Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления. Формула всегда начинается со знака равно (=). Формула может включать функции, ссылки, операторы и константы.

Функция - стандартная формула, которая обеспечивает выполнение определенных действий над значениями, выступающими в качестве аргументов. Функции позволяют упростить формулы, особенно если они длинные или сложные.

Ссылка указывает на ячейку или диапазон ячеек листа, которые требуется использовать в формуле. Можно задавать ссылки на ячейки других листов той же книги и на другие книги. Ссылки на ячейки других книг называются связями.

Оператором называют знак или символ, задающий тип вычисления в формуле. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок.

Константой называют постоянное (не вычисляемое) значение. Формула и результат вычисления формулы константами не являются.

1.2. Создание формул с использованием мастера функций

Функции используются не только для непосредственных вычислений, но и для преобразования чисел, например для округления, для поиска значений, сравнения и т. д.

Для создания формул с функциями обычно используют мастер функций, но при желании функции можно вводить и с клавиатуры.

Для создания формулы следует выделить ячейку и нажать кнопку Вставка функции в строке формул. Можно также нажать комбинацию клавиш клавиатуры Shift + F3. Например, для создания в ячейке А11 формулы для округления значения в ячейке А10 таблицы на рис. 1, следует выделить ячейку А11.

В диалоговом окне Мастер функций: шаг 1 из 2 (см. рис. 1) в раскрывающемся списке Категория необходимо выбрать категорию функции, затем в списке Выберите функцию следует выбрать функцию и нажать кнопку ОК или дважды щелкнуть левой кнопкой мыши по названию выбранной функции.

Рис. 1. Выбор функции

Например, для округления числа следует выбрать категорию Математические, а функцию ОКРУГЛ.

Если название нужной функции неизвестно, можно попробовать найти ее по ключевым словам. Для этого после запуска мастера функций в поле Поиск функции диалогового окна Мастер функций: шаг 1 из 2 (рис. 2) следует ввести примерное содержание искомой функции и нажать кнопку Найти.

Рис. 2. Поиск функции

Найденные функции будут отображены в списке Выберите функцию. Выделив название функции, в нижней части диалогового окна можно увидеть ее краткое описание. Для получения более подробной справки о функции следует щелкнуть по ссылке Справка по этой функции.

После выбора функции появляется диалоговое окно Аргументы функции (рис. 3). В поля аргументов диалогового окна следует ввести аргументы функции. Аргументами могут быть ссылки на ячейки, числа, текст, логические выражения и т. д. Вид диалогового окна Аргументы функции, количество и характер аргументов зависят от используемой функции.

Рис. 3. Задание аргументов функции

Ссылки на ячейки можно вводить с клавиатуры, но удобнее пользоваться выделением ячеек мышью. Для этого следует поставить курсор в соответствующее поле, а на листе выделить необходимую ячейку или диапазон ячеек. Для удобства выделения ячеек на листе диалоговое окно Аргументы функции можно сдвинуть или свернуть.

Текст, числа и логические выражения в качестве аргументов обычно вводят с клавиатуры.

Аргументы в поля можно вводить в любом порядке.

Например, в таблице на рис. 3 округляемое значение находится в ячейке А10, следовательно, в поле Число диалогового окна Аргументы функции указана ссылка на эту ячейку. А в поле Число разрядов аргумент 2 введен с клавиатуры.

В качестве подсказки в диалоговом окне отображается назначение функции, а в нижней части окна отображается описание аргумента, в поле которого в данный момент находится курсор.

Следует иметь в виду, что некоторые функции не имеют аргументов.

По окончании создания функции следует нажать кнопку ОК или клавишу клавиатуры Enter.

2. Мастер диаграмм в табличном процессоре Excel

2.1. Общие сведение о диаграммах

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных.

Диаграммы создаются на основе данных, расположенных на рабочих листах. Как правило, используются данные одного листа. Это могут быть данные диапазонов как смежных, так и не смежных ячеек. Несмежные ячейки должны образовывать прямоугольник. При необходимости, в процессе или после создания диаграммы, в нее можно добавить данные, расположенные на других листах.

Диаграмма может располагаться как графический объект на листе с данными (не обязательно на том же, где находятся данные, взятые для построения диаграммы). На одном листе с данными может находиться несколько диаграмм. Диаграмма может располагаться на отдельном специальном листе.

