Содержание: 1. Информационные технологии................2 2. Различные типы информационных систем...........2 2.1. Операционные информационные системы............3 2.2. Информационные системы менеджмента.............4 2.3. Другие информационные системы.............5 2.4. Развивающиеся информационные системы..........6 2.5. Интегрированные информационные системы.........7 3. Стратегическое использование информационных технологий...9 4. Внедрение информационной технологии.............12 Источники...........................17 1. Информационные технологии (ИТ) могут быть определены как аппаратное обеспечение, программное обеспечение, телекоммуникации, системы управления базами данных и другие технологические средства хранения, обработки и передачи информации. Эти технологические приемы позволяют менеджерам создавать и обеспечивать доступ к сложным базам данных об организации и потребителях. Они позволяют сотрудникам организации общаться друг с другом способами, которые не так давно невозможно было представить. Доступность ИТ и постоянно снижающиеся затраты на их внедрение оказывают постоянное давление на организации, побуждают их к инвестициям в новые аппаратные средства, программное обеспечение и другие технологические возможности обработки информации, поскольку это является непреложным требованием рынка. Менеджмент получил возможность оперативного получения огромных информационных массивов, а значит, ИТ способствуют повышению эффективности и производительности труда на каждой стадии процесса принятия стратегических решений. Посредством ли компьютеризированного производства, общения с потребителями в режиме реального времени, контроля над запасами ИТ ускоряют как операционные процессы, так и процессы принятия решений. Обратимся к примеру базирующейся в Токио корпорации Као (производство дискет для компьютеров, потребительских товаров и специальных химикатов), серьезного соперника компании Procter & Gamble. В соответствии с ее отчетами создание глобальной информационной сети обошлось ей в $ 27 тыс. на каждого сотрудника. Но Као получила возможность собирать и обрабатывать подробнейшую информацию о потребителях, а значит, ускорить реакцию на изменение их требований как в производстве, так и в логистике. 2. Различные типы информационных систем. Информационные системы (ИС) представляют собой базирующиеся на использовании компьютеров системы, направляющие аппаратные средства, программное обеспечение и человеческие ресурсы на поддержку организационной информации и удовлетворение коммуникативных нужд. Известно множество способов классификации ИС. Один из наиболее распространенных способов установления различий между ИС — установление фокуса оценки на функциях, которые они выполняют в организации, и людях, которых обслуживают. Информационные системы менеджмента обеспечивают принятие стратегических решений высшим менеджментом, операционные информационные системы поддерживают обработку данных, необходимых для осуществления текущих бизнес-операций и функциональных операций менеджмента низших уровней. Взаимосвязь управленческих и операционных ИС по бизнес-операциям бизнеса и уровням менеджмента представлена на рис. 1. Далее мы обсудим каждую из этих систем.

