Делопроизводство в учебно-научном подразделении ВУЗа

граждан вопросов;

— справочные (кодификационные) по нормативно-правовым актам, отражающим

вопросы деятельности (правовую среду) организации. В системах этого вида

самостоятельно учитывается каждый вопрос, о котором имеется информация в

документе, а основой систематизации также является тематика нормативных

положений.

При изъятии документов из обращения или их отмены информация в ИПС

аннулируется, но не уничтожается, а передается в архив организации вместе с

документами.

Номенклатура дел организации

Еще одним обязательным элементом информационно-поисковой системы

организации является номенклатура дел — «систематизированный перечень

заголовков дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения». В

номенклатуру дел включаются документы, картотеки, регистрационно-

справочные массивы всех структурных подразделений и должностных лиц

организации без исключения независимо от вида носителя и способа фиксации

документной информации.

Номенклатура дел закрепляет классификацию, группировку исполненных

документов в дела; систематизацию и индексацию дел, сроки их хранения;

служит основным учетным документом в текущей работе с документами, а также

учетно-справочной . системой для последующего поиска дел со сроками

хранения до 10 лет включительно.

В иерархических системах управления для достижения единого подхода к

классификации документов и обеспечения их необходимой сохранности в

качестве нормативного акта составляются типовые номенклатуры дел,

обязательные для подведомственных структур и устанавливающие

унифицированный состав заводимых дел и единую систему их индексации.

Аналогичный документ рекомендательного характера называется примерной

номенклатурой дел.

Общегосударственные требования к минимальным срокам хранения

документов, порядку составления, ведения и оформления номенклатуры дел

устанавливает Государственная архивная служба России на основании данных ей

Президентом и Правительством Российской Федерации полномочий.

В номенклатуре дел должны найти отражение все документируемые участки

работы организации, в том числе органов и подразделений, действующих на

общественных началах (комиссий, советов, общественных отделов и т.д.), а

также документы с грифами ограничения доступа к ним; в этом случае

номенклатура дел также становится документом ограниченного доступа. В

номенклатуру включаются также дела временно действующих органов, документы

которых служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации

или прекращения ее деятельности, например ликвидационной комиссии, а также

не законченные делопроизводством дела, которые поступают правопреемникам из

других организаций для их продолжения.

В процессе работы организации в течение делопроизводственного года

могут возникнуть новые документируемые участки и соответственно — новые

комплексы документов, которые также должны быть оперативно включены в

номенклатуру дел.

В номенклатуру дел не включаются печатные издания, которые в свою

очередь учитываются и хранятся в научно-технических библиотеках, справочно-

информационных фондах и других подразделениях.

Номенклатура дел на следующий делопроизводственный год должна

составляться в последнем квартале текущего года, согласовываться с

экспертной комиссией организации, с Государственной архивной службой в лице

ее территориального органа или архивом вышестоящей организации (в

зависимости от адреса сдачи документов на постоянное хранение). После

согласования номенклатура дел утверждается руководителем организации и

приобретает статус нормативного акта.

Утвержденная номенклатура дел организации вводится в действие с 1

января следующего календарного года, если не предусмотрены другие рамки

делопроизводственного года.

3. ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО В НАУЧНО-УЧЕБНОМ ПОДРАЗДЕЛЕНИИ ВУЗа

3.1. Факультет как научно-учебное подразделение университета

Факультет - учебно-научное подразделение университета, осуществляющее

полный цикл подготовки специалистов по нескольким родственным

специальностям. Одновременно факультет проводит преподавание дисциплин

своих специальностей на других факультетах. В тесной связи с учебным

процессом факультет выполняет фундаментальные и прикладные научно-

исследовательские работы в соответствии с профилем подготовки специалистов.

В состав факультета кроме кафедр входят деканат, учебные и научные

кабинеты, классы, музеи.

Кафедра - основное учебно-научное подразделение университета. Учебная

и научная деятельность кафедры осуществляется в одной или нескольких

областях знаний и подчиняется решению главной задачи - подготовке

высококвалифицированных специалистов.

Кафедра может иметь учебные и научные лаборатории, филиалы, кабинеты,

музеи, мастерские и другие подразделения.

