В настоящей пояснительной записке содержится решение задачи и анализа доходов отдела фирмы, занимающейся розничной торговлей детскими игрушками с помощью табличного процессора MS Excel.

Сформирована таблица продаж, ввод данных предусмотрен с помощью формул, выполнена сортировка, фильтрация данных в списке, сформированы промежуточные итоги по ежемесячной прибыли от продажи всех видов товаров, годовой прибыли от продажи каждого вида товаров., построена диаграмма, показывающая ежемесячную прибыль от каждого вида товаров, и годовую прибыль от продажи каждого вида товаров.

Общие сведения о Microsoft Excel

Microsoft Excel - ведущая программа обработки электронных таблиц. Первая версия MS Excel появилась в 1985 году и обеспечивала только простые арифметические операции в строку или в столбец. В 1993 году вышла пятая версия Excel, ставшая первым приложением Microsoft Office, которое включало язык Visual Basic for Applications (VBA). Начиная с Office 97 фирма Microsoft включает VBA во все приложения пакета Microsoft Office. В настоящее время MS Excel представляет собой достаточно мощное средство разработки информационных систем, которое включает как электронные таблицы (со средствами финансового и статистического анализа, набором стандартных математических функций, доступных в компьютерных языках высокого уровня, рядом дополнительных функций, встречающихся только в библиотеках дорогостоящих инженерных подпрограмм), так и средства визуального программирования (Visual Basic for Applications). Электронные таблицы позволяют производить обработку чисел и текста, задавать формулы и функции для автоматического выполнения, прогнозировать бюджет на основе сценария, представлять данные в виде диаграмм, публиковать рабочие листы и диаграммы в Интернете. С помощью VBA можно автоматизировать всю работу, начиная от сбора информации, ее обработки до создания итоговой документации как для офисного пользования, так и для размещения на Web-узле.

Популярность табличного процессора MS Excel позволяет предположить, что интерес к нему будет расти и дальше. Поэтому рассмотрение тех или иных задач, которые можно решить с использованием его возможностей, будет расширять области применения MS Excel как в учебном процессе, так и для автоматизации многих расчетов в производственной сфере. В предлагаемой книге на различных примерах продемонстрированы широкие возможности MS Excel для решения математических, экономических и других задач. MS Excel используется здесь как средство для проведения расчетов, визуализации их в виде таблиц, графиков, сводных таблиц и др. Представленные в книге примеры и задачи, а также большое количество индивидуальных заданий, предназначены для углубленного освоения возможностей этого табличного процессора. Изложение в первую очередь ориентировано на MS Excel ХР, однако использовать материал книги можно, начиная с версии MS Excel 97, практически без изменений. Книга состоит из 9 глав, каждая из которых посвящена определенной тематике и использованию соответствующих возможностей MS Excel. В конце книги имеются три приложения. Материал книги может быть полезен:

* в качестве учебного пособия для студентов математических и экономических специальностей, изучающих MS Excel в различных курсах информатики, информационных технологий и систем обработки данных;

преподавателям при подготовке лекций и проведении практических и лабораторных работ;

пользователям -- для расширения профессиональных возможностей при использовании табличного процессора MS Excel.

Автор выражает благодарность Юрию Эдуардовичу Зайцу за помощь, оказанную при подготовке рукописи к изданию.

Формирование таблицы продаж в виде списка

Формирование таблицы продаж в виде списка, это позволяет упростить фильтрацию данных. Списки в MS Excel-- это таблицы, строки которых содержат однородную информацию. Строки таблицы называются записями, а столбцы -- полями записей. Столбцам присваиваются уникальные имена полей, которые заносятся в первую строку списка -- строку заголовка. На рабочем листе выделяются следующие области:

* диапазон данных-- область, где хранятся данные списка. Данные, связанные друг с другом, записываются в отдельные строки, каждому столбцу соответствует свое поле списка с уникальным именем поля;

диапазон критериев -- область на рабочем листе, в которой задаются критерии для поиска информации. В диапазоне критериев указываются имена полей и отводится область для записи условий отбора;

диапазон для извлечения -- область, в которую MS Excel копирует выбранные данные из списка. Этот диапазон должен быть расположен на том же листе, что и список. Если извлеченную информацию необходимо поместить на другой лист, ее копируют в буфер, а затем вставляют в нужное место.

