Разработка информационной системы финансового планирования для малого предприятия

· подготовка операционного бюджета;

· подготовка основных бюджетных документов.

Рекомендуется иметь на предприятии стандарты по составлению планов, которые содержат инструкции и схемы организационных потоков.

Основное различие между планами и стандартами заключается в том, что стандарт - это показатель на единицу продукции (например, проектные затраты на единицу продукции). Использование стандартов помогает построить бюджет, оценить выполнение, проанализировать и способствовать принятию правильного решения. Когда работа выполнена, фактические данные сравниваются со стандартом для выявления отклонений. Эта обратная связь помогает совершенствованию норм. Реально выполняемые стандарты - это стандарты, которые могут быть достигнуты при неблагоприятных производственных условиях. Это трудно, но возможно, как показывает практика. Реально выполняемые стандарты меньше идеальных, так как в них предусматриваются нормы естественной убыли, простои, поломки оборудования и другое.

Техника составления плана предусматривает 9-11 шагов, последовательность формирования плана определяется руководителем предприятия. Применительно к практике отечественных предприятий следует придерживаться схемы формирования планов из одиннадцати последовательных шагов (см. рис. 3.1.).

Рис. 3.1. Процесс формирования основного плана

Составление плана продаж - первый и самый ответственный шаг, так как оценка объема продаж влияет на все последующие планы. Для надежности прогноза продаж используют комбинации экспертных и статистических методов. План продаж должен отражать квартальный или месячный объем продаж в натуральных и стоимостных показателях. Цены на продукцию должны планироваться с учетом ожидаемой инфляции. План продаж включает в себя ожидаемый денежный поток от продаж, который в дальнейшем будет включен в доходную часть бюджета потока денежных средств.

Расчет коммерческих расходов должен соотносится с объемом продаж. Он производится по группам расходов, учитывая типы продукции, типы покупателей, географию сбыта, вид торговли (реализации).

План производства - представляет собой план выпуска продукции в натуральных показателях, составляется исходя из плана продаж. При его составлении необходимо учитывать производственные мощности, увеличение или уменьшение запасов, величину внешних закупок и др.

План производственных запасов - включает информацию, необходимую для подготовки двух заключительных финансовых документов основного плана: прогноза о прибылях и убытках - в частности подготовки данных о производственной себестоимости реализованной продукции; прогноза балансового отчета - в части подготовки данных по оборотным средствам (сырье, материалы и др.) на конец планируемого периода.

План прямых затрат на материалы - формируется исходя из объема закупок сырья и материалов, из ожидаемого объема их использования и предполагаемого уровня запасов.

План прямых затрат на оплату труда - зависит от вида продукции, трудоемкости изготовления и расценок на оплату труда за один час работы. На предприятиях, где существуют разные формы оплаты труда, выделяют финансовую и сдельную части оплаты труда.

План общепроизводственных накладных расходов - включает все затраты, связанные с производством продукции, за исключением затрат на материалы и прямых затрат на оплату труда. Управленческие расходы - это все расходы не связанные с производственной или коммерческой деятельностью предприятия. План управленческих расходов включает в себя затраты на содержание управленческих отделов (отдел кадров, АСУ, юридический отдел, плановый отдел и т.д.), освещение, отопление офисов, сооружений производственного назначения, услуг связи и т.п.

Отчет (прогноз) о прибылях и убытках - первый из итоговых документов основного плана, показывающий, какой доход должно заработать предприятие и какие затраты понести.

Балансовый отчет (прогнозный) показывает, какими средствами финансирования предприятие обладает, как они используются, и характеризует финансовое состояние предприятия на конкретную дату. Для прогноза баланса используется величина нормативных оборотных средств (сырье, материалы, незавершенное производство и запасы готовой продукции) и величина дебиторской задолженности, которые рассчитываются при подготовке соответствующих бюджетов. Пассивная часть баланса формируется исходя из предполагаемой оборачиваемости кредиторской задолженности и прочих текущих пассивов. Расхождения в прогнозах активной и пассивной частей баланса дает представление о недостатке (избытке) финансирования.

Составление плана потоков денежных средств - один из самых важных и сложных шагов в планировании. Основой для его составления служат составленные (ранее изложенные) планы и в первую очередь прогноз объема продаж. Поступление средств от основной деятельности рассчитывается с учетом изменений в дебиторской задолженности, расходы (оттоки денежных средств) - с учетом изменений в кредиторской задолженности.

Прогноз отчета о движении денежных средств рассчитывается отдельно по видам деятельности (основной, инвестиционной, финансовой). В расчетах может использоваться как прямой метод, так и косвенный метод. Обычно план потока денежных средств составляется на год или полгода вперед с разбивкой по месяцам. В реальной практике нередки случаи определения понедельных (на неделю вперед) бюджетов потока денежных средств.

Анализ и контроль выполнения планов. Контроль - продолжение планирования, сопровождающее процесс реализации планов. Контроль в экономическом смысле - это наблюдение и управление, но поскольку эффективное управление и наблюдение невозможны без постановки целей и планирования мероприятий по реализации этих целей, то контроль содержит комплекс задач по планированию, регулированию и наблюдению. Задачи контроля состоят в том, чтобы путем подготовки и предоставления необходимой управленческой информации ориентировать руководство на принятие решений и необходимых действий.

Контроль - это инструмент для руководства предприятием, охватывающий всю деятельность и обеспечивающий достижение цели, намеченной перспективными планами. Контроль предполагает достаточную, оперативную и надежную информацию об исполнении бюджета предприятия в части как доходов, так и расходов, анализ выявленных отклонений от запланированных показателей.

Контроль за исполнения плана предприятия осуществляется посредством сопоставления плановых показателей с фактическими на протяжении всего финансового года и после его завершения. Критерием оценки достигнутых значений показателей являются данные принятого бюджета. Для выявления отклонений фактических показателей от запланированных в бюджете на предприятии осуществляется оперативный и периодический контроль финансово-хозяйственной деятельности.