Реферат: Стратегическое использование информационных технологий

2.1. Операционные информационные системы. Системы обработки трансакций, системы контроля над производственным процессом и офисные автоматизированные системы классифицируются как операционные ИС, ибо они обеспечивают осуществление текущих бизнес-операций и принятие решений менеджментом низших уровней организации. Системы обработки трансакций регистрируют и обрабатывают данные о бизнес-операциях. К ним относятся ИС, с помощью которых ведется учет продаж потребителям, закупок у поставщиков, изменений запасов, выплаты заработной платы сотрудникам. Эти ИС поставляют сведения в организационные базы данных, которые позволяют создавать информационную продукцию, такую как отчетность по поставкам продукции клиентам, платежная документация по заработной плате и финансовые отчеты. Системы обработки трансакций идентифицируют, накапливают и организуют основные бюджетные блоки информации, на базе которых и осуществляются операции организации, с их помощью генерируется основная часть отчетной документации. В дополнение к задачам регистрации и обработки данных, операционные ИС могут использоваться для принятия стандартных решений для оперативного контроля над процессами. Системы контроля над процессами применяются, например, на нефтеперерабатывающих предприятиях, целлюлозно-бумажных комбинатах, в производстве продуктов питания, на электростанциях. Системы контроля над производственным процессом обеспечивают мониторинг и проверку трансформционных процессов. Специальные датчики непрерывно следят за изменениями температуры или давления и преобразуют их в замеры, результаты которых передаются в центральный компьютер для обработки и осуществления регулировок в режиме реального времени. Офисные автоматизированные системы, такие как процессоры-редакторы, настольно-издательские, электронная почта и телекоммуникации, также входят в семейство операционных ИС. Их основное предназначение — трансформация в электронные носители традиционно выполняемых вручную процедур. Например, компания Chevron осуществляет в месяц более 5800 электронных платежей поставщикам. Офисные автоматизированные системы позволяют компаниям добиться повышения производительности финансовых отделов, уменьшения ошибок и улучшения отношений с потребителями. Операционные ИС особенно эффективны в компаниях, организационные решения которых носят во многом вероятностный характер. Например, в компании Northrop при производстве каждого фюзеляжа истребителя «F/A-18» требовалось 400 тыс. бумажных носителей информации разнообразного формата. Когда Northrop перешла на компьютеризированную ИС, трехметровая куча бумаги по каждому фюзеляжу была переведена на один-единственный компакт-диск. В случае необходимости уточнения инструкций сотрудники немедленно обращаются к компьютерной базе данных, а менеджеры мгновенно вносят изменения в технологические процедуры, избегая неудобств и противоречий, которые неизбежны при их оформлении с помощью бумажной документации. Новая система Northrop позволила сэкономить $ 20 млн только на производстве фюзеляжей истребителей. До 1960-х гг. ИС использовались главным образом для обработки трансакций, бухгалтерском учете и ведении отчетности. Появление в 1964 г. нового поколения компьютеров, в которых были применены схемы с кремниевыми чипами, позволило получить значительное увеличение удельной производительности в обработке информации на доллар затрат. По мере того как производители компьютеров поощряли приобретение новых систем, менеджеры компаний клиентов получали наглядное представление о возможности их использования в процессе принятия важных решений, началась эпоха управленческих ИС. 2.2. Информационные системы менеджмента. Информационные системы менеджмента (ИСМ) — это компьютерные системы, обеспечивающие необходимую информацию и поддержку принятия управленческих решений. Так же как операционные ИС, они включают в себя программное и аппаратное обеспечение плюс человеческие ресурсы. Когда менеджеру отдела производства необходимо принять решение о производственном графике, ему, к примеру, требуются данные об ожидаемом количестве заказов. Прогноз составляется на анализе тенденции развития рынка, уровне запасов, численности сотрудников различных специальностей. Все эти данные призвана обеспечить ИСМ. Распространенной формой такой системы являются информационные системы отчетности, обеспечивающие менеджеров и участвующих в управлении сотрудников необходимыми для принятия повседневных решений отчетами. Системы поддержки принятия решений — это интерактивные компьютерные ИС, в которых используются различные модели принятия решений и специализированные базы данных, обеспечивающие деятельность ответственных за принятие решений сотрудников. Программное обеспечение таких систем позволяет пользователям определенным образом ставить ряд вопросов типа «что, если», получая в интерактивном режиме соответствующие рассматриваемой ситуации варианты действий. Информационные системы исполнительного руководства облегчают принятие стратегических решений на высшем уровне управления. Используемое в них программное обеспечение обеспечивает доступ пользователей к большим массивам комплексных данных, предоставляет возможности их анализа и представления. Такие системы предоставляют высшему менеджменту возможность быстрого доступа к необходимой внутренней и внешней информации, способствуют идентификации проблем и рассмотрению возникающих в связи с ними ситуаций. 2.3. Другие информационные системы. Другие категории ИС либо обеспечивают осуществление текущих операций, либо имеют прикладное значение, т. е. используются на различных организационных уровнях. Применение новых технологических подходов предполагает переопределение организационных взаимодействий через системы групповой поддержки или клонирование моделей принятия экспертных решений для пользователей, не являющихся специалистами в данной области. Система поддержки групповых решений (СПГР) — это интерактивная компьютерная система, облегчающая принятие групповых решений (известна также как система рабочего сотрудничества). Такого рода системы облегчают взаимодействие членов рабочих команд, позволяют оперативно получать необходимые в процессе труда данные. К примеру, часть членов управленческой команды может собраться за компьютерными терминалами в конференц-зале, а их находящиеся за тысячи километров коллеги имеют возможность общаться с участниками встречи, совместно пользоваться предоставляемыми данными. Искусственный интеллект (ИИ) — это информационная технология, конечная цель которой состоит в создании компьютера, умеющего думать, видеть, слушать и чувствовать подобно человеческому существу. Наибольшее организационное воздействие ИИ оказывает в области экспертных систем. Экспертная система (ЭС) пытается копировать мыслительные процессы, свойственные в ходе процесса принятия решений профессионалам и менеджерам. ЭС разрабатываются посредством кодирования знаний специалиста из области правил принятия решений, которые записываются в компьютерную программу, моделирующую определенную стратегию решения задач. ЭС имеют значительное сходство с системами поддержки принятия решений. По существу, обе они обеспечивают высокий уровень поддержки занятых решением рабочих задач пользователям. Однако ЭС применяются, как правило, для работы с повторяющимися проблемами в узких сферах деятельности и предлагают рекомендации, тогда как системы поддержки решений используются в решении уникальных, имеющих сложную природу, проблем. Система «GAMBLE» корпорации Ехроrt Development определяется как система принятия решений, но используется она, скорее, как ЭС. 2.4. Развивающиеся информационные системы. В табл. 1 представлены основные категории обсуждаемых ИС. Новые информационные технологии позволяют переместить собрание управленческой команды из конференц-зала в киберпространство, предлагают новые способы визуализации информации, способствуют появлению разнообразных подходов к диагностированию проблем, ускоряют процесс принятия сложных решений. Системы поддержки принятия решений, географические ИС, интегрированные ИС и корпоративные сети означают необратимые изменения в организации труда. Таблица 1. Основные категории информационных систем.

