Как известно, целью экономической деятельности любой фирмы как в сфере материального производства, так и в сфере обслуживания населения является производство товаров или услуг с требуемым качеством и минимальными затратами трудовых и материальных ресурсов, в конечном итоге -- получение прибыли. Достижение этой цели -- задача многоплановая, решение которой зависит от творческих способностей всех сотрудников фирмы, т.е. от того, какие решения принимает каждый участник производственного процесса от руководителя до рядового исполнителя на своем участке производства.

Однако, задача это весьма проблематичная и порою сложно выполнимая, так как приходится обрабатывать огромные массивы информации математического, расчетного и экономического характера. И именно табличные процессоры могут помочь в обработке этой информации, позволяя быстро, удобно и точно обработать любые массивы информации.

Процесс принятия оптимального решения определяется обработкой и анализом достаточно большого объема информации и включает в себя следующие этапы:

1. Сбор и анализ информации по решаемой задаче;

2. Определение вариантов допустимых решений;

3. Выбор оптимального варианта -- принятие решения;

4. Оформление решенной задачи в форме системы технической документации, действующей на предприятии.

В современных экономических условиях решение поставленных задач обеспечивает применение автоматизированных систем обработки информации с максимальным использованием пакетов прикладных программ.

Сегодня мы являемся свидетелями уникального технологического явления -- практически ежегодного появления компьютеров и прикладных программных продуктов с новыми техническими характеристиками.

Следует отметить два важных свойства современных прикладных программных систем:

во-первых, они позволяют разрабатывать автоматизированные системы обработки информации специалистам, не владеющим профессионально языками программирования;

во-вторых, модификации прикладных программных систем, как правило, обладают преемственностью с предыдущими версиями.

Как показала практика, наибольшее применение получили такие программные системы, как текстовые редакторы, системы управления базами данных (СУБД), электронные процессоры (электронные таблицы), графические редакторы (в том числе системы автоматизированного проектирования CAD/CAM) и коммуникационные программы.

Актуальность представленной темы состоит в том, что электронные таблицы являются основой при автоматизации любых расчетов: от простых арифметических операций до создания сложных математических систем интеллектуального анализа данных, которые находят применение в системах управления качеством продукции промышленных предприятий и используются крупными торговыми фирмами при анализе рынков сбыта.

Именно табличным процессорам и будет уделено особое внимание в процессе разработки данной дипломной работы.

Объект исследования - табличные процессоры.

Предмет исследования - основные характеристики и возможности табличных процессоров.

Цель выпускной квалификационной работы - исследование, анализ и оценка возможностей и особенностей табличных процессоров.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

* определить назначение и области применения табличных процессоров;

* рассмотреть особенности функционирования конкретных табличных процессоров: OpenOffice.org Calc, Microsoft Excel 2007, Zoho Sheet, EditGrid;

* провести сравнительный анализ, посредством которого выявить достоинства и недостатки рассмотренных табличных процессоров.

Выпускная квалификационная работа состоит из введения, трех глав, заключения, глоссария, библиографического списка, приложения.

Во введении обоснована актуальность дипломной работы, поставлена цель, сформулированы задачи, определен объект и предмет исследования.

Первая глава раскрывает понятие, характеристики, назначение и области применения табличных процессоров, а также содержит обзор наиболее популярных табличных процессоров.

Вторая глава проводит характеристику табличного процессора Excel 2007.

Третья глава представляет примеры использования возможностей Excel 2007. В заключении представлены краткие выводы о проделанной работе.

Глоссарий включает в себя набор терминов встречающихся в данной дипломной работе.

1. Понятие электронных таблиц и табличных процессоров
1.1 Основные элементы электронной таблицы