Кафедра:

- организует и проводит на современном уровне учебную и учебно-методическую

работу, в том числе разрабатывает учебные планы, тематику и программы

курсов и семинаров, курсовых и дипломных работ и проектов, устанавливает

все формы проведения занятий, соотношение между лекционными, практическими

и лабораторными занятиями, распределяет учебные поручения, организует

контроль за учебой студентов;

- формирует планы научных исследований, организует их проведение и

осуществляет контроль выполнения;

- проводит подготовку специалистов высшей квалификации (кандидатов и

докторов наук) через аспирантуру, докторантуру и в порядке соискательства;

- организует и контролирует повышение квалификации и переподготовку

преподавателей и сотрудников кафедры;

- предпринимает усилия по увеличению поступлений внебюджетных средств за

счет образовательной и научной работы, развития производственной и

коммерческой деятельности;

- способствует распространению научных знаний и осуществляет культурно-

просветительскую деятельность среди населения;

- вносит на рассмотрение ученого совета факультета (университета)

предложения о кандидатурах на замещение должностей, на представление к

ученым и почетным званиям;

- осуществляет иную деятельность, предусмотренную настоящим Уставом и

действующим законодательством.

Администрация факультета (деканат) - подразделение осуществляющее

контроль и организацию деятельности факультета. Непосредственное

руководство над ним осуществляет декан. Он контролирует выполнение планов и

планирует работу деканата, также самостоятельно определяет численность и

квалифицированный состав администрации факультета. Декан несет

ответственность за отчетные данные, сведения и различные материалы,

подготавливаемые в деканате.

В Уставе университета деканат не выделен как подразделение факультета

и следовательно не определены его функции.

3.2. Типы документов, обращающихся на факультете. Подразделения,

издающие и использующие их.

Органом управления факультета, организующим делопроизводство, учебный

процесс и слаженную работу с различными подразделениями университета,

является деканат.

Основной целью работы деканата является организация учебного процесса,

с чем связано основное делопроизводство.

В процессе деятельности университета издаются приказы, служебные

записки, указания, протоколы и т.п. Они фиксируют решения административных

и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия,

обеспечения и регулирования деятельности:

- федеральных органов государственной власти, органов государственной

власти, субъектов РФ, включая субъекты РФ, имеющие наряду с русским языком

в качестве государственного национальный язык, органов местного

самоуправления;

- предприятий, организаций и их объединений независимо от

организационно-правовой формы и вида деятельности.

Порядок подготовки, согласования и издания приказов, указаний и

других организационно-распорядительных документов описаны в Стандарте

предприятия СТП 2069131-01-98.

Документы, входящие в систему организационно-распорядительной

документации, подразделяются на три группы:

1. Распорядительные (приказы, указания и т.п.);

2. Организационные (положения, инструкции, правила и т.п.);

3. Справочно-информационные (служебные письма, докладные записки,

протоколы, акты и т.п.).

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской

Федерации и гербов субъектов Российской Федерации являются полиграфической

продукцией, подлежащей учету. На них типографическим способом или

нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих

номеров.

Документами, образующими документооборот факультета являются:

1. Приказ - правовой акт, издаваемый ректором университета в целях

решения основных и оперативных задач, стоящих перед университетом.

2. Указание - документ, содержащий требования к выполнению

нормативных документов, отражающих приказание оперативного характера.

3. Служебная записка - документ, адресованный в структурное

подразделение руководителем другого подразделения, содержащий изложение

какого-либо вопроса, выводы, предложения, запросы.

4. Служебное письмо - это обобщенное наименование различных по

содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями,

частными лицами. Служебные письма всегда составляются только по одному

вопросу.

5. Акт - документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий

установленные факты и события.

6. Объяснительная записка - документ, содержащий письменное изложение

в оправдание чего-нибудь, признания в чем-нибудь.

7. Протокол - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и

принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях

коллективных органов (Советов, комиссий и др.).

8. Должностная инструкция - указание, свод правил, устанавливающий

порядок и способ осуществления и выполнения работ. Должностная инструкция

определяет должностные обязанности, ответственность, права, взаимоотношения

(связи по должности) сотрудника.

9. Характеристика - это официальный документ, который выдает

администрация учреждения, организации, предприятия своему сотруднику в

целом ряде ситуаций.

10. Автобиография- документ, который автор составляет самостоятельно.

11. Контракт - это один из документов, отражающих условия трудовых

взаимоотношений сотрудника с администрацией.

К подразделениям организующим документооборот факультета относятся:

- деканат (издает приказы по студентам, по организационным вопросам,

получает приказы из отдела кадров по личному составу, хранит личные

карточки студентов, регистрирует документы, подготавливает книги

протоколов, сдают документы в архив и т.д.) Подробный список работ деканата

указан в приложении № 3;

- кафедры (получают документы, издают их, раздают ведомости на

сессию, хранят учебные планы, после заседания кафедры составляются

протоколы, планы работы кафедры, сдают документы в архив и т.д.);

- отдел кадров (студенческий и работников ТРТУ) (хранит личные дела,

издает приказы по личному составу, регистрирует выдачу дипломов, справок,

документов и т.д.);

- УУ (направляет в деканат и кафедры документы требующие

предоставления отчета, ведет учет контингента студентов, контролирует

учебный процесс, издает приказы по замене предметов в учебных планах и

т.д.);

- бухгалтерия(ведет прием денежных средств от студентов, выдает

заработную плату и стипендию, выдает справки о заработной плате и т.д.)

