Автоматизированные банки данных уже давно стали неотъемлемой частью практически всех компьютерных систем управления на любом уровне - от отрасли до отдельного предприятия.

База данных - совокупность данных, предназначенных для машин обработки и хранения, которые могут использоваться одним или несколькими пользователями. В зависимости от моделей БД могут быть иерархическими, сетевыми и реляционными. С БД связано такое понятие как СУБД.

СУБД (система управления базами данных) - это программа, которая управляет данными, осуществляет хранение, поиск, извлечение, редактирование информации, хранимой в БД. СУБД также бывают иерархическими, сетевыми и реляционными.

Проектирование и создание баз данных (БД) до сих пор остается, за редким исключением, не технической задачей, а творческим процессом, который скорее сродни искусству, нежели науке. Это утверждение может показаться несколько странным: ведь разработка и исследование баз данных ведутся более 30 лет. Однако как нам кажется, такой парадокс вполне объясним. За прошедшие годы неизмеримо вырос уровень потребительских качеств систем управления базами данных (СУБД): разнообразие поддерживаемых функций, удобный для пользователя интерфейс, сопряжение с программными продуктами - в частности, с другими СУБД, возможности для работы в сети и т.д.

Но изменения почти не коснулись того, что раньше называлось логическими структурами баз данных. Это формы, в которых пользователь представляет и хранит свою информацию в БД. А ведь именно от них в немалой степени зависит удобство работы пользователя с базой данных: формулировка запроса, простота поиска данных, форма выдачи итоговой информации и другие операции. В современных БД могут .использоваться более или менее удачные структуры, но почти никогда мы не найдем обоснованного ответа на вопрос, почему для конкретной базы данных была выбрана именно такая форма.

Однако к настоящему времени накоплен значительный опыт проектирования банков данных, предназначенных для управления производством. Это позволяет сделать процесс создания БД значительно более формализованным. (Правда, поле для субъективных решений, а значит, и для индивидуального творчества, все равно остается, но его можно существенно сузить.)

Итак, речь идет об информации, которая формируется и накапливается в компьютерных банках данных. В условиях реальной производственной деятельности это понятие употребляется в двух различных значениях:

v информация, прежде хранившаяся на бумажных носителях и внесенная в новый банк данных, который создавался на основе какой-либо СУБД. Сюда же следует отнести и сведения, связанные с текущим производственным процессом. Они вводятся в банк данных в реальном масштабе времени;

v банк данных, который был создан ранее и используется до сих пор.

Постепенно разница между двумя названными типами данных стирается. С одной стороны, неизбежно появляется новая информация, которую надо структурировать и организовать в банке данных, и создаются новые СУБД, более удобные, чем прежние. С другой стороны, ранее накопленные сведения продолжают храниться в банке данных, который наверняка никто никогда не будет перестраивать. Обычно самое простое решение проблемы - конвертировать старые данные в новую СУБД, объединяя информационные массивы и решая возникающие при этом проблемы. В результате возникает новый банк данных, куда входят разные БД.

Свою курсовую работу я делал в программной среде Microsoft Access из пакета Microsoft Office XP.

Microsoft Access - это интерактивная, реляционная СУБД для операционной системы Windows. Она предназначена для хранения и поиска данных, представления информации в удобном виде и автоматизации часто повторяющейся операции (ведение счетов, учет товара, планирование…) С помощью Access можно разрабатывать удобные формы ввода данных, а также осуществлять обработку данных и выдачу сложных отчетов. Объектом обработки Access является файл БД, имеющий произвольное имя и расширение .mdb. В это файл входят основные объекты Access: таблицы, формы, запросы, отчеты, макросы, модули. В состав СУБД входят конструкторы таблиц, форм, запросов и отчетов. Эту систему можно рассматривать как среду разработки приложений. Используя макросы и модули для автоматизации решения задач можно создавать ориентированные на пользователя приложения. Access также предоставляет пользователю механизмы работы с базами различных форматов. Мощность и доступность Access делает эту систему лучшей СУБД.

