Аналіз методів автоматизації обробки облікової інформац

Аналіз методів автоматизації обробки облікової інформац

31

Міністерство освіти і науки України

Уява про те, що таке база даних, ми можемо отримати, заглянувши в свою записну книжку, заповнену однотипними записами, що зберігають інформацію про фамілії, імена, адреси і телефони друзів, родичів і знайомих. При необхідності ми звертаємось до цієї “ Бази даних ”, щоб отримати ту чи іншу інформацію.

Бази даних, що створюються в запам'ятовуючих пристроях комп'ютера, подібні картотекам, але на відміну від записної книжки можуть містити сотні і тисячі записів, що зберігають сукупність взаємопов'язаної інформації про ті чи інші об'єкти. Головна перевага, яку нам дає перехід до автоматизованого ведення бази даних - швидкий пошук необхідної інформації і представлення її в потрібній формі.

Так, автоматизована картотека обліку робітників підприємства дає можливість співробітнику відділення кадрів за кілька секунд отримати інформацію на такі запити:” Видати список співробітників, що знаходяться у відпустці в тому числі: в чергових, учбових, за дозволом адміністрації… ” чи “ видати список співробітників, що закінчують в наступному році вищі навчальні заклади ” і т.д.

На невеликих фірмах працівники власноруч створюють свої бази даних, які притаманні тільки цій фірмі, цим самим відкидаючи купівлю дорогого програмного забезпечення у інших фірм. Для створення своєї бази даних необхідно мати хоча б один ПК із в строєним в ньому необхідним для цього пакетом програм.

База даних - це єдине, централізоване сховище даних певної предметної області ( під предметною областю тут розуміють, наприклад школу, університет, підприємство, район та ін.), до якої мають доступ багато програм. Процес створення комп'ютерної бази даних складається з переносу інформації з традиційних паперових документів (картотек, таблиць ) на магнітні диски комп'ютера. Послідовність даних, що записуються на магнітний диск комп'ютера, називають файлом бази даних. Файл бази даних складається з окремих записів, кожен з яких вміщує інформацію про один елемент бази даних: одну людину, книжку, продукцію, рейс тощо. Запис файлу складається з окремих полів, кількість яких відповідає числу граф таблиці чи числу стрічок, що заповнюються. Створення бази даних починається з опису структури записів, що в ній зберігаються. Термін ведення бази даних характеризує операції, що виконуються над базою даних для підтримки її в актуальному стані. Процес внесення змін і виправлення помилок в документах бази даних називається редагуванням. Використання бази даних припускає виконання дій по пошуку й одержанню в заданому вигляді збереженої в ній інформації.

1 Загальні відомості

Особливості розробки баз даних.

Програми для роботи з базами даних являються чи не самим поширеним видом програмного забезпечення. Вони мають більш ніж тридцятилітню історію розвитку зі збереженням наслідування та стійких традицій. Їх ідеологічна цілісність пояснюється тим, що в основі програм такого роду лежить концепція моделі даних, тобто деякої абстракції представлення даних. У більшості випадків передбачається, що дані представлені у вигляді наборів, що складаються із записів. Структура всіх записів в наборі однакова, а кількість записів являється змінною. Елементи даних, з яких складається кожний запис, називають полями.

При розробці бази даних переслідуються такі основні цілі:

- задоволення особистих потреб чи потреб організації в періодичному чи регулярному одержанні інформації довідкового чи економічного характеру;

- усунення чи мінімізація дублювання даних. Для досягнення цієї мети у великих організаціях необхідно використовувати розподілені бази даних, у яких для збереження інформації використовуються кілька серверів. На кожному із серверів зберігається окрема база даних, але усі вони зв'язані між собою за допомогою локальних чи глобальних мереж таким чином, щоб їх можна було використовувати як єдину базу даних;

- забезпечення групам користувачів швидкого доступу до окремих інформаційних елементів бази даних відповідно до їхніх прав і потреб.