- второй отдел (ведет регистрацию военнообязанных, выдает справки,

передает информацию о вышедших приказах об отчислении в военкомат и т.д.)

На факультете издаются приказы по студентам, а также часть общих

приказов. Приказы по личному составу составляются на основании заявления с

визами, контракта в отделе кадров университета. На документах прилагаемых к

приказу (указанных в основании каждого приказа) руководитель подразделения,

т.е. зам. декана ставит свою резолюцию. При подписании приказа все

документы подкалываются к нему.

После получения приказа в деканате происходит регистрация приказов в

книге регистрации приказов. Затем вносятся изменения в соответствии с

приказом в книгу движения контингента, в карточки студентов, в базу данных

(сеть).

В другие ВУЗы, при переходе студентов, готовится академическая

справка, в которой указываются пройденные студентом предметы, оценки по ним

и т.д. Она печатается на бланке государственного образца, подлежащей

строгому учету.

Каждый семестр в университете проводится рейтинг-контроль, который

проходит в три этапа: первый и второй промежуточные рейтинги и третий-

экзаменационная сессия. На первый рейтинг готовятся экзаменационные

ведомости, которые затем разносятся по кафедрам. После завершения рейтинг-

контроля ведомости сдаются в деканат, где регистрируются результаты,

выявляются студенты-задолжники. Потом ведомости также выдаются и собираются

на втором рейтинге и экзаменационной сессии.

При прохождении студентами практики на предприятии деканат готовит

письма, в которых указывается фамилия, имя, отчество студента, его

успеваемость (чтобы выплачивать стипендию), подписывается и ставиться

печать в канцелярии, затем они передаются на предприятие.

В конце учебного года происходят защиты выпускных работ. В деканате

готовят книги протоколов и руководящие документы для комиссии. Протоколы

заседаний государственной аттестационной комиссии заполняются на защите

выпускных работ. После завершения защит студентов, выписываются дипломы и

распечатываются вкладышы к дипломам и затем передаются в отдел кадров для

выдачи. В деканате подготавливаются акты выдачи диплов, под каким номером,

кому был выдан диплом. Учебные карточки и зачетные книжки после обработки

сдаются в архив.

В результате научной деятельности факультета (собрание Ученого

совета, различных конференций, принятие студентов в магистратуру)

образуются такие виды документов как - приказы, протоколы, решения,

выписки. Для них всех существуют папки, в которые они и подшиваются.

На факультет поступают различные материалы по конференциям.

Ежемесячно проводятся заседания Ученого совета, для которых готовится

явочный лист, повестка дня, которая разносится членам совета. После

заседания все протоколы подшиваются в папку. Ежегодно деканат собирает

информацию о хоздоговорных и госбюджетных НИР, которую потом передает в

учебный отдел.

На кафедре ежемесячно проводится заседания кафедры по разработанным

планам работы. Все протоколы после этого подшиваются. Также на кафедре

оформляются учебные планы, календарные планы, рабочие программы, планы к

расписанию. Часто отсылаются фирменные бланки в различные организации.

3.3. Организация документоведения, документооборот, схемы движения

документов, в учебно-научном подразделении ВУЗа .

В университете существует подразделение занимающееся делопроизводством

- канцелярия. Через нее проходит большая часть документов, обращающихся в

ТРТУ, происходит регистрация.

Канцелярия получает почту (входящая документация), в ней происходит

регистрация приказов, фирменных бланков, идет размножение и передача

документов в различные подразделения университета.

