Организация работы по подготовке к архивному хранению документов современных политических партий, организаций, движений на примере центра новейшей истории Тульской области

Если использовать традиционные подходы, то такие документы не имеют юридической силы и не подлежат включению в состав архивного фонда. Учитывая потребность максимально полного сохранения документов современных партий, целесообразно отнести подобные документы к составу Архивного фонда Российской Федерации.

Стоит отметить, что в тех политических партиях, движениях, объединениях, где руководителями являются люди, знакомые с основами делопроизводства, оформление документов отвечает всем требованиям: бланки соответствующих партий, штампы, регистрационные номера, даты, печати, подписи.

Примером может служить Тульская организация движения “Будущие лидеры нового тысячелетия” (фонд №5773), Российское движение “Мир без насилия” (фонд №5770).

Следует отметить, что в россыпи документов, поступивших от современных партий, нередко встречаются документы, состоящие из фрагментов или с угасающим текстом. Такие документы требуют к себе особого внимания специалистов. Необходимо с помощью представителей партий, движений восстановить, как целевое значение документов, так и текст.

Печатная продукция в фондах современных партий, движений представлена на различных языках (например, английском, французском, японском). При этом возникает необходимость консультации переводчика о содержании документов. Такая печатная продукция занимает большое место в фонде “Тульский союз анархистов” (фонд №5758), фонде Российского движения “Мир без насилия” (фонд №5770).

Специалисты архива отмечают, что физическое состояние поступающих на хранение документов современных политических партий, движений, объединений удовлетворительное.

Таким образом, поступившие на хранение документы современных Тульских региональных партий, движений, объединений отражают историю формирования многопартийной системы Тульской области в конце ХХ - начале XXI веков.

Политические партии, организации, движения играют важную роль в развитии общества. Перед архивистами стоят задачи выявления и изучения деятельности общественных организаций, с целью определения ценности их документов для включения в Архивный фонд Российской Федерации, а также агитационная, разъяснительная работа о преимуществе государственного хранение документов среди общественных объединений.

ГЛАВА 3. ТЕХНОЛОГИЯ РАБОТЫ ПО ПОДГОТОВКЕ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ ДОКУМЕНТОВ СОВРЕМЕННЫХ ПОЛИТИЧЕСКИХ ПАРТИЙ, ОРГАНИЗАЦИЙ, ДВИЖЕНИЙ

3.1 Организация приема документов от организаций и частных лиц по договору

Работа по комплектованию планируется и включает в себя: выявление общественных объединений и лиц, которые владеют коллекциями документов по общественно-политической истории Тулы и области современного периода, имеющих научно-историческую ценность; учет выявленных потенциальных источников комплектования и ведение разъяснительной работы с ними, пропаганда среди общественных объединений преимуществ государственного хранения документов; заключение договорных отношений; сбор документов на общественно-политических мероприятиях; инициативное фотофоновидеодоку-ментирование происходящих событий; прием документов (как правило в рос-сыпи) и научно-техническая обработка документов, принятых в россыпи.

Для выявления общественных объединений необходим постоянный сбор информации о политической и общественной жизни. С этой целью специалисты отдела следят за соответствующими сообщениями в средствах массовой информации, изучают справочную литературу.

Данные о зарегистрированных организациях архивисты получают в Управлении юстиции г. Тулы. Как правило, ежегодно в конце декабря-января будущего года посылается запрос, с целью получения сведений (местонахождении, регистрации новых организаций и т.п.), которые, к сожалению, быстро устаревают. Специалисты отдела в результате выходов в организации выявляют место нахождения организации, фамилию, имя, отчество руководителей и др. дополнительные сведения. На основе полученных данных корректируется список источников комплектования.

В адрес выявленных потенциальных источников комплектования сотрудники отдела негосударственных организаций направляют письма-обращения с предложением о сотрудничестве, где дается информация о ЦНИТО.

Кроме того, ведутся телефонные переговоры, посещение штаб-квартир общественных объединений.

Работа по привлечению в государственные хранилища документов обще-ственных объединений включает в себя ведение переговоров с руководителями общественных объединений и держателями коллекций документов, разъяснение им целесообразности передачи документов на государственное хранение, показ преимуществ сотрудничества с ЦНИТО, которые заключаются в обеспечении со стороны ЦНИТО гарантии полной сохранности документов, проведении научно-технической обработки документов в соответствии с современными требованиями архивного дела, оказании методической и практической помощи в формировании архивного фонда организации, подготовке к приему документов на государственное хранение, в представлении общественному объединению преимущественного права в отношении использования передаваемых до-кументов.

При принципиальном согласии общественного объединения на передачу документов специалисты проводят подготовительную работу по заключению договора:

- выясняют условия передачи документов (сроки и регулярность передачи, ограничения в использовании). Задача сотрудников разъяснить правила работы архивов, необходимость быстрейшего введения в научный оборот документов общественных объединений, добиваться минимальных ограничений в использовании документов;

- проводят ознакомление с составом и содержанием документальных материалов, определяют совместно с представителями общественных объединений круг документов, которые могут быть переданы на государственное хранение.

