Реферат: Управленческие решения

Реферат: Управленческие решения

План

I. Сущность и виды управленческих решений...............2

II. Требования, предъявляемые к управленческим решениям........3

III. Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений......4

IV. Методы оптимизации управленческих решений...........6

V. Информационное обеспечение менеджмента...............8

Выводы...................................12

Список используемой литературы..................13

I. Сущность и виды управленческих решений

Решение — это выбор альтернативы. Вместе с тем решение — это продукт

управленческого труда, который в конечном счете повышает или снижает

эффективность функционирования предприятия.

Решения, принимаемые в процессе управления, могут быть классифицированы по

различным признакам.

По уровню управления различают решения, принимаемые на уровне:

заведующего секцией; начальника отдела; заместителя директора; директора;

министра.

По масштабу воздействия управленческие решения подразделяют на общие и

частные (локаль­ные).

Общие решения затрагивают систему в целом, например решения о

приватизации предприятий тор­говли.

Частные (локальные) решения касаются отдельных! текущих вопросов работы

производственной системы, например выявления и устранения причин

невыпол­нения заданий по объему товарооборота секцией мага­зина.

По содержанию выделяют научно-технические, экономические и организационные

решения. Примеры: научно-техническое решение — установка нового

оборудования на предприятии; экономическое — премирование работника;

организационное — создание новой секции в магазине.

По характеру принято различать следующие ре­шения.

Оперативно-распорядительные решения принимаются на уровне секции, отдела.

Они затрагивают различные стороны работы секции, отдела.

Хозяйственно-руководящие решения принимаются на уровне директора

предприятия или министра. Они охва­тывают различные стороны деятельности

предприятия или отрасли.

Нормативные решения принимают центральные орга­ны управления (Верховный

Совет Российской Федерации или СМ республики).

По форме подготовки и принятия разли­чают единоличные, коллегиальные и

коллективные ре­шения.

Единоличные решения принимает руководитель пред­приятия, подразделения.

Коллегиальные решения обычно подготавливает и принимает группа

специалистов, что позволяет использовать совокупные знания и опыт, а также

учитывать различ­ные мнения при обосновании решений.

Коллективные решения принимает весь коллектив (чаще всего на собрании),

они затрагивают наиболее общие проблемы развития коллектива (например, реше­ние

о распределении прибыли, остающейся в распоряже­нии предприятия).

По частоте повторяемости ситуации могут быть выделены стандартные и

творческие ре­шения.

Стандартные решения принимают в повторяющихся ситуациях, когда изменяются

лишь количественные пара­метры (например, решение о приемке партии товаров).

Необходимость принятия стандартных решений возникает часто, поэтому

целесообразно разрабатывать типовые приемы их подготовки и реализации. Причем

значитель­ная часть разработки таких решений может быть форма­лизована, а

следовательно, механизирована и автомати­зирована.

Творческие решения возникают в неординарных си­туациях и требуют

творческого подхода (например, ре­шение о расширении ассортимента товаров и

выборе новых поставщиков). Принятию творческих решений пред­шествуют анализ

ситуации, привлечение материалов спе­циальных исследований, выполнение сложных

расчетов и т. п. При принятии таких решений проявляются специ­альные знания,

опыт и даже интуиция менеджера.

В зависимости от степени полноты и до­стоверности информации различаются

детерми­нированные и вероятностные решения.

Детерминированные решения принимают при нали­чии полной и достоверной

информации. Они обычно легко формализуются и могут быть приняты с помощью

экономико-математических методов и ЭВМ.

Вероятностные решения приходится принимать в ус­ловиях недостаточной и

неполной информации. Такие ре­шения часто приходится принимать в торговле, что

обу­словлено колебаниями спроса, предложения и цен. Для обоснования таких

решений широко применяются методы экспертных оценок, мозговой штурм, мнение

жюри, тео­рия игр и др.

Классификация управленческих решений носит во многом условный характер.

