Курсовая работа является результатом подведения итогов по курсу «Базы данных». Назначением разработки является закрепление и углубление практических знаний и навыков, связанных с программированием в среде MS ACCESS.

1.2 Требования к функциональным характеристикам

Программа должна обеспечить:

- ввод данных (добавление новых книг, авторов, издательств и тем литературных произведений);

- редактирование данных (изменение информации о книге, её авторе, издательстве, теме, жанре произведения в случае возникновения ошибки при заполнении каталога);

- вывод данных (просмотр записей библиотечного каталога и получение информации о книге, её авторе и издательстве, в котором она была издана; просмотр отчетов обо всех имеющихся в библиотеке книгах данного автора и о количестве книг, изданных каждым издательством) на экран и печать отчетов.

1.3 Рекомендуемые требования к составу и параметрам технических средств, программной совместимости

- Microsoft Windows 98;

- Microsoft Access 97;

- CPU 266 Celeron;

- 16 Мб оперативной памяти.

1.4 Теоретические сведения

Данная база данных включает в себя одиннадцать таблиц. Для выполнения операций над данными, хранящимися в таблице, каждая запись имеет уникальный идентификатор (главный ключ), значение которого однозначно определяет только эту запись в границах таблицы. Главный ключ может состоять как из одного поля (например, для полей таблице «тблКнига» главным ключом является значение поля «Код книги»), так и из нескольких полей (например, для полей таблице «тблРасположение» главным ключом является значения полей «Код книги» и «Код отдела»). Таблицы соединены между собой следующими видами связи:

- «один - ко - многим» (например, «тблЖанры» и «тблКнига» - существует много книг имеющих один вид жанра, но каждая книга имеет только один вид жанра);

- «многие - к - одному» (например, «тблРасположение» и «тблКнига» - разные отделы библиотеки могут иметь книгу данного вида, но конкретная книга может находиться только в одном отделе);

- «многие - ко - многим» (например, «тблАвторы» и «тблКнига» - каждый автор может написать много книг и у одной книги может быть несколько авторов).

Последний вид связи в MS Access реализуется с помощью третьей таблице, куда включаются ключевые поля исходных таблиц. При объединении таблиц обеспечивается:

- условие целостности данных, которое не позволяет вводить во внешнее ключевое поле таблицы (со стороны «многие») значения, отсутствующего в ключевом поле справочника (со стороны «один»);

- каскадное удаление связанных записей, которое позволяет удалить записи из всех связанных таблиц;

- каскадное обновление связанных полей, которое позволяет обновить данные во всех связанных таблицах.

Данная база данных поддерживает следующий формат объединения данных в запросах: объединение только тех записей, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают.

2. Внешняя спецификация

2.1 Входные данные

Количество

– для формы «Добавление автора» - по одному значению для полей «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Пол», «Дата рождения», «Дата смерти»;

– для формы «Добавление книги» - по одному значению для полей «Шифр», «Автор книги», «Название книги», «Год создания», «Аббревиатура отдела», «Год издания», «Название издательства», «Количество страниц», «Жанр произведения», «Тема произведения», «Степень участия в создании книги»;

– для формы «Добавление издательства» - по одному значению для полей «Название», «Город», «Адрес», «Телефон»;

– для формы «Добавление города» - по одному значению для полей «Название города», «Телефонный код»;

– для формы «Добавление темы» - одно значение для поля «Название темы».

Тип - строковый для всех полей форм, кроме:

- «Дата рождения», «Дата смерти» (форма «Добавление автора») - дата;

- «Год создания», «Год издания» (форма «Добавление книги») - дата, «Количество страниц» (форма «Добавление книги») - числовой;

- «Телефонный код» (форма «Добавление города») - числовой.

Формат данных

- «Дата рождения», «Дата смерти» (форма «Добавление автора») - длинный формат даты (например, 12 августа 1856 г.) или краткий формат даты (например, 12.07.1856);

- «Год создания», «Год издания» (форма «Добавление книги») - короткий формат (например, 2000 г.).

2.2 Выходные данные

Количество - по одному значению для полей «Фамилия», «Имя», «Отчество», «Пол», «Дата рождения», «Дата смерти» и список имеющихся в библиотеке книг этого автора, с указанием их шифра, названия, отдела, где они расположены, жанра, темы, года создания, издательства, в котором они были изданы, года издания и количества страниц.

Для «Справочника по издательствам» - по одному значению для полей «Название издательства», «Город», «Адрес», «Телефонный код», «Номер телефона», а также список всех имеющихся в библиотеке книг, изданных этим издательством, с указание автора.

Тип - строковый для всех полей формы, кроме:

- «Дата рождения», «Дата смерти» - дата;

- «Год создания», «Год издания»- дата, «Количество страниц» - числовой.

