Проектування каталогу мобільних телефонів у Access

Проектування каталогу мобільних телефонів у Access

9

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

до курсової роботи

з дисципліни "Проектування та експлуатація інформаційних систем"

на тему:

Проектування каталогу мобільних телефонів у Access

Вступ

У передодні XXІ століття в розвитку людської цивілізації відбуваються глобальні зміни, що ведуть до її нового етапу - постіндустріальному суспільству, що усе ширше використовує комп'ютеризовані знаряддя праці й інформаційні технології.

Інформація в такому суспільстві стає одним з основних продуктів діяльності людини, і бібліотекам зі своїм величезним інформаційним потенціалом має бути ввійти в процес розвитку інформаційної індустрії, збагачуючи зміст і розширюючи асортимент виробленого ними інформаційного продукту, включаючи в поле діяльності поряд з бібліографічною інформацією фактографічне й аналітичну, а також створення традиційної і нової продукції. Усього цього можна досягти, якщо бібліотеки вже зараз, не втрачаючи часу, приступлять до виконання комплексних програм автоматизації процесів.

Традиційно користувачі звикли до думки, що в Інтернету можна одержати будь-яку інформацію. Тепер, в умовах інформаційного перенасичення, усе складніше виконувати основні функції: фондоутворювання, інформаційне й абонементне обслуговування.

Наскільки ж необхідно обзаводитися обчислювальною технікою, і взагалі, що нам можуть дати автоматизовані інформаційні системи?

Найчастіше приводиться наступний аргумент - підвищення швидкості пошуку інформації. Насправді це не головне. Зрештою , у відносно невеликому масиві даних ручний пошук займає не занадто багато часу.

Більш істотні наступні можливості:

- Одноразове введення даних і багатоцільове їхнє використання для пошуку документів, печатки підібраної інформації, передачі масивів даних іншим організаціям, підготовки видань і т.д.;

- Багатоаспектний пошук даних по різних ознаках і їхніх сполученнях без формування додаткових картотек і покажчиків;

- Організація комплектування фонду з використанням баз даних що видають або книготорговельних видань, наприклад, агентства Роспечать, з автоматичним формуванням замовлень і обліком їхнього виконання;

- Автоматизований облік і ведення статистики у всіх процесах, включаючи обслуговування;

- Надійне збереження каталогів у декількох копіях";

- Скорочення витрат на комплектування фондів і обробку вхідних потоків документів;

- Розширення сфери послуг за рахунок залучення нових інформаційних джерел.

На практиці це означає виконання автоматизованої обробки нових надходжень; звільнення співробітників від ряду рутинних робіт з підготовки картотек, видань, списків, замовлень, листів, звітної документації; створення бази даних про надходження; здійснення операцій по створенню і копіюванню тематичних архівів літератури. Завдяки автоматизації можна виконувати предметний пошук інформації з запитів споживачів, обслуговування баз даних контроль за проданою літературою: облік відвідувачів. А головне - забезпечення відвідувачам виходу у вітчизняний і світовий інформаційний простір.

Дана курсова робота написана в середовищі Mіcrosoft Access.

У структурі закладені можливості простий і надзвичайно ефективної роботи з базами даних, що дозволяє на його основі створювати різного роду інформаційно-довідкові системи. Інформаційно-довідкові системи - це програми-оболонки, що служать для керування масивами і базами даних. У наше століття загальної комп'ютеризації інформаційно-довідкові системи значно полегшують праця людини у всіх галузях народного господарства. Спростилася робота з реєстрації гостей готелю. Щоб довідатися в якому готелі зупинився гість, не потрібно перебирати гори паперів. Досить буде завантажити інформаційно-довідкову систему і вона в зручній формі видасть усю необхідну інформацію (дата народження, з якого числа оселився гість, на який термін оселився і т.д. ).

Області застосування інформаційно-довідкових систем воістину безмежне: це ведення статистики удою худоби на фермі, складання каталогів книг у бібліотеках і творів мистецтва в музеях, збір даних про наявність робочих вакансій у даному регіоні і багато хто інші.

Одним зі способів програмної реалізації інформаційно-довідкової системи є використання для її створення Mіcrosoft Access.

База даних у найпростішому випадку - упорядкована структура даних у виді таблиці, кожен запис якої може поєднувати різнотипні дані, причому всі записи однієї бази мають однакову структуру. При виборі інструментів розробки враховувалися наступні вимоги: незалежність від платформи; приступність одержання легальним шляхом засобів розробки; можливість роботи в локальній і глобальній мережі.

1.Опис предметної області

Осіб, що використовують інформацію, що утримуються в базі даних, називають користувачами.