Так как общественные объединения являются владельцами своих документов, они в первую очередь определяют состав передаваемых документов. Однако, не владея специальными знаниями и не имея представления об исторической ценности тех или иных видов документов, они зачастую суживают объем своих документальных фондов. А порой, преувеличивая политическое значение тех или иных документов, они также отказываются передавать их на госхранение.

Задача архивистов в данном случае заключается в организации приема в архив наиболее полного состава архивного фонда общественного объединения. Используя свои профессиональные знания, специалисты отдела должны выявить и постараться убедить фондосдатчика в необходимости передачи оптимального состава документов.

С этой целью представителям организации предлагается примерный перечень документов, передаваемых на госхранение в ЦНИТО (Приложение № 2). Уточненный перечень документов можно подготовить в качестве приложения к заключаемому договору.

Текст договора составлен на основе примерных договоров, разработанных в объединении "Мосгорархив" - договора о сотрудничестве с общественным объединением и договора передачи частным лицом документов по истории общественно-политической жизни страны (Приложение № 3).

Договор о сотрудничестве с общественным объединением предполагает не только прием-передачу документов и закрепление условий этой передачи, но и обязательство архива провести экспертизу ценности, отбор, полную научно-техническую обработку документов, оказать методическую помощь организациям в постановке документальной части делопроизводства, в формировании архивного фонда организации, совместное использование документов, участие в совместных мероприятиях.

В настоящее время более целесообразен договор о сотрудничестве, т.к. во многих общественных объединениях не накоплен еще достаточный объем документов, не подготовлены условия для единовременной передачи документов, а некоторые опасаются передавать свои документы в архив. Договор о сотрудничестве позволяет постепенно, оказывая методическую помощь общественному объединению, формировать его фонд и принимать в государственные хранилища полноценные фонды организаций. Кроме того, специалисты ЦНИТО стараются заинтересовать общественные объединения в сдаче документов на государственное хранение.

С частными лицами заключается договор о сотрудничестве и передаче документов на научно-техническую обработку и госхранение в ЦНИТО.

Все договора, заключенные ЦНИТО с общественными организациями или частными лицами не налагают на подписывающие стороны финансовых обязательств, кроме того, действие договора о сотрудничестве можно прервать по желанию одной стороны, однако, документы, переданные на государственное хранение, возврату не подлежат.

Согласованный обеими сторонами текст договора передается на подпись руководителей и после подписания обеими сторонами вступает в силу.

В договоре о сотрудничестве особо оговариваются сроки передачи доку-ментов. Как правило, первый комплекс документов поступает в ЦНИТО в течение 1-2 месяцев после заключения договора. Регулярность поступления зависит от имеющихся в общественном объединении условий хранения документов, объема дел постоянного хранения. При наличии условий хранения документов и штатных сотрудников (ответственных за архив лиц) документы могут передаваться 1 раз в год или 1 раз в 2-3 года. В небольших организациях, где отсутствуют необходимые условия, передача документов может осуществляться чаще - 1 раз в полгода, 1 раз в квартал, или другие согласованные сроки.

Документы, ликвидированных общественных организаций также поступают на госхранение в ЦНИТО после составления акта приема-передачи документов. При необходимости проводится научно-техническая обработка поступивших документов.

При приеме документов в ЦНИТО составляется акт приема-передачи документов (Приложение № 4), где указывается состав документов и их количество. Он составляется специалистами отдела комплектования совместно с представителями общественных объединений, передавших документы. В необходимых случаях составляется сдаточная опись на дела, которая прилагается к акту. Сдаточная опись может составляться как на дела сформированные в делопроизводстве общественного объединения, так и на отдельные документы, если они передаются в россыпи. При значительном объеме россыпи, ее объем в акте может указываться в килограммах.

На каждую организацию, с которой заключен договор, а также на частное лицо заводится наблюдательное дело, где хранятся акты приема-передачи документов, сдаточные описи, описи дел постоянного хранения, справки о работе с данной организацией, сведения о руководителях, ответственных за архив лицах, данные о переименовании и изменении адреса, контактных телефонов и др.

В соответствии с договором специалисты ЦНИТО оказывают методическую и практическую помощь общественным объединениям - фондосдатчикам.

По просьбе общественного объединения архивисты могут оказать не только методическую, но и практическую помощь в составлении номенклатуры дел, формировании и описании дел, составлении научно-справочного аппарата к описям, помощь в научно-технической обработке, дел постоянного хранения и по личному составу.

При ликвидации организации ЦНИТО принимает на госхранение весь комплекс документов, включая документы по личному составу (Приложение № 5).

Кроме того, специалистами отдела комплектования ЦНИТО проводится инициативное документирование. Оно включает в себя создание фотофоновидеодокументов, отражающих наиболее важные и значительные события общественно-политической, куль-турной жизни г. Тулы и области, а также проведение интервью с лидерами обществен-но-политических и творческих объединений, участниками Великой Отечественной войны, боевых действий в Афганистане и Чечне.

При проведении инициативного документирования особое внимание необходимо уделить атрибутации создаваемых документов (фиксировании места, времени и т.д.).

Материалы, создаваемые путем инициативного документирования, проходят научно-техническую обработку в отделе комплектования и отдела информатизации и автоматизации архивной технологии ЦНИТО .

Таким образом, при приеме документов на государственное хранение архивистами используются различные методы работы по выявлению, отбору и передаче на госхранение документов общественных организаций.

