В современном мире информация приобретает все большее значение, объемы и размеры её увеличиваются. Необходимость систематизирования информации заставила человека изобретать различные схемы, каталоги, таблицы для удобного использования данных. Век компьютеризации предоставляет возможность быстрого и удобного систематизирования данных с помощью баз данных.

База данных является организованной на машинном носителе совокупностью взаимосвязанных данных и содержит сведения о различных сущностях одной предметной области реальных объектах, процессах, событиях или явлениях. В настоящее время базы данных расцениваются как электронные хранилища информации, доступ к которым осуществляется с одного или нескольких компьютеров в зависимости от архитектуры

Целью данной курсовой работы является проектирование и создание собственной базы данных по учету товара на продуктовом складе, а так же изучение основных понятий, определений, свойств баз данных и систем управления ими.[5]

Для достижения цели потребуется выполнить следующие задачи:

1.Сбор и анализ всех полученных данных о продуктовом складе, разделение их на отдельные группы, из которых и будет состоять вся база данных;

2.Определение инструментов, которыми можно воспользоваться для лучшей автоматизации предприятия;

3.Разработка варианта программного продукта на бумаге с указанием всех задач, поправок заказчика, примерных сроков;

4.Создание базы данных в электронном виде с использованием таблиц, отчетов и запросов.

1. Проектирование модели базы данных

1.1 Нормализация базы данных

Проектирование базы данных (нормализация) - это разбиение данных по таблицам и создание связей между таблицами.

Процесс нормализации - пошаговый (дискретный) процесс.

Шаги этого процесса называются нормальными формами. Внутри каждой формы процесс состоит из нескольких этапов.

Первая нормальная форма(1НФ):
Сбор всех данных в одну колонку. Данные собираются избыточно. Сбор данных - это сбор атрибутов. В колонке 1 показан сбор данных.
Сбор всех данных в одну колонку.
Категория товара
Код товара
Дата приема
Дата выдачи
Поставщик
Производитель
Наименование товара
Дата изготовления
Срок годности
Количество поставки
Количество выдачи
Цена продажи
Цена закупки
ФИО приемщика
Страна базирования
Поставщик
Адрес(город)
Улица, дом, офис
Телефон
Факс
E-mail
WWW
Контактное лицо
Разбиение делимых полей. Делимыми являются поля, информацию из которых можно использовать по частям. Атрибут ФИО всегда является делимым полем. В таблице 2 жирным шрифтом показаны разделенные поля.
Колонка 2. Разбиение делимых полей

Категория товара

Код товара

Дата приема

Дата выдачи

Поставщик

Производитель

Наименование товара

Дата изготовления

Срок годности

Количество поставки

Количество выдачи

Цена продажи

Цена закупки

Фамилия приемщика

Имя приемщика

Отчество приемщика

Страна базирования

Поставщик

Адрес(город)

Улица, дом, офис

Телефон

Факс

E-mail

WWW

Контактное лицо

Устранение повторяющихся групп.

В данной базе данных, повторяющихся групп нет.

Вторая нормальная форма (2НФ).

Расставление первичного ключа. Колонка 3 иллюстрирует этот шаг

Категория товара*

Код товара*

Дата приема*

Дата выдачи*

Поставщик*

Производитель

Наименование товара

Дата изготовления

Срок годности

Количество поставки

Количество выдачи

Цена продажи

Цена закупки

Фамилия приемщика

Имя приемщика

Отчество приемщика

Страна базирования

Поставщик

Адрес(город)

Улица, дом, офис

Телефон

Факс

E-mail

WWW

Контактное лиц

Соотнесение не ключевых полей к ключевым. Смотрите таблицу 1.

Таблица 1

Соотнесение полей

Наименование товара Категория товара*

Дата изготовления

Срок годности Код товара*

Количество поставки

Количество выдачи

Цена продажи Дата приема*

Цена закупки

Фамилия приемщика Дата выдачи*

Имя приемщика

Отчество приемщика

Страна базирования Поставщик*

Поставщик

Адрес(город)

Производитель

Улица, дом, офис

Телефон

Факс

E-mail

WWW

Контактное лицо

Третья нормальная форма (3НФ).

Организация всех возможных таблиц из ключевых полей. В таблице 5 отображен этот шаг.