Формат данных

- «Дата рождения», «Дата смерти» - длинный формат даты (например, 12 августа 1856 г.) или краткий формат даты (например, 12.07.1856);

- «Год создания», «Год издания» - короткий формат (например, 2000 г.).

2.3 Функциональная схема

Функциональная схема представлена в Приложении Б (см. рисунок Б.1).

3. Руководство пользователя

3.1 Назначение программы

Разработать программный продукт, позволяющий просматривать и редактировать записи библиотечного каталога. Потенциальные пользователи программы - библиотекари.

3.2 Описание интерфейса программы

Форма «Литературные произведения»

Форма изображена на рисунке А.1 (см Приложение А). Для того, чтобы передвигаться по записям в левом верхнем углу формы приведены четыре кнопки перехода по записям (первая запись, предыдущая запись, следующая запись, последняя запись). При этом в текстовых полях формы приводится информация об авторе произведения, а в таблице - информация о книгах этого автора, имеющихся в библиотеке. Сверху, на панели инструментов приведены кнопки добавления записей (добавить автора, добавить книгу, добавить издательство), редактирования записей (редактирование автора, редактирование книги, редактирование издательства, редактирование города, редактирование темы), кнопки по работе с отчетами (просмотр отчета об авторах - его вид представлен на рисунке А9 (см Приложение А), печать отчета об авторах, просмотр отчета об издательствах (см рисунок А10 Приложения А), печать отчета об издательствах), а также кнопки «Удаление записи», «Найти запись», «Справочник по издательствам», «Выйти из приложения». Для того чтобы найти нужную запись необходимо передать фокус текстовому полю, по которому будет происходить поиск, и нажать кнопку «Найти запись». В строке «Образец» ввести искомое значение, в строке «Совпадения» выбрать, как будет происходить поиск, и нажать кнопку «Найти далее».

Форма «Добавление автора»

Форма изображена на рисунке А.2 (см Приложение А). Для добавления информации об авторе, введите в соответствующие поля фамилию, имя, отчество писателя, дату рождения, дату смерти (если писатель уже умер), выберете из выпадающего списка его пол. Кнопка «Вернуться к главной форме» открывает форму «Литературные произведения» и закрывает «Добавление автора». А кнопка «Добавить книгу» закрывает текущую форму и открывает форму «Добавление книги».

Форма «Добавление книги»

Форма изображена на рисунке А.3 (см Приложение А). Для добавления новой книги введите в соответствующие поля формы библиотечный шифр книги, название, год создания, год издания, количество страниц, а также выберете из выпадающих списков автора произведения, аббревиатуру отдела, где расположена книга, название издательства, жанр и тему произведения, степень участия автора в создании книги. Если требуемый автор, издательство, тема произведения отсутствуют в выпадающих списках, то, нажав соответствующую кнопку, их можно добавить в списки. После заполнения всех полей необходимо нажать на кнопку «Добавить запись». Кнопка «Вернуться к главной форме» закрывает текущую форму и открывает главную.

Форма «Добавить издательство»

Форма изображена на рисунке А.4 (см Приложение А). Для добавления нового издательства введите в соответствующие поля формы его название, адрес по которому оно расположено, и телефон, а также выберете из выпадающего списка город, в котором находится издательство. Если требуемого города в списке нет, то вы можете добавить его, нажав кнопку «Добавить город». Кнопка «Закрыть форму» закрывает текущую форму, а кнопка «К главной форме» закрывает текущую и открывает главную форму.

Форма «Добавление города»

Форма изображена на рисунке А.5 (см Приложение А). Для добавления нового города введите в соответствующие поля формы его название и телефонный код и нажмите кнопку «Выход» для закрытия формы.

Форма «Добавление темы»

Форма изображена на рисунке А.6 (см Приложение А). Для добавления новой темы введите в соответствующее поле формы её название и нажмите кнопку «Выход» для закрытия формы.

Форма «Справочник по издательствам»

Форма изображена на рисунке А.7 (см Приложение А). Для просмотра информации об издательстве найдите нужное издательство с помощью кнопок перехода по записям, расположенных снизу. При этом в текстовых полях будет отображаться информация об издательстве, а в таблице приводиться список книг, выпущенных этим издательством и имеющихся в наличии в библиотеке. Кнопки «Просмотр отчёта» и «Печать отчета» позволяют соответственно просматривать и печатать отчёт об издательствах. Кнопка «К главной форме» закрывает текущую форму и открывает главную.

Форма «Удаление книги»

Форма изображена на рисунке А.8 (см Приложение А). Для удаления книги, с помощью кнопок перехода по записям, расположенных снизу, выберете нужную книгу и щелкните по кнопке "Удаление книги". Кнопка «Закрыть форму» закрывает текущую форму и открывает главную.