Однако набор требований, предъявляемых к качеству управленческих решений,

обычно постоянен.

II. Требования, предъявляемые к управленческим решениям

Существует ряд общих требований, которым должны соответствовать решения,

принимаемые в процессе уп­равления. К таким требованиям можно отнести

следу­ющие:

минимальное число корректировок;

сбалансированность прав и обязанностей менеджера, принимающего решение

(ответственность должна быть равна его полномочиям);

единство распорядительства, т. е. решение (или рас­поряжение) должно исходить

от непосредственного руко­водителя, На практике это означает, что вышестоящий

ру­ководитель не должен отдавать распоряжения «через голову» нижестоящего

руководителя;

строгая ответственность, т.е. управленческие решения не должны противоречить

друг другу;

обоснованность — это означает, что управленческое решение должна быть принято

на основе достоверной ин­формации о состоянии объекта с учетом тенденций его

развития;

конкретность;

полномочность — управленческое решение должно быть полномочным, т.е. должно

быть принято органом или лицом, имеющим право принять его;

своевременность — управленческое решение должно быть своевременным, ибо

задержка решения резко сни­жает эффективность управления.

Таковы основные требования, предъявляемые к ка­честву управленческих решений.

Эти-требования следу­ет в полной мере учитывать в процессе подготовки,

при­нятия и организации выполнения управленческих ре­шений.

III. Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих

решений

Процесс решения включает три основные фазы: под­готовку, принятие и

организацию выполнения. Каждая из этих фаз подразделяется на определенные

этапы.

Фаза подготовки управленческого решения под­разделяется на

следующие этапы: уяснение проблемs, анализ исходной ситуации, постановка

задачи, разработка вариантов решения.

На этапе уяснения проблемы нео6ходимо четко пред­ставить желаемую

ситуацию и трудности, которые связа­ны с ее достижением. При этом важно ясно

определить, что можно сделать для решения проблемы внутри систе­мы и что и в

какой степени зависит от окружающей среды.

Следующий этап предполагает анализ исходной си­туации. На этом этапе

анализируют потенциал органи­зации и состояние окружающей среды на момент

при­нятия решения с точки зрения возможности достижения поставленной цели или

получения желаемого резуль­тата.

Постановка задачи— это этап, в ходе которого конеч­ную цель подразделяют

на этапы ее достижения, а на каждом этапе намечают конкретные задачи, увязанные

с конечной целью. При этом особенно важно, чтобы задачи имели количественную

определенность и определенную последовательность решения.

Разработка вариантов решения — заключительный этап фазы подготовки

управленческого решения. Основ­ное содержание этого этапа заключается в

предложении различных вариантов решения поставленных задач. К раз­работке

вариантов решения привлекают специалистов. Количество предлагаемых вариантов

может быть различ­ным, но каждый вариант должен содержать четкую фор­мулировку

задачи, основные этапы ее решения по време­ни и данные о необходимых ресурсах

{материальных, тру­довых, финансовых), а также возможные последствия

осу­ществления данного варианта.

Фаза принятия решения включает анализ предлага­емых вариантов и

выбор оптимального варианта.

Анализ предлагаемых вариантов решения осуществля­ется обычно

руководителем совместно со специалистами и предполагает: во-первых, выбор

критериев для сравнения вариантов и расчет эффекта от реализации каждого

варианта и, во-вторых, сопоставление принятых критери­альных показателей с

аналогичными показателями по каждому варианту.

Выбор оптимального варианта осуществляется обычно руководителем по

результатам анализа предложенных ва­риантов. Оптимальный вариант —это наилучший

вариант в данных условиях по заданному критерию. Однако на характике любой из

вариантов может иметь не одну, а несколько целей, каждой из которых

соответствуют свои критерии оптимальности.

Обязательным условием выбора варианта решения является комплексный учет его

возможных положительных и отрицательных последствий.