Оперативный контроль достигается посредством запроса необходимой информации от подразделений предприятия и направлен на скорейшее выявление изменений жизненно важных показателей деятельности предприятия (объем реализации, прибыль).

Оперативный контроль осуществляется на основе ежемесячных планов доходов и расходов, которые разрабатываются на основе утвержденного бюджета предприятия на год с конкретизацией основных статей.

В ежемесячном плане доходов и расходов уточняются как доходная, так и расходная части исходя из информации, поступившей от подразделений предприятия на последнее число, и устанавливается баланс этих частей. Методика его формирования аналогична методике формирования плана. Ежемесячный план разрабатывается за 1 - 2 дня до начала планируемого месяца и утверждается директором предприятия. Утверждение плана доходов и расходов - основание для осуществления платежей и обязательств для всех служб предприятия. Ежедневный контроль за исполнением плана доходов - расходов ведется по данным финансовой службы, представленным в информационном массиве, посредством которого оперативно доводятся сведения до руководителей предприятия о фактическом финансовом состоянии на текущую дату.

В течение месяца отслеживается выполнение плановых заданий (лимитов) по статьям доходов и расходов с расчетом отклонений. При невыполнении доходной части плана особое внимание уделяется очередности расходов: своевременному внесению платежей в план, во внебюджетные фонды, погашению банковских ссуд и процентов по ним, оплате энергоносителей, выплате заработной платы.

Для эффективного управления ежеквартально составляется прогноз выполнения плана малого предприятия, чтобы информировать руководство в течение финансового года о том, какое воздействие на ключевые показатели оказывают последние события, не предусмотренные планом.

При необходимости руководство предприятия принимает решение о корректировке годового плана предприятия по статьям в соответствии с создавшейся ситуацией.

Руководители малого предприятия при оценке результатов и совершенствовании процесса производства используют анализ отклонений фактических результатов (издержек) от нормативных. Контроль и корректировка исполнения планов могут осуществляются с использованием методики многоуровневого анализа отклонений.

3.2 Моделирование функциональной структуры планирования инструментальным средством BPWin

Моделирование системы выполнено с помощью CASE-средства BPWin. Данный инструментарий позволяет в удобочитаемом виде представить процесс функционирования планирования (см. прил. 1), а также реализации этих функций в автоматизированном виде (см. прил. 2).

Состав функциональных объектов характеризуют информационную мощность системы - определяют, какими понятиями можно оперировать при выполнении работ по планированию. Существует ряд функциональных требований, которые должны быть отражены в процессе планирования, исполнения и анализа контрольных показателей финансовой деятельности малого предприятия. Организация планирования в пошаговом режиме выглядит следующим образом:

1. Сообщение о начале планирования.

2. Центрами финансовой ответственности формируются предварительные контрольные показатели деятельности малого предприятия.

3. Внесение предварительных показателей в соответствующий проект планов.

4. Согласование и утверждение проектов планов руководителями малого предприятия.

5. На основе утвержденных проектов формирование планов, с полным расчетом нормативных показателей.

6. Контроль согласованности плановых статей.

7. Предоставление планов на исполнение сотрудникам согласно функциональной принадлежности.

8. Реализация корректировок (при необходимости) контрольных показателей планов в течении планового периода. Повторное рассмотрение и утверждение откорректированных показателей.

9. Осуществление контроля выполнения плановых контрольных показателей.

10. Формирование отчетных форм выполнения планов по видам деятельности.

11. Анализ финансово-экономических показателей, сравнение нормативных и фактически полученных данных.

В центре всех перечисленных этапов находится финансовый план, который является неотъемлемой частью бизнес планирования предприятия. Он призван обобщить материалы, изложенные в описательной части планирования для того чтобы представить их в стоимостном выражении. В данном случае необходимо подготовить сразу несколько стандартных для мировой практики документов:

· Прогноз объема реализации.

· Производственный план.

· План доходов и расходов (сметы прямых затрат на материалы, на оплату труда, общезаводских накладных расходов, торговых и административных расходов).

· Баланс денежных поступлений и выплат.

· План по источникам и использованию средств.

· Сводный балансовый план активов и пассивов предприятия.

· Анализ безубыточности.

· Стратегия финансирования.

3.3 Формальное описание функциональной модели

Финансовые ресурсы малого предприятия - это часть денежных средств в форме доходов и внешних поступлений, предназначенных для выполнения финансовых обязательств и осуществления затрат по обеспечению расширенного воспроизводства.

Вся информация о документообороте предприятия представлена в виде набора диаграмм стандарта IDEF0. Системе соответствует набор диаграмм, которые иллюстрируют процессы, протекающие на малом предприятии, взаимосвязь отдельных структурных элементов.

При разработке модели методики финансового планирования, входящего в состав предприятия использовалась информация, систематизированная в пункте 3.1. Таким образом, функциональная структура, полученная в результате анализа, содержит представление, на основе собранной информации, о процессах, протекающих на малом предприятии, и может не содержать глубоко детализованной и корректной информации в связи с продолжающимися изменениями в структуре.

Рассмотрим модель методологии финансового планирования. Диаграммы связаны иерархически, т.е. например, диаграмма, показывающая взаимодействие функций управления и организации планирования, может быть детализирована на несколько подчиненных диаграмм, на которых отражается процессы входящие в реализацию этих функций. Диаграмма функции, в свою очередь, может быть декомпозирована до уровня отдельных элементарных операций.

Диаграммы пронумерованы последовательно: самый верхний уровень (контекстная диаграмма) обозначается А0. Следующий уровень декомпозиции А1 - Аn, где n - число функций или блоков. При детализации функции на составные части диаграмма получает свой номер, получаемый из номера родительской плюс порядковый номер на текущем уровне, например, А2.3, что означает - третий блок во второй диаграмме. Таким образом, получается набор взаимосвязанных диаграмм, отражающий все процессы, происходящие в отделе (см. прил. 1).

Для полного отражения этих процессов диаграммы построены для всех уровней организации: планирование, контроль, анализ. Отдельные структурные элементы отображены на диаграммах в виде прямоугольников, которые характеризуют выполняемые ими функции и связаны между собой стрелками, отражающими информационные связи между ними.