В повседневной жизни человек постоянно использует таблицы: дневник в школе, расписание электричек, расписание занятий и т.д. Персональный компьютер расширяет возможности использования таблиц за счёт того, что позволяет не только представлять данные в электронном виде, но и обрабатывать их. Класс программного обеспечения, используемый для этой цели, называется табличными процессорами или электронными таблицами. Основное назначение табличных процессоров - обработка таблично организованной информации, проведение расчётов на её основе и обеспечение визуального представления хранимых данных и результатов их обработки в виде графиков, диаграмм. Табличный процессор или электронная таблица - это интерактивная система обработки данных, в основе которой лежит двухмерная таблица. Ячейки таблицы могут содержать числа, строки или формулы, задающие зависимость ячейки от других ячеек. Пользователь может просматривать, задавать и изменять значение ячеек. Изменение значение ячейки ведет к немедленному изменению значений зависящих от нее ячеек. Табличные процессоры обеспечивают также задание формата изображения, поиск, сортировку. Применение электронных таблиц упрощает работу с данными и позволяет получать результаты без проведения расчётов вручную. Расчёт по заданным формулам выполняется автоматически. Изменение содержимого, какой-либо ячейки приводит к перерасчёту значений всех ячеек, которые связаны с ней формульными отношениями. Электронные таблицы используются во всех сферах человеческой деятельности, но особо широко используются для проведения экономических и бухгалтерских расчётов.

В настоящее время наиболее популярными и эффективными пакетами данного класса являются Excel, Calc, Quatro Pro, Lotus 1-2-3.

Электронная таблица - компьютерный эквивалент обычной таблицы, в клетках (ячейках) которой записаны данные различных типов: тексты, даты, формулы, числа.

Результат вычисления формулы в клетке является изображением этой клетки. Числовые данные и даты могут рассматриваться как частный случай формул. Для управления электронной таблицей используется специальный комплекс программ - табличный процессор.

Главное достоинство электронной таблицы - это возможность мгновенного пересчета всех данных, связанных формульными зависимостями при изменении значения любого операнда.

При работе с табличным процессором на экран выводится прямоугольная таблица, в клетках которой могут находиться числа, пояснительные тексты и формулы для расчета значений в клетке по имеющимся данным (рис.1). То есть программные средства для проектирования электронных таблиц называют табличными процессорами. Они позволяют не только создавать таблицы, но и автоматизировать обработку табличных данных. С помощью электронных таблиц можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решение различных хозяйственных ситуаций и т.д.

Функции табличных процессоров весьма разнообразны:

- создание и редактирование электронных таблиц;

- создание многотабличных документов;

- оформление и печать электронных таблиц;

- построение диаграмм, их модификация и решение экономических задач графическими методами;

- создание многотабличных документов, объединенных формулами;

- работа с электронными таблицами как с базами данных: сортировка таблиц, выборка данных по запросам;

- создание итоговых и сводных таблиц;

- использование при построении таблиц информации из внешних баз данных;

- создание слайд-шоу;

- решение оптимизационных задач;

- решение экономических задач типа “что - если” путем подбора параметров;

- разработка макрокоманд, настройка среды под потребности пользователя и т.д.

Строки, столбцы, ячейки и их адреса

Рабочая область электронной таблицы состоит из строк и столбцов, имеющих свои имена. Имена строк - это их номера. Нумерация строк начинается с 1 и заканчивается максимальным числом, установленным для данной программы. Имена столбцов - это буквы латинского алфавита сначала от А до Z , затем от АА до AZ , ВА до BZ и т. д.

Максимальное количество строк и столбцов определяется особенностями используемой программы и объемом памяти компьютера, Современные программы дают возможность создавать электронные таблицы, содержащие более 1 млн. ячеек, хотя для практических целей в большинстве случаев этого не требуется.

Пересечение строки и столбца образует ячейку таблицы, имеющую свой уникальный адрес. Для указания адресов ячеек в формулах используются ссылки (например, А2 или С4).

Ячейка - область, определяемая пересечением столбца и строки электронной таблицы.

Адрес ячейки - определяется названием (номером) столбца и номером строки.

Ссылка - способ (формат) указания адреса ячейки.

Указание блока ячеек

В электронной таблице существует понятие блока (диапазона) ячеек, также имеющего свой уникальный адрес. В качестве блока ячеек может рассматриваться строка или часть строки, столбец или часть столбца, а также прямоугольник, состоящий из нескольких строк и столбцов или их частей (рис. 1). Адрес блока ячеек задается указанием ссылок первой и последней его ячеек, между которыми, например, ставится разделительный символ - двоеточие <:> или две точки подряд <..>.

Рис. 1. Вид электронной таблицы на экране

Пример

Адрес ячейки, образованной на пересечении столбца G и строки 3, будет выражаться ссылкой G3.

Адрес блока, образованного в виде части строки 1, будет А1..Н1.

Адрес блока, образованный в виде столбца B, будет В1..В10.

