно виконати.

Навіть найкращий спосіб роботи безнадійний, якщо керівник заздалегідь чітко не

позначив те, до чого він прагне. Постановка цілі - безумовна передумова

планування, а отже, і успіху - полягає в точному знанні того, що, коли, у яких

масштабах треба досягти. Усвідомлення своїх цілей дуже часто означає значну

самомотивацію для роботи, тому що ціль дає ясне уявлення про те, у якому

напрямку необхідно рухатися.

Постановка цілей – це тимчасовий процес, оскільки протягом діяльності

підприємства може з'ясуватися, що ті чи інші параметри змінилися, а це

приводить до необхідності перегляду цілі. Для самоменеджменту фундаментальне

значення має усвідомлення того, куди менеджер хоче прийти і куди він

потрапити не хоче (але куди його хочуть привести інші). Якщо у керівника

існує усвідомлена ціль, то туди ж спрямовані і всі неусвідомлені сили

керівника, тобто цілі служать концентрації сил на важливих напрямках.

“Випадкові успіхи гарні, але рідкі. Заплановані успіхи краще, оскільки вони

керовані і трапляються частіше”.

Знаходження цілей. Для того, щоб домогтися успіху необхідно правильно

вибрати цілі. У кожної фірми, у кожного менеджера є одна основна, найважливіша

ціль, що розбивається на безліч невеликих проміжних цілей нижчого рівня,

досягнення яких забезпечує досягнення цілі більш високого рівня і, у кінцевому

рахунку, вищій цілі. Потрібно встановлювати ясні погоджені між собою цілі, що

можуть бути звернені в безпосередні дії, щоб їх можна було безпосередньо

планувати. Чітко визначені, зафіксовані на папері цілі автоматично здобувають

обов'язковий характер, спонукають до постійного аналізу, повторному огляду і

ревізії.

Ситуаційний аналіз. Являє собою свого роду реєстр особистих

ресурсів (засобів для досягнення цілей) і дозволяє з'ясувати, що варто

заохочувати (сильні сторони) і над чим ще треба працювати (слабкі сторони).

Шляхом аналізу своїх здібностей менеджер визначає, що узагалі він може

зробити, тобто яким особистим потенціалом для досягнення своїх цілей він

розташовує. З іншого боку, менеджер повинен ясно уявляти собі свої слабості,

щоб уникати дій, що можуть сприяти прояву подібних «якостей», або вжити

заходів до рятування від цих недоліків. Допомогти в цьому може складання

балансу своїх найбільших невдач і поразок і виділення, наслідком відсутності

яких якостей вони були. «Знати свої слабості – значить зміцнювати свої сильні

сторони».

Формулювання цілей. Установка термінів утілення цілей і формулювання

бажаних результатів. Це остання ступінь при постановці цілей, коли формулюються

конкретні з практичних цілей для наступної стадії планування.

Не можна брати на себе занадто багато, щоб не загрузнути в невиконаних

справах. Варто встановлювати короткострокові цілі, погоджені з досягненням

довгострокових глобальних цілей.

Планування.

Планування покликане забезпечити хазяйське використання самого коштовного

ресурсу – часу. Чим краще розподілений (тобто спланований) час, тим краще він

може бути використаний в особистих і професійних інтересах керівника.

Планування як складова частина завдань і правил самоменеджменту означає

підготовку до реалізації цілей і структурування часу. Планування щоденної

роботи, середньо- і довгострокових акцій і результатів означає також виграш у

часі, досягнення успіху і велику впевненість у собі.

Також, як будь-яка фірма планує або повинна планувати свою збутову і

виробничу діяльність, кожна людина повинна думати і працювати, заглядаючи в

майбутнє, і не віддаватися у владу перебігу подій. Потрібно планувати

використання часу для досягнення поставлених цілей.

Головна перевага, що досягається шляхом планування роботи, полягає в тому, що

планування часу приносить виграш у часі. Загальний практичний досвід на

виробництві показує, що збільшення витрат часу на планування приводить у

кінцевому рахунку до економії часу в цілому.

Очевидно, витрати часу на планування не можуть нескінченно збільшуватися,

існує оптимум, після якого подальше збільшення часу на планування стає

неефективним. Від загального планового періоду (рік, місяць, тиждень, день)

треба максимально 1% часу витрачати на планування.

Принципи і правила планування часу. Щоб правильно

виконувати свої функції і досягти свої цілей, щоб передоручати менш важливі

справи, зменшувати їх число або відсувати на більш пізні терміни, менеджер

повинен ясно представляти свій часовий бюджет і сукупність задач. Планування

являє собою проект процесів праці на майбутній часовий період.