- забезпечення можливості наступного розширення бази даних для задоволення постійно зростаючих потреб організації. Під розширенням у даному випадку мається на увазі установка додаткового програмного забезпечення, приведення у відповідність вимогам державних стандартів, що змінюються, впровадження нових програм обробки документів і програм підтримки прийняття рішень;

- підтримка цілісності бази даних, що дозволяє забезпечити використання тільки правильної, попередньо перевіреної інформації;

- запобігання доступу до бази даних неавторизованих користувачів;

- дозвіл доступу тільки до визначених інформаційних елементів бази даних, необхідних окремим категоріям користувачів в процесі їхньої роботи. Наприклад, права перегляду чи зміни визначених таблиць бази даних можуть бути надані тільки конкретним групам користувачів;

- додавання чи редагування інформації бази даних тільки авторизованими користувачами.

Всі програми для роботи з БД підтримують в тій або іншій формі чотири основні операції:

- додати в базу даних один або декілька записів;

- видалити з бази даних один або декілька записів;

- знайти в базі даних один або декілька записів, що задовольняють заданим умовам;

- обновити в базі даних значення декількох полів в одному або декількох записах.

Більшість таких програм підтримують, окрім цього, механізм зв`язків між різними наборами, що входять в базу. Наприклад, зв`язок може встановлюватись явним чином, коли значенням деяких полів є посилання на дані що містяться в іншому наборі, такі БД називаються мережевими; або ж зв`язок може встановлюватись неявним чином, наприклад по співпаданню значень полів в різних наборах, такі БД називаються реляційними .

Тепер практично неможливо уявити сучасний світ без повсякденного і широкого застосування комп'ютерних технологій. Комп'ютер став неодмінним атрибутом робочого місця багатьох професій.

Виготовлення програмного забезпечення зараз є задачею не поодиноких програмістів, а являє собою високотехнологічну галузь.

Розроблена в даній курсовій роботі програма стане незамінним помічником на будь-яких підприємствах та установах , які виконують операції купівлі , виготовлення, продажу товарів. На сьогоднішній день можна говорити про актуальність цієї програми , а тому вона знайде широке практичне застосування на виробництві при виконанні обрахунків.

2 Функціональне призначення

Автоматизація і нові технології переробки інформації мають значні переваги в порівнянні з ручною. Особливо вони помітні там, де доводиться виконувати повторювані задачі, які передбачають запрограмовані рішення, чи задачі з великим об'ємом обчислень або чисто механічної праці [3].

Розроблена в даній курсовій роботі програма призначена для полегшення роботи з великими масивами даних, які існують на складах. Комп'ютер може швидко зчитувати та опрацьовувати дані про товар, що значно полегшує і прискорює виробничий процес. Програма може здійснювати сортування даних, пошук, редагування та друк на принтері. Програма дозволяє звести до мінімуму затрати ресурсів там, де це можливо зробити автоматизованими методами, а також значно зекономити час на виконання обрахунків та обробку баз даних. Дана програма досить проста і зручна у використанні, а тому буде зрозуміла будь-якому користувачу.

3 Аналіз методів рішення задачі

Роботу над поставленим переді мною завданням, я розпочав з вибору середовища програмування. Адже потрібно було врахувати всі нюанси обробки інформації, яка має великі розміри. Фактично обробка такого виду інформації є не що іншим, як робота з базою даних.

Під базою даних (БД) розуміється велика кількість однорідних даних, організованих певним чином, що відносяться до деякої предметної області і зберігаються на комп'ютерних носіях. БД створюються за необхідністю обробки великих об'єктів однорідних даних. Таких як: списки абітурієнтів, співробітників підприємств (анкетні дані), пропозиція товарів на ринку, облік товарів на складах і т.д.

Робота в БД містить у собі такі етапи:

- створення структури БД;

- введення даних;

- редагування структури і даних;

- пошук інформації в БД;

- оформлення звітів.

У Access БД - файл, містить дані у вигляді однієї чи декількох таблиць. Таблиця в БД складається з рядків (записів) і стовпців (полів). Запис містить інформацію про один елемент БД: людину, книгу, одиницю продукції і т.д. і складається з полів, що формують структуру запису [4].