3.2 Научно-техническая обработка документов современных политических партий, движений, объединений и передача их в ЦНИТО

Особенности работы с современными политическими партиями, движениями, объединениями, состоит в том, что научно-техническая обработка документов включает в себя весь комплекс работ: экспертизу ценности документов, формирование дел, их описание с целью составления архивной описи, составление описи и создание научно-справочного аппарата к ней, техническое оформление дел и другие виды работ с целью передачи упорядоченных документов на хранение в ЦНИТО.

Перед описанием документов, поступивших из общественных объединений, проводится их тщательная полистная экспертиза (первичная экспертиза ценности проводится при отборе документов в организации), в процессе которой:

- уточняется фондовая принадлежность документов;

- выделяются дублетные экземпляры, причем на постоянное хранение оставляются находящиеся в лучшем физическом состоянии, имеющие необхо-димые подписи, печати и другие реквизиты;

- уточняются авторы и датировка документов;

- выделяются документы, не имеющие научной и исторической ценности;

- при поступлении фотофонодокументов уточняется место проведения отраженного в документе события, время, запечатленные на нем люди.

Политические партии, объединения, движения не обладают достаточно квалифицированными кадрами для правильного ведения делопроизводства. У большинства из них нет ни опыта, ни финансовых возможностей для организации собственных текущих архивов, и документы хранятся у руководителей региональных организаций. Специалисты архива обеспечивают руководителей региональных отделений политических партий, объединений, движений “Примерной номенклатурой дел организации общественно-политического движения” (Одобрена решением экспертно-проверочной и методической комиссии объединения “Мосгорархив” от 25.06.92 г.). Приходится констатировать, что руководители политических партий, объединений, движений не всегда руководствуются “Примерной номенклатурой дел организации общественно-политического движения”, в результате чего документы поступают на научно-техническую обработку в архив, как правило, в виде россыпи.

Определение фондовой принадлежности должно проводиться специалистами архива, имеющими непосредственный контакт, опыт сотрудничества с данной партией, знающими историю создания и деятельности партий.

При определении фондовой принадлежности следует руководствоваться тем, что поступившие на хранение документы партии могут быть отнесены только к фонду этой партии.

Специалисты, работая с архивными документами, поступившими от политических партий, объединений, движений руководствуются статьей “Основ законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах” - “…ни один архивный документ не может быть без согласия собственника ... изъят иначе как на основании судебного решения”11. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивов//Отечественные архивы. 1993 г. № 5 с. 3-10, что гарантирует сохранение неприкосновенности документов фондообразователя.

Разбирая россыпь документов, специалисты архива часто констатируют тот факт, что помимо документов, относящихся к партии-фондообразователю, встречаются документы других политических организаций. Объясняется это тем, что:

- фондообразователь существовал вначале, как самостоятельная политическая организация, а впоследствии вошел в политические блоки, объединения, движения, документы которых отложились в фонде. Например, фонд №5770 Российского движения “Мир без насилия”. Движение в течение года являлось коллективным членом Общественной палаты при Президенте РФ, документы которой составили значительную часть фонда;

- - организации, входящие в состав фондообразователя. Так в фонд №5757 “Народное движение “Гражданская солидарность” вошли документы АО “Эколог”;

- партии, первоначально имеющие одно название, но со временем его изменившие, так, например, внутрипартийное движение Тульской областной партийной организации “Коммунисты за демократию” (1991 г.) в дальнейшем было преобразовано в “Демократическую партию коммунистов России” Тульской области, на базе которой образовалась Тульская областная организация “Народная партия свободная Россия” (фонд №5759);

- партии, объединения, движения, стоящие на одной политической платформе, имеющие схожие программы, цели, такие как “Социалистический союз”, “Рабочая демократия”, “Рабочая борьба”, вошедшие в фонд №5760 “Тульская организация социалистического рабочего союза (Советская секция рабочего интернационала за возрождение 4-го интернационала)”;

- совместные документы политических партий, объединений, движений, выработанные на съездах, конференциях, “Круглых столах”.

Наряду с этим, в фонд современной партии могут войти материалы об идеологах, лидерах партии. Так в фонд №5770 движения “Мир без насилия” вошли материалы об идеологах ненасильственного мира - Л. Толстом, Г. Тора, М. Ганди.

Важное место в фонде партий, объединении, движений занимают печатные издания - брошюры, книги, листовки, журналы, газеты, из которых может быть создана внутрифондовая коллекция.

В фонде №5762 “Тульская городская организация “Либерально-де-мократическая партия России” создана внутрифондовая коллекция книг и брошюр, автором которых является лидер ЛДПР В. В. Жириновский и фракция ЛДПР в Госдуме.

Зарубежные печатные издания политических партий, объединений, движений также могут быть отнесены к фондам российских идеологически родственных политических партий, движений. Например, Ф5758 “Тульский союз анархистов” включил в себя печатные издания анархистов зарубежных стран.

Рекомендуется при определении фондовой принадлежности проводить консультации с представителями партий, по вопросу возврата фондообразователю документов личного происхождения, таких как личные письма членов партии, записки и т.п., встречающихся в россыпи, и прямого отношения к фонду партии не имеющих.