Основні правила планування часу:

1. Співвідношення (60:40). Досвід показує, що найкраще складати план лише

на певну частину робочого часу (на 60%).

Події, що важко передбачити, які відволікають моменти (“поглиначі” часу) не

можуть бути заплановані цілком без залишку в зв'язку зі специфікою роботи

менеджера, що полягає в тому, що приблизно половину робочого дня керівник

проводить не на робочому місці, тому що робота вимагає взаємодії з людьми,

обміну інформацією. Завжди потрібно залишати певний відсоток часу як резерв

для несподіваних відвідувачів, телефонних розмов, криз чи на випадок

недооцінки тривалості якихось справ, але при цьому намагатися скоротити

кількість “поглиначів” часу.

2. Зведення задач воєдино – план дій. Щоб скласти гарний план витрати

часу, важливо завжди мати уявлення про майбутні справи. Доцільно розділити їх

на довго-, середньо- і короткострокові задачі, установити їх пріоритетність і

діяти відповідно до неї.

3. Регулярність – системність – послідовність. Над планами часу потрібно

працювати регулярно і системно, послідовно доводячи до кінця почату справу.

4. Реалістичне планування. Тобто планувати потрібно тільки такий обсяг

задач, з яким менеджер реально може справитися.

5. Заповнення втрат часу. Заповнювати втрати часу краще по можливості

відразу, наприклад краще один раз довше попрацювати ввечері, ніж протягом

наступного цілого дня наганяти втрачене напередодні.

6. Фіксація результатів замість дій. Фіксувати в планах потрібно

результати або цілі, а не просто які-небудь дії, щоб зусилля були споконвічно

спрямовані безпосередньо на досягнення цілі. Це допоможе уникнути позапланової

діяльності.

7. Установлення тимчасових норм. Досвід показує, що на роботу, як

правило, витрачається стільки часу, скільки його є в розпорядженні. Тому варто

задавати точні тимчасові норми, передбачати в плані рівно стільки часу на ту

або іншу справу, скільки воно дійсно вимагає.

8. Термін виконання. Щоб уникнути зволікання і відкладання справ, варто

встановлювати точні терміни виконання для усіх видів діяльності.

9. Переробка – повторний огляд. План потрібно постійно переробляти і

перевіряти ще раз з погляду того, чи можуть ті або інші задачі бути виконані

цілком.

10. Узгодження тимчасових планів. Щоб успішніше запроваджувати свої плани

в життя, менеджеру необхідно погоджувати їх із планами інших людей (секретарки,

начальника, підлеглих, колег).

Система планування часу. Як і будь-яке планування, планування часу

орієнтується на відповідні довгострокові цілі, що, у свою чергу, розбиваються

на оперативні часткові цілі. Планування припускає поступове просування вперед,

розкладання загальної задачі на частки, для того щоб різні дії можна було

розподілити в часі.

Установлення періодів часу, що вимагаються для досягнення особистих і

професійних цілей, дає почуття впевненості і уявлення про найбільш кращий

розподіл часу і найбільш доцільної черговості справ.

План життя може послужити вихідним пунктом процесу планування. На його основі

виводять довгострокові цілі на найближчі роки і складають план на кілька

років уперед. З плану на кілька років уперед виводять річний план, при цьому

потрібно стежити за тим, щоб не займатися справами, що відносяться до більш

пізніх цілей. Далі складається квартальний план, що служить інструментом

контролю за річним. Задачі і цілі місячного плану переносяться з квартального

плану минулого місяця і враховуються вже з більшою деталізацією. Декадний

план припускає ще більш детальний, більш точний прогноз майбутнього періоду

і складається відповідно до обсягу всіх справ і задач і необхідним для їх

виконання часом; у ньому також треба передбачати часові резерви для вирішення

додатково виникаючих задач так, щоб дотриматися планові терміни без стресу і

цейтноту. Денний план – це сама остання і найважливіша ступінь у системі

планування часу.

Навіть самий зайнятий керівник здатен так пристосовувати свої цілі і плани до

відповідних обставин, щоб вони завжди могли служити виконанню плану життя і

кар'єри.

Необхідно завжди перевіряти свої плани і змінювати їх, якщо вони виявляються

нездійсненними чи не дозволяють досягти поставленої цілі до терміну. Якщо ж

якась справа почата, то вона повинна бути доведена до кінця.

Прийняття рішень.

Прийняття рішень припускає вибір першочергових завдань і справ. Прийняти

рішення – значить установити пріоритетність.