На факультете документооборот осуществляют входящие, исходящие и

внутренние документы. В табл. 3.2.1. указано какие стадии проходят все эти

документы

Таблица 3.2.1

Входящие, внутренние и

исходящие документы

|Входящие |прием и первичная обработка (канцелярия) |

| |предварительное рассмотрение (канцелярия) |

| |регистрация (канцелярия) |

| |рассмотрение документов руководителем (ректор университета,|

| |проректора) |

| |доставка документов исполнителям (декану или зам.декана) |

| |контроль исполнения |

| |подшив исполненного документа в дело (канцелярия) |

|Исходящие |составление проекта документа (факультет) |

| |изготовление документа (деканат, кафедры факультета) |

| |визирование проекта документа, его согласование |

| |подписание документа (подразделения университета) |

| |регистрация (деканат или канцелярия) |

| |отправка документа адресату (канцелярия) |

|Внутренние |составление проекта документа и его согласование |

| |(факультет, подразделения университета) |

| |изготовление документа (деканат или кафедры) |

| |визирование проекта документа (факультет, подразделения |

| |университета) |

| |подписание (факультет, подразделения университета) |

| |регистрация (канцелярия) |

| |размножение и доставка документа исполнителям (канцелярия) |

| |контроль исполнения |

| |подшивка исполненного документа в дело (канцелярия) |

При поступлении в канцелярию документов из министерства - происходит

регистрация их и передача ректору университета. Ректор ставит на документах

свою резолюцию и через секретаря отдает их обратно в канцелярию, после чего

эти документы разносят для исполнения.

Все входящие документы обязательно проходят регистрацию в канцелярии

университета (см.рис. 3.2.1)

[pic]

Рис. 3.2.1. Входящие документы

Любой внутренний, исходящий, входящий на факультет документ

регистрируются в журнале; за каждый фирменный бланк, взятый в канцелярии,

идет строгая отчетность.

Деканат издает и получает приказы, которые делятся на приказы по

личному составу, приказы по студентам, общие приказы.

Для каждого типа приказов в деканате заведена папка. При поступлении

на факультет все приказы регистрируются в журнале и подшиваются.

Если в документе, поступившем в деканат, информация касается кафедр

или ее необходимо сообщить студентам, то делается ксерокопия и

вывешивается на доску объявлений или передается на кафедры. Внутренние

документы, изготавливаемые и перемещающиеся в университете, появляются на

свет в подразделенияз ТРТУ. Эти документы подписываются руководителями

(заместителями) подразделений. Общая схема изготовления документа показана

на рис. 3.2.2.

[pic]

Рис. 3.2.2 Общая схема изготовления документа

В таблице 3.2.2 показано, в виде организационной диаграммы, как

происходит изготовление документа.

Таблица 3.2.2.

Оргдиаграмма изготов-

ления документа

| |[pic|[pic|[pic|[pic|[pic|[pic|

| |] |] |] |] |] |] |

|Указание о написании док-та | ( | | | | | |

|Написание проекта | | (| | | | |

|Набор документа | | | | | | |

| | | |( | | | |

|Проверка документа | | | | | | |

| | |( | | | | |

|Согласование документа | | | | (| | |

|Подписание документа | | | | ( | | |

|Регистрация документа | | | | | ( | |

|Набор документа | | | | | | (|

|Сверка документа | | | | | | |

|Размножение документа | | | | | | (|

|Заверение копий документа | | | | | | |

| | | | | |( | |

|Расписывание в тетради | | | | | | |

| | | | | |( | |

|Подшивка оригинала в архив | | | | | | |

| | | | | |( | |

|Распределение по | | | | | | |

|подразделениям | | | | |( | |

Если документ просто проходит от подразделения к подразделению, то

после подписания (6, табл. 3.2.2.) идет передача его в нужное

подразделение.

Более развернутая схема создания и движения документа (приказа)

показана на рис. 3.2.3

|Деканат |

|[pic] |

|[pic] |

|[pic] |

|[pic] |

Рис. 3.2.3 Схема создания и движения документа (приказа)

Если документ оформляется на фирменном бланке (бланк берется в

канцелярии под отчет), то в книге регистрации проставляется куда, по какому

вопросу направляется письмо, а также делается его ксерокопия.

В течение учебного года ежемесячно собирается Совет факультета на

котором решаются и обсуждаются различные вопросы в результате появляются

протоколы, решения и т.д. Все эти документы хранятся в специально

предназначенной для этого папке. Ученый секретарь после заседания Ученого

совета готовит протоколы. При необходимости использования информации, о

принятом решении, в каком-либо документе делается выписка из протокола по

интересующему вопросу (кого слушали, кто выступил, что решили).

Также Ученый секретарь после заседания Ученого совета готовит план

работы на год, который утверждается на заседании Ученого совета.

Огромное количество различных служебных документов возникающих в

процессе деятельности факультета требует правильного распределения.

Исполненные документы подшиваются в дела, при необходимости их нахождения,

существует классификатор, которым является номенклатура дел.

В номенклатуре дел факультета, находящейся в деканате указано 26

наименований. Нумерация в номенклатуре дел состоит из индекса структурного

подразделения - 472 и номера дела, например 472/1 - Копии приказов и

распоряжений ректора и проректоров общие. Пример номенклатуры дел деканата

показан в приложении № 4.

