База данных - это совокупность сведений (о реальных объектах, процессах, событиях), относящихся к определенной теме, организованная таким образом, чтобы обеспечить удобное представление этой совокупности, как в целом, так и в любой ее части.

Система управления базами данных - это комплекс программных и языковых средств, необходимых для создания БД, поддержания их в актуальном состоянии и организации поиска в них необходимой информации.

Система СУБД Access является универсальным средством для создания и обслуживания базы данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

Каждая база данных хранится в виде файла с расширением*.mdb

База данных создается пользователем для решения определенных задач. Работа над созданием БД должна начинаться с постановки задач и целей, основных функций, выполняемых БД и информации, содержащейся в ней. Эта работа выполняется внекомпьютерной сфере. При проектировке таблиц нужно помнить, что информация в таблице не должна дублироваться, не должно быть повторений и между таблицами. Если определенная информация хранится только в одной таблице, то и изменять ее придется только в одном месте. Это делает работу более эффективной, а также исключает возможность несовпадения информации в разных таблицах.

Основные цели, преследуемые при создании реляционной БД:

1. обеспечить быстрый доступ к данным в таблицах;

2. исключить ненужное повторение данных, которое может являться причиной ошибок при вводе и нерационального использования дискового пространства компьютера;

3. обеспечение целостности данных таким образом, чтобы при изменении одних объектов автоматически происходило соответствующее изменение связанных с ними объектов.

Имеется салон «Ирина», который оказывает парикмахерские, косметические, стилистические и визажистские услуги.

Экономическая цель: наша база данных создается для учета всех оказанных салоном видов услуг каждому заказчику (посетителю), расчета стоимости этих услуг и учета стоимости материалов.

Для реализации этой базы данных мне нужны следующие виды информации:

ь учет клиентов;

ь учет оказанных услуг по клиентам;

ь учет оказанных услуг по услугам исполнителями;

ь учет оказанных услуг;

ь учет оказанных услуг по видам;

ь учет потребности в косметических средствах.

Это и есть экономическая сущность нашей базы данных. Все это образует одну большую таблицу «Салон «Ирина» ».

В ней содержится большое количество повторяющейся информации:

Ш ИНН посетителя;

Ш Наименование предприятия посетителя;

Ш Фамилия посетителя;

Ш Имя посетителя;

Ш Отчество посетителя;

Ш Должность посетителя;

Ш Телефон посетителя;

Ш Адрес посетителя;

Ш Используемые косметические средства;

Ш Цена, руб.;

Ш Стоимость косметических средств;

Ш Заработная плата;

Ш Фамилия исполнителя;

Ш Имя исполнителя;

Ш Отчество исполнителя;

Ш Вид услуг.

На основании этой таблицы мы разработали многотабличную базу данных, которая исключит повторение одной и той же информации и обеспечит автоматическое обновление связанной информации при внесении изменения. Для преодоления избыточности информации мы разбили эту таблицу на несколько маленьких таблиц (см. Приложение).

«Посетители». Каждая запись содержит данные об одном из посетителей.

«Исполнитель». Каждая запись содержит запись об одном из исполнителей.

«Виды услуг» - содержит записи о видах услуг.

«Используемые косметические средства» - содержит записи об используемых косметических средствах.

«Расценка на заработную плату» - содержит записи о расценках на заработную плату.

«Спрос на услуги салона» - содержит записи о спросе на услуги салона «Ирина».

Перед сохранением таблицы мы задали ключевое поле. Если записи не повторяются, задается первичный ключ. Он содержит информацию, которая однозначно определяет каждую запись. Мы выбрали тип данных текстовый и размер поля - 5. Выполнили команду: Правка - Ключевое поле или соответствующий значок на панели инструментов.

Вторичный ключ - это поле, значения которого могут повторятся в разных записях.

Вывод: мы научились проектировать свою собственную базу данных.