Диаграмму можно напечатать. Диаграмма, расположенная на отдельном листе, печатается как отдельная страница. Диаграмма, расположенная на листе с данными, может быть напечатана вместе с данными листа или на отдельной странице.

Диаграмма постоянно связана с данными, на основе которых она создана, и обновляется автоматически при изменении исходных данных. Более того, изменение положения или размера элементов данных на диаграмме может привести к изменению данных на листе.

2.2. Построение с использованием Мастера диаграмм

Выбор типа диаграммы. В диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы следует выбрать тип и вид диаграммы. Диалоговое окно имеет две вкладки: Стандартные и Нестандартные.

Во вкладке Стандартные расположены стандартные типы диаграмм Microsoft Excel и их разновидности (виды) (рис. 4).

Рис. 4. Выбор типа и вида стандартной диаграммы

Для просмотра примерного внешнего вида выбранной диаграммы следует нажать и удерживать кнопку Просмотр результата (рис. 5).

Рис. 5. Просмотр внешнего вида создаваемой диаграммы

Выбранный тип и вид диаграммы можно будет изменить в последующем при редактировании и оформлении диаграммы.

По окончании выбора типа и вида диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 1 из 4): тип диаграммы следует нажать кнопку Далее.

Выбор источника данных. В диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы можно уточнить или заново выбрать источник данных для диаграммы. Диалоговое окно имеет две вкладки: Диапазон данных и Ряд.

Если перед началом создания диаграммы на листе были выделены ячейки с данными, то во вкладке Диапазон данных в поле Диапазон указан диапазон ячеек листа, для которого создается диаграмма (рис. 6). А на листе этот диапазон обведен бегущим пунктиром. При необходимости можно очистить поле Диапазон и, не закрывая диалогового окна, на листе выделить другой диапазон ячеек.

Рис. 6. Выбор источника данных

Как правило, независимо от размещения данных на листе, Microsoft Excel правильно выбирает вариант построения рядов данных (по строкам или по столбцам выделенного диапазона) и устанавливает соответствующий переключатель (на строках или на столбцах). Имена рядов данных, показываются в легенде. При необходимости можно выбрать самостоятельно, но это существенно изменит вид диаграммы (рис. 7).

Рис. 7. Выбор источника данных

Содержание вкладки Ряд зависит от типа выбранной диаграммы, а также от выбора варианта построения рядов данных (рис. 8, рис. 9).

Рис. 8. Выбор рядов данных и подписей делений оси Х: ряды данных в столбцах

Рис. 9. Выбор рядов данных и подписей делений оси Х: ряды данных в строках

По окончании работы с источниками данных диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 2 из 4): источник данных диаграммы следует нажать кнопку Далее.

Выбор основных параметров. В диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы можно выбрать и установить основные параметры диаграммы. Диалоговое окно, в зависимости от типа создаваемой диаграммы, имеет от трех до шести вкладок: Заголовки, Оси, Линии сетки, Легенда, Подписи данных, Таблица данных.

Во вкладке Заголовки (рис. 10) можно создать основные подписи в диаграмме. Заголовки в соответствующие поля вводятся с клавиатуры. В последующем при редактировании и оформлении диаграммы можно будет изменить названия или сделать так, чтобы соответствующие заголовки автоматически вставлялись из ячеек листа.

Рис. 10. Создание основных подписей в диаграмме

Во вкладке Оси (рис. 11) в большинстве случаев ничего изменять не приходится. При желании можно, например, снять флажки ось Х и ось У и отказаться от осей на диаграмме. Это допустимо в тех случаях, когда на диаграмме отображаются подписи данных.

Задать параметры оси (максимальное и минимальное значения, цену деления и др.) пока невозможно. Это можно будет сделать при редактировании и оформлении оси. Вкладка Оси отсутствует при создании круговых и кольцевых диаграмм.

Рис. 11. Выбор осей диаграммы

Во вкладке Линии сетки (рис. 12) можно установить отображение линий сетки. Шаг линий сетки определяется ценой деления, установленной для соответствующей оси. Линии сетки облегчают восприятие величины данных на диаграмме. С другой стороны, установка всех линий сетки по всем осям затрудняет просмотр диаграммы. Для гистограмм обычно достаточно основных линий сетки по оси значений. Для графиков и точечных диаграмм полезно отобразить основные линии сетки и по оси категорий. Вкладка Линии сетки отсутствует при создании круговых и кольцевых диаграмм.