Поле - це мінімальна (найважливіша) порція інформації в записі, над якою визначені операції введення, виведення, перетворення і т.д. Кожне поле має своє значення, ім'я, характеризується типом. Розглянемо типи даних, які можна зберігати в таблицях Access 2003. Текстовий. Текстові дані складаються з букв цифр і спеціальних символів. Їх можна тільки записати, але з ним не можна робити ніякі дії. (Приклади: імена, адреси, назви міст, назви виробів). МЕМО. У полі МЕМО можуть зберігатися тексти великого розміру. Поля МЕМО займають багато місця, тому їх вводити в таблицю екомендується тільки за необхідності. Числовий - зберігаються звичайні числа. Ці поля використовуються для проведення обчислень. Поля дата / час - зберігаються значення дат і часу (у форматі, аналогічному формату Excel 2003. Access 2003 дозволяє використовувати встановлені в Windows стандарти і вводити дані у форматі необхідної країни.) Грошовий - зберігаються грошові значення, округлені і вирівняні по десятковому роздільнику. Розпізнаються національні стандарти і використовується національна грошова одиниця. Поле лічильника - зберігаються наступні номери, по одному номеру для кожного запису в таблиці. (При додаванні записів у таблицю Access автоматично поновлює значення цього поля.) Логічне поле Так/ні використовується, щоб показати наявність чи відсутність елемента, або дати відповідь на питання. Об'єкти OLE - це вбудовані об'єкти типу діаграм, створених Excel 2003. У базах даних Access 2003 можуть зберігатися всі типи OLE- сумісних впроваджених об'єктів. (Object Linking & Embedding - зв'язування і впровадження об'єктів з інших програм, які можна вставити в таблицю Access 2003. Гіперпосилання. Наприклад адреса вузла Web сторінки в Internet. У кожній таблиці БД Access має задаватися первинне ключове поле. Первинне ключове поле - це поле в якому не міститься однакових записів. Таке поле має бути унікальним для кожного запису. Користувач може сам призначити ключове поле, а може доручити Access автоматично додати ключове поле в таблицю. У цьому випадку до ключового поля буде застосована автоматична нумерація, щоб у кожному ключовому полі містилися різні значення. Поняття ключового поля використовується в Access для швидкого й однозначного пошуку необхідних значень.

А так як суттєвих недоліків даного програмного середовища в вирішені поставленої задачі, я не бачу, той програмним фундаментом для даної курсової роботи було обрано Access.

4 Опис логічної структури задачі

Програма розроблена в даній курсовій роботі, згідно з технічним завданням, призначена для вирішення задачі обробки автоматизації облікової інформації. Робота даної програми починається з настройки параметрів виконання програми в Access. Існує кілька способів створення структури БД у Access 2003:

- використання майстра БД;

- використання конструктора таблиці.

Існує цілий набір майстрів БД, що дозволяють будувати БД по наборах існуючих шаблонів. Такі майстри можуть побудувати цілий спектр БД таких як:

- адресна книга;

- бібліотека;

- основні фонди;

- тренування і т.д.

Однак у більшості випадків майстри не можуть створити точно такий тип бази даних, який потрібний користувачу і її буде необхідно змінювати після закінчення роботи майстра. Змінити існуючу БД не маючи досвіду роботи з Access досить складно, тому варто створювати свою БД вручну. Запустивши Access і вибравши параметр Нова база даних - OK, необхідно ввести назву нової БД і натиснути кнопку Створити, щоб вивести на екран вікно бази даних. У вікні БД перелічуються назви об'єктів вашої майбутньої БД і відображається центральна панель керування для роботи з Access. Об'єкт БД - це частина БД Access. Наприклад таблиця Access - об'єкт, звіт БД у якому надруковані дані це теж об'єкт. Але самі дані не є об'єктами. В якості об'єктів Access 2003 можуть використовуватися:

1. Таблиці - це зв'язані дані в базі.

2. Запити - записані в пам'ять інструкції з вибору даних для складання звітів, аналізу і керування даними.

3. Форми - це екранний варіант паперових форм чи бланків, що використовується для введення даних у таблицю.

4. Звіти - надруковані списки вибрані з бази даних.

5. Макроси - списки команд, що зберігаються в пам'яті, які повинна виконати для вас програма Access

6. Модулі - програми, написані мовою Visual Basic для програм, за допомогою яких можна автоматизувати будь-яку процедуру, що виконується в БД.

