Процесс автоматизации бухгалтерского учета

Процесс автоматизации бухгалтерского учета

Оглавление

Введение

1.Технология автоматизированной обработки экономической информации

1.1 Основные понятие технологии обработки экономической информации

1.2 Методы и средства технологического контроля обработки экономической информации

1.3 Режимы автоматизированной обработки данных

2. АИС в области бухгалтерского учета с использованием 1:С Бухгалтерия

2.1 Особенности автоматизации бухгалтерского учета

2.2 Информационные технологии в бухгалтерском учете

3. Программное обеспечение бухгалтерского учета

Заключение

Список использованной литературы

Введение

Социально-экономическое развитие страны во многом определяется уровнем информатизации народного хозяйства. Информатизация в значительной мере зависит от эффективности создания и функционирования АИС в экономике. Эти системы призваны рационализировать информационные процессы и решение задач управления во всех сферах экономики. В настоящее время компьютерные технологии применяются в широком спектре трудовых процессов, в той или иной мере связанных с информацией, -- от подготовки простейшего письма до разработки вариантов оптимального решения в управлении крупными инвестиционными проектами. Применение компьютерной техники, расширенной периферийной аппаратуры, устройств передачи данных и телекоммуникаций позволяет специалистам решать профессиональные задачи с более высокими показателями эффективности. Функционирование АИС обеспечивает более качественное решение задач при улучшении оперативности решения и снижении объема ресурсов.

Внедрение эффективных систем требует высокого профессионализма, знания работниками и руководителями всех уровней методов и способов менеджмента АИС, принципов проектирования систем, основанных на передовом отечественном и зарубежном опыте и международных стандартах. Политика в этой области имеет целью формирование непрерывной системы образования и подготовки кадров в области АИС. Необходимо готовить специалистов по АИС, обучать работников всех отраслей основам применения АИС, содействовать подготовке и изданию специальной литературы, журналов и других изданий поданной тематике.

1. Технология автоматизированной обработки экономической информации

1.1 Основные понятие технологии обработки экономической информации

Функционирование АИС основано на ТПОД. Эффективность АИС во многом определяется качеством построения и функционирования ТПОД. С целью дальнейшего рассмотрения конкретизируем определения основных категорий ТПОД. Технологический процесс обработки данных -- это совокупность методов и средств, организованных в логическую последовательность этапов обработки и выдачи информации пользователю для решения экономических задач. Этап ТПОД -- это совокупность взаимосвязанных процедур, реализующих определенную функцию технологического процесса. Процедура ТПОД -- это совокупность технологических операций, обеспечивающая реализацию логической части этапа технологического процесса обработки данных. Операция ТПОД -- это элементарное действие, обеспечивающее промежуточный логический результат процедуры технологического процесса обработки данных. Технологический процесс состоит из этапов: Процедурой может быть распечатка отдельного документа на принтере среди множества других результатных документов, просмотр промежуточных документов, уточнение содержания буфера обмена и др. Процедура реализуется посредством набора операций обработки. Примером операции может быть нажатие клавиши «ввод» на клавиатуре, которое идентифицируется как команда на начало поиска или вывода найденного файла на экран.

Процедуры преобразования данных имеют арифметическую и логическую основы. Арифметическую основу составляют операции сложения, вычитания, умножения и деления. Логические условия работы ЭВМ и алгоритма обработки определяются в соответствии с аксиоматическим аппаратом алгебры логики. Этот аппарат сформулировал английский математик Дж. Буль (отсюда название -- булева алгебра). Отметим основные категории булевой алгебры:

* коньюнкция (логическое умножение) -- связывание двух или нескольких высказываний в одно посредством союза «И» (может принимать обозначения: х, &);

* дизъюнкция (логическое сложение) -- объединение двух или нескольких высказываний посредством союза «ИЛИ» (возможные обозначения: |, +, v);

* инверсия (логическое отрицание) -- присоединение частицы «НЕ» к высказыванию. Может обозначаться -- А, или (--Л). Если высказывание/! истинно, то Сложно, и наоборот;

* эквивалентность -- логическая операция, результат которой истинен, если оба высказывания имеют одинаковые значения (оба истинны или оба ложны). Обозначается как А/В;

* импликация -- логическая операция, заключающаяся в логическом следовании «если А, то В». Может принимать обозначения А --> В, Az>B;

Очень часто в информационном поиске применяются булевские операции, в частности при сопоставлении ПОД и ПОЗ. Так, например, при необходимости исключения из поиска и выдачи данных по определенному объекту в ПОЗ этому объекту проставляется знак инверсии. Применение логических операторов значительно улучшает качество поиска необходимых сведений.[1, стр.14]

Следует отметить, что каждый этап ТПОД реализует определенную функцию АИС, в частности регистрацию, сбор, передачу, ввод в ЭВМ, обработку, поиск, хранение, актуализацию, корректировку, вывод, отображение, копирование, тиражирование и др. Эти этапы взаимоувязаны между собой в логическую последовательность. Коротко поясним каждую из указанных функций. Регистрация данных -- фиксирование сведений на материальный носитель. Сбор данных -- процесс получения сведений от источников информации. Передача данных -- процесс перенесения сведений от источника к получателю. Ввод данных в ЭВМ -- процесс перевода сведений в память ЭВМ. Обработка данных -- совокупность логических и арифметических операций по преобразованию данных в информацию, обеспечивающую решение задачи пользователя. Поиск данных -- совокупность логических операций по отбору необходимых сведений из БД по запросу пользователя. Хранение данных -- размещение сведений на материальном носителе и поддержание их в работоспособном состоянии. Актуализация данных -- процесс обновления сведений путем добавления в единицу информации вновь полученных данных. Корректировка данных -- процесс исправления информации ошибочных сведений в определенной единице информации. Вывод данных из ЭВМ -- процесс перемещения данных из памяти ЭВМ на устройства представления данных, находящиеся вне ЭВМ. Отображение данных -- процесс представления сведений в удобной для восприятия человеком форме. Копирование данных -- операция по идентичному воспроизведению данных. Тиражирование данных -- процесс воспроизведения данных в определенном количестве индентичных экземпляров. ТПОД в значительной мере определяется характером АИС и соответствующим объектом управления. Современные технологии обработки данных представляют довольно широкий типологический ряд. По уровню открытости архитектуры технологии можно дифференцировать на замкнутые и сетевые. Сетевые технологии можно разделить на локальные и открытые. По характеру обрабатываемой информации технологии можно разделить на текстовые, табличные и графические. По логическому уровню обработки информации они подразделяются на технологии обработки данных, технологии поиска данных, технологии преобразования данных, технологии интеллектуальных систем.