Выбор оптимального варианта решения утверждает руководитель. Решение

формулируется и документально оформляется, фиксируется (т. е. подписывается)

руково­дителем, после чего задания доводятся до непосредственных

исполнителей, т. е. осуществляется организация исполнения.

Заключительная фаза принятия управленческого ре­шения _ организация

выполнения. Эта фаза включает доведение заданий до исполнителей, формирование

и исполнение организационного плана и организацию контроля.

Доведение заданий до исполнителей предполагает, что смысл принятого

решения должен быть разъяснен всем исполнителям и перед каждым из них должны

быть поставлены конкретные задачи и определены их права, обязанности и функции

в исполнении решения.

Этап формирования организационного плана предус­матривает четкое

определение объема работ по каждой задаче и определение приоритетов, ресурсов и

сроков выполнения заданий каждым исполнителем.

Организация контроля за исполнением решения — за­ключительный этап

исполнения решения, который включает текущий и заключительный контроль. Текущий

контроль осуществляется на протяжении всей работы по исполне­нию решения, а

заключительный проводится по результа­там исполнения и позволяет, с одной

стороны, соизме­рять цели и результаты, а с другой — осуществлять

возна­граждения по результатам исполнения.

Процесс подготовки, принятия и организации выпол­нения управленческих решений

подразделяется на ряд операций и процедур.

Операция — это законченное действие.

Процедура - набор операций, направленных на ре­шение

каких-либо управленческих задач.

Процедура подготовки, принятия и организации вы­полнения управленческого

решения может быть представ­лена так:

В процессе подготовки, принятия и организации вы­полнения управленческих

решений принимают участие все категории работников аппарата управления:

руково­дители, специалисты и технические исполнители. Однако степень их

участия в этом процессе различна. На долю руководителя выпадают наиболее

сложные творческие операции и процедуры, выполнение которых требует

спе­циальных знаний и опыта. Руководитель анализирует исходную ситуацию,

рассматривает варианты решения, выбирает оптимальный вариант, т. е. принимает

окончатель­ное решение, контролирует исполнение решения и несет

ответственность за принятое решение и выполненные действия.

Специалисты выполняют в основном логические операции и процедуры. Они

разрабатывают варианты решений, участвуют в анализе этих вариантов, а также в

необходимых случаях принимают участие в форми­ровании и реализации

организационного плана и контроля.

Технические исполнители выполняют в основном тех­нические операции и

процедуры при оформлении реше­ний и организационного плана, а также участвуют

в про­цессе организации контроля.

IV. Методы оптимизации управленческих решений

Наиболее распространенными методами оптимизации управленческих решений

являются: математическое моде­лирование, метод экспертных оценок, метод

мозгового штурма (мозговая атака), теория игр.

Математическое моделирование применяют в тех случаях, когда

управленческое решение принимается на основе обширной цифровой информации,

которая может быть легко формализована. Широкое использование ма­тематических

моделей позволяет дать количественную ха­рактеристику проблемы и найти

оптимальный вариант ее решения. Построение математической модели может

быть представлено в виде схемы (рис. 1)

Рис. 1. Построение математической модели

Основными этапами оптимизации управленческого ре­шения с помощью

математических методов являются:

1. Постановка задачи.

2. Выбор критерия эффективности, который должен выражаться однозначно,

например определенным числом, и отражать меру соответствия результатов

решения по­ставленной цели.

3. Анализ и измерение переменных величин (факто­ров), влияющих на величину

критерия эффективности.

4. Построение математической модели.

5. Математическое решение модели.

6. Логическая и экспериментальная проверка модели и полученного с ее помощью

решения.

7. Разработка рекомендаций по практическому ис­пользованию полученных

результатов.

Методы экспертных оценок применяются в тех слу­чаях, когда задача

полностью или частично не поддается формализации и не может быть решена

математическими методами.

Экспертиза представляет собой исследование слож­ных специальных вопросов на

стадии выработки управ­ленческого решения лицами, обладающими специальны­ми

знаниями и опытом, с целью получения выводов, мне­ний, рекомендаций и оценок.