Ввод данных в список

Существуют следующие способы ввода данных в список:

* использование формы данных, которая автоматически создается после определения заголовка списка с помощью команд меню Данные | Форма;

* ввод данных во вставляемые в список пустые строки -- в это случае имя диапазона списка переопределяется автоматически (непосредственно ввод данных);

* использование средства Автоввод и команды Выбрать из списка для ускорения работы;

* использование форм Access и дальнейший перенос данных на лист MS Excel;

* использование мастера шаблонов для преобразования рабочего листа MS Excel в форму;

* применение VBA -- соответствующая программа будет предоставлять форму или окно диалога для ввода данных и их последующего помещения в определенные ячейки рабочего листа MS Excel.

В ячейку розничная цена ввести формулу =С2+С2*$1$2 с указанием ячейки с наценкой. Абсолютная ссылка $1$2 Они используются, когда необходимо сохранение адресов ячеек при копировании формулы в другую ячейку. Для обозначения абсолютной ссылки перед номером строки и буквой столбца указывается знак доллара ($). Абсолютные ссылки удобны, когда данные зависят от одной ячейки или группы ячеек, например при использовании ячейки, содержащей курс доллара или размер процентной ставки. В ячейку прибыль ввести =E2*D2-C2*D2.

Создание формы для ввода информации командой

Данные-Форма

Поиск с помощью формы данных

Форма данных представляет собой средство для поиска и редактирования записей, которые удовлетворяют простому или множественному критерию сравнения. В форме данных условия в критерии должны соответствовать логической операции и. Здесь нельзя использовать логическую операцию или и конструировать вычисляемые критерии. В форме данных при вводе критерия для поиска некоторого фрагмента текста всегда считается, что шаблон поиска заканчивается символом *.

Поиск с помощью формы данных производится следующим образом:

* Поместите указатель ячейки в любое место внутри списка.

Выберите команду Данные | Форма, затем нажмите кнопку Критерии

В открывшемся окне введите критерии поиска в необходимых полях. Для перехода к записи, удовлетворяющей критерию, следует нажать кнопку Далее или Назад.

Выполнение сортировки

Выполнить сортировку данных с помощью кнопок на Панели инструментов. Сортировка предназначена для более удобного представления данных. Команда Данные | Сортировка открывает окно, в котором задаются ключи сортировки (столбцы или строки) и порядок сортировки В MS Excel используется следующий порядок сортировки:

Числа (от -со до +00 ).

Текст и формулы.

Значение ложь.

Значение истина.

Значения ошибок.

Пустые значения.

При использовании сортировки следует иметь в виду следующее:

П порядок сортировки данных в MS Excel зависит от национальных настроек MS Windows;

если необходимо упорядочить числовые величины в алфавитном порядке, нужно перед числовыми величинами ставить апостроф, либо отформатировать числа как текст, либо ввести число как формулу (например, ="345");

при сортировке списков, содержащих формулы, следует помнить, что относительные ссылки в формулах при перемещении записей могут привести к неправильным результатам, поэтому в списках лучше использовать формулы с абсолютными ссылками;

для возврата к первоначальному списку следует ввести перед базой дополнительное индексное поле, содержащее возрастающую с любым шагом числовую последовательность (например, г, 2, з, .. .). Тогда, выделив ячейку в столбце индексов и нажав кнопку. По возрастанию, вернемся к первоначальному списку;

имеется возможность отсортировать данные в каком-либо заданном порядке (например, по дням недели, месяцам и т. д.). Для этого в диалоговом окне Параметры сортировки, вызываемом командой Данные ( Сортировка | кнопка Параметры, служит поле Порядок сортировки по 1-му ключу (выбирается вариант порядка сортировки). Часто для этого нужно создавать собственный пользовательский список. Чтобы вернуться к обычному порядку -- выберите в поле Порядок сортировки по 1 -му ключу элемент Не производится;

даты и время должны быть введены в соответствующем формате либо с помощью функций даты или времени, т. к. для сортировки таких данных MS Excel использует внутреннее представление этих величин;

сортировка по полям, большим трех, осуществляется последовательными сортировками, начиная с ключей самого низшего уровня;

MS Excel может сортировать не только строки, но и столбцы.

Выполнение фильтрации данных в списке

Если необходимо просмотреть в списке только часть данных, то можно использовать фильтры, для того чтобы спрятать данные, которые не удовлетворяют заданным вами критериям. Эти данные не будут удалены, просто на экране они будут невидимы до тех пор, пока вы не отмените данный фильтр. В Excel для фильтрации по простым критериям (до двух условий) используется средство Автофилыпр (меню Данные / пункт Фильтр / Автофильтр), а для фильтрации по более сложным критериям, или если требуется скопировать записи в другое место или отобрать данные на основе вычисленного значения - Расширенный фильтр. Фильтры могут быть использованы только для одного списка на листе.