Основные схемы технологического процесса обработки данных АИС

Путем сочетания выделенных классов можно строить различные схемы технологических процессов обработки данных от простых до сложных. Так, например, можно в глобальной сети выдавать ежедневно в интерактивном режиме комбинированную информацию об объекте по любому набору показателей деятельности предприятия.[2, стр.44]

Технология поиска информации по запросу в значительной мере определяется характером БД. При поиске в документальной БД проводится сравнение дескрипторов ПОД с дескрипторами ПОЗ на предмет их совпадения.

1.2 Методы и средства технологического контроля обработки экономической информации

Основная особенность технологии обработки данных в том, что в ее рамках обычно создается множество дефектов обработки, которые в конечном итоге снижают уровень качества не только ТПОД, но и работы АИС в целом. Следует отметить, что возникающие случаи искажения информации, идентифицируемые как дефекты обработки, носят вероятностный характер. Так, например, 0,4 % дефектов возникают по причине неисправности технических устройств, 21,6 % ошибок обусловлены недостатками проекта ИС, оставшийся объем -- 78 % ошибок обусловлено человеческим фактором. Сюда входят условия работы, технологическая дисциплина, психомоторные характеристики персонала, психологический климат и др.

Один из эффективных путей улучшения качества обработки информации -- разработка и реализация методов улучшения достоверности и полноты информации. Особую значимость проблема контроля данных приобретает при решении задачи поддержания целостности БД. Ограничения целостности реализуются механизмом СУБД. В СУБД ограничения целостности, например, может быть задано в виде фильтрации данных, например, поле «возраст» не должно иметь своим значением число превышающие 120 и т.д. В ППП СУБД ограничения целостности представляются обычно набором вспомогательных программ, иногда автономных по отношению к СУБД. Поддержание целостности в СУБД представляет весомую проблему.

БД формируется посредством определенного набора технологических процедур. Поэтому качество БД находится в прямой зависимости от качества технологии обработки данных. Эффективное направление -- применение системы контроля обработки данных. Значительный эффект методы контроля дают в системах обработки информации числового содержания -- учетных, отчетных, статистических, плановых, фактографических, параметрических и др., где искажение даже одной цифры может иметь в некоторых случаях серьезные последствия в принятии решений.[3, стр.99]

Задача обеспечения требуемого уровня достоверности вызывает необходимость применения процедур контроля на всех основных этапах технологического процесса обработки информации. Особому контролю подвергается достоверность выходных (производных) документов, перед выдачей их абоненту. Корректировка ошибок требует привлечения довольно значительных дополнительных трудовых, материальных, финансовых и временных ресурсов. Иногда искажения в документах вызывают необходимость повторной обработки документов на ЭВМ. Для устранения подобных случаев особое внимание обращается на обнаружение и исправление ошибок на предмашинных этапах обработки. В связи с этим большую значимость приобретает программный контроль достоверности на этапе ввода данных в ЭВМ.

Достоверность и полнота информации в АИС обеспечивается целым комплексом методов защиты: аппаратных, программных, организационных, комбинированных и др. По уровню применения технических средств методы контроля достоверности информации можно разделить на следующие основные категории:

* ручной, или визуальный, способ -- заключается в проверке правильности данных без применения каких-либо технических средств;

* механизированный способ -- состоит в применении вспомогательных технических устройств, например калькуляторов для подсчета контрольных сумм для пачки документов;

* автоматизированный метод контроля -- состоит в диагностике правильности данных посредством соответствующих программных модулей;

* автоматический метод состоит в программном выявлении ошибочного данного, определения его истинного значения и замены ошибочного значения на истинное в памяти ЭВМ.

В практике технологии обработки обычно применяются все указанные методы. Степень их применения зависит от класса и масштаба АИС.

В значительной части систем организационного управления ввод информации в ЭВМ производится в форме документов. С целью реализации контроля достоверности входной информации разрабатываются специальные прикладные программы. Эти диагностические программы ориентированы на контроль формальных и содержательных параметров входных первичных документов. При обнаружении ошибок они выдают сообщения оператору об адресе и модификации ошибки.

Анализ работ по контролю достоверности данных показывает, что имеющиеся методы и программы контроля достоверности и полноты информации ориентированы в основном на обнаружение ошибок, их идентификацию. Исправление ошибок, восстановление достоверности данных выполняется только при непосредственном участии человека.

В настоящее время для обработки информации различного класса и назначения сравнительно широко применяются системы управления базами данных и ППП. Программные средства, как правило, не имеют встроенных модулей для выполнения логически развитых функций контроля достоверности, а если и имеют, то состав функций контроля обычно недостаточен. Рассмотрим некоторые ППП, реализующие функции контроля достоверности информации, с точки зрения имеющихся в них методов контроля.