Серед багатьох категорій користувачів особливе місце займає адміністратор баз даних. Адміністратор є ідеологом і головним конструктором баз даних. Ніхто крім нього не має право внести зміни в структуру бази даних, тобто змінити назву полючи, видалити або внести нове поле.

Для великих баз даних лише адміністратор знає найменування всіх полів, але він може не знати, що конкретно записано в кожнім полі. Він відповідає за схоронність даних, розробляє заходу щодо захисту даних від руйнування, забезпеченню їхньої вірогідності й ефективності використання.

При експлуатації великих баз даних в адміністратора може бути визначений штат працівників, у тому числі системні і штатні програмісти. Задача системних програмістів - контроль за функціонуванням банку даних, розробка програм, що розширюють можливості СУБД. Прикладні програмісти - розробка програм обробки даних, що утримуються в базі даних.

При експлуатації простих баз даних, як у нашому випадку, функції системних і прикладних програмістів, а також функції адміністратора реалізуються одною особою [3].

Крім перерахованих осіб базою даних широко користуються фахівці, що звичайно не мають гарної підготовки в області програмування, але які користуються базою даних у своїй повсякденній роботі. Для цієї категорії осіб власне кажучи і розробляється наша база даних. До них відносяться: бухгалтер, відділ кадрів, продавець-консультант. Цю категорію осіб називають кінцевими користувачами.

У неавтоматизованій системі ведення обліку обробка даних про використовувані операції легко простежується і звичайно супроводжується документами на паперовому носії інформації - розпорядженнями, дорученнями, рахунками й обліковими регістрами, наприклад нескінченними журналами обліку і т.д. Аналогічні документи часто використовуються й у комп'ютерній системі, але в багатьох випадках вони існують тільки в електронній формі. Більш того, основні облікові документи (книги обліку і журнали) у комп'ютерній системі обліку являють собою файли даних, прочитати або змінити які без комп'ютера не можливо.

1.1 Елементи комп'ютерної системи

1. Апаратні засоби. До них відносяться: устаткування і пристрої, з яких складається комп'ютер, зокрема центральний процесор, оптичні пристрої, що зчитують, нагромаджувачі на магнітній стрічці, дисководи, принтери, термінали і т.п.

2. Програмні засоби.

а) Системні програми. До цих програм, що виконують загальні функції, звичайно відносять операційні системи, що керують апаратними засобами і розподіляють їхні ресурси для максимально ефективного використання, системи керування базами даних (СУБД), що забезпечують виконання стандартних функцій по обробці даних, і сервісні програми, що виконують у комп'ютері основні операції, наприклад сортування записів. Системні програми звичайно розробляють постачальники апаратних засобів або фірми, що спеціалізуються в області програмного забезпечення, і модифікують з урахуванням індивідуальних вимог.

б) Прикладні (користувальницькі) програми - це набори машинних команд для обробки даних, що організація (користувач) розробляє самостійно або здобуває в зовнішнього постачальника.

3. Документація - опис системи і структури керування стосовно до введення, обробці і висновкові даних, обробці повідомлень, логічним і іншим командам [2].

4. Персонал - працівники, що керують системою, проектують її і постачають програмами, експлуатують і контролюють систему обробки даних.

5. Дані - зведення про реєстрації клієнтів і інша необхідна інформація, що вводять, зберігають і обробляють у системі.

6. Процедури контролю - процедури, що забезпечують відповідний запис операцій, що попереджають або реєструють помилки.

7. Адміністратор - людина, що коштує на чолі СУБД, стежить за її функціональним станом, запобігає помилкам і простої даної системи.

Персонал має права доступу до даних, але трохи инкапсулировано тому що більш широкими правами володіє адміністратор.

1.2 Особливості комп'ютерної обробки даних

Спосіб обробки необхідних операцій при веденні обліку впливає на організаційну структуру фірми, а також на процедури і методи внутрішнього контролю. Комп'ютерна технологія характеризується поруч особливостей, які варто враховувати при оцінці умов і процедур контролю. Нижче приведені відмінності комп'ютерної обробки даних від неавтоматизованої [3,4].

" Однакове виконання операцій. Комп'ютерна обробка припускає використання тих самих команд при виконанні ідентичних операцій, що практично виключає появі випадкових помилок, звичайно властивій ручній обробці. Навпроти, програмні помилки (або інші систематичні помилки в апаратних або програмних засобах) приводять до неправильної обробки всіх ідентичних операцій при однакових умовах.