Экспертное заключение оформляется в виде документа, в котором фиксируются ход

исследования и его итоги. Во введении указывается,

кто, где, когда и в связи с чем организует и проводит экс­пертизу. Далее

фиксируется объект экспертизы, указыва­ются методы, примененные для его

исследования, и полу­ченные в результате исследования данные. В

заключи­тельной части содержатся выводы, рекомендации и прак­тические меры,

предлагаемые экспертами.

Наиболее эффективно применение метода экспертных оценок при анализе сложных

процессов, имеющих в ос­новном качественные характеристики, при

прогнозирова­нии тенденций развития торговой системы, при оценке

альтернативных вариантов решения.

Метод мозгового штурма (мозговая атака) при­меняется в тех

случаях, когда имеется минимум инфор­мации о решаемой проблеме и установлены

сжатые сроки для ее решения. Тогда приглашаются специали­сты, имеющие отношение

к данной проблеме, им пред­лагается участвовать в форсированном обсуждении ее

решения. При этом строго соблюдаются следующие правила:

все высказываются по очереди;

говорят, лишь когда могут предложить новую идею;

высказывания не критикуются и не осуждаются;

все предложения фиксируются.

Обычно этот способ позволяет быстро и правильно решить возникшую проблему.

Разновидностью метода мозгового штурма является мнение жюри. Суть этого

метода состоит в том, что к об­суждению проблемы привлекаются специалисты

различ­ных сфер деятельности, взаимодействующие между собой. Например, к

решению о выпуске нового товар* привлекаются менеджеры производственного,

коммерче­ского и финансового подразделений фирмы. Применение данного метода

способствует генерированию новых идей и альтернативных вариантов.

Одним из методов оптимизации управленческих реше­ний в условиях рыночной

конкуренции является теория игр, суть которой состоит в

моделировании воздействия принятого решения на конкурентов. Например, если с

по­мощью теории игр руководство торговой фирмы приходит к выводу, что в случае

повышения цен на товары конку­ренты не сделают того же, то, вероятно,

целесообразно отказаться от решения повысить цены, чтобы не попасть в

невыгодное положение в конкурентной борьбе.

Методы оптимизации управленческих решений могут дополнять друг друга и

использоваться комплексно при выработке важных управленческих решений.

Выбор методов оптимизации управленческих решений в значительной мере зависит

от информационного обес­печения менеджмента.

V.Информационное обеспечение менеджмента

Для разработки и принятия управленческих решений, а также для организации их

исполнения необходима ин­формация.

Информация — это совокупность различных сообще­ний об изменениях в

системе управления и окружающей ее среды.

Управление как информационный процесс состоит в обмене информацией между

субъектом управления, уп­равляемым объектом и внешней средой.

Информационное обеспечение менеджмента пред­ставляет собой совокупность

сведений о состоянии и ди­намике объекта управления, необходимых для принятия

и реализации управленческих решений.

Информация, используемая в процессе управления торговлей, может быть

классифицирована по различным признакам.

По содержанию различают торгово-оперативную, бюджетно-статистическую,

нормативную, организацион­ную, социальную и научно-техническую.

Торгово-оперативная информация характеризует вы­полнение основных

хозяйственных функций торговой ор­ганизацией (закупку товаров, состояние

товарных запа­сов, объем продажи товаров и т. п.).

Бюджетно-статистическая информация отражает све­дения о потреблении

определенных товаров отдельными группами населения и др. Такая информация

представля­ет интерес для прогнозирования и оценки деятельности отрасли на

макроуровне.

Нормативная информация включает научно обосно­ванные нормы и нормативы,

отражающие различные про­цессы, происходящие в торговле.

Организационная информация необходима для ор­ганизации управления

товародвижением и товароснабжения, для организации торгово-технологического

про­цесса, а также хозяйственного обслуживания и работы аппарата управления

торговой организации. К этой ин­формации можно отнести графики завоза товаров и

представления заявок, схемы размещения товаров и движения покупательских

потоков, графики ремон­та торговых помещений, планы проведения совещаний и т.