По выполняемым функциям указанные методы контроля можно подразделить на лексические, синтаксические, логические и арифметические.

Лексический контроль данных -- это проверка правильности формата значений реквизитов (полей), допустимости класса информации, соответствия лексем входного языка принятому нормализованному составу лексем. Лексемы могут быть представлены в кодовом (шифрованном) или неформализованном (естественном) виде -- отдельные слова или составные понятия. Форматы и значения полей вводимых записей проверяются на соответствие -- только цифры, только буквы, только специальные символы, только алфавитно-цифровой, только комбинированный (смешанный текст -- все виды символов). С целью повышения достоверности информации в классификаторах и кодификаторах технико-экономической информации каждый код снабжается контрольным разрядом. Контрольные разряды (цифры) определяются с использованием цифрового метода контроля с весовыми коэффициентами.[4, стр.118]

Логический контроль данных -- это проверка содержательной взаимосвязи между отдельными значениями единиц информации. На основе свойств значений показателей можно установить контрольные соотношения между этими значениями типа «равно», «неравно», «больше», «меньше», «больше-равно», «меньше-равно» и др. Можно проверять правильность значений реквизитов-оснований и их совокупности на совпадение со значением их логических констант на уровне записи, файла, БД. На основе арифметических подсчетов отдельных значений показателей можно определить суммарное значение показателя и сравнить его со значением контролируемого показателя на логическое соотношение. Иногда логическая взаимосвязь в комплексе входных документов АИС может достигать более 1 тыс. соотношений.

Арифметический (счетный) контроль данных -- это проверка равенства контрольного значения определенного группового и (или) итогового значения элемента информации с суммой значений соответствующих элементарных единиц информации.

Шахматный контроль обеспечивает контроль большего количества параметров, чем балансовый, потому что выполняется по строкам и графам табличного документа. Как правило, разработчики программ контроля достоверности и полноты данных стремятся максимально использовать имеющиеся методы диагностики входных документов. Однако по ряду причин не всегда и не везде это удается.

Следует отметить, что реализация методов контроля, как правило, влечет за собой необходимость введения в процессы обработки избыточности информационного, программного, технологического и организационного характера. Так, например, балансовой контроль как разновидность арифметического контроля предусматривает наличие в документе контрольных сумм, которые по существу являются избыточной информацией. Кроме того, программный модуль контроля достоверности данных, в сущности, избыточен в структуре программного обеспечения АИС. В технологическом процессе предусматриваются этапы (процедуры) контроля информации, что также избыточно. Как о разновидности организационной избыточности можно говорить об инструктаже персонала, отвечающего за процедуры контроля достоверности информации.

1.3 Режимы автоматизированной обработки данных

В ТПОД могут применяться следующие основные режимы обработки данных -- пакетный, мультипрограммный и интерактивный.[5, стр.95]

Пакетная обработка данных -- это последовательная обработка данных по задачам пользователя в порядке их очередности. По каждой экономической задаче в соответствии с календарными сроками ее решения формируется пакет документов. При условии подготовки полного состава (пакета) документов эта задача ставится в очередь, а при освобождении вычислительных ресурсов ЭВМ запускается в обработку. Следующее задание может быть запущено только при окончании выполнения предшествующего. Сущность пакетного режима состоит в последовательном выполнении имеющейся совокупности программ обработки данных. При этом достигается уменьшение вмешательства операторов в процесс решения задач, так как средства операционной системы организуют ввод данных, вызов необходимых программных модулей, приведение требуемых внешних устройств в рабочее состояние, осуществление процесса обработки и управления им. Основная цель пакетного режима -- обеспечение своевременного решения задач согласно установленным графикам и максимальной загрузки вычислительной системы. Вместе с тем, для определенного класса пакетных задач, требующих сравнительно больших временных ресурсов и вычислительных ресурсов ЭВМ, целесообразно применение промежуточных контрольных съемов данных, чтобы исключить сбои и ошибки в решении задачи.

Выполнение задания в режиме пакетной обработки характеризуется типовой очередностью процедур обработки данных, включающих:

* логическое преобразование исходных информационных массивов и создание рабочего массива;

* упорядочение рабочего массива;

* вычислительная обработка данных по заданному алгоритму;

* формирование выходного массива;

* контроль результатов решения задачи;

* выдача результатов обработки.

Особенность реализации пакетного режима обработки информации в том, что ее результаты, как правило, выводятся путем печати требуемых выходных документов на печатающем устройстве -- принтере, или в виде массивов информации на магнитных носителях. Первые обычно содержат результаты планирования, учета и отчетности.

С целью сокращения времени на обработку данных и рационализации вычислительных ресурсов применяется мультипрограммный режим обработки данных, выполняется на ЭВМ повышенной производительности и расширенного объема памяти. Мультипрограммная обработка данных -- это параллельная обработка данных по нескольким задачам пользователя. ОС управляет одновременно несколькими программами, реализующими набор соответствующих задач пользователей. Эти программы выполняются в режиме разделения времени, когда каждой программе выделяется через определенный промежуток (квант) времени доступ к вычислительным ресурсам ЭВМ -- процессору, оперативной памяти и др.[6, стр.63]

Интерактивный режим обработки данных иногда называют диалоговым. Диалоговый режим обработки данных -- это обработка данных по задаче, в процессе которой пользователь имеет возможность в реальном времени вмешиваться в ход решения задачи и изменять условия ее решения по своему усмотрению. Работа основана на взаимодействии пользователя с ЭВМ через терминал в режиме меню. Меню обеспечивает дружественность интерфейса, что создает дополнительные удобства и улучшает производительность работы. При реализации диалогового режима в меню активно используется варьирование цвета, мерцание символов, слов или строк, широко применяются средства подсказки, обучения пользователя, проверки его работы. Подсказка представляет собой совокупность инструкционных материалов по работе пользователя, сведений о типах и структурах входных и выходных данных, алгоритмах обработки информации. Например, описание конкретных процедур арифметического и логического контроля данных при формировании документов налоговой отчетности. Средства обучения обычно содержат контрольный пример, иллюстрирующий работу программного комплекса. Средства проверки работы пользователя включают полный список сообщений об ошибках, обнаруживаемых программным комплексом.