Определяя фондовую принадлежность документов современных политических партий, объединении, движений, специалисты архива считают своим профессиональным долгом собирать и сохранять максимально полную информацию об общественно-политической жизни современной России.

В процессе проведения экспертизы ценности документов общественного объединения проводится выявление и розыск недостающих документов и дел, которые могут храниться у руководителей общественных объединений.

Следующим этапом научно-технической обработки документов является формирование дел.

Перед формированием дел тщательно изучается состав и содержание поступивших документов, научно-справочная литература по историю организации, номенклатура дел общественного объединения (если она имеется).

Дела формируются по следующим основным признакам:

- Номинальный. Основанием служит вид документа (протоколы, стено-граммы, справки и др.).

- Предметно-вопросный. Основанием является единство темы доку-ментов. Например, "Документы о регистрации ТРО «КПРФ» (протокол учредитель-ной конференции, заявление в Управление юстиции, свидетельство о регистрации и др.)".

- Авторский. В деле группируются документы одного автора (общественного объединения). Например, "Документы избирательного объединения «Яблоко» " (устав, брошюра, статьи и др.)". Данный признак используется при формировании коллекций документов по выборам в местные органы власти.

- Корреспондентский. Часто служит для формирования дел с перепиской.

- Географический. Предполагает объединение в одном деле нескольких корреспондентов, находящихся на одной территории.

- Хронологический. Служит для группировки в дела документов за какой-либо хронологический период.

В основном применяется сочетание нескольких признаков формирования документов в деле, что дает возможность глубже раскрыть состав и его содержание, четко сформулировать заголовки дел.

При формировании дела необходимо учитывать, что:

- документы в деле располагаются в хронологическом порядке, доку-мент-ответ, располагается после документа- запроса;

- протоколы и стенограммы заседаний съездов (конференций, общих собраний) общественной организации формируются вместе с материалами к ним. Если они значительны по объему, то формируются отдельные дела.

- протоколы заседаний исполнительных органов общественной организации группируются по хронологии (по порядку номеров) в одном деле или отдельно каждый протокол, в зависимости от объема протокола и прилагаемых к нему документов, которые помещаются после протоколов в последователь-ности рассмотрения вопросов;

- варианты (проекты) организационных документов (программы, уставы, манифесты и др.), имеющие значительные отличия от основного документа, могут быть сгруппированы в одно дело с ним;

- переписка группируется по номинальному, предметно-вопросному, корреспондентскому или географическому признакам;

- при небольшом объеме несколько брошюр помещаются в одно дело;

- статьи в периодических изданиях (газетные вырезки) о деятельности общественной организации должны иметь следующие реквизиты: наименование газеты, год издания, номер и формироваться в отдельные дела по хронологическому, тематическому или другим признакам:

- в архивные дела могут помещаться вещественные предметы (значки, эмблемы, нарукавные повязки и др.), что должно быть оговорено в аннотации;

- фотоальбомы должны иметь внутреннюю опись;

- толщина дела не должна превышать 30-40 мм, что составляет не более 250 листов, при большом объеме документов производят хронологическое деление комплекса на самостоятельные дела.

Документы, сформированные в дела должны иметь заголовок, кратко, в обобщенной форме отражает основное содержание и состав документов дела.

В заголовок могут входить следующие элементы:

- название вида дела или разновидности документов;

- название организации, должность или фамилия лица, которым составлены документы (автор);

- название организации, должность или фамилия и инициалы лица, которому адресованы или от которого получены документы (адресат, корреспондент);

- вопрос или предмет, событие, факт, к которому относится содержание документов дела;

- название местности (территории), с которой связано содержание доку-ментов дела;

- даты, к которым относятся документы, дела или изложенные в них события.

В конкретном заголовке дела обычно используется часть вышеназванных элементов.

Не разрешается употребление в заголовке неконкретных, не раскрывающих содержание формулировок (разная переписка, переписка по общим вопросам и др.).

Вид дела (переписка, брошюра, журнал и др.) или вид документов (протоколы, стенограммы, листовки и др.) указываются в начале заголовка

Если дело состоит из одного документа, то в заголовке указывается вид документа и по возможности раскрывается его содержание.

Если дело состоит из документов нескольких видов по одному вопросу, но не связанных последовательностью делопроизводства, при составлении заголовка употребляется термин "документы", а в скобках указываются основные виды документов.

Даты, к которым относятся изложенные в документах события, вносятся в заголовок, если точная датировка необходима для конкретного понимания дела.

В заголовке приводятся полные или официально сокращенные названия организаций. Если в деле имеются документы нескольких организаций необходимо давать им обобщающее название.

Заголовок дела может включать также сведения о подлинности, степени полноты, способе воспроизведения и языке документа.

Степень полноты датировки зависит от характера документов включенных в дело.

Датой дел, содержащих организационно-распорядительную документацию (протоколы, стенограммы и др.), для которой точная датировка имеет важное значение, а также для дел, состоящих из нескольких томов, являются крайние даты документов дела, т.е. даты самого раннего и самого позднего документов, включенных в дело.

При обозначении даты документа сначала указывается число, месяц, год. Число и год указывается арабскими цифрами, название месяца пишется словами, например, 12 сентября 1998 года. Также допускается сокращенное цифровое написание: 12.09.98.

При невозможности определения точной даты необходимо указывать месяц и год или только год, например, сентябрь 1998 года; 1998 год.