Формы редактирования записей

Данные формы аналогичны формам добавления записей, но у них имеется кнопка «Найти и заменить запись». Алгоритм работы с этой кнопкой описан в пункте 4.2.1, но с той разницей, что на вкладке «Замена», кроме поля «Образец» нужно ввести значение поля «Заменить на:» и нажать кнопку «Заменить», а затем закрыть обе формы. Если при заполнении было не правильно выбрано значение из выпадающего списка, то при редактировании нужно выбрать новое значение и закрыть форму. Исключение составляют значения полей «Автор произведения» и «Аббревиатура отдела» формы «Редактирование книги», которые редактировать нельзя.

4. Руководство программиста

4.1 Организация ввода данных в программу и вывода результатов

Ввод данных в программу осуществляется при помощи мыши и с клавиатуры в объекты типа TextBox.

Для вывода результатов используется объекты типа ComboBox, TextBox, таблицы MS Access и текстовые файлы.

4.2 Схема данных

Схема данных приведена в Приложении Б (см. рисунок Б.2).

4.3 SQL запрос и его описание

Выбирают поля из таблиц тблКнига, тблАвторы и тблМестоРасположения, которые следует объединить в запросе.

SELECT тблКнига.Шифр, [Фамилия] & " " & Left([Имя],1) & ". " & Left([Отчество],1) & "." AS ФИО, тблКнига.[Название книги], тблКнига.[Код издательства], тблКнига.[Год издания], тблКнига.[Код темы], тблКнига.[Код жанра], тблКнига.[Количество страниц], тблМестоРасположения.[Аббревиатура отдела]

Описывается способ объединения полей таблиц в запросе. INNER JOIN означает, что объединятся будут только те записи, в которых связанные поля обеих таблиц совпадают.

FROM тблМестоРасположения INNER JOIN ((тблКнига INNER JOIN тблРасположение ON тблКнига.[Код книги] = тблРасположение.[Код книги]) INNER JOIN (тблАвторы INNER JOIN тблСвязи ON тблАвторы.[Код автора] = тблСвязи.[Код автора]) ON тблКнига.[Код книги] = тблСвязи.[Код книги]) ON тблМестоРасположения.[Код отдела] = тблРасположение.[Код отдела]

Определяется порядок сортировки записей в запросе по полям «ФИО» и «Название книги» по возрастанию

ORDER BY [Фамилия] & " " & Left([Имя],1) & ". " & Left([Отчество],1) & ".", тблКнига.[Название книги];

4.4 Описание процедур и их параметров

Рассмотрим процедуру нажатия на кнопку «Добавление автора»:

Private Sub Кнопка27_Click()

On Error GoTo Err_Кнопка27_Click

Выделяем переменную под имя формы

Dim strdocname As String

Конкретизириум переменную

strdocname = "Добавление автора"

Открытие формы "Добавление автора" в режиме ввода данных.

DoCmd.OpenForm strdocname,,,, acAdd

Закрытие формы "Литературные произведения".

DoCmd.Close acForm, "Литературные произведения"

Делаем невидимой кнопку "Найти запись"

Forms![Добавление автора]!Кнопка25.Visible = False

Передача фокуса текстовому полю "Фамилия".

Forms![Добавление автора]!Фамилия.SetFocus

Exit_Кнопка27_Click:

Выход из процедуры

Exit Sub

Err_Кнопка27_Click:

В случае появления ошибки вывод на экран сообщения

MsgBox Err.Description

Resume Exit_Кнопка27_Click

End Sub

5. Тестовый пример

Тестированию подвергается часть программного кода, отвечающая за добавление новой книги. Необходимо добавить в каталог следующую книгу:

Крылов И. А. «Басни», 78.56, дет. ч/з, басни, классическая литература, 1850 г., Просвещение, 2000 г., 75 стр.

Щелкаем мышью по кнопке «Добавить книгу», расположенную на форме «Литературные произведения». В появившейся форме «Добавление книги» вводим в текстовое окно «Шифр» библиотечный шифр книги - 78.56. При этом поле «Код книги» обновляется автоматически. Убеждаемся в том, что в выпадающем списке «Автор книги» отсутствует Крылов И. А. Добавим его в список с помощью кнопки «Добавить автора». Вводим в поля появившейся формы «Добавление автора» следующие значения:

Фамилия - Крылов

Имя - Иван

Отчество - Андреевич

Пол - мужской

Дата рождения - 24.05.1823

Дата смерти - 13.03.1890

И нажимаем кнопку «Добавить книгу». Из списка «Автор книги» выбираем, Крылов И.А. Аналогично заполняются другие поля формы «Добавление книги», а затем нажимаем кнопку «Добавить запись». Далее в форме «Литературные произведения» можно просмотреть информацию об этой книге.

Приложение

рисунок А.1

рисунок А.2

рисунок А.3

рисунок А.4

рисунок А.5

рисунок А.6

рисунок А.7

рисунок А.8

рисунок А.9

рисунок А.10