В диалоговом режиме пользователь занимает активную позицию по отношению к технологии обработки данных. В интерактивном режиме решается довольно широкий класс задач, например проведение поиска данных (документов) в БД по запросу пользователя. В процессе поиска пользователь может вносить коррективы в поисковое предписание и тем самым уточнять ПОД и логику поиска, добиваясь при этом лучших показателей его полноты и точности. Кроме того, в интерактивном режиме проводится решение задач имитационного класса. Здесь специалист может по ходу решения задачи задавать и корректировать условия решения задачи. Последовательность шагов в уточнении исходных условий обеспечивает более эффективное решение имитационной задачи при изучении управляемого объекта.

Диалоговый режим широко используется при подготовке аналитических записок по конкретным экономическим задачам. Эта работа осуществляется специалистами при получении различных расчетных таблиц на основе БД. В рамках решения аналитических задач широко используются процедуры расчета итоговых таблиц, подготовки на их основе графиков и диаграмм. Например, для аналитической работы может быть использован пакет ЛОТОС 1-2-3, а для формирования текстовой информации -- текстовый процессор Word.

Диалоговый режим предусматривает интерактивную связь пользователя с вычислительной машиной через терминал, с которого возможен ввод команд, воздействующих на порядок работы программ обработки информации. Диалог проводится в двух режимах: текстовом и графическом. При текстовом режиме на экране отображаются алфавитно-цифровые символы, позволяющие строить тексты и таблицы. Графический режим используется при отображении графической информации -- это разнообразные диаграммы и графики. В некоторых пакетах программ реализованы возможности текстового и графического режимов.[7, стр.88]

Существует два приема формирования диалога: глобальный и локальный. При глобальном диалоге с помощью меню задается последовательность программ, характеризующая функциональные возможности программной системы при обработке данных. Локальный диалог формирует конкретный алгоритм обработки данных по запросу пользователя.

2. АИС в области бухгалтерского учета с использованием 1:С Бухгалтерия

2.1 Особенности автоматизации бухгалтерского учета

Едва ли не первыми объектами автоматизации в управлении предприятиями стали задачи бухгалтерского учета. В подразделениях бухгалтерского учета документооборот более формализован и унифицирован по процедурам и методикам обработки и составления документов по сравнению с другими службами аппарата управления. Поэтому ведение бухгалтерского учета с применением компьютера в настоящее время стало нормой работы на многих предприятиях. Использование в работе бухгалтерской программы дает широкие возможности для автоматического отражения любых документов и хозяйственных операций в бухгалтерском учете посредством бухгалтерских проводок, а также исключения арифметических ошибок. На компьютере легко формируются все первичные и отчетные документы.

Вместе с тем построение АИС по бухгалтерскому учету все же представляет собой довольно сложную исследовательскую и проектную работу. Бухгалтерский сектор имеет определенную специфику. В содержательном плане бухгалтерская информация отображает большую часть процессов материального и финансового учета любого предприятия. Она фактически отражает хозяйственное состояние предприятия. Бухгалтерская информация характеризуется широкой номенклатурой документов и показателей. Эти документы и показатели имеют довольно сложный уровень логической и арифметической взаимосвязи как по вертикали, так и по горизонтали. Поскольку к бухгалтерской информации предъявляются повышенные требования по достоверности, то при проектировании и эксплуатации АИС необходимо учитывать многочисленные схемы логико-арифметической увязки показателей. Это необходимо для того, чтобы обеспечить целостность БД, а также необходимый уровень достоверности и полноты показателей в выходных документах. Сравнительно большой объем документов обусловливает необходимость привлечения технических средств обработки и передачи данных с расширенным объемом памяти и хорошей пропускной способностью. Каждому бухгалтеру приходится делать выбор при поиске наиболее подходящей именно для его предприятия программы автоматизации бухгалтерского учета. Кажущаяся простота выбора часто оборачивается долгими поисками наиболее оптимальной и недорогой программы. Вместе с тем, с учетом технологической нагрузки на сотрудников бухгалтерии информационные технологии в бухгалтерском учете должны быть просты в освоении, эксплуатации, иметь интерфейс с высоким уровнем адаптивности. Информационная технология должна существенно облегчить работу бухгалтера, не создавать ему дополнительных трудностей, а, наоборот, снижать их.

2.2 Информационные технологии в бухгалтерском учете

Построение АИС бухгалтерского класса базируется на сравнительно широком наборе бухгалтерских программ [11, стр.54].

В настоящее время на российском рынке программных продуктов сегмент бухгалтерских программ наиболее объемный и составляет около 500 различных программ. Этот рынок непрерывно расширяется. На проходившей в 2004 г. XI выставке-конференции «Бухгалтерский учет и аудит-2004» было представлено 135 участников, 27 из которых -- это фирмы, впервые представившие свои программные продукты на выставке. На рынке бухгалтерских программ работает значительный состав фирм-разработчиков, предлагающих услуги по разработке, внедрению и сопровождению ППП. Эти пакеты ориентированы на различные классы предприятий. Пакеты бухгалтерских программ в разной мере охватывают комплекс задач бухгалтерского учета. Вместе с тем, наибольшим спросом пользуются такие программы, которые могут быть базой для создания информационных технологий для сравнительно широкого класса предприятий и состава решаемых функциональных задач бухгалтерии. Один из таких программных пакетов -- «1С:Бухгалтерия», который разработан фирмой «1С».