При размещении в деле документов за несколько лет дата указывается следующим образом: 1998-2001 гг.

Если дата документа определена приблизительно на основании анализа документа, то пределы колебания оговариваются, а дата заключается в квадратные скобки. Например, (не ранее сентябрь 1998 года); [1998-2002].

В целях закрепления порядка расположения документов в деле и обеспечения их сохранности все листы дела кроме внутренней описи и заверительной записи должны быть пронумерованы.

Внутренние описи составляются на дела, имеющие особо ценные документы и фотоальбомы.

Листы в деле нумеруются арабскими цифрами черным графическим карандашом в правом верхнем углу, не задевая текста документа. Употребление чернил и цветных карандашей не разрешается. Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются по каждому тому отдельно.

Фотографии, иллюстративные документы (плакаты, листовки с темным фоном и др.) представляющие самостоятельный лист в деле, нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Лист с наглухо наклеенными документами (вырезками, фотографиями и т.п.) нумеруются как один лист. Если к документу подклеены одним краем другие документы (вырезки, вставки текста и т.п.), то каждый документ нуме-руются отдельно. Крупноформатные листы подвергаются фальцовке.

После нумерации дела на отдельном листе составляется заверительная надпись установленной формы, в которой указывается: количество пронумерованных листов в деле, номера литерных (пропущенных) листов в деле, номера листов с наклеенными фотографиями и документами. Количество листов внутренней описи документов в деле обозначается через знак (+) после указания листов в деле.

Таким образом, сформированные, пронумерованные дела помещаются в обложку из плотного картона с клапанами или без (зависит от количества листов), изготовленную типографским способом. Документы подшиваются или переплетаются.

Обложка дела оформляется в соответствии с правилами работы госархивов. На ней указывается: название архива (ЦНИТО), куда поступят документы на государственное хранение; название организации; название структурного подразделения общественного объединения (при его наличии); заголовок дела; срок хранения - постоянно; дата и количество листов в деле. Архивные шифры ставятся с использованием угловых штампов.

Следующий этап работы с документами современных партий, движений, объединений заключается в систематизации документов. Главным в систематизации документов является схема систематизации фонда, служащая основанием для внутренней организации архивного фонда.

Перед разработкой схемы составляется историческая справка фонда, которая является важным элементом научно-справочного аппарата описи.

Для всех фондов тульских региональных политических партий, движений, объединений была выбрана хронологически-тематическая схема систематизации документов, как наиболее подходящая для фондов, комплектование которых продолжается. Исключением явилась Тульская областная организация социал-демократической партии России (фонд №5776), документы которой систематизировались по тематически-хронологической схеме.

Так, применяя при систематизации документов политических партий схему хронологически-тематическую, дела следует группировать, прежде всего, по времени их создания - по годам, а в пределах каждого года - по теме (содержанию) документов (Приложение № 5).

Таким образом, сгруппированные дела будут охватывать весь поступивший на хранение материал фондов. Все документы фондов при группировке дел должны находиться в исторической и логической соподчиненности.

При систематизации документов фонда в пределах каждого года необходимо придерживаться следующего порядка: от документов местного регионального отделения (регистрационные документы, устав, программа, протоколы, переписка, финансовые документы, печатные издания) к документам, поступившим от Центрального штаба, других организаций, движений, членом которых была данная партия.

При формировании и группировке дел необходимо следить за логической цепью развития деятельности политической партии.

Кроме того, необходимо учитывать важность темы (содержание) документов.

Так, в фонде Российское движение “Мир без насилия” внутри каждого года документы располагались по списку важности темы:

История создания движения;

Регистрационные документы;

Общественно-политическая деятельность;

Переписка президента движения;

Общественная деятельность президента движения, в качестве представителя движения в разных организациях и комитетах;

Печатные издания, выпущенные движением;

Подборка статей из газет и журналов, освещающих деятельность движения;

Основные идеологи концепции ненасильственного мира;

Статьи известных зарубежных и российских ученых о ненасильственном мире;

Международные и российские общественные организации, поддерживающие идею ненасильственного мира, членом которых являлось движение;

Журналы, газеты, буклеты о мире и ненасилии.

При выборе схемы систематизации для документов современных политических партий, движений, объединений используется тематическо-хронологическая схема, дела группируются по разделам, а внутри раздела - по хронологии.

Так в фонде “Тульской областной организации социал-демократической партии России” (фонд №5776) обозначены II раздела.

Раздел I. “Общественно-политическая жизнь партии”

Раздел II. “Агитационные издания партии”.

Внутри этих разделов документы по данной теме расположены по времени их создания (по хронологии).

Завершающим этапом описания документов является составление и оформление описи.

Опись состоит из: титульного листа; оглавления, если опись имеет раз-делы; предисловия; списка сокращений; описательных статей описи, различ-ного вида указателей.

На титульном листе указывается:

- полное название архива, куда поступят документы;

- название фонда. Указывается полное и сокращенное название (в круглых скобках) общественного объединения со всеми его переименованиями и датами существования, относящимися к периоду за который документы включены в опись. Для объединенного фонда и коллекции документов указывается полное их название.

- номер фонда;

- номер описи;

- крайние даты документов, внесенных в опись.