Для удобства чтения диаграмм, при их формировании, производилось объединение структурных элементов по функциональному признаку. Например, при переходе от корневой (контекстной диаграммы, см. рис. 3.1.), которая характеризует основную функцию в целом, к уровню процессов и т.д.

Рис. 3.1. Контекстная диаграмма

Аналогично происходит объединение информационных потоков, отражающий документооборот планирования. Документы объединяются по типам документов, или их смысловой нагрузке. Таким образом, название связи «приказ» может содержать в себе различные типы приказов, указаний. Каждая стрелка это информационная связь, позволяющая проследить процесс функционирования любого процесса в целом.

После описания планирования в целом производится его декомпозиция по функциям. Диаграмма декомпозиции планирования состоит из трёх основных функций, соответствующих функциям выполняемых в процессе организации планирования (см. рис. 3.2.).

Рис. 3.2. Диаграмма декомпозиции основной функции.

При этом входящие и управляющие информационные потоки, ресурсы разделяются между собой в зависимости от функций, для выполнения которых они предназначены. Исходящие данные также разбиваются по функциям.

После описания общей структуры происходит подробное описание работы каждой функции, например «Организации планирования». Декомпозиция позволяет полностью отразить организацию функционирования финансового планирования. На диаграмме декомпозиции происходит детализация функции, которая разбивается на подфункции, при этом происходит более подробное разделение входных, выходных, управляющих потоков данных по этим функциям, вплоть до разделения потоков до отдельных документов (см. рис. 3.3).

Рис. 3.3. Диаграмма декомпозиции «Организации планирования».

На диаграмме декомпозиции «Организации анализа планирования» представляется алгоритм составления аналитических данных, для использования, как управляющих, так и планирующих деятельностях (см. рис. 3.4.).

Как дополнение к моделям для более наглядного отображения текущих операций документооборота на нижнем уровне использовали диаграммы потоков данных (DFD), основанные на нотации Гейна-Сарсона. Модель содержит потоки данных, выполняющиеся системой процессы, хранилища данных, и внешние сущности. Она описывает физические характеристики системы - движение объектов, хранение объектов, поставка и распространение объектов. Стрелки в данной модели показывают как объекты, включая данные, двигаются от одной работы к другой.

Рис. 3.4. Диаграмма «Организации анализа планирования».

Разработанная модель позволяет перейти к моделированию информационного содержания методологической организации финансового планирования. Данные, которые должны храниться и предоставляться пользователю, необходимо обозначить и разработать такую структуру, отвечающую требованиям нормализации баз данных.

4.1 Определение типов и структур информационного наполнения базы данных

Перед построением модели данных необходимо полностью определить сущности и атрибуты. Основываясь на документах, входящих в документооборот финансовой деятельности малого предприятия, определяем сущности.

В базе данных системы финансового планирования на основании функций выделяются таблицы, которые можно разделить на два типа:

1) Таблицы с фактическими данными.

2) Системные таблицы.

В таблицах фактических данных хранятся непосредственно значения плановых показателей. Так же к фактическим таблицам относятся и справочники.

Системные таблицы необходимы для функционирования различных подсистем, которые были описаны ранее. Выделим, таблицы с фактическими данными, которые получили название справочных.

Таблица TS_PLAN представляет собой справочник планов, основная ее функция это хранение данных о текущих планах.

Справочник статей TS_STAT необходим для хранения текущих данных о статьях. Одной из особенностей данного справочника является то, что он имеет иерархическую структуру. Это связано с тем, что статьи разделяются на уровни. К примеру, при анализе плановых показателей по статьям, данные дочерних статей будут браться из таблиц базы данных, в то время как значение родительских статей будут вычисляться по значениям дочерних статей. Иерархия так же необходима для визуального отображения статей в приложениях.

Таблицы TDEBZAD и TKREDZAD используются в системе для хранения плановых показателей по дебиторской и кредиторской задолженности.

Таблицы фактических данных TKREDFAKT и TKREDZADFAKT тоже достаточно похожи на предыдущие таблицы TDEBZAD и TKREDZAD, но с одним отличаем - фактические данные не разбиваются на базовые, оптимистические и пессимистические.

Справочник TS_TIME необходим для наглядного представления данных хранящихся в таблицах TKREDFAKT, TKREDZADFAKT, TDEBZAD, TKREDZAD. Дело в том, что данные о месяце в этих таблицах хранятся в числовом формате, а для удобства пользования эти данные необходимо преобразовать.

Рабочие таблицы необходимы для хранения данных текущего планирования или учёта фактически полученных данных. Также необходимо хранить информацию о центрах финансовой ответственности, которые в малом предприятии представляют отдельные автоматизированные рабочие места. В системе циркулируют данные о производительности каждой мощности предприятия, их характеристик, в виде личных данных, адресов, кодов, показателей и т.д.

4.2 Логическая структура данных планирования

После создания всех сущностей и атрибутов, необходимых для описания всего документооборота начинается разработка логической модели базы данных. Внесение сущностей и их атрибутов в логическую модель осуществляется путем импорта данных из BPwin в Erwin. Сущности и их атрибуты, определенные в BPwin переместятся в логическую модель в ERwin. Импортированные сущности не имеют первичного ключа и не связаны друг с другом. Назначение атрибутов первичным ключом и связывание сущностей осуществляется только средствами Erwin, т. е. сущности и атрибуты, созданные в BPwin и затем импортированные в Erwin, рассматривают как заготовку для создания полноценной модели данных, а не как готовую модель (см. рис. 4.1).

Рис. 4.1. Модель данных после импорта сущностей и атрибутов

Далее заносится описание и комментарии сущности. Каждая сущность должна быть полностью определена с помощью текстового описания.

После описания сущностей и атрибутов производится связка сущностей. На логическом уровне можно установить идентифицирующую связь один ко многим, связь многие ко многим и неидентифицирующую связь один ко многим.