ППП «1С:Бухгалтерия» предназначен для учета наличия и движения средств предприятия. Он может использоваться как автономно, так и совместно с другими компонентами системы «1С:Предприятие». ППП «1С:Бухгалтерия» позволяет автоматизировать выполнение практически полного состава задач бухгалтерского учета:

* операции по банку и кассе;

* основные средства и нематериальные активы;

* материалы;

* товары и услуги, выполнение работ;

* учет производства продукции;

* учет валютных операций;

* взаиморасчеты с организациями;

* расчеты с подотчетными лицами;

* расчеты по зарплате;

* расчеты с бюджетом;

* другие разделы учета.

Охват полного состава задач сочетается с возможностями гибкого учета:

* использование нескольких планов счетов одновременно;

* многоуровневые планы счетов;

* многомерный аналитический учет;

* многоуровневый аналитический учет;

* количественный учет;

* многовалютный учет по неограниченному числу валют;

* ведение на одном компьютере учета для нескольких предприятий;

* ведение консолидированного учета.

ППП способен выполнять ввод, обработку, хранение и печать любых первичных документов:

* платежных поручений;

* счетов на оплату и счетов-фактур;

* приходных и расходных кассовых ордеров;

* актов, накладных, требований, доверенностей.

На технологическом уровне средства работы с документами позволяют организовать ввод документов, их произвольное распределение по журналам и поиск любого документа по различным критериям: номеру, дате, сумме, контрагенту.

«1С:Бухгалтерия» включает набор стандартных отчетов, позволяющих получить информацию за произвольный период, в различных разрезах и с необходимой степенью детализации:

* отчеты по синтетическому учету:

- оборотно-сальдовая ведомость; шахматная ведомость;

- главная книга;

- журнал-ордер и ведомость по счету;

- анализ счета -- за период и по датам;

- карточка счета;

* отчеты по аналитическому учету:

- оборотно-сальдовая ведомость по счету в разрезе объектов аналитического учета журнал-ордер в разрезе объектов аналитики; S анализ счета в разрезе объектов аналитики;

- отчет «Диаграмма», позволяющий представить бухгалтерскую информацию в графическом виде;

отчеты по разделам учета:

- анализ объекта аналитики по счетам;

- карточка операций по объекту аналитики;

- кассовая книга;

- книги продаж и покупок;

- отчеты по заработной плате.

При составлении отчетности программа выполняет следующие функции:

* ввод, заполнение и печать бухгалтерской, налоговой и статистической отчетности;

* в «Ручном режиме» заполнения отчетов бухгалтер вводит основные показатели, а программа рассчитывает все итоговые и производные показатели;

* в «Автоматическом режиме» программа заполняет отчеты на основании введенных за период хозяйственных операций;

* перед формированием отчетов специальный режим позволяет проверить состояние учета и выявить ошибки бухгалтера, не дающие правильно составить отчетность;

* режим расшифровки позволяет получить обоснование заполненных автоматически показателей вплоть до каждого первичного документа и хозяйственной операции;

* формы отчетности ежеквартально обновляются фирмой «1С» и бесплатно предоставляются зарегистрированным пользователям.

В комплект поставки программы кроме основной «Типовой конфигурации» входит также «Упрощенная конфигурация». Ее применение целесообразно, если :

* на предприятии ведется достаточно простой учет и не требуется высокий уровень автоматизации ведения учета;

* предполагается существенно перестраивать структуру учета по отношению к методологии, заложенной в «Типовой конфигурации»;

* программа используется в целях освоения, а также для организации учебного процесса по обучению бухгалтерскому учету и работе с пакетом «1С:Бухгалтерия».

Гибкость и настраиваемость «1С:Бухгалтерия» проявляется в том, что это готовое решение, позволяющее вести учет без дополнительных доработок и настроек. Кроме того, пакет может быть адаптирован к любым особенностям учета на конкретном предприятии. В состав системы входит инструментальное средство разработки и модификации программ.

Средние и крупные предприятия очень часто имеют территориально распределенную структуру -- филиалы, склады, магазины, пункты приема заказов и иные подобные подразделения, не связанные локальной сетью. В подобных условиях очень важно иметь средства работы с распределенными информационными базами, построенных с учетом принципа организации единой системы автоматизированного учета на предприятии. В этом плане ППП обеспечивает:

* ведение неограниченного количества автономно работающих информационных баз;

* полную или выборочную синхронизацию данных;

* настройку состава синхронизируемых данных;

* произвольный порядок и способ передачи изменений.

Использование средств управления распределенными информационными базами не ограничивает действия пользователей системы. Все изменения данных система отслеживает автоматически и передает их в соответствии с описанными правилами синхронизации.

С целью улучшения качества, адаптивности и технологичности «1С:Бухгалтерия» предусматривает набор сервисных возможностей:

* контроль корректности вводимых проводок;

* табло счетов (оперативный просмотр итогов по счетам);

* проверка возможности удаления неиспользуемых бухгалтерских счетов, объектов аналитики, документов;

* вызов компьютерного обучающего видеокурса;

* вызов правовой системы с диска ИТС или «1С:Гарант. Правовая поддержка».