В оглавлении перечисляются: предисловие, список сокращений, названия разделов описи, указатели. После каждого названия ставятся номера соответствующих листов описи.

В предисловии к описи излагается история фонда, даются сведения о времени заключения договора с архивом и поступлении документов на государственное хранение (Приложение №5).

Также раскрывается состав и содержание документов описи, принятая схема систематизации дел в описи, отмечаются наиболее типичные группы дел, как по видам и разновидностям документов, так и по их содержанию, обращается внимание исследователей на наиболее интересные документы, имеющиеся в делах.

В предисловии указываются особенности формирования, описания и систематизации дел.

В предисловии к описи дается характеристика научно-справочного аппарата и порядок пользования им.

В предисловии приводятся сведения о наличии документов на специальных носителях, относящихся к данному фонду (фотофоновидео), хранящихся в ЦНИТО.

Предисловие подписывается составителем.

Все сокращения, за исключением общепринятых, применяемые в тексте описей, вносятся в список сокращений. Сокращенные слова и их полные названия располагаются в списке в алфавитном порядке.

Если научно-техническая обработка документов проводилась в общественном объединении, то на первом листе описи имеется гриф "УТВЕРЖДАЮ" с расшифровкой должности, фамилии, инициалов руководителя организации и даты утверждения, размещенном в правом верхнем углу. Ниже, слева указывается N фонда, N описи, название описи. Подпись руководителя общественного объединения заверяется печатью.

В конце описи, за последней описательной статьей, с новой строки помещается итоговая запись к описи. Необходимо, чтоб ее начало располагалось на том же листе, что и последняя описательная статья. В итоговой записи цифрами и прописью указывается количество дел, включенных в опись (при этом указываются литерные и пропущенные номера дел). Итоговая запись подписывается составителем с указанием должности и даты составления.

Для облегчения пользования описями составляются указатели: тематический, предметный, географический, именной и др.

К описям фондов находящимся на хранении в ЦНИТО указатели не составлялись.

Историческая справка к архивному фонду составляется при первом поступлении документов в архив. При последующих поступлениях составляется дополнение к исторической справке. В ней указывается краткая историческая обстановка, предшествовавшая созданию общественного объединения, дата его образования, регистрации, реорганизаций (какими обстоятельствами они были вызваны) и ликвидации (причина) (Приложение №6).

Также, излагаются основные виды и направления деятельности общественного объединения, наиболее значительные мероприятия, проводимые им, раскрывается организационная структура, сведения о местных отделениях, указываются фамилии руководителей и активных членов общественного объединения, наименования его печатного органа и т.п.

В исторической справке сноски делаются на документы фонда, а также на использованную при ее написании научно-справочную литературу. Сноски делаются в соответствии с правилами.

При написании исторической справки необходимо отказаться от политической характеристики общественного объединения, эмоциональных выводов и заключений о его деятельности.

Историческая справка подписывается ее составителем.

Научно-справочный аппарат к отдельным коллекциям документов общественных объединений может создаваться с применением компьютерной техники. В основном, это касается коллекций документов, сформированных по номинальному признаку (коллекция периодических изданий). Упорядочение документов производится традиционным способом. Автоматизированная база данных не ускоряет научно-техническую обработку документов, но способствует выявлению дублетных документов, облегчает их использование, ускоряет поиск документов в архиве. В автоматизированной базе данных имеются сведения о каждом документе.

Опись дел общественного объединения представляется на рассмотрение и утверждение ЭПК Комитета Тульской области по делам архивов.

После рассмотрения и утверждения описи на ЭПК формируется блок документов для включения в дело фонда. В него входят: историческая справка и опись в 3 экземплярах, акты приема-передачи документов на государственное хранение. Копии этих документов остаются в наблюдательных делах в отделе комплектования ЦНИТО.

Таким образом, общие критерии подхода к научно-технической обработке документов применимы и к документам современных политических партий, движений, организаций, но с учетом особенностей данных документов.

Так как общественные организации являются собственниками своих документов, прием-передача документов осуществляется при заключении договора о сотрудничестве архива и организации, где оговариваются права и обязанности сторон. Квалифицированными специалистами архива проводится научно-техническая обработка документов, составляется научно-справочный аппарат к фондам и осуществляется передача документов на государственное хранение.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В начале 90-х годов изменился статус Российского государства, стала иной политическая основа, изменились экономические устои (последние сопровождалось появлением новых форм собственности).

Изменения в идеологии, общественно - экономических отношениях, возникновение множества организаций (в том числе негосударственных) привели к утрате позиций применяемых ранее механизмов управления комплектованием. Менее всего выработанные ранее механизмы стали пригодны в работе с документами общественно - политических партий и движений.

Перечисленные факторы самым непосредственным образом повлияли на функционирование архивного дела. Были определены принципиально новые подходы к комплектованию Архивного фонда Российской Федерации в ситуации, когда впервые в отечественном архивоведении законодательно были закреплены две его части: государственная и негосударственная.

В связи с этим с одной стороны меняются основания (признаки) организации документов государственной части АФ РФ по сети хранилищ (на первом этапе классификации) и в ряде случаев возникают некоторые проблемы с фондированием, особо остро стоит вопрос об использовании ретроспективной документации. С другой - появляются совершенно новые, отличные от традиционных подходы в отношении документов негосударственной части архивного фонда Российской Федерации.