п.

Социальная информация образуется в процессе со­циологических

исследований, а также в оперативной кад­ровой работе. Она включает данные,

содержащие соци­альную характеристику трудового коллектива торговой

ор­ганизации.

Научно-техническая информация представляет собой совокупность

данных, необходимых для осуществления технического руководства. Это схемы,

чертежи и технические характеристики торгового оборудова­ния,

планировки торговых залов и складских площадей и т. п.

По месту образования и направлению информационных потоков принято различать

входящую, исходящую и внутреннюю информацию.

Входящая информация охватывает сведения, поступающие в торговую

организацию. Например, документы, сопровождающие грузы, поступающие в торговую

организацию, инструкции и приказы вышестоящих звеньев управления,

законодательные акты.

Исходящая информация —это информация, поступающая от торговой

организации. Например, реклама, заявки на поставку товаров.

Внутренняя информация образуется в данной торговой организации и

используется в основном внутри данной системы управления. Это журналы

регистрации, карточки учета товаров и др.

По степени преобразования различают первичную и производную информацию.

Первичная информация используется в том виде, в котором была получена.

Производная информация — это информация, полу­ченная путем переработки

первичной информации.

По времени хранения информацию подразделя­ют на хранящуюся определенный срок

и хранящуюся по­стоянно.

По степени использования выделяют ин­формацию однократного и многократного

использо­вания.

Основным носителем информации является доку­мент, т. е.

материальный объект, содержащий информа­цию в зафиксированном виде, оформленный

в установ­ленном порядке и имеющий в соответствии с действую­щим

законодательством правовое значение.

Поток документов, последовательно проходящих в организации с момента их создания

или получения до исполнения или отправки, называется документообо­ротом.

Документы, участвующие в документообороте, могут быть классифицированы по

различным признакам.

В зависимости от авторства различают слу­жебные и личные документы.

Служебные документы составляются от имени раз­личных предприятий,

организаций и органов управления. Примером служебных документов могут быть

заявки и письма торговых организаций предприятиям промышлен­ности. Авторами

личных документов являются отдельные граждане. Например, к такого рода

документам можно от­нести заявление о приеме на работу, расписку, доверен­ность

и т. п.

По сложности различают простые и сложные доку­менты.

Простые документы затрагивают, как правило, один вопрос, а сложные

содержат вопросы, касающиеся раз­личных служб, должностных лиц и подразделений.

По степени типизации документы могут быть типовыми и индивидуальными.

Типовые документы обычно составляют по опреде­ленной схеме (например,

договоры, уставы, протоколы и т. п.).

Индивидуальные документы составляют по произ­вольной форме, они отражают

исключительные ситуации (или явления).

В зависимости от подлинности выделяют подлинные документы и копии

(дубликаты, выписки и т. п.).

Все виды работ по оформлению, написанию и обра­ботке документов охватывает

делопроизводство — спе­циальный раздел управления.

Документооборот в торговой организации осуществля­ется обычно по определенной

схеме.

Поступающую документацию регистрируют в специ­альных журналах или на

карточках. Часть почты не реги­стрируют, а направляют в соответствующие

подразделе­ния организации.

Наиболее важные документы представляют для озна­комления руководителю

организации или его заместите­лям, которым делегированы полномочия,

необходимые для решения соответствующих вопросов.

Результаты рассмотрения руководством документов отражаются в резолюциях,

которые должны содержать четкие указания о порядке исполнения документов. При

этом ответственным за исполнение документа считается лицо, указанное в

резолюции первым.

Документ с резолюцией руководителя направляют для исполнения в

соответствующее подразделение организации для подготовки ответа или

внутреннего доку­мента.

Для особо важных документов по указанию руководи­теля вводится особый учет и

контроль. Такой контроль осуществляется обычно секретарем (референтом) или

канцелярией в специальных картотеках (на особых кар­точках).