Основні проблеми керівників полягають у тім, що вони намагаються відразу

виконати занадто великий обсяг робіт і розпорошують свої сили на окремі,

часто несуттєві, але удавані необхідними справи.

Менеджери повинні прагнути до того, щоб, устигаючи вирішувати під час

робочого дня безліч різних поточних питань, протягом певного часу займатися

тільки єдиною задачею, завжди завершувати за один раз тільки одну справу, але

послідовно і цілеспрямовано. Передумовами для такої роботи служать ухвалення

однозначного рішення про першочерговість важливих справ, складання списку

пріоритетів на основі цього рішення і дотримання його. Свідоме встановлення

однозначних пріоритетів, послідовне і системне виконання завдань, включених у

план, відповідно до їхньої черговості допоможе:

ü працювати тільки над дійсно важливими і необхідними завданнями;

ü вирішувати питання відповідно до їхньої невідкладності;

ü концентруватися на виконанні тільки однієї задачі;

ü укладатися у встановлений термін;

ü виключити справи, що можуть бути виконані іншими;

ü не залишати невиконаними задачі, що вам дійсно під силу;

ü одержати більше задоволення від робочого дня і результатів роботи;

ü уникнути стресових перевантажень.

Черговість виконання завдань можна визначати, користаючись наступними

критеріями і методами:

· Принцип Парето (

співвідношення 80:20). “Усередині даної групи окремі малі частини

виявляють набагато велику значимість, ніж це відповідає їх відносній питомій

вазі в цій групі”.

Виходячи з цієї закономірності, можна зробити висновок стосовно до робочої

ситуації керівника: у процесі роботи за перші 20% часу, що витрачається,

досягається 80% результатів. Це означає, що не слід відразу братися за

найлегші, цікаві або потребуючі мінімальних витрат часу справи. Необхідно

приступати до питань, розуміючись з їхнім значенням і важливістю.

· Установлення пріоритетів

за допомогою аналізу АБВ. Техніка цього аналізу виходить з досвіду, що

долі у відсотках більш важливих і менш важливих справ у сумі залишаються

незмінними. За допомогою букв А, Б і В задачі підрозділяються на три групи,

відповідно до їх значимості (найважливіші, важливі і несуттєві (менш важливі).

Аналіз АБВ ґрунтується на трьох закономірностях:

- Найважливіші задачі складають приблизно 15% усієї кількості справ, якими

займається керівник. Внесок цих задач для досягнення цілі складає близько

65%.

- На важливі задачі приходиться близько 20% загального числа справ,

значимість яких також близько 20%.

- Менш важливі і несуттєві задачі складають близько 65% усіх справ, а

значимість їх складає усього лише приблизно 15%.

Щоб застосувати аналіз АБВ, необхідно іти наступними пунктами:

v скласти список усіх майбутніх завдань;

v систематизувати їх по ступеню важливості й установити черговість;

v оцінити задачі відповідно до категорій А,Б,В;

v задачі категорії А керівник повинен виконувати сам;

v задачі категорії Б варто передоручити;

v задачі, що залишилися, самі маловажні і підлягають обов'язковому

передорученню.

· Прискорений аналіз за принципом Ейзенхауера. Цей

принцип є простим допоміжним засобом у випадках, коли необхідно швидко прийняти

рішення щодо того, якій задачі віддати перевагу. Пріоритети встановлюються за

такими критеріями як терміновість і важливість справи. Усі справи

підрозділяються на 4 групи:

1) Термінові /важливі справи/ – їх необхідно виконувати самому керівнику;

2) Термінові /менш важливі справи/ - їх варто делегувати;

3) Менш термінові /важливі задачі/ – їх необов'язково виконувати відразу,

але виконувати їх треба самому;

4) Менш термінові /менш важливі справи/ – від їх виконання варто утриматися.

Делегування є ключовою діяльністю керуючого. Під делегуванням у загальному

значенні розуміється передача завдань своєму підлеглому зі сфери діяльності

самого керівника, але при цьому начальник зберігає за собою відповідальність

за керівництво, що не може бути делеговане. Передача задачі чи діяльності

може здійснюватися на тривалий термін чи обмежуватися разовими дорученнями.

Відмовлення від делегування приводить до перевантаження керівника, скорочує

час, необхідний для виконання своїх безпосередніх обов'язків.

Делегування допомагає керівнику визволити час для важливих задач і трохи

розвантажитися, а також сприяє використанню професійних знань і навичок

працівників, позитивно впливає на мотивацію праці співробітників.