При установлении идентифицирующей связи атрибуты первичного ключа родительской сущности автоматически переносятся в состав первичного ключа дочерней сущности (миграция атрибутов). В дочерней сущности они помечаются как внешний ключ - (FK). При установлении неидентифицирующей связи дочерняя сущность остается независимой, а атрибуты первичного ключа родительской сущности мигрируют в состав неключевых компонентов родительской сущности.

В результате выполнения этих действий получаем ненормализованную логическую модель данных (см. рис. 4.2).

Далее необходимо нормализовать модель данных. В результате проведения нормализации создадим структуру данных, при которой информация о каждом факте хранится только в одном месте. Процесс нормализации сводится к последовательному приведению структур данных к нормальным формам.

Процесс нормализации логической модели данных продемонстрируем на примере приведения сущностей «TWORKORDER», «TPLAN» к нормальным формам.

Первая нормальная форма требует, чтобы все атрибуты были атомарными. Для этого атрибут "FC_ADRESS" был разбит на атрибуты "FC_COUNTRY", "FC_REGION", "FC_TOWN", "FC_STREET", "FC_OFIS" и добавлен атрибут “FP_TYPE” для определения типа документа. (см. рис. 4.3)

Рис. 4.3. Модель данных после нормализации первой формы

Вторая нормальная форма требует, чтобы каждый неключевой атрибут зависел от всего первичного ключа, не должно быть зависимости от части ключа. Для приведения ко второй нормальной форме создадим новую сущность «TPLAN», в которую перенесем атрибуты “FC_FAM”, “FC_NAME”, “FN_KOLV”, “FC_OTKLON”, «FN_SALARY», зависящие от части ключа (“FN_TAB_NUM”). В новой сущности создаем новый первичный ключ «FK_PLANID» и устанавливаем идентифицирующую связь от новой сущности к старой, аналогично выделяем сущность «TADRESS» (см. рис. 4.4).

Рис. 4.4. Модель данных после нормализации второй формы

Автоматизированная система состоит из следующих функциональных подсистем:

· Система регламентирования;

· Система планирования;

· Система контроля и учёта;

· Система консолидации и анализа данных;

· Система формирования выходных форм;

· Система оповещения и временного контроля;

· Система безопасности.

5.1. Архитектура системы

Теперь немного подробнее об этих функциональных подсистемах. Модель информационной системы наглядно демонстрирует взаимосвязь подсистем и их модулей (см. рис. 5.1).

Рис. 5.1. Модель информационной системы финансового планирования

Система регламентирования - определяет сроки проведения планирования. То есть она контролирует функцию ввода данных пользователем. Дело в том что, как правило, руководитель изначально определяет временные рамки проведения этапа планирования. То есть это время начала этапа планирования и время его завершения. Как раз в этом промежутке пользователь и может осуществлять заполнение плановых таблиц. Так же может возникнуть ситуация когда пользователь завершил ввод данных и отправил эти данные на согласование. В этом случае тоже происходит блокировка ввода. При возникновении, каких-либо неполадок в работе системы, администратор тоже может блокировать процесс ввода данных. Обработкой такого рода ситуаций и занимается система регламентирования. Она так же оповещает пользователя через его АРМ о том, что произошла блокировка ввода данных.

Система планирования - осуществляет сбор данных. Эта центральная подсистема, которая взаимодействует практически со всеми остальными системами.

Подсистема контроля и учета контролирует процесс ввода данных. При помощи нее можно узнать, какие планы или таблицы планов заполнены на текущий момент и на сколько.

Система консолидации и анализа данных позволяет проводить анализ введенных плановых показателей. Так же данная система позволяет строить различные графики сравнения плановых показателей.

Система формирования выходных форм позволяет формировать интерфейс пользователя для различных АРМов. То есть различные формы для ввода и вывода данных. Эта система особенно активно используется при построении отчетов (см. рис. 5.2).

Система оповещения и временного контроля осуществляет заранее запланированные действия по таймеру. К примеру, данная система при завершении этапа планирования осуществляет перегонку данных из оперативной области хранения в архивную область. Так же данная система позволяет блокировать отдельные участки БД по таймеру.

Рис. 5.2. Модель формирования форм в информационной системе

Система безопасности осуществляет идентификацию и аунтерификацию пользователя. Так же данная система осуществляет шифрование передаваемых данных (см. рис. 5.3).

Почти все представленные подсистемы по типу реализации можно разделить на три части.

· Системы реализованные на уровне СУБД.

· Системы реализованные на уровне приложения.

· Системы реализованные как на уровне СУБД так и на уровне приложений.

К примеру, Система контроля и учет, Система оповещения и временного контроля полностью реализованы на уровне СУБД, в то время как Система формирования выходных форм реализуется полностью на уровне приложений.

Рис. 5.2. Модель системы надёжности в информационной системе

Такое обилие различных подсистем и их сложная взаимосвязь, требует привлечения дополнительных технологий для реализации системы финансового планирования. Все это обусловлено еще и тем, что при разной реализации различных модулей, возможно, использовать различные языки программирования. Так большинство систем реализованных на уровне СУБД оперируют языком структурированных запросов SQL и его процедурным расширением PL/SQL . Системы, реализованные на уровне исполняемого приложения, могут быть написаны на любом языке четвёртого поколения. В системах функции, которые затрагивают, как уровень базы данных, так и уровень приложения, для них может быть использовано несколько языков программирования, но нужно учитывать специфику их взаимодействия между собой.

Использование такой архитектуры и структуры информационной системы финансового планирования для малого предприятия имеют следующие преимущества:

· высокая способность к интеграции существующих информационных систем управления предприятием;

· относительно низкие затраты на внедрение и эксплуатацию;

· повышение уровня эффективности использования оборудования;

· прикладные программные средства доступны с любого рабочего места, имеющего соответствующие права доступа;

· минимальный состав программно-технических средств на клиентском рабочем месте, возможно использование доступа через Internet;

· минимальные затраты на настройку и сопровождение клиентских рабочих мест (причем многие из которых могут работать за удаленными терминалами).

5.2 Использование основных программных продуктов в разработке

Разработанные модели и структуры финансового планирования в дипломном проекте позволяют использовать различные современные технологии для реализации информационной системы. В зависимости от использованных инструментальных средств кодирования можно получить систему различной производительности, информативности и быстродействия.