Создание в Тульской области Центра новейшей истории Тульской области истории позволило сосредоточить внимание сотрудников целого архива на проблеме комплектования документами общественно - политических партий и движений.

Работа с политическими партиями, движениями и другими общественными организациями трудная и ответственная, требующая значительного усилия, умения наладить контакты.

Партии и движения, являясь создателями документов, обладают правами владения и распоряжения ими, поэтому могут выбирать для хранения своих документов любой архив по своему усмотрению.

В связи с этим ЦНИТО подходит к вопросу о своём профиле, исходя из принципов добровольности, определяя отношения с фондообразователем на основе договора о сотрудничестве, если комплекс документов содержит информацию общественной и социальной значимости.

Заключение договора - принципиально новое в отношениях между архивом и фондосдатчиком. ЦНИТО с 1993 года активно проводит работу по заключению договоров с общественно - политическими партиями и движениями. Заключению договора предшествует большая разъяснительная работа о необходимости передачи документов, об их исторической ценности, важности и значимости в современных условиях.

Поскольку масштаб работ с указанными организациями очень велик, необходимо ограничивать круг организаций - потенциальных фондообразователей. Такая работа проводится на основании исследованных в работе критериев, применимых непосредственно для данной категории организаций. Архивисты изучают происходящие в стране процессы, анализируют данные о вновь зарегистрированных общественных движениях, партиях, фондах и других образованиях, знакомятся с их уставами, программами, направлениями деятельности. В каждой из групп намечаются наиболее активные и представительные организации, с ними в первую очередь и заключаются договоры и устанавливаются контакты.

Прием документов от источников комплектования негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации также имеет свою специфику. Как показывает проведённое исследование, сохранность документов общественно-политических партий, движений и организаций оставляет желать лучшего, делопроизводство в большинстве организаций практически не поставлено, документы зачастую хранятся в россыпи, многие из них не датированы, не подписаны.

В этом заключается их отличие от документов государственных учреждений. Использование традиционных методов работы здесь также не применимо, так как получается, что многие документы не подлежат включению в состав Архивного фонда Российской Федерации.

В связи с этим специалистами отдела комплектования ЦНИТО проводятся консультации с руководителями и делопроизводителями общественно-политических партий, движений и объединений по ведению текущего делопроизводства и сохранности документов.

Правильно организованная работа по делопроизводству воспитывает работников организаций и поднимает их ответственность за порученное дело и не допускает небрежного отношения к работе с документами, что в дальнейшем несомненно послужит решению главной задач - сохранить, собрать, обобщить и ввести в научный оборот уникальные документы.

Учитывая особенности работы политических партий: отсутствие штатных работников, необходимых условий для хранения документов архив и др. Архив принимает на постоянное хранение и организует своими силами их упорядочение.

В связи с этим актуальным видится в дальнейшем проведение семинаров по примеру государственных архивов по различным вопросам разрешения существующих проблем, разъяснению действующего законодательства с представителям общественно - политических партий и движений.

Свыше десяти лет в системе архивной службы действуют специализированные архивы - центры новейшей истории. Их главная задача - собрать, описать, учесть, сохранить, создать условия для введения в научный оборот комплекса документов по проблеме. Работа осуществляется, но опыт проведённой работы практически не обобщался. В связи с этим очень остро продолжает стоять вопрос методического обеспечения комплектования документами общественно - политических партий и движений, учитывающих специфику фондирования, учёта, описания и систематизации. Специалистами ЦНИТО разработаны методики, рабочие инструкции и др. документы. Но целесообразнее было бы объединить эти усилия, либо поручить разработку данной методики ВНИИДАД или специалистам Росахива, которые могут в полной мере обобщить накопленный опыт.

Архивисты должны проводить пропаганду значения документов как источников по всем направлениям жизни общества, информирование о значении сохранения документов госархивами и их возможной помощи собственникам документов.

Положительные результаты могут дать посредством применения таких форм методов собирания информации, как анкетирование, интервьюирование лидеров и членов партий и движений; собирание воспоминаний; составление хроники событий; собирание документов, отражающих общественное настроение и деятельность партий, в том числе в таких организациях. Как центры изучения общественного мнения.

Актуальна на сегодняшний день и дальнейшая законодательная и нормативная регламентация взаимоотношений органов и учреждений Федеральной архивной службы России с организациями.

Необходимо опираться на имеющиеся законодательные и нормативные положения, развивать их и применять грамотно с правовой точки зрения.

Суммируя проведённое исследование, можно определить следующие трудности, которые испытывают архивисты в работе с источниками комплектования:

- в силу причин, названных выше, затруднена работа по учету состояния дел в политических партиях и движениях;

- не дают должного эффекта и совместные письма, подписанные руководством Росархива и центральными органами партий, движений по сохранности документов политических партий на уровне региональных организаций. Должных мер к реализации этих документов с их стороны не принимается;

- недооценка исторической значимости архивных документов в период многопартийности и многообразия оценок и подходов к решению современных, социальных, культурных и других проблем региона;

- необязательность исполнения договорных условий, заключенных между госархивом и организацией - источником комплектования;

- явно слаба материально-техническая база и финансовое состояние организаций, не позволяющее должным образом организовать делопроизводство и хранение документов.