Оборот исходящей информации осуществляется! обычно по следующей схеме.

Составляют проект документа, который последовательно согласовывают, визируют,

подписывают, регистрируют и отправляют. При этом важно проверить

отправляемый документ с точки зрения внешнего оформления (адрес, номер, дата

и т, п.), наличия указанных в документе приложений, виз, подписи

руководителя, печати. А на остающихся в организации копиях отправляемых

документов долж­ны быть подписи лиц, удостоверяющих подлинность под­писи.

Подписанные и оформленные соответствующим обра­зом исходящие документы

передают в секретариат (или экспедицию) для отправки по почте (или с

курьером), а копии документов хранят в специальных делах в секрета­риате (или

в подразделениях фирмы, которые готовили этот документ). Дела для хранения

документов формиру­ются по определенной системе, которая зависит от

со­держания документов, сроков их хранения и объема доку­ментооборота.

Выводы

Центральное место в процессе управления при­надлежит управленческому решению,

Решение — это выбор альтернативы. Вместе с тем решение — это ре­зультат

управленческого труда, который в конечном счете повышает или снижает

эффективность функцио­нирования предприятия. Решения, принимаемые в процессе

управления, классифицируют по различным признакам: уровню управления;

масштабу воздейст­вия; содержанию; характеру; форме подготовки и при­нятия;

частоте повторяемости и в зависимости от пол­ноты и достоверности информации.

К управленческим решениям предъявляется ряд общих требований, важнейшими из

которых являются минимум корректировок, сбалансированность прав и

обязанностей менеджера, принимающего решение, единство распорядительства,

согласованность, обо­снованность, конкретность, полномочность,

своевре­менности

Процесс подготовки, принятия и организации вы­полнения управленческих решений

подразделяется на три фазы, каждая из которых в свою очередь включа­ет

определенные этапы. Так, фаза подготовки управ­ленческого решения состоит из

следующих этапов: уяснение проблемы, анализ исходной ситуации, по­становка

задачи, разработка, вариантов решения. Фаза принятия управленческого решения

подразуме­вает два этапа: анализ предлагаемых вариантов и выбор

оптимального " варианта. Заключительная

фаза — организация выполнения управленческих решений охватывает такие

элементы, как доведение за­даний до исполнителей, формирование и исполнение

организационного плана, контроль исполнения.

В целях оптимизации управленческих решений ис­пользуются методы

математического моделирования, метод экспертных оценок, мозгового штурма

(мозго­вая атака), теория игр.

Подготовка, принятие и организация выполнения управленческих решений требуют

информационного обеспечения. Информация — это совокупность сооб­щений об

изменениях в системе управления и ок­ружающей ее среде. Информация,

используемая в процессе управления торговлей, классифицируется по различным

признакам. В частности, различают инфор­мацию: торгово-оперативную; входящую,

исходящую и внутреннюю; первичную и производную; хранящуюся определенный срок

и хранящуюся постоянно; одно­кратного и многократного использования,

Основным носителем информации является доку­мент. Все виды работ по

оформлению, написанию и обработке документов охватывает делопроизводст­во —

специальный раздел управления.

Список используемой литературы:

1. Бланк И.А. Управление торговым предприятием. – М.: Ассоциация авторов

и издателей. ТАНДЕМ. Издательство ЭКМОС, 1998. – 416с.

2. Бланк И.А. Торговый менеджмент. – 2-е изд., перераб. и доп. – К.:

Эльга, Ника-Центр,2004. – 784с.

3. Лукашевич В.В. Основы менеджмента в торговле: Учеб. для сред. спец.

учеб. Зав. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ОАО «Издательство «Экономика»,

1998. – 238с.

4. Сорокина М.В. Менеджмент торгового предприятия. – СПб.: Питер, 2003. –

528с.: ил. – (Серия «Теория и практика менеджмента»).