Корпорация Oracle предлагает современный подход к созданию информационных систем - единую и функционально полную платформу для решения всех перечисленных задач.

Основой решения является система управления базами данных Oracle9i Database, с помощью, которой можно не только надежно хранить аналитическую информацию, но и эффективно выполнять процедуры извлечения данных из разнородных источников, согласовывать, агрегировать и преобразовывать эти данные в аналитическую информацию, загружать ее в хранилище. Кроме того, средствами этого же продукта поддерживаются различные методы анализа данных, включая многомерный анализ, прогнозирование, поиск закономерностей. Все эти функции реализуются описанными ниже специальными компонентами Oracle9i.

Для классификации основных видов аналитической деятельности предлагается использовать следующую структуру:

· стандартная отчетность,

· нерегламентированные запросы,

· многомерный анализ (OLAP).

Каждая из этих технологий поддерживается продуктами Oracle: для стандартной отчетности используется Oracle Reports, для формирования нерегламентированных отчетов и запросов - Oracle Discoverer, для сложного многомерного анализа - опция сервера Oracle9i OLAP Services вместе с JDeveloper и BI Java Beans, Oracle Express.

Программные средства Oracle обеспечивают следующие возможности:

· Стандартизация документов, участвующих во всем электронном документообороте предприятия. Обмен данными между системами на уровне физических таблиц должен остаться в прошлом, поскольку он не обеспечивает обмена данными между разнородными системами и неустойчив к изменению версий программного обеспечения.

· Снижение требований к функциональности первичных учетных систем. Первичные системы должны качественно выполнять свое главное предназначение: учет и первичная отчетность. А для построения управленческих решений необходимо использовать отдельные специализированные системы.

· Налаживание обмена нормативно-справочной информацией и документами между различными системами. Это устранит дублирование в операциях ввода первичных документов в различных

6.1 Анализ условий трудового процесса

Несоблюдение гигиенических норм и правил на рабочем месте может привести к возникновению умственного переутомления, нервного возбуждения и как следствие снижения работоспособности. К этому могут привести такие характеристики трудового процесса, как значимость работы, ответственность за конечный результат, а также факторы монотонности труда: число элементов и продолжительность простых заданий и повторяющихся операций, число объектов наблюдения и другие. Для продуктивной работы разработчику необходимы: правильный режим питания, режим дня, режим труда и отдыха, правильная организация рабочего места.

Оценивая вредные факторы, которым подвергался разработчик в процессе разработки модели и эксплуатации комплекса программно-аппаратных средств мы опирались на руководство - «Гигиенические критерии оценки условий труда по показателям вредности и опасности факторов производственной среды, тяжести и напряженности трудового процесса», утвержденные Госкомсанэпиднадзором РФ Руководство - Р 2.2.755-99. В соответствии с руководством труд классифицируется по четырем классам: оптимальные условия труда (класс 1.0); допустимые условия труда (класс 2.0); вредные условия труда (класс 3). Вредные условия труда по степени превышения гигиенических нормативов и выраженности изменении в организме работающих, подразделяются на 4 степени вредности: 1 степень 3 класса (3.1); 2 степень 3 класса (3.2); 3 степень 3 класса (3.3); 4 степень 3 класса (3.4). Опасные (экстремальные) условия труда (класс 4.0).

Данный метод классификации позволяет при выставлении общей оценки учитывать комбинации и сочетания всех факторов производственной среды и трудового процесса, а также прогнозировать риск развития профессиональных заболеваний или других нарушений здоровья.

Оценка напряженности труда проводилась по двадцати одному фактору. Каждому выбранному фактору была дана оценка от 1.0 до 3.2, а затем по предложенному алгоритму производился расчёт общей напряжённости труда. Результаты оценок 3 класса воздействующих факторов приведены в таблице 5.1.

Таблица 5.1.

Факторы с оценкой 1.0:

1. Плотность сигналов (световых, звуковых) и сообщений в среднем за 1 ч работы. До 75.

2. Число производственных объектов одновременного наблюдения. До 5.

3. Размер объекта различения (при расстоянии от глаз работающего до объекта различения не более 0.5 м) в мм при длительности сосредоточенного наблюдения (% от времени смены). Более 5мм - 100%.

4. Нагрузка на слуховой анализатор (при производст-венной необходимости вос-приятия речи или дифферен-цированных сигналов). Разборчивость слов и сигналов от 100% до 90%, помехи отсутствуют.

5. Нагрузка на голосовой аппарат (суммарное количество часов, наговариваемое в неделю). До 18.

6. Степень риска для собственной жизни. Исключена.

7. Степень ответственности за безопасность других лиц. Исключена. Оценка.

8. Продолжительность (в секундах) выполнения простых производственных заданий или повторяющихся операций. Более 100. Оценка.

9. Время активных действий (в % продолжительности смены). В остальное время - наблюдение за ходом производственного процесса. 20 и более.

10. Монотонность производственной обстановки (время пассивного наблюдения за ходом техпроцесса в % от времени смены). Менее 75.

Факторы с оценкой 2.0:

1. Степень сложности задания. Обработка тестирование и контроль за процессом разработки.

2. Фактическая продолжительность рабочего дня. 8 - 9 ч.

3. Сменность работы. Двухсменная работа (без ночной смены).

4. Наличие регламентированных перерывов и их продолжительность. Перерывы регламентированы, не - достаточной продолжительности: от 3 до 7 % рабочего времени.

5. Распределение функций по степени сложности задания. Обработка выполнения задания.

6. Характер выполняемой работы. Работа по установленному графику с возможной его коррекцией по ходу деятельности.

Число факторов с оценкой 1.0 составило 10, с оценкой 2.0 составило 6, с оценкой 3.1 составило 4 и с оценкой 3.2 составило 1.

Таким образом, общая напряжённость труда относится ко 2 классу. Данный показатель характеризует в целом уровень вредности условий труда и указывает, что условия труда пользователя допустимы. Тем не менее, необходимо предложить мероприятия для снижения влияния факторов с оценками 3.1 и 3.2.