Чтобы отфильтровать список с помощью расширенного фильтра, столбцы списка должны иметь заголовки. На листе также должно быть не менее трех пустых строк выше списка. Эти строки будут использованы в качестве диапазона условий отбора. Для использования расширенного фильтра необходимо:

*скопировать из списка заголовки фильтруемых столбцов;

*вставить скопированные заголовки столбцов в первой пустой строке диапазона условий отбора;

ввести в строки под заголовками требуемые критерии отбора. Между значениями условий и списком должна находиться как минимум одна пустая строка;

указать ячейку в списке;

выбрать команду Данные / Фильтр / Расширенный фильтр;

чтобы скопировать отфильтрованные строки в другую область листа, установите переключатель Обработка в положение Скопировать результаты в другое место, затем в поле Поместить результат в диапазон укажите верхнюю левую ячейку области вставки;

ввести в поле Диапазон критериев ссылку на диапазон условий отбора, включающий заголовки столбцов.

В условия отбора расширенного фильтра может входить несколько условий, накладываемых на один столбец, несколько условий, накладываемых одновременно на несколько столбцов, а также условия, накладываемые на возвращаемое формулой значение. Чтобы задать для отдельного столбца три или более условий отбора, введите условия в ячейки, расположенные в смежных строках. Чтобы наложить условия отбора на несколько столбцов одновременно, введите условия в ячейки, расположенные в одной строке диапазона условий. Чтобы выбрать строки, удовлетворяющие одному из нескольких условий, наложенных на разные столбцы, введите условия в ячейки, расположенные в разных строках диапазона условий. Чтобы наложить сложное условие отбора, введите его составные части в отдельные строки диапазона условий.

Формирование промежуточных итогов по ежемесячной прибыли

Сформировать промежуточные итоги по ежемесячной прибыли от продажи всех видов товаров и годовой прибыли от продажи каждого вида товаров и разместить их на разных листах. Для решения этой проблемы Excel предлагает операцию подведения промежуточных итогов. Только после выполнения сортировки данных таблицы можно использовать команду Итоги из меню Данные, чтобы представить различную итоговую информацию. Эта команда добавляет строки промежуточных итогов для каждой группы элементов списка, при этом можно использовать различные функции для вычисления итогов на уровне группы. Кроме того, команда Итоги создает общие итоги.

Команда Итоги создает на листе структуру, где каждый уровень содержит одну из групп, для которых подсчитывается промежуточный итог. Вместо того чтобы рассматривать сотни строк данных, можно закрыть любой из уровней и опустить тем самым ненужные детали.

*Установили курсор в любую ячейку таблицы с данными.

*Выбрали пункт меню Данные-Итоги.

*В окне При каждом изменении в выбрали «Наименование» или «Дата продажи».

*В окне Операция выбрали Сумма.

*В окне Добавить итоги по выбрали Сумма (проверить, чтобы в остальных полях флажки отсутствовали).

*Включили флажок Итоги под данными. Если флажок этого параметра установлен, то итоги размещаются под данными, если сброшен - над ними.

*Нажали ОК, сняли выделение с таблицы и просмотреть результат на экране.

По промежуточным итогам с помощью мастера диаграмм построить гистограммы.

Для этого:

*Указать исходные данные, для чего на рабочем листе выделили в таблице блок ячеек. На стандартной панели инструментов нажать кнопку Мастер диаграмм, при этом на экране появится диалоговое окно Тип диаграммы.

*В диалоговом окне Тип диаграммы на вкладке Стандартные в опции Тип выбрать необходимый тип. Нажать кнопку Далее. Тип диаграммы может быть изменен и после ее создания.

*В открывшемся диалоговом окне Источник данных диаграммы, на вкладке Диапазон данных убедиться, что в группе Ряды включена опция Столбцах. Данные автоматически разделяются на ряды данных и категории. Данные каждого ряда выделены своим цветом. Категории - это метки по оси X, расположенной горизонтально. Обратить внимание, что в выделенном диапазоне данных заголовки строк таблицы автоматически становятся метками оси X, а заголовки столбцов - именами рядов данных, которые отражаются в качестве элементов легенды диаграммы. Переключив опцию Строках, просмотреть, как изменится изображение диаграммы, после чего вновь включите опцию Столбцах. В этом же окне можно заново указать исходный диапазон данных для построения диаграммы, нажав цветную кнопку справа от поля Диапазон, которая позволяет временно убрать диалоговое окно с экрана. Восстанавливается диалоговое окно повторным нажатием этой же кнопки.