1. Цель курсовой работы

Цель курсовой работы - разработать базу данных в соответствии с выданным вариантом. Варианты выдавались в соответствии с двумя последними цифрами зачетной книжки. Мой вариант - №40 - БД "Cbcnt

Интерфейс базы данных должен обеспечивать:

v Ввод, просмотр, редактирование данных на основе форм с максимальным использованием средств автоматизации (выбор значений из списков).

v Стандартные операции навигации и обслуживания базы данных.

v Получение сводных данных и выборок на основании запросов, отражающих показатели работы компании.

v Печать отчётов для документирования различных данных.

Дизайн интерфейса, форм и выходных документов должны иметь фирменный стиль и цветовое оформление.

Наполнить базу данных определённой информацией и протестировать систему. Получить образцы стандартных запросов и отчётов.

Сделать вывод по проделанной работе.

2. Структура базы данных

2.1 Таблицы

Таблицы - это объект БД, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов), в которых хранится информация, составляющая содержание БД. Это базовый объект Access, все остальные объекты являются производными и создаются на базе ранее подготовленной таблицы. Каждая запись в таблице БД должна иметь первичный ключ, т.е. идентификатор (или адрес), значение которого однозначно определяет ту или иную запись. Ключ может состоять из одного или нескольких полей. Первичный ключ должен обладать двумя свойствами:

§ Однозначная идентификация записи: запись должна однозначно определяться значением ключа;

§ Отсутствие избыточности: никакое поле нельзя удалить из ключа, не нарушая при этом свойства однозначной идентификации.

Каждое значение первичного ключа в пределах таблицы должно быть уникальным. В противном случае невозможно отличить одну запись от другой. Таким образом, указание первичного ключа - это и есть единственный способ отличить один экземпляр объекта от другого. В данной работе использовались индексированные поля, поскольку при этом MS Access 2000 работает наиболее эффективно.

Всего в моей базе 5 таблиц. Все таблицы я создавал с помощью конструктора.

2.1.1 Таблица "Игры"

В данной таблице хранится информация об играх, которые и будут составлять основное содержание моей БД. В этой таблице я задал 3 ключевых поля. Таблица состоит из 11 полей, которые различаются по типам данных, которые в них можно внести.

2.1.2 Таблица "Награды"

А в этой таблице у меня находятся такие поля, как "Рейтинг ag.ru", "Выставка E3", "Выставка ECTS", "Выставка Tokyo Game Show". Я создал эту таблицу, чтобы оценивать игры, находящиеся у меня в основной таблице, по различным рейтингам. Ключевое поле - "Код игры".

2.1.3 Таблица "Фирма-разработчик"

В этой таблице у меня хранится информация о фирмах-разработчиках игр.

2.1.4 Таблица "Фирма-издатель"

Ну а в этой таблице у меня хранится информация о фирмах-издателях игр.

2.1.5 Таблица "Телефоны фирм-разработчиков"

В этой последней таблице у меня хранятся все телефоны фирм - разработчиков, которые записаны у меня в таблицу "Фирмы-разработчики".

3. Схема данных

Такой механизм, как первичный ключ таблицы, помимо однозначной идентификации записи позволяет реализовать связи между таблицами. Благодаря связям, данные из одной таблицы становятся доступны другой. Когда база данных включает в себя много таблиц, работа в такой системе становится более эффективной, упрощается ввод данных, снижается вероятность ошибок; поддерживать такую систему значительно проще. Связи устанавливаются за счет того, что в разных таблицах присутствуют поля с одинаковыми значениями. При этом не обязательно, чтобы эти поля имели одинаковые имена, достаточно одинаковое соответствие значений. Для одной из таблиц таким полем является первичный ключ, а для второй таблицы это поле - внешний ключ. Согласовав значения первичного и внешнего ключей можно связать таблицы между собой. Существуют связи: один-ко-многим, один-к-одному, многие-ко-многим. На схеме данных ключевое поле выделено жирным шрифтом.