Следует отметить пользовательский интерфейс ППП, обеспечивающий системе хорошие эксплуатационные характеристики. Строка меню рабочего окна содержит следующие блоки команд: «Операции», «Отчетность», «Сервис», «Окна» и «Помощь». При работе в некоторых режимах имеется еще группа команд «Действия». Она перечисляет возможные действия пользователя относительно текущего режима. Под строкой меню располагается строка пиктограмм. Посредством этих пиктограмм можно активизировать наиболее часто применяемые программы, например печать, вставку, копирование и др.[12, стр.224]

Существенный комфорт пользователя обеспечивает сервисные средства. Так, например, «Путеводитель по конфигурации» предназначен для быстрого освоения программы бухгалтером. Режим «Советы дня» подсказывают пользователю эффективные приемы работы и функциональные возможности системы. Настраиваемые панели инструментов позволят быстро получать доступ к часто используемым функциям программы.

Подробная контекстная помощь позволяет бухгалтеру использовать все допустимые и возможные действия во всех режимах работы программы. В решении задач комплексной автоматизации предприятия очень важно обеспечить взаимосвязь и взаимодействие различных программ, реализующих решение тех или иных задач в системе управления. ППП «1С:Бухгалтерия» включает готовые режимы для обмена бухгалтерской информацией с другими программами системы. Кроме того «1С:Бухгал-терия» поддерживает современные средства интеграции приложений OLE, OLE Automation и DDE. Использование этих средств позволяет:

* управлять работой других программ, используя встроенный язык, например формировать отчеты и графики в Microsoft Excel;

* получать доступ к данным «1С:Бухгалтерия» из других программ;

* вставлять в документы и отчеты «1С:Бухгалтерия» объекты, созданные другими программами, например помещать в первичные документы логотип фирмы;

* размешать в документах и отчетах рисунки и графики. Развитые средства администрирования «1С:Бухгалтерия» позволяют

администратору системы:

* вести список пользователей системы;

* назначать пользователям пароли на вход в систему;

* назначать пользователям права на доступ к информации, обрабатываемой системой;

* формировать индивидуальные пользовательские интерфейсы, включающие меню и панели инструментов;

* просматривать список работающих пользователей;

* получать историю работы пользователей.

Для предприятий с различным составом задач и объемом совершаемых хозяйственных операций фирма «1С» предлагает разные версии программы «1С:Бухгалтерия»: однопользовательская версия; сетевая версия; версия для SQL («клиент -- сервер»).

Технологический процесс создания АИС на базе ППП «1С:Бухгалте-рия» состоит из подготовительного, начального и основного этапов.

На подготовительном этапе в режиме «Константы» осуществляется ввод реквизитов предприятия, данных о руководстве, главном бухгалтере и др. Проводится заполнение и корректировка БД. Ведется просмотр плана счетов, просматриваются типовые проводки, самостоятельно формируются дополнительные проводки. Режим «Типовые проводки» предназначен для упрощения ввода стандартных и часто используемых операций. При вводе и создании проводок суммы этих проводок вычисляются автоматически. Корректировка плана счетов может выполняться периодически. Функция «Валюты» обеспечивает хранение курса валют. В режиме «Виды субконто» отмечаются те счета, по которым будет проводиться аналитический учет, например «Материалы», «Основные средства». Для каждого вида субконто в специальной таблице составляется список субконто с указанием цены по каждой позиции.[13, стр.155]

Далее осуществляется ввод начальных остатков по каждому счету. Для этого необходимо войти в режим «Сервис» (функция «Параметры») и установить рабочий период и дату, предшествующие текущим, а затем войти в режим «Операции» (функция «Интервал операций»). Предварительно в верхней части экрана проверяется правильность рабочего периода и даты. Проводки состоят из номера счета, его корреспонденции «00» и суммы. При этом если счет активный, в дебете записывается номер счета, а в кредите -- «00», и наоборот. Контроль правильности ввода остатков осуществляется функциями «Расчет итогов» и «Оборотно-сальдовая ведомость». Если остатки введены верно, то остатки по «00» счету должны быть нулевыми, а суммы дебетовых и кредитовых оборотов равны. После ввода и проверки ввода остатков необходимо выполнить режим «Закрытие периода». При этом машина автоматически установит новый расчетный период, что необходимо проверить режимами «Установка параметров» и «Интервалы операции».

Начальный этап выполняется периодически, по мере ведения отчетного периода и заключается во вводе в машину различных бухгалтерских первичных документов. Он реализуется функцией «Журнал хозяйственных операций». В журнал последовательно вводятся следующие реквизиты: дата, дебет, кредит, сумма, краткое содержание операции. При вводе номера счета, по которому ведется субконто, вводится «Количество», а «Сумма» исчисляется автоматически на основе цены, введенной в список субконто «Цены». Функция «Документы и расчеты» предоставляет еще более универсальные и гибкие средства для ввода документов и проведения бухгалтерских расчетов. С помощью этого режима в журнал операций можно сразу ввести данные о некотором документе или расчете и связанные с ним проводки, которые автоматически рассчитываются по заданным формулам.