*На вкладке Ряд отражаются адреса ячеек таблицы, задающие имя ряда данных, его значения и подписи меток оси X. Используя вкладку Ряд, можно добавлять новые ряды данных и удалять с изображения диаграммы существующие.

*Просмотреть содержимое вкладки Ряд и нажали Далее. *В открывшемся диалоговом окне Параметры диаграммы на вкладке Заголовки щелкнуть левой кнопкой мыши в поле Название диаграммы и ввести с клавиатуры название. В правой части окна можно увидеть, как будет выглядеть диаграмма. Нажать кнопку Далее.

*В открывшемся диалоговом окне Размещение диаграммы в группе Поместтьи диаграмму на листе включили опцию Имеющемся и нажали кнопку Готово.

*В результате выполненных действий на экране появилась созданная гистограмма, изображение которой может не удовлетворить пользователя, так как при построении диаграммы при помощи Мастера диаграмм Excel использует собственные форматы и установки. *Дальнейший этап работы с диаграммой предусматривает настройку ее отображения, что можно осуществлять как при помощи главного или контекстного меню, так и при помощи панели инструментов Диаграммы, которая появляется на экране одновременно с построенной диаграммой или подключается путем использования команды меню Вид-Панели инструментов-Диаграммы.

Создание свободной таблицы

Средство Сводная таблица представляет собой еще один инструмент организации и подведения итогов данных. Этот инструмент комбинирует возможности работы со списками.

Сводная таблица является специальным типом таблицы, которая подытоживает информацию из конкретных полей списка или базы данных. При создании сводной таблицы с помощью Мастера можно задать нужные поля, организацию таблицы (ее макет) и тип выполняемых вычислений Сводные таблицы обеспечивают удобный интерфейс для анализа данных различной сложности и разного объема, а также возможность быстрой перестройки макета сводной таблицы фактически только с помощью мыши без применения сложного программирования.

Сводная таблица - это средство для упорядочивания информации. При создании сводной таблицы пользователь распределяет информацию, указывая, какие элементы и в каких полях будут содержаться. Для создания сводных таблиц используются различные источники данных. Это могут быть списки и таблицы, расположенные на рабочих листах Excel, либо внешние источники данных (таблицы, созданные с помощью других программ).

Сводная таблица является многомерной и всегда связана с источником данных. Она предназначена только для чтения, а изменения можно вносить в исходные таблицы. При этом можно изменять форматирование сводных таблиц, выбирать различные параметры вычислений. Для большей наглядности на основе сводной таблицы можно создать диаграмму, которая будет перестраиваться при изменении сводной таблицы. По исходным данным с помощью мастера построить на новом листе сводную таблицу.

*Установить курсор в любую ячейку с данными исходной таблицы.

*Выбрать пункт меню Данные-Сводная таблица.

*В группе создать таблицу на основе данных, находящихся установили переключатель в Списке или базе данных Microsoft Excel.

*В группе Вид создаваемого отчета установить переключатель Сводная таблица и нажать кнопку Далее.

*Проверить, что в появившемся окне в опции Диапазон указан весь диапазон ячеек исходной таблицы, и нажать Далее.

*В опции Поместить таблицу в установить переключатель в новый лист и нажать кнопку Макет.

*При помощи мыши перетащить необходимые поля, нажали ОК.

*Нажать Готово. Для управления просмотром данных сводной таблицы используются кнопки со стрелками, с помощью которых можно выбрать, какие элементы выводить на экран. С помощью подбора параметра (команда Сервис-Подбор Параметра...) определили размер надбавки на товар, чтобы получить желаемую прибыль. Средство Подбор параметра предназначено для получения заданного значения в целевой ячейке путем подбора значений в ячейке-параметре. С помощью данного средства можно найти аргумент, при котором получается задаваемое решение. При этом ячейка-параметр должна содержать значение, но не формулу и влиять на результат, который требуется получить.

Список литературы:

1 Алейников А.Л.. MS Excel 7.0 за 1 час. - М.: Финансы и статистика, 1997.

2. «Компьютерра» Компьютерный еженедельник №3 за 1997 год.

3. Фролов, А.В Г.В. Фролов. Пакет MS Excel и его возможности. - М.: Диалог-МИФИ

4. Рудикова Л. B.Microsoft Excel для студента, - СПб.: БХВ- Петербург, 2006. -368 с: ил.