Операционные информационные системы

обрабатывают генерируемые в ходе бизнес-операций данные

Информационные системы

менеджмента

обеспечивают информацию и поддержку принятия эффективных управленческих

решений

Другие информацион-

ные системы

Системы обработки трансакций позволяют накапливать и трансформировать данные о транс-

акциях и генерируют необходимую документацию

Системы контроля над производственными процессами осуществляют мониторинг и контроль над процессами производства

Офисные автоматизированные системы позволяют ускорить офисные процедуры, способствуют улучшению коммуникаций

и повышению производительности

Информационные системы отчетности обеспечивают информацию в форме предписанных отчетов

Системы поддержки принятия

решений обеспечивают необходимую менеджерам в процессе принятия решений интерактивную поддержку

Системы информации исполнительного руководства обеспечивают высший менеджмент специально организованной информацией

Системы поддержки

групповых решений—

это интерактивные

компьютерные системы, которые облегчают

принятие групповых

решений

Экспертные системы

способствуют разрешению повторяющихся

проблем в узких

областях деятельности

Групповое обеспечение — новая область технологии программного обеспечения, призванная поддерживать стандартные организационные взаимодействия. Его наиболее распространенная форма — электронная почта, позволяющая легко преодолевать коммуникативные и географические барьеры. Географические информационные системы — одна из разновидностей систем поддержки принятия решений, обеспечивают пользователей визуально выражаемой информацией на основе географических карт и планов местности. Такие системы обеспечивают поддержку принятия аналитических решений в бизнесе, управлении войсками, при возникновении чрезвычайных ситуаций, в землепользовании, в демографических исследованиях. Первоначально географические ИС предназначались для использования преимущественно экологическими организациями и местными органами власти, но с недавнего времени они широко используются в промышленности. Джек Данджермонд из Исследовательского института систем окружающей среды уверен, что географические информационные системы заправляют «горючим» революцию в анализе бизнес-информации. В настоящее время географические ИС используются в планировании распределения продукции, анализе регионов торговли. 2.5. Интегрированные информационные системы. Как правило, организационные ИС объединяют несколько рассмотренных нами выше систем различных категорий. Интегрированные ИС привлекательны тем, что объединяют в себе несколько различных технологических подходов, что существенно расширяет возможности пользователей. РАБОТА В СЕТИ. Большинство компаний предпринимают энергичные усилия по внедрению и развитию сетевой компьютеризации (ориентированной на сеть компьютеризации). Исполнительный директор корпорации IВМ Лу Герстнер, заявил, что относительно недорогие цифровые сети революционизируют компьютерный бизнес 1990-х гг., так же как в 1980-х гг. персональные компьютеры «подмяли под себя» центральные компьютерные системы и микрокомпьютеры. Сети принимают множество форм. Они могут связывать сотрудников и расположенные в одном здании отделы или корпоративные офисы, они позволяют компании поддерживать связи как с подразделениями, так и с потребителями в глобальном масштабе. На рис. 2 в упрощенном виде и представлена корпоративная сеть одной из автомобилестроительных компаний. В корпоративную сеть поступает заказ дилера (в электронной форме) на конкретную модель автомобиля определенного цвета, в котором оговаривается и установка дополнительного оборудования. Далее в сети автоматически оформляются заказы на получение требуемых деталей (со склада или от поставщиков) и выдается команда на сборку. Компьютер штаб-квартиры выставляет дилеру счет-фактуру и, обращаясь по сети к банку, производит оплату услуг поставщиков. Рис. 2. Межорганизационная компьютерная сеть Реферат: Стратегическое использование информационных технологий