Адрес блока, образованный в виде прямоугольника, будет D4..F5.

Каждая команда электронной таблицы требует указания блока (диапазона) ячеек, в отношении которых она должна быть выполнена.

Блок используемых ячеек может быть указан двумя путями: либо непосредственным набором с клавиатуры начального и конечного адресов ячеек, формирующих диапазон, либо выделением соответствующей части таблицы при помощи клавиш управления курсором. Удобнее задавать диапазон выделением ячеек.[2]

Типичными установками, принимаемыми по умолчанию на уровне всех ячеек таблицы, являются: ширина ячейки в 9 разрядов, левое выравнивание для символьных данных и основной формат для цифровых данных с выравниванием вправо.

Блок ячеек - группа последовательных ячеек. Блок ячеек может состоять из одной ячейки, строки (или ее части), столбца (или его части), а также последовательности строк или столбцов (или их частей).

Типовая структура интерфейса

Как видно на рис. 1, при работе с электронной таблицей на экран выводятся рабочее поле таблицы и панель управления. Панель управления обычно включает: Главное меню, вспомогательную область управления, строку ввода и строку подсказки. Расположение этих областей на экране может быть произвольным и зависит от особенностей конкретного табличного процессора.

Строка главного меню содержит имена меню основных режимов программы. Выбрав один из них, пользователь получает доступ к ниспадающему меню, содержащему перечень входящих в него команд. После выбора некоторых команд ниспадающего меню появляются дополнительные подменю.

Вспомогательная область управления включает:

• строку состояния;

• панели инструментов;

• вертикальную и горизонтальную линейки прокрутки.

В строке состояния (статусной строке) пользователь найдет сведения о текущем режиме работы программы, имени файла текущей электронной таблицы, номере текущего окна и т.п. Панель инструментов (пиктографическое меню) содержит определенное количество кнопок (пиктограмм), предназначенных для быстрой активизации выполнения определенных команд меню и функций программы. Чтобы вызвать на экран те области таблицы, которые на нем в настоящий момент не отображены, используются вертикальная и горизонтальная линейки прокрутки . Бегунки (движки) линеек прокрутки показывают относительную позицию активной ячейки в таблице и используются для быстрого перемещения по ней. В некоторых табличных процессорах на экране образуются специальные зоны быстрого вызова. При щелчке мыши в такой зоне вызывается соответствующая функция. Например, при щелчке мыши на координатной линейке вызывается диалог задания параметров страницы.

Строка ввода отображает вводимые в ячейку данные. В ней пользователь может просматривать или редактировать содержимое текущей ячейки. Особенность строки ввода - возможность видеть содержащуюся в текущей ячейке формулу или функцию, a не ее результат. Строку ввода удобно использовать для просмотра или редактирования текстовых данных.

Строка подсказки предназначена для выдачи сообщений пользователю относительно его возможных действий в данный момент.

Приведенная структура интерфейса является типичной для табличных процессоров, предназначенных для работы в среде Windows. Для табличных процессоров, работающих в DOS, чаще всего отсутствуют командные кнопки панелей инструментов и линейки прокрутки.

Рабочее поле - пространство электронной таблицы, состоящее из ячеек, названий столбцов и строк.

Панель управления - часть экрана, дающая пользователю информацию об активной ячейке и ее содержимом, меню и режиме работы.

Текущая ячейка и экран

Текущей (активной) называется ячейка электронной таблицы, в которой в данный момент находится курсор. Адрес и содержимое текущей ячейки выводятся в строке ввода электронной таблицы. Перемещение курсора как по строке ввода, так и по экрану осуществляется при помощи клавиш движения курсора.

Возможности экрана монитора не позволяют показать всю электронную таблицу. Мы можем рассматривать различные части электронной таблицы, перемещаясь по ней при помощи клавиш управления курсором. При таком перемещении по таблице новые строки (столбцы) автоматически появляются на экране взамен тех, от которых мы уходим. Часть электронной таблицы, которую мы видим на экране монитора, называется текущим (активным) экраном.