" Поділ функцій. Комп'ютерна система може здійснити безліч процедур внутрішнього контролю, що у неавтоматизованих системах виконують різні фахівці. Така ситуація залишає фахівцям, що мають доступ до комп'ютера, можливість втручання в інші функції. У підсумку комп'ютерні системи можуть зажадати введення додаткових заходів для підтримки контролю на необхідному рівні, що у неавтоматизованих системах досягається простим поділом функцій. До подібним до мір може відноситися система паролів, що запобігають дії, не припустимі з боку фахівців, що мають доступ до інформації про активи й облікові документи через термінал у діалоговому режимі.

" Потенційні можливості появи помилок і неточностей. У порівнянні з неавтоматизованими системами комп'ютерні системи більш відкриті для несанкціонованого доступу, включаючи осіб, що здійснюють контроль. Вони також відкриті для схованої зміни даних і прямого або непрямого одержання інформації про активи. Чим менше людина втручається в машинну обробку операцій, тим нижче можливість виявлення помилок і неточностей. Помилки, допущені при розробці або коректуванні прикладних програм, можуть залишатися непоміченими протягом тривалого періоду.

" Потенційні можливості посилення контролю з боку адміністрації. Комп'ютерні системи дають у руки адміністрації широкий набір аналітичних засобів, що дозволяють оцінювати і контролювати діяльність фірми. Наявність додаткового інструментарію забезпечує зміцнення системи внутрішнього контролю в цілому і, таким чином, зниження ризику його неефективності. Крім того, деякі прикладні програми накопичують статистичну інформацію про роботу комп'ютера, яку можна використовувати з метою контролю фактичного ходу обробки операцій.

" Ініціювання виконання операцій у комп'ютері. Комп'ютерна система може виконувати деякі операції автоматично, причому їхнє санкціонування не обов'язкове документується, як це робиться в неавтоматизованих системах бухгалтерського обліку, оскільки сам факт прийняття такої системи в експлуатацію адміністрацією припускає в неявному виді наявність відповідних санкцій.

Докладніше про комп'ютерний збір і обробку даних буде розказано в курсовому проекті.

1.3 Діаграма використання інформаційної системи

Дана діаграма використання інформаційної системи показує ким використовуються данні збережені в інформаційній системі, хто і до яких саме даних має доступ.

2. Концептуальний (інфологічний) рівень проектування

На концептуальному (інфологічному) рівні проектування структура бази даних відображається у виді ER-діаграми (Entry - сутність, Relatіonshіp - зв'язок). Проектування бази даних вимагає виділення всіх об'єктів, указівки їхніх властивостей і встановлення зв'язків між ними.

У даному випадку до об'єктів відносяться: Телефони із властивостями: Код, Фірма, Ціна, Вага і т.д.

Зв'язки відбивають істотні взаємини між об'єктами. Крім того, на ER-діаграмі зазначені ступені зв'язку між об'єктами, що показують, як саме зв'язані об'єкти між собою [1].

Ступені зв'язку бувають двох типів - "багато" і "один". Вони позначаються латинською буквою M для зв'язку "багато" і 1 для зв'язку "один".

Дана база є реляційною, як наслідок, вона містить не окремі незв'язані між собою таблиці, а групи взаємозалежних таблиць. Для створення зв'язків між таблицями використовувалося діалогове вікно СУБД Access, що називається Схема даних і знаходиться в меню Сервіс. Ввівши в схему даних усі таблиці, які треба зв'язати, зв'язку між полями були встановлені шляхом перетаскування імені полю з однієї таблиці в іншу на відповідне йому зв'язане поле.

Включення прапорця Забезпечення умови цілісності даних дозволяє захиститися від випадків видалення запису з однієї таблиці, при яких зв'язані з ними дані інших таблиць залишаться без зв'язку.

Прапорці Каскадне відновлення полів і Каскадне видалення зв'язаних записів забезпечують одночасне відновлення і видалення даних у всіх підлеглих таблицях при їхній зміні в головній.

2.2 Нормалізація форми ER-діаграми

Процес створення структури інформаційної системи, що дозволяє контролювати надмірність даних і запобігати аномалії або перекручуванням називається нормалізацією. Аномалії бувають:

- відновлення;

- видалення;

- уведення.

Надмірність і продуктивність інформаційної системи суперечливе, тому повне усунення надмірності іноді недоцільно.

Поняття нормалізації відноситься як до ER-діаграм, так і до таблиць реляційних баз даних.

Процес нормалізації складається з декількох етапів, на кожнім з яких визначаються так називані нормальні форми: 1NF, 2NF, 3NF, BCNF (Бойса Кодда), 4NF, 5NF(форма проекції з'єднань) - PJ/NF. У більшості проектів третя нормальна форма завершує процес нормалізації.