Вкладка таблиця знаходиться першою у вікні БД, і не випадково, оскільки створення таблиці полягає у введенні даних, які надалі використовують інші об'єкти БД.

1. У вікні БД вибрати вкладку Таблиці і клацнути кнопку Створити.

2. Вибрати опцію Конструктор, щоб відобразити структуру таблиці, що створюється з відносними полями і їх властивостями.

3. Ввести ім'я першого поля БД. Це ім'я не має ніякого відношення до типів даних, що можливо, зберігаються в даному полі таблиці, але дозволяє звертатися до поля при створенні таблиці. Тільки коли закінчиться створення рядків таблиці, потрібно буде ввести в таблицю дані.

4. Натиснути ТАВ для вибору типу даних поля із списку Тип Даних, що розкривається.

5. За необхідності натиснути ТАВ і ввести опис поля, що полегшить роботу згодом.

Після введення імені, типу даних і опису (не обов'язково) необхідно в більшості випадків задати ще і властивості полів. Для кожного типу даних можна встановлювати різні набори властивостей поля. При створенні таблиці можна установити такі значення властивостей поля:

розмір поля - обмежує кількість символів, що можуть вводитися в дане поле, забороняючи таким чином наступне введення даних у це поле;

формат поля - відображається список, що розкривається, з переліком форматів, що можуть застосовуватися для даних цього поля;

підпис - містить текст, що відображається, при введенні користувачем даних у це поле таблиці. Якщо не вказати підпис, то Access буде використовувати тип поля;

значення за замовчуванням - значення, що додається в поле за замовчуванням, яке з'являється при введенні користувачем даних у таблицю;

обов'язкове поле - містить “Так” чи “Ні”, щоб вказати Access чи обов'язково вводити значення в це поле до того як користувач може зберегти запис даних у таблиці. Якщо розглянуте поле визначене як ключове, тоді в рядку обов'язкове необхідно вказати ТАК;

число десяткових знаків - визначається кількість десяткових знаків установлених за замовчуванням.

Якщо ви закінчили додавання полів у таблицю, то не зможете закрити таблицю в режимі конструктора, не вказавши її ключового поля. Access може додати ключове поле використовуючи формат автоматичної нумерації. Вручну ключове поле можна задати, клацнувши ліворуч від імені поля, а потім клацнувши на панелі інструментів кнопку Ключове поле. Після завдання ключового поля необхідно зберегти таблицю використовуючи кнопку на панелі інструментів Зберегти [6].

5 Технічні засоби, що використовуються у програмі

Для коректної роботи програми необхідна наступна конфігурація комп'ютера :

Процесор - Intel , AMD (Тактова частота не менше 1,92 ГГц).

Жорсткий диск 40 Гбайт.

Тип монітору - SVGA.

Розширення екрана, 32-бітна палітра кольорів.

Об'єм оперативної пам'яті - 512 MB.

Наявність клавіатури , миші.

7. OS: Windows XP (Serviсe pack 2)

8. Установлений пакет програм Microsoft Office Professional 2003 (Microsoft Word 2003, Microsoft Access 2003)/

Щоб викликати дану програму треба знайти необхідний нам файл і відкрити його. Програма при запуску повністю завантажується в оперативну пам'ять і при подальшому функціонуванні не підвантажується з вінчестера. Після її запуску перед користувачем з'явиться діалогове вікно програми, яке готове для безпосередньої роботи.

6.2 Вхідні дані

Вхідними даними є запит користувача.

6.3 Вихідні дані

Вихідними даними є інформація з БД , що виводиться у діалогове вікно у відповідності із введеним запитом.

6.4 Інструкція для користувача

У оболонці Norton Commander за допомогою натиснення комбінації клавіш Alt+F1 на екрані з'явиться меню вибору диску. За допомогою клавіш “”, “” виберемо диск D. Ввійшовши у каталог Access наведемо курсор на файл a.Acc. і натиснемо клавішу Enter.