Окно, рабочая книга, лист

Основные объекты обработки информации - электронные таблицы - размещаются табличным процессором в самостоятельных окнах, и открытие или закрытие этих таблиц есть, по сути, открытие или закрытие окон, в которых они размещены. Табличный процессор дает возможность открывать одновременно множество окон, организуя тем самым «многооконный режим» работы. Существуют специальные команды, позволяющие изменять взаимное расположение и размеры окон на экране. Окна, которые в настоящий момент мы видим на экране, называются текущими (активными).

Рабочая книга представляет собой документ, содержащий несколько листов, а которые могут входить таблицы, диаграммы или макросы. Вы можете создать книгу для совместного хранения в памяти интересующих вас листов и указать, какое количество листов она должна содержать. Все листы рабочей книги сохраняются в одном файле. Заметим, что, термин «рабочая книга» не является стандартным. Так, например, табличный процессор Framework вместо него использует понятие Frame (рамка).[4]

1.2 Типы данных, используемых в электронных таблицах

Типы входных данных

В каждую ячейку пользователь может ввести данные одного из следующих возможных видов: символьные, числовые, формулы и функции, а также даты.

Символьные (текстовые) данные имеют описательный характер. Они могут включать в себя алфавитные, числовые и специальные символы. В качестве их первого символа часто используется апостроф, а иногда - кавычки или пробел.

Пример. Символьные данные:

Ведомость по начислению премии Группа Зин-509-01

Числовые данные не могут содержать алфавитных и специальных символов, поскольку с ними производятся математические операции. Единственными исключениями являются десятичная точка (запятая) и знак числа, стоящий перед ним.

Пример. Числовые данные:

100 -135

123.32 .435

Формулы. Видимое на экране содержимое ячейки, возможно, - результат вычислений, произведенных по имеющейся, но не видимой в ней формуле. Формула может включать ряд арифметических, логических и прочих действий, производимых с данными из других ячеек.

Пример . Предположим, что в ячейке находится формула +В5 + ( С5 + 2 * Е5) / 4. В обычном режиме отображения таблицы на экране вы увидите не формулу, а результат вычислений по ней над числами, содержащимися в ячейках В5, С5 и Е5.

Функции. Функция представляет собой программу с уникальным именем, для которой пользователь должен задать конкретные значения аргументов функции, стоящих в скобках после ее имени. Функцию (так же, как и число) можно считать частным случаем формулы. Различают статистические, логические, финансовые и другие функции.

Пример. Ячейка содержит функцию вычисления среднего арифметического значения множества чисел, находящихся в ячейках В4, В5, В6, В8. в следующем виде:

@AVG (В4 .. В6, В8).

Даты. Особым типом входных данных являются даты. Этот тип данных обеспечивает выполнение таких функций, как добавление к дате числа (пересчет даты вперед и назад) или вычисление разности двух дат (длительности периода). Даты имеют внутренний (например, дата может выражаться количеством дней от начала 1900 года или порядковым номером дня по Юлианскому календарю) и внешний формат. Внешний формат используется для ввода и отображения дат. Наиболее употребительны следующие типы внешних форматов дат:

- ДД-МММ-ГГ (04-Янв-95);

- МММ-ДД-ГГ (Янв-04-95);

- ДЦ-МММ (04-Янв);

- МММ-ГГ (Янв-95).

Внимание! Тип входных данных, содержащихся в каждой ячейке, определяется первым символом, который должен трактоваться не как часть данных, а как команда переключения режима:

если в ячейке содержатся числа, то первый их символ является либо цифрой, либо десятичной точкой, либо знаком числа (плюсом или минусом);

если в ячейке содержится формула, то первый ее символ должен быть выбран определенным образом в соответствии со спецификой конкретного табличного процессора. Для этого часто используются левая круглая скобка, знак числа (плюс или минус), знак равенства и т.п.;

ячейка, содержащая функцию, всегда использует в качестве первого специальный символ @ ;

если ячейка содержит символьные данные, ее первым символом может быть одинарная (апостроф) или двойная кавычка, а также пробел.

Логические данные используется в логических формулах и функциях. Данные этого типа отображаются в текущей ячейке следующим образом: если вводится любой отличное от нуля число (целое или дробное), то после нажатия клавиши <Enter> в этой ячейке будет выведено «Истина». Ноль отображается в соответствующей ячейке как «Ложь».