6.2 Меры по улучшению условий труда

В качестве методов улучшения условий труда пользователя разработанной системы предлагаются меры, которые можно условно разделить на три группы

· организационные

· технические

· организационно - технические

В процессе разработки сложных организационных структур разработчику приходится принимать неординарные технические решения, требующие творческого подхода. В связи с этим требуется большая нагрузка на логическое мышление, что подразумевает максимальную сосредоточенность на выполняемой работе. Одним из способов соблюдения вышеперечисленных правил является правильная организация рабочего места. Также в работе обязательно должны присутствовать перерывы, в течение которых пользователь может переключиться на небольшие физические упражнения. Организация проектирования должна позволять пользователям выполнять задания, чередуя сложные и менее сложные. Так как при разработке модели требуется поддержание высокого уровня умственной работоспособности, необходимо соблюдение ряда условий: постепенное вхождение в трудовой процесс после отдыха, индивидуальный ритм работы, соблюдение привычной последовательности деятельности, правильное чередование периодов труда и отдыха.

Восприятие сигналов (информации) и их оценка, степень сложности задания. Пользователю на каждом шаге необходимо учитывать влияние принятых решений на всю модель в целом. При этом необходимо оценивать множество параметров - функциональность, информативность, степень взаимодействия функциональных элементов и т.д. Эта задача значительно более сложная, чем рассмотренная в п.1. С целью эффективного решения данных проблем при разработке сложной организационной структуры создается группа пользователей. Часть группы занимается сбором опросных материалов, системным анализом, другая часть занимается проектированием элементов структуры. Для эффективного обмена информацией внутри и между группами необходима поддержка со стороны CASE-инструментария (групповые проекты).

Длительность сосредоточенного наблюдения. Значительную часть времени пользователю приходится наблюдать за объектами на сравнительно небольшой площади (экрана). Это приводит к развитию значительного утомления в сфере зрительного анализатора. Причиной этого являются фиксация близко расположенных, объединенных объектов, рассматривание мелких деталей, постоянный перевод взора с одного объекта на другой, частые резкие переходы от света к тени и обратно, блескость, пульсация освещенности и др. Все это через определенный период времени может привести к патологическим изменениям органа зрения. Работа за видеотерминалами требует большого нервно-психического напряжения, связанного с необходимостью длительного наблюдения концентрации памяти и внимания, решения сложных задач.

При работе в условиях зрительного напряжения происходят существенные изменения рефракции и аккомодационной способности глаз, ухудшается контрастная чувствительность, снижается устойчивость хроматического и ахроматического зрения, сокращаются границы поля зрения, снижаются острота зрения и скорость восприятия переработки информации. Весь этот комплекс изменений в сфере зрительного анализатора свидетельствует о развитии зрительного утомления. При чрезмерной продолжительности или интенсивности напряжения органа зрения утомление может накапливаться, приводить к развитию перенапряжения, возникновению патологии зрительного аппарата.

Поэтому периодически необходимо делать перерывы. Во время перерывов рекомендуется психологическая разгрузка в оборудованных для этой цели помещениях. В них должны стоять удобные кресла, звучать специально подобранная спокойная музыка, на стенах могут быть изображены пейзажи, оказывающие успокоительное воздействие. Можно выполнить специальный комплекс физических упражнений или просто подвигаться.

Плотность сигналов (световых, звуковых и т.д.). В процессе проектирования организационной структуры пользователь получает огромное количество зрительной информации, которую необходимо обработать для выполнения нужного действия. Для уменьшения этого потока интерфейс системы проектирования должен быть удобным, интуитивно понятным, содержать как можно меньше длинных названий. При неудачном представлении данных на экране возможно утомление разработчика от необходимости преодолевать все недочеты интерфейса программы. Желательна возможность настройки интерфейса инструментального средства и наличие звукового сопровождения некоторых действий разработчика.

Наблюдение за экранами видеотерминалов. В процессе работы, пользователь большую часть времени проводит за экраном монитора, которым оснащена его рабочая станция. Как правило, монитор построен на базе ЭЛТ. Излучения такого монитора оказывают самое пагубное влияние на здоровье человека, в первую очередь на глаза. Гигиенические требования к видиодисплейным терминалам изложены в «Санитарные правила и нормы СанПиН 2.2.2.542-96».

Согласно гигиеническим нормам освещенность на поверхности стола и клавиатуре должна быть не менее 300 люкс, а вертикальная освещенность экрана - всего 100-250 люкс. Исследования физиологов и гигиенистов убедительно доказали, что и полутьма, и слишком высокая освещенность экрана приводят к быстрому зрительному утомлению. Размещать компьютер рекомендуется так, чтобы свет (естественный или искусственный) падал сбоку, лучше слева, это избавит от мешающих теней и поможет снизить освещенность экрана. В качестве источников освещения рекомендуется применять люминесцентные лампы типа ЛБ со светильниками серии ЛПО36 с зеркализованными решетками. Лампы накаливания лучше использовать для местного освещения зоны рабочего документа

Пыль, оседающая на экране, снижает его освещенность, ухудшает видимость изображения и способствует накоплению статического электричества. Поэтому его необходимо протирать мягкой неворсистой тканью. Согласно СанПиНу в помещениях с ПЭВМ должна ежедневно проводиться влажная уборка

Еще одним способом снижения вредного влияния видеотерминала можно назвать применение в качестве последних жидкокристаллических (ЖК) панелей. Их достоинством является отсутствие электромагнитных излучений и мерцания экрана.

Степень ответственности. Значимость ошибки. Как было сказано, принятые неверные технические решения могут оказать существенное влияние на математическую модель в целом и как следствие на процессы автоматизации на предприятии. Для устранения ошибок проектировщика программа должна содержать мощную систему проверки и коррекции ошибок. Ошибки разработчика необходимо устранять сразу же после их обнаружения. Для этого инструмент проектирования должен иметь возможность отката (отмены действий оператора) на несколько шагов. Для минимизации появления ошибок и быстрому их исправлению необходимо тесное сотрудничество в коллективе разработчиков, чтобы аналитики контролировали процесс проектирования, а проектировщики требовали от аналитиков как можно точную и достоверную информацию. Для поддержания работоспособности в рабочих помещениях пользователей необходимо присутствие кондиционеров и различного рода ионизаторов, например люстры «Чижевского», которые создают в помещении атмосферу горного воздуха, очищают воздух от пыли и существенным образом снижают действие электростатического поля вокруг программно-аппаратных средств.