Стосовно до ER-діаграм можна сформулювати наступні визначення нормалізації форм:

1NF - усунуті повторювані атрибути або групи атрибутів, виявлені неявні сутності.

2NF - усунуті атрибути, що залежать тільки від частини унікального складеного ключа. Ця частина визначає окрему сутність.

3NF - усунуті атрибути, що залежать від атрибутів, що не входять в унікальний ключ.

Дана ER-діаграма знаходиться в 3NF, тому що сутності не мають властивостей, що залежать від неключових властивостей [1]. У ER-діаграмі усунуті надмірність і недоцільність використання інформації в сутності "Телефон".

3.Даталогичне проектування бази даних

Це другий етап проектування баз даних: необхідно об'єкти і зв'язки між ними перетворити в логічну модель даних - модель, побудовану за законами логіки. Існують кілька моделей даних. Серед них виділяють реляційною, ієрархічну і мережну.

Дана база даних є реляційною. У ній об'єкти і зв'язки між ними представляються у виді таблиць (відносин), що складаються з рядків і стовпців. Стовпець - це поле, рядок - це запис. Кожне поле має ім'я і тип. Імена полів - це атрибути (вони визначаються властивостями об'єкта). Тип задає спосіб представлення атрибута.

Основна властивість у реляційній базі даних полягає в тому, що в ній не повинно бути однакових записів. Це означає, що в таблиці повинні бути один або кілька атрибутів, що забезпечують унікальність кожного запису. Такі атрибути (групи атрибутів) називаються ключем. Ключів у таблиці може бути кілька. З них вибирається один (як правило, самий короткий по довжині), що буде надалі представляти (заміняти) кожен запис таблиці. Такий ключ називається первинним.

У нашій базі даних були введені в таблиці додаткові атрибути у відповідних таблицях, що не повторюються в жодному записі, тобто будуть первинним ключем.

Після нормалізації таблиць і встановлення зв'язків між ними можна говорити про створення бази даних [1].

Реляційна схема даної бази містить 7 таблиць:

- таблиця "Телефоны" є головною таблицею

- таблиця "Фирма" Містить найменування фірм виробників

- таблиця "Тип телефона" містить тип телефону

- таблиця "Разрешение" містить роздільну здатність дисплея телефону

- таблиця "Материал" містить дані про матеріал з якого зроблено телефон

- таблиця "Дисплей тип" містить дані про технологію створення дисплею

- таблиця "Камера" містить інформацію про камеру телефона

Розглянемо, чому дана реляційна схема відноситься до 3NF:

1) Кожен стовпець таблиці неподільний і в рамках однієї таблиці немає стовпців з однаковими за змістом значеннями.

2) Первинні ключі таблиць однозначно визначають запис і не надлишкові.

3) Значення кожного полю не входить у первинний ключ, не залежить від значення іншого полючи також не вхідного в первинний ключ.

4.Фізичне проектування інформаційних систем

Фізична модель бази даних визначає спосіб розміщення даних (файлів) на пристроях зовнішньої пам'яті ЕОМ, а так само способи і засоби організації ефективного доступу до них. У цілому файлова структура і система керування є прерогативою операційної системи, тому стосовно баз даних, орієнтованих на роботу з елементами даних і високу інтенсивність обміну, ефективність уведення/висновку, вона буде не оптимальна. Операційна система з задачами баз даних справляється погано.

Система керування базами даних (СУБД), її мова, набагато заможніше, ніж набір файлової системи операційного середовища. Тобто СУБД бере на себе безпосереднє керування зовнішньою пам'яттю, мінімально використовуючи операційну систему.

Стадія фізичного проектування БД включає:

1) вибір способу організації БД;

2) розробку специфікації внутрішньої схеми БД засобами моделі даних;

3) опис відображення концептуальної схеми БД у внутрішній структурі керування файлами.

На відміну від ранніх СУБД багато сучасних систем, у тому числі і Access не надають розроблювачеві якого-небудь вибору на стадії фізичного проектування. На цій стадії можна говорити не про варіанти фізичного проектування, а про варіанти реалізації. Тобто , після створення датологічної моделі фізичне проектування включає:

- вибір СУБД;

- відновлення структури таблиць;

- призначення типів полів для розподілу атрибутів сутностей;

- можливе створення таких додаткових об'єктів як індекси, тригери (оброблювачі подій) і збережені процедури, що полегшують пошук у таблицях і обробку даних контролю цілісності [1].