Это представление данных связано с понятием логической переменной, которая используется в алгебре логики. Одна служит для описания высказываний, которые могут принимать одно из двух возможных значений: «истина» (логическая единица) либо «ложь» (логический нуль). [8]

Форматирование числовых данных в ячейках

Вы можете использовать различные форматы представления числовых данных в рамках одной и той же электронной таблицы. По умолчанию числа располагаются в клетке, выравниваясь по правому краю. В некоторых электронных таблицах предусмотрено изменение этого правила. Рассмотрим наиболее распространенные форматы представления числовых данных.

Основной формат используется по умолчанию, обеспечивая запись числовых данных в ячейках в том же виде, как они вводятся или вычисляются.

Формат с фиксированным количеством десятичных знаков обеспечивает представление чисел в ячейках с заданной точностью, определяемой установленным пользователем количеством десятичных знаков после запятой (десятичной точки). Например, если установлен режим форматирования, включающий два десятичных знака, то вводимое в ячейку число 12345 будет записано как 12345,00, а число 0.12345 - как .12.

Процентный формат обеспечивает представление введенных данных в форме процентов со знаком % (в соответствии с установленным количеством десятичных знаков). Например, если установлена точность в один десятичный знак, то при вводе 0.123 на экране появится 12.3%, а при вводе 123 - 12300.0%.

Денежный формат обеспечивает такое представление чисел, где каждые три разряда разделены запятой. При этом пользователем может быть установлена определенная точность представления (с округлением до целого числа или в два десятичных знака). Например, введенное число 12345 будет записано в ячейке как 12,345 (с округлением до целого числа) и 12,345-00 (с точностью до двух десятичных знаков).

Научный формат, используемый для представления очень больших или очень маленьких чисел, обеспечивает представление вводимых чисел в виде двух компонентов:

- мантиссы, имеющей один десятичный разряд слева от десятичной точки, и некоторого (определяемого точностью, заданной пользователем) количества десятичных знаков справа от нее;

- порядка числа.

Пример. Введенное число 12345 будет записано в ячейке как 1.2345Е+04 (если установленная точность составляет 4 разряда) и как 1.23Е+04 (при точности в 2 разряда). Число .0000012 в научном формате будет иметь вид 1.2Е-06.

1.3 Используемые типы функций
Вычисления в таблицах производятся с помощью формул. Результат вычисления помещается в ячейку, в которой находится формула.

Формула начинается со знака плюс или левой круглой скобки и представляет собой совокупность математических операторов, чисел, ссылок и функций.

При вычислениях с помощью формул соблюдается принятый в математике порядок выполнения арифметических операций.

Формулы состоят из операторов и операндов, расположенных в определенном порядке. В качестве операндов используются данные, а также ссылки отдельных ячеек или блоков ячеек. Операторы в формулах обозначают действия, производимые с операндами. В зависимости от используемых операторов различают арифметические (алгебраические) и логические формулы.

В арифметических формулах используются следующие операторы арифметических действий:

+ сложение,

- вычитание,

* умножение,

/ деление,

^ возведение в степень.

Каждая формула в электронной таблице содержит несколько арифметических действий с ее компонентами. Установлена последовательность выполнения арифметических операций. Сначала выполняется возведение в степень, затем - умножение и деление и только после этого - вычитание и сложение. Если вы выбираете между операциями одного уровня (например, между умножением и делением), то следует выполнять их слева направо. Нормальный порядок выполнения операций изменяют введением скобок. Операции в скобках выполняются первыми.

Арифметические формулы могут также содержать операторы сравнения: равно (=), не равно (< >), больше (>), меньше (<), не более (<=), не менее (>=). Результатом вычисления арифметической формулы является число.

Логические формулы могут содержать указанные операторы сравнения, а также специальные логические операторы:

#NOT# - логическое отрицание «НЕ»,

#AND# - логическое «И»,

#OR# - логическое «ИЛИ».

Логические формулы определяют, выражение истинно или ложно. Истинным выражениям присваивается численная величина 1, а ложным - 0. Таким образом, вычисление логической формулы заканчивается получением оценки «Истинно» (1) или «Ложно» (0).