Основной этап базируется на режиме «Отчетность», который реализует следующие расчетно-технологические функции:

* «Расчет итогов» -- выполняется перед формированием всех выходных документов, перечисленных ниже, на основании данных журнала операций, расчет итогов производится по всему кварталу установленного периода или за конкретный месяц;

* «Сводные проводки» -- ведет переброску свободных сумм с дебета одного счета в кредит другого;

* «Шахматка» -- табличное представление оборотов сумм с одного счета на другой (сводных проводок) и оборотов по счетам;

* «Оборотно-сальдовая ведомость» -- формирует по каждому счету (субсчету) остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, остатки на начало квартала формируются при закрытии предыдущего периода; в нижней строке оборотно-сальдовой ведомости выводятся итоги по оборотам и остаткам;

* «Оборотно-сальдовая ведомость по счету» -- создает оборотно-сальдовую ведомость по каждому счету;

* «Обороты счета» (Главная книга) -- формирует сальдо и обороты по дебету и кредиту счета и обороты в корреспонденции с другими счетами за указанные месяцы или квартал;

* «Журнал-ордер и ведомость по счету» -- выводит те же данные, что и «Обороты счета», но в детализации по датам и по отдельным проводкам;

* «Карточка счета» -- содержит все проводки с указанием конкретного счета, позволяет получить Кассовую книгу, выписки из банка и т.д.;

* «Анализ счета по субконто» -- для каждого субконто выводится остаток на начало периода, обороты и остаток на конец периода, список корреспондирующих счетов с указанием дебетового и кредитового оборота по каждому счету в отдельности;

* «Анализ счета по датам» -- по каждой дате рабочего периода выводится остаток на начало, обороты и остаток на конец периода с указанием корреспондирующих счетов;

* «Анализ субконто» -- предоставляет бухгалтеру оборотно-сальдо-вую ведомость по субконто;

* «Карточка субконто» -- содержит все проводки по выбранному объекту аналитического учета за указанный период, включает остатки на начало и конец периода, обороты за период и остатки после каждой операции, данные выводятся в натуральном и стоимостном выражении; документ получается из списка субконто;

* «Обороты между субконто» -- формируются обороты между субконто одного вида и одним или несколькими субконто другого вида;

* «Отчеты по Журналу операций»-- производится выборка проводок из Журнала операций по определенным счетам, корреспонденциям и другим признакам;

* «Произвольные отчеты» предоставляет широкие возможности по созданию отчетов нужной формы, при необходимости бухгалтер сам может изменить форму любого отчета, а также формулы расчета, создать формат нового отчета (в комплект поставки входит набор отчетов для налоговой инспекции);

* «Закрытие периода» -- обеспечивает автоматический переход к новому расчетному периоду.

Во избежание потери информации в машине в случае возникновения внештатных ситуаций рекомендуется ежедневно перезаписывать информацию на дискету.

3. Программное обеспечение бухгалтерского учета

Практика показывает, что выбор программы еще не самый главный выбор, который должен сделать бухгалтер, решившийся на автоматизацию своего труда. Не менее важен вопрос выбора фирмы, у которой будет приобретена бухгалтерская программа. Часто бывает так, что, желая минимизировать расходы на приобретение бухгалтерской программы, предприятие обращается к услугам так называемых фирм-однодневок. В подобных случаях заказчик оказывается один на один с непонятной, а потому бесполезной программой.

Очевидно, что абсолютно универсальных бухгалтерских программ не бывает. Поэтому после покупки обязательно следует этап внедрения программы, т.е. настройки ее на особенности бухгалтерского учета конкретного предприятия. Внедрение -- наиболее важный этап в процессе автоматизации бухгалтерского учета. Если программа работает не так, как нужно, то само ее приобретение теряет смысл. Внедрением должен заниматься высококвалифицированный специалист, не только знающий возможности программы, но и владеющий бухгалтерским учетом.

Этап автоматизации -- последующее сопровождение пакета бухгалтерских программ. Это наиболее долговременный, а точнее -- постоянный этап. При работе с компьютерными программами часто возникает необходимость в грамотной консультации, или, в связи с изменениями в законодательстве, требуются срочные доработки в программе. Бухгалтер должен быть уверен, что ему всегда помогут квалифицированные специалисты. Поэтому, приобретая программу, нужно обращать внимание не только на ее стоимость, но и на авторитет фирмы-продавца. Самый лучший вариант, если всеми этапами автоматизации бухгалтерского учета на предприятии, начиная от покупки компьютеров, монтажа локальной сети, подбора обоснованного ПО и завершая долгосрочным сопровождением, занимается одна фирма.[12, стр.45]

Выбор ПО для бухучета проводится по различным признакам и правилам. Существенные признаки классификации программных комплексов -- размер предприятия, на который они рассчитаны и, соответственно, масштаб задач бухгалтерского учета, а также определенная специализация некоторых бухгалтерских программ. С учетом масштаба задач бухучета можно выделить программы для малых, средних и крупных предприятий.

АИТ в мини-бухгалтериях на малых предприятиях и предприятиях без образования юридического лица (ПБОЮЛ) характерны тем, что бухучет ведется на одном компьютере. Вместе с тем может встречаться и сетевой вариант на два--четыре места. Функции ведения синтетического и стоимостного аналитического учета позволяют вводить и обрабатывать бухгалтерские записи, оформлять небольшой набор первичных документов и формировать отчетность. Для таких предприятий существует широкий спектр бухгалтерских тиражных программ, таких как: «1С:Бухгалтерия», «Инфо-Бухгалтер», «Инфин-Бухгалтерия», «БЭСТ-Офис», «Турбо-Бухгалтер», «Парус-бухгалтерия», «СБИС, Инотек», «Контур», «ИП:Бухгал-терия», «Финансы без проблем», «Бухгалтерия малого предприятия» и др. Для АИТ бухгалтерий средних предприятий типично наличие сетевой программы автоматизации бухгалтерии на пять--десять мест, которые относятся к классу интегрированных бухгалтерских систем. Эти программы объединяют и поддерживают ведение всех основных учетных функций и разделов. Они работают в режимах «файл -- сервер» или «клиент -- сервер». На таких предприятиях бухгалтерский учет часто организован по основным участкам бухучета. К этому классу можно отнести следующие бухгалтерские программы: «1С:Бухгалтерия», «БЭСТ-4», «Фин-Эко», «Abacus», «Парус-4», «Компас+SQL», «Инфософт», «Инотек», «ТурбоБухгалтер», «ПК Суперменеджер», «Партнер бухгалтера» и др.