4.1 СУБД Access

Системи керування базами даних - це програмні засоби, за допомогою яких можна створювати бази даних, наповняти них, працювати з ними. Багато хто з них насправді є не закінченими продуктами, а спеціалізованими мовами програмування, за допомогою яких кожна мова, що освоїла, може сам створювати такі структури, що йому зручні, і вводити в них необхідні елементи керування. До подібних мов відносяться Clіpper, Paradox, FoxPro і інші.

За допомогою Access звичайні користувачі одержали зручний засіб для створення й експлуатації досить могутніх баз даних без необхідності що-небудь програмувати. При бажанні систему можна розвивати і набудовувати власними силами. Для цього треба опанувати основами програмування мовою Vіsual Basіc.

Ще одним додатковим достоїнством Access є интегрированность цієї програми з Excel, Word і іншими програмами пакета Offіce.

Робота з даними в текстовому редакторі або електронній таблиці значно відрізняється від роботи з даними в СУБД. У документ, підготовлений за допомогою текстового процесора, ви можете включити табличні дані і використовувати для їхньої обробки обмежений набір функцій. Можна виконати пошук рядка символів у вихідному документі, за допомогою ОLЕ включити в нього таблиці, діаграми або картинки з інших додатків. В електронній таблиці деякі осередки містять потрібні обчислення, що забезпечують, або перетворення формули, а дані, що є для них вихідною інформацією, ви можете ввести в інші осередки. Дані з електронної таблиці, створеної для якоїсь конкретної мети, дуже важко потім використовувати в рішенні інших задач. Щоб виконати нову задачу, ви можете організувати зв'язок з даними іншої електронної таблиці або використовувати обмежені можливості пошуку для копіювання обраної підмножини даних однієї з електронних таблиць в іншу, котра буде потрібно вам для рішення нової задачі.

СУБД дозволяє працювати з даними, застосовуючи різні способи. Наприклад, ви можете виконати пошук інформації в окремій таблиці або створити запит зі складним пошуком по декількох зв'язаним між собою таблицям або файлам. За допомогою однієї єдиної команди можна обновити зміст окремого поля або декількох записів. Для читання і коректування данных ви можете створити процедури, що використовують функції СУБД. У багатьох систем маються розвиті можливості для введення даних і генерації звітів.

У Mіcrosoft Access для обробки даних ваших таблиць використовується могутня мова SQL (Structured Query Language - Структурована мова запитів). Використовуючи, ви можете виділити з однієї або декількох таблиць необхідну для рішення конкретної задачі інформацію. Access значно спрощує задачу обробки даних. Щоб змусити Mіcrosoft Access вирішувати ваші задачі, вам зовсім не потрібно знати мова SQL. При будь-якій обробці даних з декількох таблиць використовує один раз задані вами зв'язку між таблицями. Ви можете сконцентрувати свої зусилля на рішенні інформаційних проблем, не затрачаючи сил на побудову складної системи, що відслідковує у вашій базі всі зв'язки між структурами даних [4]. У Mіcrosoft Access мається також простої й у той же час багате можливостями засіб графічного завдання запиту - так називаний "запит за зразком" (QBE, query by example), що використовується для завдання даних, необхідних для рішення деякої задачі. Використовуючи для виділення і переміщення елементів на екрані стандартні прийоми роботи з мишею в Wіndows і кілька клавіш на клавіатурі, можна буквально за секунди побудувати досить складний запит.

4.2 Об'єкти Access

Таблиці створюються користувачем для збереження даних по одному об'єкті моделі даних предметної області.

Запити створюються користувачем для вибірки потрібних даних з однієї або декількох зв'язаних таблиць. Запит може формуватися за допомогою запитів за зразком QBE або за допомогою мови структурованих запитів SQL. За допомогою запиту можна також обновити, видалити, додати дані в таблиці або створити нові таблиці на основі вже існуючих.

Форми призначені для введення, перегляду і коректування взаємозалежних дані бази на екрані в зручному виді, що може відповідати звичному для користувача документові. Форми також можуть використовуватися для створення панелей керування в додатку користувача.

Звіти призначені для формування вихідного документа, призначеного для висновку на печатку.

Макроси містять опис дій, що повинні бути виконані у відповідь на деяку подію. Кожна дія реалізується макрокомандою. Вибір макрокоманд і завдання параметрів, використовуваних ними при виконанні, є простою автоматизованою операцією. Макрос дозволяє об'єднати розрізнені операції обробки даних у додатку.

Модулі містять програми мовою Vіsual Basіc, що можуть розроблятися користувачем для реалізації нестандартних процедур при створення додатка [4]