Пример. Приведем несколько примеров вычисления арифметических и логических формул по следующим данным:

	A	B	C
1	3	5	2
2	3	12	1
3	4	7	6

Формула	Результат	Объяснение
=А1+В1*3	18	Содержимое ячейки В1 умножается на 3, и результат складывается с содержимым ячейки А1. (Умножение выполняется первым).
=А2-В3+С2	-3	Содержимое ячейки В3 вычитается из содержимого ячейки А2, а затем к результату добавляется содержимое ячейки С2. (Сложение и вычитание как действия одного уровня выполняются слева направо).
=В2/(С1*А2)	2	Содержимое ячейки С1 умножается на содержимое А2, и затем содержимое ячейки В2 делится на полученный результат. (Любые действия в скобках выполняются первыми).
=В1^С1-В2/А3	22	Содержимое ячейки В1 возводится в степень, определяемую содержимым ячейки С1, затем определяется частное от деления содержимого ячейки В2 на содержимое ячейки А3. Полученное частное вычитается из первого результата. (Возведение в степень выполняется первым, затем выполняется деление и только потом - вычитание).
=А1>0#OR#C3>0	1	Поскольку содержимое ячеек А1 (3>0) и С3 (6>0) представляет собой положительные числа, всему выражению присваивается численная величина 1 ('Истинно').

По умолчанию электронная таблица вычисляет формулы при их вводе, пересчитывает их повторно при каждом изменении входящих в них исходных данных, формулы могут включать функции. [3]

Функции

Под функцией понимают зависимость одной переменной (у) от одной (х) или нескольких переменных (х1, х2, ..., xn). Причем каждому набору значений переменных х1, х2, ..., xn будет соответствовать единственное значение определенного типа зависимой переменной y. Функции вводят в таблицу в составе формул либо отдельно. В электронных таблицах могут быть представлены следующие виды функций:

математические;

статистические;

текстовые;

логические;

финансовые;

функции даты и времени и др.

Математические функции выполняют различные математические операции, например, вычисление логарифмов, тригонометрических функций, преобразование радиан в градусы и т. п.

Статистические функции выполняют операции по вычислению параметров случайных величин или их распределений, представленных множеством чисел, например, стандартного отклонения, среднего значения, медианы и т. п.

Текстовые функции выполняют операции над текстовыми строками или последовательностью символов, вычисляя длину строки, преобразовывая заглавные буквы в строчные и т.п.

Логические функции используются для построения логических выражений, результат которых зависит от истинности проверяемого условия.

Финансовые функции используются в сложных финансовых расчетах, например определение нормы дисконта, размера ежемесячных выплат для погашения кредита, определение амортизационных отчислений и др.

Все функции имеют одинаковый формат записи и включают имя функции и находящийся в круглых скобках перечень аргументов, разделенных запятыми. Приведем примеры наиболее часто встречающихся функций.

Пример 8. SUM(Список) - статистическая функция определения суммы всех числовых значений в Списке. Список может состоять из адресов ячеек и блоков, а также числовых значений.

SUM(B5..E5)

SUM(A3..E3, 230)

AVERAGE(Список) - статистическая функция определения среднего арифметического значения всех перечисленных в Списке величин.

AVERAGE(5, 20, 10, 5)

AVERAGE(B10..B13, B17)

МАХ (Список) - статистическая функция, результатом которой является максимальное значение в указанном Списке.

МАХ (В3..В8,А3.,А6)

IF(Условие, Истинно, Ложно) - логическая функция, проверяющая на истинность заданное логическое условие. Если условие выполняется, то результатом функции является значение аргумента «Истинно». Если условие не выполняется, то результатом функции становится значение аргумента «Ложно».

IF(B4<100, 100, 200)

- если ячейка В4 содержит число меньше 100, то функции присваивается значение 100, если же это условие не выполняется (т.е. содержимое ячейки В4 больше или равно 100), функции присваивается значение 200. [4]

1.4 Области применения табличных процессоров
Современные табличные процессоры позволяют применять многочисленные средства автоматизации решения задач, так что возможным стало даже написание конкретных приложений на их основе. Кроме того, они обладают широкими графическими возможностями. Табличные процессоры особенно широко используются в аналитической деятельности, а также для подготовки документов сложной формы.

Основное назначение табличного процессора - автоматизация Расчетов в табличной форме.

Например, в табличном процессоре можно вести журнал успеваемости. Преподаватели смогут заносить в него оценки учащихся, а встроенные формулы позволят высчитывать средний балл для каждого ученика, общую успеваемость группы по предмету и др. Каждый раз, когда учитель вносит новую оценку, табличный процессор будет автоматически пересчитывать все результаты.