Реферат: Стратегическое использование информационных технологий

Когда для входа в базы данных использовались «слепые и глухие» компьютерные терминалы главного компьютера, для выборки данных и их преобразования в дружественную пользователю информацию требовалось сложное программирование. С распространением персональных компьютеров (ПК) и появлением нового программного обеспечения сотрудники получили простой доступ к информации. Поскольку на первых порах ПК работали автономно, совместное использование информации было сопряжено со значительными сложностями. Работа в сети позволяет организациям устанавливать каналы связи между своими сотрудниками, с другими компаниями, с потребителями вне зависимости от их географического местоположения. Возможность построения глобальных сетей обеспечивается так называемым посредническим программным обеспечением, позволяющим объединить различное аппаратное и программное обеспечение. В одной компании функционируют компьютеры различных поколений, разнообразные пакеты прикладных программ и объединение их в единую сеть требует облегчающего коммуникации посреднического программного обеспечения. Очевидно, что в глобальном масштабе посредническое обеспечение просто жизненно необходимо, ибо оно прокладывает «мостки» между сетями, позволяет преодолевать несовместимость компьютеров. Компании могут организовывать корпоративные локальные сети, широкие территориальные сети либо обратиться к услугам глобальной сети Интернет (см. «Из первых уст»). Центр здравоохранения River Hill West Healthcare (штат Висконсин) использует локальную территориальную сеть для упрощения рецептурной системы и уменьшения ошибок. Медицинские сестры набирают в электронном блокноте первые три буквы названия лекарства, который предлагает целый ряд рубрик для проверки дозировки и количества приемов. Блокнот автоматически пересылает информацию в центральный сервер сети River Hill. Данная процедура исключает пять стадий бумажной работы, существенно уменьшается потенциальная возможность ошибок. Ранее секретарь вписывал каждый назначенный врачом рецепт в специальный бланк телефонного заказа, фармацевтическую ведомость и несколько бланков пациентов, которые затем проверялись медицинскими сестрами и подкалывались в скоросшиватель. 3. Стратегическое использование информационных технологий. Каждый из главных типов информационных систем, описанных раннее, ценен для помощи организациям в решении важных проблем. В последнее десятилетие некоторые из этих систем стали особенно важны для длительного процветания фирмы и выживания. Такие системы, которые являются мощными инструментальными средствами для участия в конкуренции, названы стратегическими информационными системами. Стратегические информационные системы изменяют цели, действия, изделия, услуги или относящиеся к окружающей среде связи организаций, чтобы помочь им получить преимущество перед конкурентами. Системы, которые имеют эти результаты, могут даже изменять бизнес организаций. Стратегические информационные системы должны отличаться от систем со стратегическим уровнем для старших менеджеров, которые сосредоточиваются на длительных проблемах принятия решения. Стратегические информационные системы могут использоваться на всех уровнях организации и рассматривают более глубокие и широкие причины, чем другие виды систем, которые мы описали. Стратегические информационные системы существенно изменяют цели фирмы, изделия, услуги внутренние и внешние связи. Они глубоко изменяют способ, которым фирма осуществляет руководств, или непосредственно сам бизнес фирмы. Чтобы использовать информационные системы как конкурентоспособное оружие, нужно сначала понять, где должны быть выявлены стратегические возможности предпринимателей. Используются две модели фирмы и ее окружения, чтобы определить области бизнеса, где информационные системы могут обеспечивать преимущества над конкурентами. Это модель конкурентных сил и модель цепи стоимости Портера. Информационные технологии не только изменили способ работы людей, они также изменили способ конкуренции предпринимателей. Хотя первые компьютеры использовались предпринимателями, чтобы повысить эффективность, автоматизируя то, что выполнялось прежде вручную, автоматизация считается само собой разумеющейся в веке информации. Сегодняшние фирмы не только автоматизируют, но и активно разыскивают новые способы использования ИТ для достижения превосходства над конкурентами. Предприниматели стремились достигать конкурентного преимущества в прошлом (Porter, 1980), конкурируя одним из двух способов: - стоимостью, т.е. дешевыми товарами или услугами; - дифференцированием продуктов или услуг, конкурируя на восприятии клиентом качества продукции и услуг. Начиная с 60-х годов, когда большие фирмы начали устанавливать компьютеры в отделы бухгалтерского учета, ИТ играли значительную роль в предоставлении возможности фирмам, чтобы конкурировать на низкой цене. Компьютеры использовались, чтобы автоматизировать диалоговую обработку запросов, уменьшая цикл времени и обеспечивали операционные данные для принятия решения. Всплеск новых технологий в 80-х годах открыл дополнительные возможности, такие, как уменьшение времени для создания новых изделий посредством инструментальных средств автоматизированного проектирования; оптимизация процессов компьютеризированными системами управления, в которые внесены человеческие экспертные правила решения; быстрое изменение поточной линии планирующими системами, которые интегрируют научные исследования в производство, и коммерческая информация. К 90-м годам приложения