У оперативну пам'ять завантажиться СУБД Access, яка автоматично запустить на виконання файл \a.Acc.mdb”. Після його запуску перед користувачем з'явиться діалогове вікно програми, яке готове для безпосередньої роботи (рисунок 6.1).

Рисунок 6.1- Головне вікно програми

Як бачимо наше діалогове вікно має досить багато кнопок, такі як: Додати, Видалити, Зберегти, Копіювати, Пошук . Також ми можемо дивитись запис товарів за допомогою кнопок 31

,які знаходяться внизу діалогового вікна, а також перехід по записам кнопкою Tab.

Наведемо конкретний приклад роботи з програмою.

Наприклад, ми хочемо видалити якійсь запис. Ми наводемо курсором або стрілками “ ” на кнопку «видалити» і натискаєм її. З'являться наступне вікно (див. рисунок 6.2).

Рисунок 6.2 - Вікно попередження про видалення запису бази данних

Якщо ми натискаєм кнопку “Да”, то інформація видаляється (див. рисунок 6.3).

Рисунок 6.3 - Результат видалення запису з бази даних

Якщо ж ми натискаємо кнопку “Ні”, то наша інформація зберігається і на екрані з'являється наступне вікно (рисунок 6.4).

Рисунок 6.4 - Переривання процесу видалення з бази даних

Щоб додати запис, треба натиснути кнопку “Додати “ і у відповідні поля ввести потрібну інформацію. Для збереження натискаємо кнопку “Зберегти”. Для копіювання запису знаходимо потрібний нам запис і натискаємо кнопку “Копіювати”, а потім кнопку “Зберегти”.

Для пошуку запису натискаємо кнопку “Пошук”, на екрані з'являється наступне вікно (див. рисунок 6.5).

Рисунок 6.5 - Пошук даних в базі даних

За його допомогою можна виконати як пошук так і заміну записів.

Для пошуку вводимо слово для пошуку і обираємо умови пошуку і натискаємо кнопку “Найти далее”.

Для заміни обираємо закладку “Замена ” і вікно приймає наступний вигляд (див. рисунок 6.5).

Рисунок 6.5 - Настроювання параметрів заміни елементів бази даних

Для заміни запису вводимо зразок і слово для заміни.

Для виходу з програми натискаємо кнопку “Вихід” або Alt+F4.

Отже при роботі з програмою використовується клавіатура або миша. Меню в програмі досить просте, перехід по пунктах меню відбувається за допомогою клавіш управління курсором або клацанням миші. Програма працює в інтерактивному режимі, тобто реагує на кожну дію користувача, в чому ми впевнились на конкретних прикладах.

Висновки

В даній курсовій роботі було проведено аналіз методів автоматизації обробки облікової інформації і, як результат, було розроблено комплекс програм по швидкому пошуку інформації про товар, який відповідає основним вимогам до сучасних програмних розробок, для забезпечення автоматизації роботи товарів на складі: точність розрахунків, можливість оновлення нового товару, зручний інтерфейс, який мінімально спрощений для користувача. Це дає нам право говорити про конкурентоспроможність розробленої програми і можливість практичного її використання для вирішення реальних завдань.

Список літератури

1. А. Хомоненко. База даних: учебное пособие, - М.: Корона Принт, 2003. - 103с.

2. О. Н. Романюк. Організація баз даних і знань. - Вінниця: ВДТУ, 2001. - 103с.

3. Шевченко Н.А. Access 2003. Искуство создания баз данных.- М.: НТ Пресс, 2005.- 160с.

4. В.М. Дубовий, Р.Н.Квєтний. Методичні вказівки до лабораторних робіт з програмування та застосування ЕОМ . Навчальне видання. -Вінниця, ВПІ, 1992.

5. В.М. Вержбицкий. Основы численных методов. - М.: Высшая школа, 2002.-136с.

6. Р.Н.Кветний. Методи комп'ютерних обчислень. Навчальний посібник.- Вінниця: ВДТУ, 2001.-148с.

Додаток А

Лістинг програми

Додаток Б

Схема функціонування програми

31

31

Так

Додаток В

Тестовий приклад

Рисунок В.1 - Приклад роботи з програмою

Рисунок В.2 - Дані, введені в базу