Таким образом, созданный микроклимат благотворно повлияет на творческую деятельность разработчиков.

Число элементов (приемов), необходимых для реализации простого задания или в многократно повторяющихся операциях и продолжительность (в секундах) выполнения простых производственных заданий или повторяющихся операций. В хорошо проработанном инструменте проектирования не должно встречаться в больших количествах повторяющихся операций с высокой частотой их повторения. Если такие операции возможны, необходимо предусмотреть средства для их автоматизации. Например, автоматическая расстановка названий входов и выходов функциональных блоков на всех ниже лежащих диаграммах, автоматическое размещение однотипных элементов в предварительно заданном порядке и т.д.

Таким образом, в процессе анализа вредных факторов, воздействующих на пользователя, были предложены решения по полному или частичному устранению этого влияния. Безусловно, удовлетворить в полной мере всем требованиям невозможно, однако к этому нужно в максимальной степени стремиться, поскольку речь идет о здоровье и трудоспособности человека

6.3 Пожарная безопасность

Вероятность воспламенения при эксплуатации приборов автоматики зависит от их типа. В ЭВМ пожарную опасность создают элементы электронной схемы и соединительные провода. Действующие радиотехнические детали разогреваются электрическим током, нагреваются окружающий их воздух и соседние детали, поэтому используется принудительное охлаждение (путем циркуляции воздуха) Тем самым предотвращается нагрев и излучение тепла деталями из легковоспламеняющиеся материалов, а также их воспламенение.

Используемая электросеть должна иметь плавкие предохранители. Поскольку плавкие предохранители и автоматические выключатели могут быть источниками искрообразования, они помещаются в закрываемые шкафы из несгораемых материалов, здесь также предусмотрены рубильники для отключения от источника электроснабжения после окончания работы и при возникновении пожара.

Электроустановки и оборудование, находящееся под напряжением, относится к классу пожара Е, и основными огнетушащими средствами являются газовые составы - хладоны, инертные разбавители порошки.

6.4 Электробезопасность

Для обеспечения электробезопасности отдельно или в сочетании друг с другом применяются следующие технические способы и средства: малые напряжения; электрическое разделение сетей; контроль и профилактика повреждений изоляции; компенсация емкостной составляющей тока замыкания на заземление; двойная изоляция; защитное отключение. Чтобы избежать опасности возникновения замыкания на землю, постоянно ведется осмотр состояния изоляции, и своевременно устраняются повреждения.

В аппаратуре автоматики, вычислительных машинах и радиоустановках применяются блочные схемы, в общем корпусе устанавливаются отдельные блоки, которые соединяются с остальным устройством штепсельным соединением. Когда блок выдвигается или удаляется со своего места, штепсельный разъем размыкается. Таким образом, блок отключается автоматически при открывании его токоведущих частей.

6.5 Ресурсосбережение

При использовании традиционных методов планирования используется большое количество бумажных документов, так как сам процесс планирования подразумевает составление смет, планов и т.д.

Для хранения всех используемых документов необходимы специально подготовленные помещения. Также затруднен поиск при большом объеме хранимых данных.

В информационной системе финансового планирования для малого предприятия все используемые документы в системе представляются в электронном виде и хранятся в базах данных. Таким образом, значительно упрощается документооборот при использовании данной разработки, сокращаются объемы бумажных документов, что приводит к снижению ресурсов древесины.

Также при разработке информационной системы финансового планирования сберегаются людские ресурсы за счет отсутствия клиентской части, за счёт использования систем с двухуровневой архитектурой «клиент-сервер».

Необходимо произвести анализ экономической эффективности разработки системы, в современных условиях рыночной экономики, оценить затраты на проектирование и внедрение системы. Одним из важнейших моментов при проектировании системы, является обоснование экономической эффективности от внедрения системе.

7.1 Расчет интегрального показателя качества

Анализ рынка. Данная информационная система будет пользоваться спросом у малых предприятий, желающих автоматизировать процесс финансового планирования, учета и анализа финансово-экономических показателей. Автоматизация процесса планирования предоставляет расширенный спектр возможностей, которые вручную выполнить достаточно трудоёмко. Система финансового планирования - комплекс методов, подходов, финансово-экономических инструментов планирования, контроля, анализа и принятия решений, которые используются для достижения долгосрочных и краткосрочных целей, сформированных на малом предприятии. В связи с массовой автоматизацией предприятий разработка будет актуальна. Система позволит малым предприятиям вести систематический контроль и анализировать выполнения плановых показателей и причин отклонения факта от плана. Таким образом, система повышает уровень управляемости предприятия, что, несомненно, приносит экономический эффект.

Выбор аналога. В настоящее время существует несколько аналогов систем планирования как российских, так и зарубежных производителей. Например, Hyperion Planner, Comshare MPC, Oracle Financial Analyzer, КИС: Инталёв, BPlan, Галактика.

Рассмотрим элементы технологии планирования и подходы к их автоматизации по следующим позициям:

· состав и свойства информационных объектов системы;

· функциональность и алгоритмы;

· организация работы пользователей с системой;

· архитектура, платформа и средства интеграции.

Первое, на что стоит обратить внимание при изучении системы, это состав ее информационных объектов. Именно они характеризуют информационную мощность системы, т. е. определяют, какими понятиями и с какой степенью детализации можно оперировать при выполнении работ по планировании. Из приведенных аналогов систем финансового планирования наиболее обширным составом информационных объектов обладает российская система BPlan. В этом продукте используются такие информационные объекты как измерение бюджетных планов статей, организационно-штатная и финансовая структура, валюты, курсы, клиенты, потребители и поставщики.