ИТ были широко распространены и достаточно совершенны, чтобы позволить фирмам конкурировать новаторскими способами. Если в прошлом фирмы должны были выбрать между стратегиями стоимости или дифференцирования, сегодня ИТ позволяют фирмам в некоторых отраслях промышленности конкурировать с низкими ценами и дифференцированием изделий одновременно. Некоторые фирмы пытаются конкурировать не только с низкими ценами и высоким качеством, но также и на способности делать высоковарьируемые под пользователя изделия. Названные как «массовые настройки» ИТ используются, чтобы быстро увязать процессы и рабочие группы, произвести настроенные изделия, которые являются именно такими, в которых клиент нуждается. ИТ существенно изменяют бизнес-процессы, открывают в хозяйственной жизни новые возможности. Глобальная сеть Интернет и корпоративные сети, мобильная связь — минимальные стратегические решения, позволяющие сохранять конкурентоспособность бизнеса, добиваться повышения операционной производительности и действенности контроля, адекватно реагировать на изменения внешней среды. ОПЕРАЦИОННАЯ ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ И КОНТРОЛЬ ИТ позволяют компаниям существенно ускорить рабочие процессы, сократить затраты, улучшить координацию различных видов деятельности. Надлежащее использование ИТ позволяет существенно повысить производительность. ПРОИЗВОДИТЕЛЬНОСТЬ. ИТ воздействуют как на характер материального производства, так и предоставление услуг, а значит, на скорость выпуска и обслуживания. Вспомним, что внедрение ИС в компании Northrop позволяет экономить 400 тыс. листов бумаги формата А4 на производстве фюзеляжа каждого «выпущенного в небо» истребителя, а оформление страховых полисов в компании ЕDС сегодня требует нескольких минут, в то время как вчера — более 10 дней. Инвестиции в операционные и другие ИС компании повышают операционную производительность, одновременно обеспечивая потенциал для снижения затрат. Повышение производительности наилучшим образом обеспечивает компании благосклонность потребителей и возможность расширения рынка. Широкое внедрение новых ИТ предполагает введение в компании должности главного специалиста по информации, которые во все большей мере принимают участие в принятии стратегических решений, а значит, компании получают возможность соразмерять свои информационные ресурсы с долгосрочными потребностями. Прежде всего специалисты по информации должны привлекаться к управлению такими технологическими инновациями, которые связаны с необходимостью принятия решений на высшем ее уровне. УЛУЧШЕНИЕ КООРДИНАЦИИ И ПОВЫШЕНИЕ ГИБКОСТИ. Еще одна составляющая повышения производительности — сокращение временных и географических барьеров. Использование же глобальных сетей и мобильной компьютерной связи полностью устраняет их. Время и место становятся все менее значимой коммуникативной переменной. Управленческая команда может целый день работать над каким-то проектом в Швейцарии, а когда она уходит на отдых, «эстафету» подхватывают их коллеги в США. Появление электронной и голосовой почты уже не требует от менеджеров, которым необходимо выйти на связь с зарубежным отделением, появления в офисе в 3 часа ночи. Такая новая организационная форма, как кластерная организация обусловливает возможность командного труда в какой угодно комбинации сотрудников. Корпорация Digital Equipment, к примеру, обеспечивает новым командам, включающим сотрудников из ее разбросанных по всему миру подразделений, возможность поддержания тесных личных контактов в течение как минимум недели, что позволяет их членам ближе познакомиться друг с другом, завязать дружеские отношения. Затем члены команды разъезжаются по местам «постоянной дислокации», осуществляя коммуникации посредством электронной почты и систем поддержки групповых решений. После решения рабочей задачи команда расформировывается, а ее участники «вступают» в новые группы. Мобильные компьютеры позволяют сотрудникам, где бы они ни работали, в любое время дня и ночи получать доступ к необходимой информации. «Исполнительные руководители на связи» выходят из «мест заточения» (штаб-квартир), продолжая надежно удерживать (благодаря ИТ) в своих руках корпоративный штурвал. Портативные компьютеры, электронная почта, сотовые телефоны, голосовая почта и факсимильные аппараты освободили исполнительных руководителей и позволили им действовать продуктивнее. Исполнительный директор компании Маnvill Томас Стефенс рассматривает компьютер как некое продолжение человеческого разума: «Он дает вам возможность быть значительно более могущественным, заняться созиданием, не растрачивая время на составление диаграмм и тому подобной дребедени». КОНКУРЕНТНЫЕ СТРАТЕГИИ Конкуренция вступает в новую эру, эру, характеризующуюся глобальными, перемещающимися со скоростью света потоками невесомых битов, несущими непредсказуемые изменения в ИТ и практику ведения бизнеса. Во многих компаниях обработка информации приобретает форму поиска стратегических конкурентных преимуществ. В частности, речь идет о сокращении дистанции между потребителями и организациями. К примеру, компания UPS обеспечивает клиентов точной информацией о местонахождении их грузов в процессе доставки, бурными темпами развивается торговля в Интернете. Этот описанный Николасом Нигропонте в книге «Бытие Цифрового» переход от перемещения атомов к перемещению битов открывает новые стратегические перспективы как организациям, так и предпринимателям) . Изменениям в стратегии бизнеса обычно предшествуют структурные перемены, редизайн рабочих заданий и принятие технологии. Но в некоторых случаях именно принятие ИТ выступает катализатором изменений и сопровождается реструктуризацией различных управленческих процессов. Итак, в то время как многие компании принимают ИТ в ходе реализации стратегических планов, другие корректируют свои цели в процессе внедрения ИТ. Укрепление конкурентоспособности организации предполагает проведение в жизнь ряда тактических и стратегических решений. 