Для того, щоб успішно здійснювати делегування необхідно підібрати придатних

співробітників, чітко розподілити сфери відповідальності, координувати

виконання доручених задач і здійснювати контроль робочого процесу і

результатів, припиняти спроби зворотного або наступного делегування. Не менш

важливо стимулювати і консультувати підлеглих, давати їм оцінку.

Делегувати слід рутинну роботу, спеціалізовану діяльність, приватні питання і

підготовчу роботу. Ні в якому разі не можна делегувати таку роботу, як

визначення цілей, керівництво співробітниками, задачі високого ступеня

ризику.

Реалізація і організація.

Припускає складання розпорядку дня й організація трудового процесу з метою

досягнення поставлених цілей. Організація свого робочого дня повинна

відповідати основному принципу: “Робота повинна підкорятися мені, а не

навпаки”. Існує 23 правила, які можна розділити на 3 групи: правила початку

дня, основної частини дня і кінця дня.

Правила початку дня:

1) починати день з позитивним настроєм;

2) починайте роботу по можливості в один і той самий час;

3) повторний огляд плану дня, складеного напередодні;

4) спочатку – ключові завдання;

5) приступати без розгойдування;

6) погодити план дня із секретарем (він буде ефективніше працювати і зможе

відгородити керівника від непотрібних перешкод);

7) ранком займатися складними і важливими справами, тому що потім менеджер

звичайно буває зайнятий поточними справами;

Правила основної частини дня:

8) Гарна підготовка роботи;

9) Впливати на фіксацію термінів у власних інтересах;

10) Перевіряти ще раз всі акції з погляду їх необхідності;

11) Відхиляти додатково виникаючі невідкладні проблеми;

12) Уникати незапланованих імпульсивних дій;

13) Вчасно робити паузи і дотримувати розміряний темп;

14) Невеликі однорідні завдання виконувати серіями (при цьому тільки один

раз проводиться підготовка і протягом певного часу керівник займається

однорідною діяльністю; завдяки безперервності і сконцентрованості процесу

досягається економія часу);

15) Раціонально завершувати почате (відволікання і наступне повернення до

роботи вимагає деякого часу, тому почату справу потрібно або доводити до

кінця, або переривати в доцільному місці);

16) Використовувати незаплановані тимчасові проміжки для підготовчої або

рутинної діяльності;

17) Працювати антиціклічно (тобто на початку дня доцільно займатися

найважливішими завданнями, а в більш неспокійний період - справами менш

важливими);

18) Викроювати спокійну годину;

19) Контролювати час і плани;

Правила завершення робочого дня:

20) Завершити початі невеликі справи;

21) Контроль за результатами і самоконтроль;

22) План наступного дня;

23) Кожний день повинен мати свою кульмінацію.

Крім цих правил також важливо дотримувати природний денний ритм.

У різних людей різна психологія й організм. Унаслідок цього працездатність

людей різна в різні періоди часу. Деякі люди продуктивніше працюють зранку,

деякі вдень, а деякі ввечері. Але при цьому не можна сказати, що одні з них

працюють краще, а інші гірше. Просто пік працездатності у цих людей

приходиться на різні періоди дня. Абсолютні значення піка і спаду

продуктивності індивідуально розрізняються, але що однаково для всіх людей –

так це відносні, ритмічні коливання. Усе це необхідно враховувати у своїй

роботі.

Контроль.

Контроль над результатами служить поліпшенню, а в ідеальному випадку –

оптимізації трудового процесу. Усі перераховані вище функції самоменеджменту

будуть не настільки ефективними, якщо не буде проводитися відповідний

контроль. Контроль охоплює три завдання:

- осмислення фізичного стану;

- порівняння запланованого з досягнутим;

- коректування по установлених відхиленнях.

Необхідно регулярно, через рівні проміжки часу перевіряти свої плани й

організацію праці, аналізувати свою діяльність і свій час і складати листок

денних перешкод.

Контроль над результатами праці повинен у будь-якому випадку вироблятися

після виконання завдання. Наприкінці робочого дня необхідно контролювати і

відбивати не тільки виконання поставлених цілей, але й особисту ситуацію.

“Той хто хоче себе по-справжньому розвантажити не може відмовитися від

самоконтролю”.

Інформація і комунікація.

Це найважливіша фаза, тому що всі інші фази мають потребу в ній.

Інформація і комунікація складає серцевину самоменеджменту, навколо якої

постійно обертаються інші функції. На керівника щодня обрушується потік

інформації з яким йому приходиться справлятися. У реальному житті керівник

обробляє набагато більше інформації, ніж це необхідно. Для того щоб

заощаджувати свій час керівнику необхідно розробити раціональний підхід до

володіння інформацією.