«Сердцем» любой системы финансового планирования являются планы статей. Система должна содержать как минимум три таких плана: план доходов и расходов, план движения денежных средств, план активов и пассивов (баланс). Продукт BPlan, в отличие от других аналогов, содержит все вышеперечисленные планы.

По организации работы пользователей с системой и архитектуре различают два принципиально разных подхода - файловая система и система с единой базой данных. Система с единой БД в технологии клиент - сервер представляет более современный подход, который обеспечивает одновременную работу многих пользователей с одними и теми же данными, оперативное внесение изменений в структуру бюджетных планов и интерактивное взаимодействие участников бюджетного процесса. В качестве БД BPlan использует высокопроизводительную базу Oracle 9i Database.

Таким образом, продукт BPlan удовлетворяет всем требованиям современной системы планирования, и поэтому взят в качестве аналога разрабатываемой системы.

Таблица 7.1.

Интегральный показатель качества. По данным сравнительной характеристики рассчитаем интегральные технический показатель разрабатываемой системы и выбранного аналога.

Он будет равен:

для разрабатываемой системы:

Ип = ? BПi ki = 51,1

для аналога:

Иа = ? BПi ki = 40,7

где BПi и BАi соответствующая характеристика проекта и аналога, ki весовые коэффициенты

Относительная технико-экономическая эффективность разработанного продукта:

Е0 = Ип / Иа = 1,26

Полученное значение E0 показывает целесообразность и экономическую эффективность разработки.

7.2 Расчет затрат на этапе проектирования

Под разработкой информационной системы финансового планирования будем понимать совокупность работ, которые необходимо выполнить, чтобы разработать учет, анализ и планирование финансово-экономических показателей на малом предприятии.

Для расчета затрат на этапе проектирования необходимо определить продолжительность каждой работы (начиная с составления технического задания (ТЗ) и до оформления документации включительно). Продолжительность работ определяется либо по нормативам (с использованием специальных справочников), либо расчетом с помощью экспертных оценок по формуле:

где То - ожидаемая длительность работ, Тmin и Тmax - наименьшая и наибольшая, по мнению эксперта, длительность работ. Все расчеты сведены в таблице. 7.2

Таблица 7.2.

Ленточный график представлен на рис. 7.1. (одно деление - два дня).

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16

Рис. 6.1. Ленточный график.

Всего было затрачено 27 дней (из них с использованием ЭВМ - 18 дней). Капитальные затраты на этапе проектирования рассчитаем по формуле:

К = Zп + Мп + Нр

где Zп - заработная плата проектировщика на всем этапе проектирования, Мп - затраты на использование ЭВМ на этапе проектирования, Нр - накладные расходы.

Стоимость одного часа машинного времени примем 7руб, тогда затраты на использовании ЭВМ равны:

Мп = С * 104 = 7 * 104 = 728 (руб.)

Дополнительные расходы: п = 15%

Расходы на социальное страхование: с = 37%

Заработная плата разработчика:

Zn = zd * Tn * (1 + ac / 100) * (1 + an / 100)

zd = 300 руб.

Zn = 300 * 27 * (1 + 37 / 100) * (1 + 15 / 100) = 12,761 тыс. руб.

Накладные расходы составят:

Нр = 12,761 * 80 / 100 = 10,209 тыс.руб.

Таким образом, получим капитальные затраты на этапе проектирования:

Кп = 0,728 + 12,761 + 10,209 = 23,698 тыс. руб.

Расчет затрат при проектировании аналога.

Заработная плата разработчика (аналог):

Zn = zd * Tn * (1 + ac / 100) * (1 + an / 100)

zd = 350 руб.

Zn = 350 * 45 * (1 + 37 / 100) * (1 + 15 / 100) = 24,814 тыс. руб.

Затраты на использование ЭВМ:

Мп = С * 112 = 7 * 108 = 784 (руб.)

Накладные расходы:

Нр = 24,814 * 80 / 100 = 19,851 тыс. руб.

Таким образом, получим капитальные затраты на этапе проектирования (аналог):

Кп = 0,784 + 24,814 + 19,851 = 45,449 тыс. руб.

7.3 Анализ экономического эффекта

Экономическая эффективность от разработки данной информационной системы финансового планирования заключается в разнице между капитальными затратами на проектирования этой системы и аналога.

? Кп=45,449-23,698=21,751 тыс. руб.

1. Алексеева М.М. Планирование деятельности фирмы: Учебно-методическое пособие. - М.: Финансы и статистика, 1997.- 248с.

2. Балабанов И.Т. Основы финансового менеджмента. Изд. 2-е. - М.:Финансы и статистика, 1997 - 384с.

3. Горемыкин В.А., Богомолов А.Ю. Планирование предпринимательской деятельности предприятия. Методическое пособие. -М.: ИНФРА-М.,1997.-334 с.

4. Деловое планирование. Учебное пособие \Под ред.В.М.Попова. - М.: Финансы и статистика, 1997 - 368 с.

5. Ильин А.И. Планирование на предприятии. Учебное пособие.- М.: ООО «Мисанта», 1998.-296с.

6. Крылович А.В. Информационные технологии в управлении предприятием. // Корпоративный менеджмент, №5, 2002.

7. Дэвид А. Марка и Клемент МакГоуэн Методология структурного анализа и проектирования. SADT.

8. С.В.Маклаков CASE-средства разработки информационных систем. BPwin и Erwin -М.: ДиалогМифи, 2001.

9. Кинжалин А. BPwin - инструмент системного анализа. // Компьютер Информ, №11, 2001.

10. Маклаков С. Объединение структурного и объектного подхода в новом поколении CASE-средств Computer Associates // Учебно-консалтинговый центр. 2002.

11. Глушаков С.В., Ломотьков Д.В. Базы данных: Учебный курс. - К.: Абрис, 2000. -504с.

12. Пригорьев Ю.А. Проблемы выбора доступа к данным при проектировании информационных систем на основе СУБД//Информационные технологии. - 1999 - №5. С. 4-10.

Страницы: 1, 2, 3