Категория товара*

Код товара*

Дата приема*

Дата выдачи*

Поставщик*

Категория товара*

Код товара*

Дата приема*

Дата выдачи*

Поставщик*

Категория товара*

Дата приема*

Категория товара*

Дата выдачи*

Организация всех возможных полей

Категория товара*

Поставщик*

Код товара*

Дата выдачи*

Код товара*

Поставщик*

Дата приема*

Поставщик*

Категория товара*

Код товара*

Дата приема*

Код товара*

Дата приема*

Дата выдачи*

Дата приема*

Дата выдачи*

Поставщик*

Дата выдачи*

Поставщик*

Категория товара*

Поставщик*

Категория товара*

Код товара*

Категория товара*

Код товара*

Дата приема*

Дата выдачи*

Код товара*

Дата приема*

Дата выдачи*

Поставщик*

Дата приема*

Дата выдачи*

Поставщик*

Категория товара*

Дата выдачи*

Поставщик*

Категория товара*

Код товара*

Поставщик*

Категория товара*

Код товара*

Дата приема*

Категория товара*

Код товара*

Дата приема*

Дата выдачи*

Поставщик*

1.2 Описание полученной модели

База данных состоит из 4 таблиц, которые в свою очередь состоят из полей и типа данных, определяющих их.

При неправильной организации может быть нарушена целостность данных. В модель данных основным типом связи является один-ко-многим. Связь устанавливается между таблицами по полю.

Может быть произведено 3 нарушения целостности данных:

1. Изменение данных в поле связи основных таблиц без изменения в дочерней.

2. Изменение данных в поле связи дочерней таблицы.

3. Удаление данных из главной таблицы без соответствующего удаления в дочерней.

Установка запрета этих нарушений называется ссылочной целостностью.

Каскадное изменение возможно в двух вариантах:

1. При изменении в поле связи главной таблицы автоматическое изменение соответствующих данных в дочерних.

2. При удалении данных в главной таблице изменение дочерней таблицы.

Установка изменений дочерних таблиц возможно двумя способами:

Соответствующие данные дочерних таблиц обнуляются.

Типы таблиц.

Таблицы делятся по типам в зависимости от скорости формирования в них информации. По типу форм информации бывают:

- Справочные. Относительно неизменяемые таблицы. В модели базы являются главными и содержат справочную информацию, которой пользуются другие таблицы этой же базы. Обязателен принцип первичного ключа. Связь справочной таблицы с другими один-ко-многим.

-Операционные. Фиксируется процесс, т. е. информация относительно изменяется. Процесс может быть фиксированным во времени или в изменении данных. Являются дочерними по отношению к справочным.

-Транзакционные. Зависимые от всех предыдущих. В них происходит изменение операционных таблиц. Они подчинены операционным. Тип связи один-к-одному или многие-к-одному.[1, c 125]

В нашей базе данных таблицы «информация о товаре» и «поставщики и производители» являются справочными. «Дополнительная информация» и «продажи» - операционные.

2. Проектирование сценария работы базы данных

В состав база данных «Продуктовый склад» входит главная форма, с помощью которой можно запустить отчеты, запросы, формы редактирования.

Отчеты:

- О закупочных ценах. В нем можно получить подробный отчет о приобретаемых товарах и их закупочных ценах.

- О поставщиках. В нем находится информация о поставщике, его адрес и страна базирования.

- О товарах на складе. В нем отражены наименования товаров и их количество.

- О ценах продажи. В нем находится информация наименование продаваемого товара, его количество и цена.

Запросы:

- Информация о производителях. Среди всех производителей можно получит информацию об интересующим вас.

- Информация о товара. С помощью этого запроса можно получить информацию о сроке годности, количестве, цене закупки и дате изготовления любого товара.

- Поставщики и товары. Можно получить информацию о поставляемых товарах интересующим вас поставщиком.

- Приемщики. ФИО всех приемщиком и принятые ими товары.

- Цены и товары. Отражена цена покупки и цена продаже каждого наименования.

Формы редактирования.

- Информация о продажах. Позволяет добавлять информацию о продаже, количестве, цену товара и дату реализации.

- Информация о товаре. Все данные о получаемом товаре.

- Поставщики и производители. Все данные о поставщике и поставляемой им продукции.[3, c 214]

- Информация о закупках. Отображена вся информация о закупочных ценах.

На рисунке 5 представлена схема базы данных.

Рисунок 5. Схема базы данных

3. Реализация проекта

3.1 Обоснование выбора программного обеспечения

С помощью Office Access 2007 можно легко создавать новые базы данных, даже не имея соответствующего опыта. В состав Office Access 2007 включена библиотека стандартных приложений работы с базами данных. Можно легко создавать отчеты и использовать усовершенствованные средства фильтрации, сортировки, группировки и суммирования данных.