Таким образом, соблюдение действующего законодательства, понимание ценности документов со стороны представителей общественных организаций документы общественно - политических организаций позволят документам указанных организаций занять достойное место в общем комплексе документов Архивного фонда Тульской области.

СПИСОК СОКРАЩЕНИЙ

АФ РФ - Архивный Фонд Российской Федерации

ВКП (б) - Всероссийская коммунистическая партия (большевиков)

ВЛКСМ - Всесоюзный ленинский коммунистический союз молодёжи

ГАФ - Государственный Архивный фонд

гг. - годы

ГК - городской комитет

ГО - Гражданская оборона

Горком - городской комитет

Губком - губернский комитет

Ед.хр. - единица хранения

Истпарт - история партии

КП - Коммунистическая партия

КПРФ - Коммунистическая партия Российской Федерации

КПСС - Коммунистическая партия Советского Союза

ЛКСМ - Ленинский коммунистический союз молодежи

ЛДФ - Либерально-демократическая фракция

МТС - Министерство телефонной связи

НТО - Научно-техническая обработка

НСА - Научно-справочный аппарат

Обком - областной комитет

Окружком - Окружной комитет

Оп. - опись

РК - районный комитет

РКП (б) - Российская коммунистическая партия (большевиков)

РКСМ - Российский коммунистический союз молодежи

РСДРП - Российская социал-демократическая рабочая партия

РСФСР - Российская Советская Федеративная Социалистическая Республик

СНГ - Содружество Независимых государств

СССР - Союз Советских Социалистический Республик

Уком - уездный комитет

ЦНИТО - Центр новейшей истории Тульской области

Ф. - фонд

ФП - Фонд партии

ЦК - Центральный комитет

ЦКК - Центральная контрольная комиссия

ЦЭК - Центральная экспертная комиссия

ЦЭПК - Центральная экспертно-проверочная комиссия

ЭМК - Экспертно-методическая комиссия

ЭПК - Экспертно-проверочная комиссия

ЭЦД - экспертиза ценности документов

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ И ЛИТЕРАТУРЫ

1. Источники

Опубликованные

1.1. Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах //Отечественные архивы.1993. № 5.С. 3-10.

1.2. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о Комитете по делам архивов при Правительстве Российской Федерации и сети федеральных государственных архивов и центров хранения документации» //Отечественные архивы.1992. № 4.С. 3-5.

1.3. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Положения о Федеральной архивной службе России» //Отечественные архивы.1999. № 1.С. 4.

1.4. Постановление Совета Министров - Правительства Российской Федерации «О реализации государственной политики в архивном деле» //Отечественные архивы.-1993.-№ 5.С. 8.

1.5. Указ Президента РСФСР «О партийных архивах» от 24.08.1991. № 83// Отечественные архивы. 1992. №1. С.3

1.6. Указ Президента Российской Федерации «Об утверждении Положения об Архивном фонде Российской Федерации и Положения о Государственной Архивной Службе России» от 17.03.1994. №552 //Отечественные архивы. 1994.№3. С.3-11

1.7. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ГОСТ Р6.30-2003- М.: Госстандарт России, 2003.

1.8. Основные правила работы государственных архивов СССР. - М., 1984.

1.9. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации/ Росархив, ВНИИДАД.- М.: Российская политическая энциклопедия (РОССПЭН). 2002. 304с.

1.10. Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения// Росархив,ВНИИДАД.- М. 2000. 107 с.

1.11. Основные правила работы архивов организаций. - М., 2002г. 152 с.

1.12. Рекомендации по организации и ведению списков учреждений, организаций и предприятий - источников комплектования государственных и муниципальных архивов. М. 1999. 18 с.

1.13 Политические партии и движения на территории Тульской области в условиях многопартийности. Социально-политическая ситуация в тульском регионе (Сборник материалов. Выпуск 1). Тула, март 1995 г.

1.14 Закон Тульской области об архивном фонде Тульской области и архивах. Принят Тульской областной Думой 22 января 1998 г.// Газета «Тульские известия» № 61 от 19 марта 1998 г.

1.15. Положение о Центре новейшей истории Тульской области.

1.16. Положения об отделе комплектования ЦНИТО.

1.17. Рабочая инструкция по комплектованию, упорядочению, описанию и использованию документов современных партий, общественных движений, объединений в ЦНИТО.

1.18. Памятка по ведению наблюдательных дел при работе с современными партиями, движениями, объединениями.

1.19. Комплект должностных инструкций.

1.20. Штатное расписание ЦНИТО.

1.21. Текущее делопроизводство ЦНИТО.

1.22. Примерный перечень документов современных партий, общественных движений, объединений, подлежащих сдаче на госхранение в ЦНИТО.

1.23. «Особенности экспертизы научной и практической ценности, определение фондовой принадлежности и систематизации документов местных отделений современных политических партий, движений, объединений». Методические рекомендации, Тула, 2001 г.

1.24. Историческая справка по фонду № 506 ЦНИТО.

1.25. Паспорт ЦНИТО на 01.01.2004 г.

1.26. Методические рекомендации. Научно-техническая обработка документов. Разработаны Государственным архивом Костромской области, 1993 г.

Страницы: 1, 2, 3