Автоматизацию бухгалтерского учета в управлении крупными фирмами, как правило, отличает использование систем управления БД, например, SQL, Oracle, Atlantis и др. Для такого класса фирм почти всегда необходимо вести бухгалтерский учет нескольких предприятий в составе холдинга. Кроме того, должна быть предусмотрена возможность настройки бухгалтерской системы на специфику конкретного предприятия. АИТ бухучета рассматривается здесь как функциональная подсистема, встроенная в АСУ крупной корпоративной фирмы со сложной организационно-производственной структурой. Корпорация может объединять различные управленческие, производственные, финансовые и другие структуры, иметь несколько территориально удаленных филиалов, предприятий с разнообразными видами деятельности. Обмен данными может выполняться по схеме «клиент -- сервер».

В качестве компонентов системы присутствуют различные функциональные подсистемы бухучета с возможностью использования международных стандартов, а также подсистемы оперативного учета, учета кадров, планирования и прогнозирования, анализа и принятия решений, контроля, анализа и оптимизации финансово-хозяйственной деятельности предприятий и др. Здесь подсистема бухучета не имеет главенствующего положения, здесь важна гармонизация всех подсистем для достижения наивысшего эффекта от управления компанией в целом. В данных условиях программный комплекс должен иметь гибко настраиваемую бизнес-логику, позволяющую настраивать систему на работу в самых разных областях предприятия.

Крупные организации используют программные продукты фирм «Галактика», «Росэкспертиза», «Парус», «Бизнес-Консоль», «Инфософт», «Интеллект-Сервис», «БЭСТ-Про», «АйТи» и др.

Класс так называемых адаптивных АИТ бухгалтерского учета базируется на специализированных программных продуктах, обладающих расширенными инструментальными возможностями. Они построены по принципу «бухгалтерский конструктор», в частности, имеют модульную, гибкую структуру. При наличии основных бухгалтерских функций имеется специальный встроенный процедурный язык и средства настройки, ориентированные на возможность адаптации к конкретным условиям учета и дополнительным требованиям со стороны пользователя, либо дилера разработчика. К этому классу можно отнести программные продукты фирм «1С», «Информатик», «Аквилон», «Порт».

Имеются системы технологий класса «Эккаунт кутюр». Они, как правило, развиваются на базе типового бухгалтерского ядра для индивидуального заказчика. Доработка дополнительных функций и модулей увеличивают потенциал технологии предприятия-заказчика. Доработка, внедрение и эксплуатация обеспечивается четким сопровождением программных систем разработчиком-исполнителем с учетом конкретных требований заказчика, что влечет сравнительно высокую стоимость работ. Программы подобного класса разрабатывают фирмы «Ост-Ин», «БИТ», «Никос-Софт», «Экософт».[13, стр.26]

Заключение

В подразделениях бухгалтерского учета документооборот более формализован и унифицирован по процедурам и методикам обработки и составления документов по сравнению с другими службами аппарата управления. Поэтому ведение бухгалтерского учета с применением компьютера в настоящее время стало нормой работы на многих предприятиях. Использование в работе бухгалтерской программы дает широкие возможности для автоматического отражения любых документов и хозяйственных операций в бухгалтерском учете посредством бухгалтерских проводок, а также исключения арифметических ошибок.

Следует отметить что, 1:С Бухгалтерия предназначена для учета наличия и движения денежных средств, позволяет автоматизировать выполнение практически полного состава задач бухгалтерского учета.

Бухгалтерский сектор имеет определенную специфику. В содержательном плане бухгалтерская информация отображает большую часть процессов материального и финансового учета любого предприятия. Она фактически отражает хозяйственное состояние предприятия. Информационная технология должна существенно облегчить работу бухгалтера, не создавать ему дополнительных трудностей, а, наоборот, снижать их.

Одним из немаловажных факторов успеха в развитии любой научно практической проблемы является приток новых авторов - генераторов и носителей свежих мыслей. В наше время это так же актуально!

Список использованной литературы

1. Вендров A.M. Проектирование программного обеспечения экономических информационных систем: учебник. М.: Финансы и статистика, 2000.

2. Волков В.Н. Основы теории и практики экспертной деятельности. М.: Стандарты и качество, 2002.

3. ВолобуевА.П., Мищенко В.Ф. Выбор бухгалтерских программ на основе их классификации // Бухгалтерский учет. 1999

4. Информационные системы в экономике: учебник / под ред. проф. В.В. Дика. М.: Финансы и статистика, 2006

5. Исаев Г.Н. Показатели качества функционирования автоматизированных информационных систем: методика определения // НТИ, сер. 2, Информационные процессы и системы. 2006

6. Исаев Г.Н. Информационные ресурсы науки. М.: МИРЭА, 2002.

7. Клещев И. Т., Романов А.А. Проектирование информационных систем: учеб. пособие / под обш. ред. К.И. Курбакова. М.: Рос. экон. акад., 2000.

8. Компьютерные технологии обработки информации: учеб. пособие / под ред. СВ. Назарова. М.: Финансы и статистика, 2006

9. Костров А.В. Основы информационного менеджмента: учеб. пособие. М.: Финансы и статистика, 2001.

10. Курбаков К.И. Информационный ресурс и национальная система баз данных и баз знаний высшей школы России // Проблемы информатизации. 2003

11. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2002. М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2002.

12. Петров Ю.А., Шлимович Е.Л., Ирюпин Ю.В. Комплексная автоматизация управления предприятием. М.: Финансы и статистика, 2001.

13. Попов И.И. Автоматизированные информационные системы (по областям применения). М.: РЭА им. Г.В. Плеханова, 1999.