Так же Access 2007 имеет ряд других преимуществ:

Новый внешний вид форм. Access 2007 поддерживает темы из Microsoft Windows XP, что обеспечивает единый внешний вид форм.

Просмотр сведений о зависимостях. Можно быстро находить таблицы, запросы, формы и отчеты, которые связаны зависимостью с конкретным объектом база данных Access.

Автоматическое обновление свойств. При изменении свойства поля в таблице может быть выполнено автоматическое изменение всех форм и отчетов, чьи элементы управления связаны с ней.

Мощные функции анализа данных.

Простота архивирования данных. Access 2007 позволяет сохранить в другом месте копию базы данных, с которой вы работаете.

3.2 Описание создания запросов, отчетов, таблиц

Создание таблиц БД:

В поле «имя поля» вносится имя поля, отображаемое при просмотре таблицы. В поле «тип данных» выбирается тип, к которому будут относиться вводимые данные .

При закрытии таблицы появляется новое окно в котором необходимо указать имя создаваемой таблицы.

После сохранения таблицы, её можно найти в списке объектов - таблицы .

Создание форм для заполнения таблиц:

Необходимо выбрать таблицу, для которой будет создаваться форма .

Выбрав необходимые поля из таблицы, необходимо переместить их в поле «выбранные поля» .

Следующим шагом будет выбор внешнего вида таблицы .

Оставить всё без изменений.

Затем необходимо будет выбрать стиль формы .

Оставим стандартный «Трек».

Завершающий этап создания формы .

Задаём имя формы.

Создание запросов:

Создание запросов на выборку.

Как и формы, запросы проще создавать с помощью мастера .

Выбрав необходимые поля из таблицы, необходимо переместить их в поле «выбранные поля» .

Задать имя запроса .

После создания запроса откроется таблица. Откроем таблицу в режиме конструктора :

Создание параметрического запроса в режиме конструктора не отличается от создания запроса на выборку. Отличие появляется, когда открывается этот запрос в режиме конструктора .

Для создания параметра запроса необходимо в поле «условие отбора» ввести строчку [Введите значение:]. При выполнении этого запроса на экран будет выводиться запрос только на данные, которые соответствуют введённому параметру.

Создание отчётов:
Отчёты так же как и формы, легко создавать с помощью мастера .

Выбрав необходимые поля из таблицы, необходимо переместить их в поле выбранные поля .

Можно установить группировки. Для этого из списка полей необходимо их перенести в правую часть .

Так же можно задать порядок сортировки (по возрастанию или по убыванию) .

Выбрать макет и ориентацию будущего отчета .

Выбрать стиль отчёта .

И в конце создания, зададим имя отчёта .[3, c 301]

Готовый отчет.

3.3 Требования к аппаратным и программным средствам для работы созданного программного продукта

Для нормальной работы базы данных требуется рабочая версии продукта от Microsoft Office Access 2007. Так же база данных требует следующие аппаратные возможности от ПК:

1. Операционная система Windows XP или выше.

2. Процессор: 1000 MHz

3. Память: 512Mb

4. HDD: 40 Mb

5. Видео: SVGA

6. DVD-ROM: 2X

При невыполнении минимальных требований (в том числе и ОС) корректная работа не гарантируется.

Заключение

В результате проведенных действий была разработана автоматизированная систему, которая позволит производить основную работу по учёту товаров на продуктовом складе. Так же, для удобства пользователей, был создан удобный и понятный интерфейс.

При создания такой системы были выполнены следующих задач:

1.Произведен сбор и анализ всех полученных данных о продуктовом складе, разделение их на отдельные группы, категории, из которых, в последствии, была создана вся база данных;

2.Определены инструменты, которыми воспользовались для лучшей автоматизации предприятия;

3.Разработан варианта программного продукта на бумаге с указанием всех задач, поправок заказчика, примерных сроков;

4.Создана базы данных в электронном виде с использованием таблиц, отчетов и запросов.

Обращаю ваше внимание на то, что база данных была спроектирована и реализована на базе Access 2007. В ней представлены не все возможности и, как следствие, она имеет перспективы к развитию:

1.Новые запросы (Например, запрос по одному наименованию товара, и т.д.).

2. Новые отчеты (Например, суммарная прибыль от одного поставщика).

3. Новые таблицы.

Список использованных источников

1. Кузин А.В., Левонисова С.В. «Базы данных» "Академия" 2008г.

2. Малыхина М.П. «Базы данных: основы, проектирование, использование», Издательство: "БХВ-Петербург", 2008г.

3.Фуфаев Э.В., Фуфаев Д.Э. «Базы данных» , Издательство: "Академия", 2008г.