4. Внедрение информационной технологии Организационные условия существуют до внедрения новых технологий, и используемый для включения в «живую ткань» организации новых технологических приемов подход является определяющим фактором успеха в достижении конечной цели. Менеджмент компании должен принять решения об объемах инвестиций в ИТ, о том, будет ли организация полагаться в их внедрении на внутренние интеллектуальные силы либо ей стоит прибегнуть к внешним источникам. ПРЕПЯТСТВИЯ НА ПУТИ К ИСПОЛЬЗОВАНИЮ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ Преграды на пути внедрения нередко заложены в самих технологиях, но чаще всего они воздвигаются в силу недостаточного признания целесообразности перехода к ним внутри организации. Поскольку новые технологии, как правило, открывают возможности обучения и развития работников, равно как и повышения производительности, сами сотрудники организации должны бы воспринимать их как несомненное благо. Само наличие ИТ отнюдь не является гарантией практической реализации ее преимуществ или повышения производительности труда, а когда их применение носит избирательный характер, похоже, изменяются сами модели ее использования. Наиболее встречающимся барьером к достижению высоких уровней применения ИТ является недостаточное ее признание как компанией в целом, так и ее непосредственными пользователями, уровень которого во многом определяется организационными нормами (прежде всего на самой ранней стадии внедрения). Из факторов успешного внедрения ИТ выделяют заинтересованность и ожидания пользователей, понимание задач, которые призваны выполнять новые системы. Офисные автоматизированные системы нередко воспринимаются пользователями как угроза, поскольку их внедрение является «вторжением» в решаемые ими задачи. Признание ИТ сотрудниками требует, чтобы менеджеры подробно объяснили подчиненным влияние новых технологий на выполняемые рабочие задания. НАДЕЛЕНИЕ СОТРУДНИКОВ ВЛАСТЬЮ Информационные технологии оказывают серьезное влияние на методы структуризации организаций. В результате внедрения ИТ изменяются принципы распределения информации в организациях, когда доступ к ней получает более широкий круг сотрудников. Работники низших организационных уровней все чаще сталкиваются с растущим объемом поступающей им информации, причем в ускоряющемся ритме. Очевидно, от них ожидают решений, которые прежде принимались их непосредственными начальниками. На заводе компании Cheesebrought-Pounds (штат Миссури) рабочие сборочных линий регулярно подключаются к корпоративной сети компании, отслеживая отгрузку продукции, просматривая планы-графики заданий, задают ускорение движения конвейера, выполняют другие находившиеся ранее в ведении менеджмента функции. В корпорации Southland внедрение ИТ позволило расширить автономию менеджеров магазинов 7-Еleven. Отслеживая ежедневные продажи и остатки выпечки (используя портативные компьютеры), они используют полученные данные для принятия решений о структуре и объеме новых поставок. Как говорит Боб Прайс, заведующий магазином в одном из пригородов Далласа: «До внедрения новой системы мы никогда не обсуждали вопрос о том, в каких товарах нуждаются наши магазины. Мы либо руководствовались советами консультанта, либо товары отгружались автоматически. Теперь мы привыкаем принимать самостоятельные решения». Кто-то может думать, что ИТ сокращают число управленческих задач. Во многих случаях именно так и происходит. Однако это нельзя считать общим правилом. Эффект воздействия ИТ на менеджмент среднего звена проявляется главным образом в степени централизации компьютеризированных решений. Когда компьютерные и организационные решения принимаются на более высоких уровнях компании, высший менеджмент стремится использовать ИТ для сокращения числа управленцев среднего звена. В случае децентрализации подобных решений менеджеры среднего звена получают возможность использовать ИТ для повышения показателей собственной деятельности. ЗАТРАТЫ, ВНЕДРЕНИЕ И ОЦЕНКА Исследования влияния ИТ на производительность, как правило, начинаются с анализа окупаемости инвестиций. Проведенный учеными Школы менеджмента им. А. Слоуна Массачусетского технологического института анализ показал, что каждый доллар инвестиций в «компьютеры» в 1987-1991 гг. ежегодно приносил более 50 центов дохода. Все другие формы капиталовложений в производство и услуги «ограничивались» в среднем 6,9 центами в год. Известно, однако, немало прецедентов, когда выходившие из-под контроля проекты внедрения ИТ ввергали фирмы в многомиллионные затраты. Какие-то информационно-технологические проекты были плохо продуманы, другие не удовлетворяли поставленным задачам и компьютерному оборудованию компании, третьи столкнулись с недопониманием и противодействием сотрудников. Информационная перезагрузка. Одна из сопряженных с передовыми технологиями проблем заключается в том, что компания может превратиться в «информационную трясину», когда ее сотрудники получают такие объемы информации, что они оказываются не в состоянии отделять «зерна от плевел». Отсеивать «полезные», предоставляя их соответствующим людям в соответствующее время, позволяют специальные