· Раціональне читання. Це важливо для керівника,

оскільки раціоналізація читання допомагає ліквідувати втрати часу на

безсистемне читання.

Незалежно від швидкості читання, можна шляхом цілеспрямованого, селективного

читання заощадити масу часу. Раціональне читання припускає, насамперед,

визначення того, чи треба цей матеріал читати взагалі, і якщо треба, то в

якому обсязі. Щоб читання було результативним, при перегляді і читанні треба

думати про те, яку інформацію з нього потрібно одержати; перед тим, як почати

читати, треба переглянути назву глав і розділів, пробігти очима короткий

зміст, а також передмову і введення і з'ясувати, що необхідно прочитати більш

інтенсивно.

Читати можна швидше, якщо позбутися від шкідливих звичок і відволікаючих

факторів і удосконалювати методику читання. Важливі тексти потрібно не тільки

читати, але й обробляти після читання. Бажано розробити свою систему

маркірувань і робити позначки, що вказують на важливість або якість того або

іншого абзацу. Можна виписувати важливі ідеї і думки, але лише найважливіше й

у найкоротшій формі.

· Раціональне проведення нарад. Наради відбирають у

керівника й у підлеглих дуже велику частину робочого дня. Тому бажано провести

аналіз точних витрат наради з урахуванням витрат на підготовку, заробітку

учасників, додаткових індивідуальних витрат, накладних витрат, командировочних

витрат і загубленого часу.

Порядок денний раціонально складати з указівкою часу, необхідного для

обговорення окремих тем. Для кожного пункту намічати час відповідно до його

значимості.

Після наради необхідно контролювати, чи виконуються прийняті рішення усіма,

кого вони стосуються. Невиконані завдання і невирішені проблеми повинні бути

першим пунктом наступної порядку денного.

· Переговори по телефону. Телефон є найбільше часто

використовуваним засобом комунікації і найбільш частим джерелом перешкод. Щоб

не витрачати занадто багато часу на телефонні переговори, перед тим, як

дзвонити, потрібно намітити хід бесіди. Якщо ж дзвонять не в справі, потрібно

якомога швидше закінчити розмову. Телефон також можна використовувати у вигляді

інструменту раціональної інформації і комунікації.

За допомогою телефонної лінії менеджер має можливість з'єднатися з глобальною

інформаційною мережею, що дає можливість відмінного обміну інформацією.

· Раціональне ведення кореспонденції. Для цього потрібно:

1) Підготувати стандартні відповіді;

2) Намагатися писати резолюцію відразу, не накопичуючи паперів;

3) Вчасно знищувати архіви;

4) Довіряти секретарю розбір пошти.

Висновок

Можна зробити висновок про те, що управління часом стосується в більшому

ступені організації робочого часу, ніж його економії. Менеджер повинен

прагнути до правильного розподілу часу, виходячи з особистих інтересів і

інтересів бізнесу. Потрібно так використовувати час, щоб забезпечити

виконання максимального числа завдань, що у свою чергу обумовлюють виконання

проміжних завдань, що ведуть до реалізації основної цілі. Свої власні плани

часу менеджер повинен погоджувати з планами підлеглих і безпосереднього

керівника, щоб досягти максимального ефекту. Те, наскільки успішно менеджер

буде перетворювати у свою роботу принципи ефективного використання часу,

залежить у першу чергу від нього самого і від його бажання працювати

раціонально, тому що для того, щоб шляхом постановки ясних цілей, правильного

вибору пріоритетів і планування свого часу, домогтися більшої ефективності в

роботі, потрібно прикласти певні зусилля і затратити небагато часу.

Список літератури:

1. Зайверт Л. “Ваше время в Ваших руках: советы деловым людям, как

эффективно использовать рабочее время” М.: Интерэксперт, 1995;

2. “Организация рабочего времени”, учебник М: ”ДеКА”, 1994;

3. Гамидуллаев Б.Н. “Экономия времени и показатели ее оценки в процессах

управления предприятием” Пенза, 1997;

4. Герчикова И.Н. Менеджмент: Учебник. –М.: Банки и биржи, ЮНИТИ, 1995.

5. М.Х. Мескон, М. Альберт, Ф. Хедоури. Основы менеджмента. Москва,

«Дело», 1992.

6. Русинов Ф.М., Никулин Л.Ф., Фаткин Л.В. Менеджмент и самоменеджмент в

системе рыночных отношений. –М.: ИНФРА-М, 1996.

7. Электронный журнал «Корпоративные Финансы»

http://cfin.ru/management/index.shtml