По сравнению с бумажной предшественницей электронная т. к. лица предоставляет пользователю гораздо больше возможностей для работы. В ячейках таблицы могут записываться различные числа, даты, тексты, логические величины, функции, формулы. Формулы позволяют практически мгновенно производить пересчет и выводить в соответствующей ячейке новый результат при изменении исходных данных. Эта возможность позволяет активно использовать электронные таблицы:

§ для автоматизации вычислений;

§ для представления результатов вычислений в виде диаграмм;

§ для моделирования, когда исследуется влияние различных значений параметров.

Табличный процессор получил широкое распространение во всей экономической системе: в бухгалтериях фирм и предприятий, в экономических отделах, в коммерческих банках и других организациях, что связано с большим количеством экономических операций и их универсальностью.

Табличный процессор является неотъемлемой частью прикладного программного обеспечения АРМ экономиста, что связано с его функциональными возможностями. Табличный процессор позволяет автоматизировать процесс обработки экономической информации, осуществлять сложные вычисления, анализировать их и представлять в наглядном виде (графики, диаграммы). В настоящее время, когда клиент все больше обращает внимание на оперативность, наглядность предоставляемой информации, а для экономистов все важнее становится обработка и хранение больших объемов данных, играют большую роль такие функции Excel, как составление списков, сводных таблиц, возможность использования формул, копирование данных, форматирование и оформление, анализ и предоставление данных с помощью диаграмм и сводных таблиц, извлечение информации из внешних баз данных, обеспечение безопасности.

1.5 Обзор наиболее популярных табличных процессоров

Наиболее популярными электронными таблицами для персональных компьютеров являются табличные процессоры Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro и SuperCalc. И если после своего появления в 1982 году Lotus 1-2-3 был фактически эталоном для разработчиков электронных таблиц, то в настоящее время он утратил свои лидирующие позиции. Результаты тестирования продемонстрировали явное преимущество Excel по многим параметрам. Единственное превосходство Lotus 1-2-3 - это скорость работы, но опять же, превышение небольшое.

1.5.1 Quattro Pro

Среди имеющихся на рынке электронных таблиц для DOS программа Quattro Pro лучшая. Пакет Quattro Pro рассчитан практически на любую вычислительную систему - от машин с процессором 8088 и емкостью памяти 512 Кбайт до IBM PC 486 с большой оперативной памятью.

В новой версии в верхней части экрана находится программируемое “быстрое меню”, один из пунктов которого позволяет переключаться между графическим и текстовым режимами.

Табличный процессор Quattro Pro обладает рядом достоинств:

- удобный пользовательский интерфейс, дающий возможность предоставления данных в самой нестандартной форме;

- многооконный режим работы;

- доступ к любым неограниченным по размерам внешним базам данных созданных на основе наиболее популярных СУБД;

- хорошее качество печати входных документов;

- легкость создания программы обработки информации в таблицах, удобные средства отладки и редактирования созданных программ и т.д.

Одной из отличительных особенностей процессора Quattro Pro являются аналитические графики, которые позволяют применять к исходным данным агрегирование, вычислять скользящее среднее и проводить регрессионный анализ; результаты перечисленных действий отражаются на графиках. Набор встроенных функций в пакете Quattro Pro включает в себя все стандартные функции. Новыми для данной версии является поддержка дополнительных библиотек @-функций, разработанных независимыми поставщиками. Данный пакет включает программы линейного и нелинейного программирования. Оптимизационную модель можно записать на рабочий лист и работать с нею. Кроме обычных команд работы с базами данных, Quattro Pro умеет читать внешние Базы в форматах Paradox, dBase и Reflex, и искать в них нужную информацию. [5-6]

1.5.2 SuperCalc
SuperCalc - это один из пакетов прикладных программ. Основное применение SuperCalc - выполнение расчетов. Однако в силу своей гибкости он позволяет решать большинство финансовых и административных задач:
- прогнозирование продаж, роста доходов;

- анализ процентных ставок и налогов;

- учет денежных чеков;

- подготовка финансовых деклараций и балансовых таблиц;

- бюджетные и статистические расчеты;

- объединение таблиц;

- сметные калькуляции.