пакеты прикладных программ. Некоторые компании экспериментируют и с организационными решениями проблемы информационной перегрузки. Например, небольшая группа разработчиков программного обеспечения компании Хеrох практикует «минуты тишины», позволяющие работникам сделать «шаг назад», разобраться в перспективах и взять под контроль информационные потоки. Очевидно, что от проблемы информационной перегрузки никуда не деться. Организации будут продолжать поиск путей ее преодоления, превращения бурных потоков данных в надежные информационные услуги. Внедрение. Одной из эффективных стратегий разработки и внедрения ИС является принцип этапов разработки и внедрения системы, или используемая разработчиками систем для их актуализации определенная последовательность шагов. Прежде всего необходимо установить потребности будущих пользователей новой системы. Далее определяются требования к технологии, после чего осуществляется проектирование, а затем — материальное воплощение разработок (приобретение аппаратных средств и программного обеспечения). Наконец, система внедряется. Эффективное внедрение предполагает активное участие в этом процессе пользователей (установления коммуникации с разработчиками и обучение). Чем больше пользователей вовлекается в разработку и внедрение системы, тем лучше они поймут, быстрее примут и будут производительно использовать новую систему. Еще один вариант внедрения ИС — создание ее прототипа, или работоспособной версии ИС, разрабатываемой для тестирования ее возможностей. Прототип обеспечивает демонстрацию пользователям преимущества новой системы, позволяет менеджерам оценить их практическую значимость. Приспособление информации к потребностям пользователей. Одна из серьезнейших проблем новых и уже функционирующих ИС связана с тем обстоятельством, что получаемые с их помощью данные не соответствуют потребностям менеджеров. Данная проблема вряд ли устранима, поскольку по мере появления новых управленческих проблем должен изменяться и характер поступающей из ИС информации. Слишком часто предоставляемые ИС данные отвечают, скорее, возможностям компьютеров, прикладных программ, или специалистов-проектировщиков, но никак не требованиям пользователей. Специалисты по ИС могут увлечься использованием «на всю катушку» возможностей оборудования, упуская из виду необходимость предоставления небольших объемов данных своевременно и в пригодном для принятия управленческих решений формате. ИС призваны удовлетворять потребностям пользователей даже в тех случаях, когда изменяются их требования к содержанию, форме и периодичности информации. Мостик через пропасть, разделяющую специалистов по ИС и менеджеров, может быть сооружен тремя способами: с помощью ключевых индикаторов, тотальных исследований потребностей и идентификации критических факторов успеха. Система ключевых индикаторов базируется на выборе основных, за исключением отчетных, индикаторов «здоровья» бизнеса и использовании графических пакетов. Система ключевых индикаторов делает акцент на удовлетворении контрольной управленческой функции, быстро и избирательно обеспечивая менеджеров необходимыми им данными. Тотальное исследование предполагает оценку информационных нужд на всех уровнях иерархии менеджмента, проведение специальных собеседований. Полученные результаты сравниваются с имеющимися базами данных и устанавливаются приоритеты информационных отчетов. Критические факторы успеха — это «ограниченное число областей, результаты деятельности в которых, если они удовлетворительны, обеспечивают конкурентоспособность организации». Критические факторы устанавливаются в ходе продолжительных бесед с отдельными менеджерами, во время которых определяются критерии достижения управленческих целей. Такой подход побуждает менеджеров рассматривать только важнейшие информационные потребности, оставляя в стороне бесполезные данные. Оценка. Многие компании определяют эффективность ИТ посредством опросов сотрудников и потребителей, устанавливая таким образом обратную связь. Другие компании используют для вынесения суждения о целесообразности инвестиций в ИТ традиционные показатели (норма возврата инвестиций) или обращаются к анализу «затраты-выгоды». Британский дистрибьютор продуктов питания и напитков компания Ваss Plс генерирует обратную связь посредством тщательных статистических опросов покупателей, а компания Рhillips Petrolium опирается на показатели уровня удовлетворения потребителей и оценки менеджерами создаваемого ИТ объема добавленной стоимости. В табл. 2 предлагается шесть критериев, в соответствии с которыми организация может оценить ИС. Следует заметить, что их применение правомерно только к тем системам, которые обеспечивают менеджмент качественной информацией, о которых говорилось в этой главе ранее. Успешное внедрение ИТ требует поддержки как со стороны высшего менеджмента организации, так и ее сотрудников. В идеале облегчить его могла бы команда «защитников» новых технологий из всех отделов организации, члены которой создавали бы зримое представление о грядущих благах и обучали бы потенциальных пользователей. Значительную поддержку им мог бы оказать успешно функционирующий прототип ИС. Большое значение для принятия и внедрения ИС имеет разработка стандартов оценки ее работы и ознакомление всех сотрудников с полученными результатами. Использование описанных выше приемов вместе с определенными принципами принятия организационных изменений позволяет добиться повышения эффективности внедрения новых информационных технологий. Таблица 2. Критерии эффективности информационной системы.