Рис. 12. Установка линий сетки диаграммы

Во вкладке Легенда (рис. 13) можно установить отображение легенды диаграммы и выбрать ее расположение. Наличие легенды желательно при создании диаграммы для нескольких рядов данных. При создании диаграмм для одного ряда данных или при наличии подписей на элементах данных диаграммы легенда не обязательна. Если в исходные данные диаграммы были включены имена рядов данных, подписи в легенде автоматически формируются из содержимого указанных ячеек, а затем автоматически изменяются при изменении содержимого ячеек. Если же имена рядов не были заданы, то в легенде будет отображен текст Ряд 1, Ряд 2 и т. д. В любом случае произвольно изменять текст легенды нельзя.

Рис. 13. Установка отображения легенды диаграммы

Во вкладке Подписи данных (рис. 14) можно выбрать подписи, помещаемые на элементы данных диаграммы. Одновременно можно выбрать несколько подписей данных. В этом случае в раскрывающемся списке Разделитель можно выбрать символ, разделяющий записи. Содержание подписей данных автоматически формируется из содержимого соответствующих ячеек, а затем автоматически изменяется при изменении содержимого ячеек. Произвольно изменять содержимое подписей данных нельзя.

Задать параметры размещения подписей данных пока невозможно. Это можно будет сделать при оформлении подписей.

Для гистограмм, линейчатых диаграмм, точечных диаграмм и графиков подписи значений существенно облегчают восприятие. Для круговых и кольцевых диаграмм может быть полезно отображение значения доли. При отсутствии легенды или осей можно установить отображение имен рядов и имен категорий.

Рис. 14. Установка отображения подписей данных диаграммы

Во вкладке Таблица данных (рис. 15) можно установить отображение таблицы данных, для которых создается диаграмма, непосредственно на диаграмме. Наличие такой таблицы существенно облегчает восприятие диаграммы, размещенной на отдельном листе, и практически никогда не требуется для диаграммы, размещенной на листе с данными. Содержание таблицы данных автоматически формируется из содержимого соответствующих ячеек, а затем автоматически изменяется при изменении содержимого ячеек. Произвольно изменять содержимое таблицы данных нельзя.

Вкладка Таблица данных отсутствует при создании круговых и кольцевых диаграмм.

Рис. 15. Установка отображения таблицы данных диаграммы

В любом случае основные параметры диаграммы можно будет изменить в последующем при редактировании и оформлении диаграммы.

По окончании установки основных параметров диаграммы в диалоговом окне Мастер диаграмм (шаг 3 из 4): параметры диаграммы следует нажать кнопку Далее.

Выводы

Оператором называют знак или символ, задающий тип вычисления в формуле. Существуют математические, логические операторы, операторы сравнения и ссылок

Диаграмма может создаваться при помощи Мастера диаграмм. Это процесс схематично можно представит в следующем виде: Шаг 1. Выбор типа диаграммы > Шаг 2. Выбор источника данных для диаграммы > Шаг 3. Выбор параметров диаграммы > Шаг 4. Заключительный

ЛИТЕРАТУРА

Берлинер Э. М., Глазырина И. Б., Глазырин Б. З. Microsoft Office 2003: Руководство пользователя. -- М.: БИНОМ, 2004. - 314 с.

Долженков В.А., Колесников Ю.В. Microsoft Excel 2003. -- СПб.: БХВ-Петербург, 2004. - 1023 с.

Каммингс С., Коварт Р. Секреты Office 97: Пер. с англ. - К.: Диалектика, 1997. -- 572с.

Компьютерные технологии обработки информации: Учеб. пособие для студ. вузов. / Под ред. С.В. Назарова. - М.: Финансы и статистика, 1995. -- 248с.

Новейший самоучитель работы на компьютере / Под ред. С. Симонович. -- М. : Десс, 1999. -- 653с.

Симонович С.В., Евсеев Г.А., Алексеев А.Г. Специальная информатика: Учеб. пособие. -- М. : АСТ-ПРЕСС, 1998. -- 480с.

Экономическая информатика. Введение в экономический анализ информационных систем: Учебник для вузов, обучающихся по экон. спец. -- М. : Инфра-М, 2005. -- 958с.