SuperCalc выполняет арифметические, статистические, логические, специальные функции. Он имеет дополнительные возможности: поиск и сортировка в таблицах. SuperCalc имеет довольно большие графические возможности, позволяя строить на экране семь видов диаграмм и графиков, облегчая тем самым труд пользователя.

Таблицы SuperCalc могут иметь до 9999 строк и до 127 столбцов. Строки идентифицируются числами от 1 до 9999, а столбцы буквами от A до DW.

По умолчанию в памяти ЭВМ резервируется место для 2000 строк и 127 столбцов.

Ширина каждого столбца по умолчанию устанавливается равной 9 печатным позициям, но можно установить любую ширину столбца, внеся специальную команду. На экране существует активная клетка, которая всегда подсвечивается.

Такая подсветка называется табличным курсором, который можно перемещать с помощью клавиатуры.

На экране дисплея в каждый момент можно наблюдать только 20 строк таблицы и 8 столбцов стандартной ширины.

Под двадцатой строкой размещаются так называемые служебные строки:

1 - строка состояния (STATUS LINE), где автоматически отображаются содержимое, координаты активной клетки и др.

2 - строка подсказки (PROMPT LINE), Где высвечивается информация об ошибках

3 - строка ввода (ENTRY LINE), где высвечиваются символы, набираемые на клавиатуре.

4 - строка помощи (HELP LINE). Она показывает назначение отдельных клавиш на клавиатуре ЭВМ.

При работе в SuperCalc выделяют три основных режима работы:

Режим электронной таблицы. Здесь активен только табличный курсор. Редактирующий курсор неподвижен и находится в исходной позиции строки ввода.

Режим ввода. Он устанавливается автоматически, с началом работы на клавиатуре.

Командный режим устанавливается несколькими способами. Наиболее распространенный способ - перед набором команды нажимается команда с символом “\”. []

1.5.3 OpenOffice Calc
Электронные таблицы OpenOffice Calc обладают на данный момент наибольшими возможностями среди всех свободно распространяемых программ подобного класса. Эта программа является частью проекта OpenOffice, целью которого является предоставить пользователю аналог коммерческого продукта Microsoft Office, и практически неотличима от MS Excel по функциональности. Подробная встроенная документация и удобная система справки позволяют пользователю быстро освоить все особенности работы с данным программным продуктом.

Запуск OpenOffice Calc осуществляется командой soffice. После старта программы в меню Файл следует выбрать пункт Открыть, если вы собираетесь редактировать уже существующий файл, или в пункте Создать выбрать опцию Документ электронной таблицы. Рабочая книга по умолчанию содержит 3 листа, но если количество листов в книге или их название вас не устраивает, то вы можете легко добавить, удалить или переименовать их. Двойной щелчок в области заголовков листов книги приводит к появлению меню, позволяющему выполнить указанные операции.

Контекстные меню программы, которые появляются при нажатии правой кнопки мыши, связаны с определенными объектами программы, такими как ячейки таблицы, заголовки строк, столбцов или листов и т. д. Процесс ввода, редактирования данных, создания формул в программе OpenOffice Calc практически идентичен процессу работы с уже рассмотренными электронными таблицами.

OpenOffice Calc может размешать в ячейках своих таблиц числа (используя запятую для отделения дробной части), формулы и текст. К каждой ячейке может быть добавлен комментарий (меню Вставка, пункт Примечания), который автоматически отображается при подведении курсора к ячейке (если в меню Справка включена опция Подсказка). О наличии комментария свидетельствует небольшой красный квадратик в верхнем правом углу ячейки. В контекстном меню можно отметить пункт Показать примечания для постоянного их отображения. Щелчок в поле комментария позволяет приступить к его редактированию.

Форматирование данных и ячеек

При создании практически любого документа в той или иной форме используется форматирование. Электронные таблицы не являются исключениями и любая программа для их создания поддерживает возможности форматирования. Особенностью этой программы является как возможность использования изначально заданных форматов, так и создания своих собственных стилей ячеек.

Для того чтобы приступить к форматированию ячейки или ячеек их следует выделить, затем с помощью пункта Ячейка... из меню Формат или пункта Формат ячеек контекстного меню открыть окно Атрибуты ячейки, которое содержит вкладки, позволяющие задать параметры форматирования. На вкладке Числа можно выбрать формат числа. С помощью вкладки Шрифт можно установить тип, размер и цвет шрифта.

Страницы: 1, 2