Качество системы

Использование

Индивидуальное

воздействие

Степень, в какой система выполняет задачи, для решения которых она проектировалась, включая генерирование точной, своевременной, надежной и полной информации

Качество информации

Качество генерируемых

системой результатов

(формат отчетов, их

внешний вид, частота

использования, информационная ценность для принимающих решения лиц)

Потребление получаемой информации непосредственным пользователем системы. В рамках этой категории выделяют две подкатегории: глубина проникновения

пользователя (степень, в которой потенциальные пользователи становятся фактическими потребителями) и долговечность (длитель-

ность периода существования

необходимости в функционировании системы)

Удовлетворение пользователя

Оценка пользователем работы

и выходных данных системы

Степень, в какой система воздействует на поведение индивидов, использующих получаемую с ее помощью информацию

Организационное воздействие

Воздействие системы на результаты деятельности организации

Источники: 1. Дафт Р.Л. Менеджмент.- СПб: Питер, 2003.- 832 с.: ил.- (Серия «Теория и практика менеджмента»). 2. Информационные технологии в экономике. Под редакцией д.э.н., профессора Ю.Ф. Симионова. Серия «Высшее образование». Ростов н/Д: «Феникс», 2003-352 с. 3. В.В. Брага, Н.Г. Бубнова, Л.А. Вдовенко / Автоматизированные информационные технологии. – М.: Компьютер: ЮНИТИ, 1999.