4. Формы

Пользовательская форма позволяет отражать данные на экране в виде входного (первичного) документа. С помощью форм удобно вводить в таблицы данные входных документов, просматривать или редактировать записи таблиц. Формы создаются после того, как разработаны таблицы и схемы данных. Всего в моей базе 4 формы и несколько вложенных. Все формы я создавал с помощью конструктора.

Вот главная форма, где выводятся все сведения, представленные у меня в БД, об игре.

В данной форме имеются 3 вложенные формы, а также вычисляемое поле "Всего игр в базе".

Данная форма - информация о разработчике. В ней также содержится вложенная форма ("Номер телефона"), а еще управляющие кнопки, с помощью которых можно листать записи, удалять их, а также закрыть форму.

И, наконец, самая главная форма - это главная кнопочная форма, благодаря которой можно добраться до любой другой формы.

5. Запросы

Запросы можно представить себе, как точку зрения на данные, включенные в таблицу. Запросы служат для фильтрации набора данных, позволяют выбрать информацию, соответствующую определенным критериям. Результатом работы запроса является временная таблица, в которую включены блоки данных из основной таблицы. При каждом выполнении запроса он строится на основе новых табличных данных.

Access дает большие возможности при проектировании запросов:

v выбор полей;

v выбор записей;

v сортировка;

v запрашивание данных их нескольких таблиц;

v выполнение вычислений;

v и др.

При создании запросов я пользовался конструктором.

На следующем рисунке представлены все запросы, созданные в моей базе данных.

Среди них есть запрос с параметром, на обновление, на удаление, перекрестный, на создание таблицы.

Окно создания запроса в режиме конструктора выглядит следующим образом:

6. Отчеты

Отчеты - это информация, оформленная в соответствии с необходимыми спецификациями. Они являются особой формой представления данных. Отчет позволяет использовать и распространять полученную информацию из БД, выводить ее на печать. При оформлении отчетов можно использовать различные элементы управления (графики, диаграммы, рисунки, фон…) Отчеты являются эффективным средством для распечатки информации регулярного использования. Создавать отчеты можно, используя мастер или конструктор. Автоотчет позволяет быстро создавать более простые отчеты. Он бывает двух видов: в столбец и ленточный. Ленточный отчет размещает записи в отдельную строку, а поля в отдельные столбцы. Его удобно применять при большом числе записей и малом количестве полей. Отчет в столбец удобен в том случае, когда мало записей и много полей. Когда необходимо создавать сложные, многоуровневые отчеты, нельзя использовать автоотчет. В данном случае чаще всего применяется мастер. В отчетах также можно создавать поля с итоговыми вычислениями. При этом могут использоваться различные функции и построитель выражений. Как правило, для формирования отчета создают запрос, в котором собирают данные из разных таблиц, с включением вычисляемых полей, группировкой, условиями отбора. Далее по общим правилам MS Access, на базе такого запроса проектирует отчет.

Отчет "Игры"

В данном отчете представлена информация по играм, имеющимся в БД, а также присутствует вычисляемое поле (Всего в каталоге игр).

А так выглядит отчет по фирмам-разработчикам в режиме конструктора.

Вывод по проделанной работе

В процессе создания своей базы данных я освоил большинство приемов работы с СУБД MS Access. Я научился создавать таблицы, запросы, формы и отчеты. Кроме того я ознакомился с основными понятиями, используемыми при создании баз данных. Я узнал, что такое поля, строки, ключи, связи и т. п.

Список используемой литературы

1. "Access 2000. Проектирование баз данных". Дубнов П.Ю.

2. "Основы работы с СУБД ACCESS". В.В. Мокшина, Т.А. Безрутченко

3. "Задания для выполнения курсовых работ по дисциплине "Информатика"". В.В. Мокшина, Т.А. Безрутченко

4. Лекции по информатике