На кафедрах имеются свои номенклатуры дел, под своим собственным

номером. Номер присваивается канцелярией через приказ.

Методическая литература, конспекты лекций и т.п., издающееся

кафедрами, регистрируются в научных библиотеках, лабораториях и т.д.

3.4. Использование ЭВМ и компьютерной сети университета в

делопроизводстве.

В университете существует сеть к которой подключены практически все

подразделения ТРТУ.

Локальная вычислительная сеть в Таганрогском Государственном

радиотехническом университете ( ЛВС ТРТУ) была организована в 1991 году на

базе технологии ARCNet. В то время ARCNet - была одной из передовых

технологий, позволяющей объединять в сеть с пропускной способностью 2,5

Мбит/сек до 255 компьютеров, удаленных на расстояние до 6 км.

АrcNet разработанный фирмой Datapoint в начале 70-х гг. стандарт

ARCnet (IEEE 802.4) в настоящее время уже устарел и практически не

используется. Станции сети ARCnet (персональные компьютеры), каждая из

которых имеет уникальный физический адрес (номер от 0 до 255) соединяются

между собой одним из двух способов - в виде шины или распределенной звезды.

Логически же эта сеть, независимо от ее физической конфигурации, является

кольцом.

Файл-сервер сети циклически опрашивает станции ( в порядке

возрастания их номеров) на предмет их готовности к передаче данных. Данный

опрос станций имеет вид перемещаемого по кольцу пакета ( 0,5 Кбайта) ,

который называется жетоном (token) разрешения на передачу. Жетон может

быть пустым или содержать данные, передаваемые на опрашиваемую операцию.

Получив жетон, станция может передать собственный пакет. Детоменированная

процедура доступа данного протокола обеспечивает сети устойчивую работу при

возникновении перегрузок. Однако скорость передачи в сети ARCnet не

превышает 2,5 Мбит/с и не может считаться в современных условиях

приемлемой.

Первая очередь ЛВС ТРТУ была пущена 21 ноября 1991 г. и включала в

себя 1 сервер Novell NetWare и 4 рабочие станции (две в отделе

автоматической обработки информации при ИВЦ, один в деканате РТФ, один на

кафедре РПрУ). В 1992 г. к ЛВС ТРТУ подключились кафедра ВМК и деканаты

ФАВТ и ФЭП. Была проложена магистраль в корпус “Д”.

В 1993 г. сеть охватывали персональные компьютеры учебного управления,

отдела кадров, НТБ, деканатов РТФ, ФЭП, ФАВТ и связывает корпуса “А”, “Г” и

“Д”. Появлялись и подключаются к университетской сети кафедральные ЛВС,

основанные на новой технологии тонкий Ethernet. Университетская

вычислительная сеть приобрела черты корпоративной сети.

В конце 1995 г. к университетской ЛВС подключился корпус “Е”, а в

начале 1998 г. к университетской ЛВС подключается корпус “И”.

В январе 1996 г. ТРТУ подключился к Internet. Был организован

университетский www-сервер. Начался новый этап развития университетской

вычислительной сети. Многие подразделения изъявили желание подключиться к

университетской сети и через нее получить выход в Internet. Однако

сдерживающим фактором на пути к этому стало отсутствие технической и

программной поддержки для оборудования ARCNet.

В конце 1997 г. был разработан проект модернизации университетской

сети в корпусах “Г” и “Д”. Он предусматривал отказ от использования в этих

корпусах устаревшего оборудования ARCNet и полную его замену на

оборудование Ethernet на витой паре.

Наибольшее распространение получил более дешевый вариант стандарта

Ethernet (IEEE 802.3), разработанный фирмой XEROX. Логически эта сеть

представляет собой шину, с помощью которой каждый узел связан со всеми

другими. Физически же данная сеть может представлять собой и звезду или

несколько звезд, соединенных общей магистралью. Для соединения станций в

настоящее время в основном используется неэкранированная витая пара,

которая практически вытеснила в ЛВС популярный ранее коаксиальный кабель.

Самой яркой особенностью сети Efhernet является используемый в ней

недетерминированный метод множественного доступа с контролем несущей и

устранением коллизий (CSMA/CD). Сеть здесь всегда готова принять сообщение

от любого узла. Однако перед отправкой информационного пакета станция

сначала определяет, что никто другой не использует сеть. Если две или

более станций одновременно начинают передачу, возникает коллизия.

Передающие информацию станции обнаруживают ее и прекращают передачу.

Повторная попытка станции передать данные возобновляется через случайный

интервал времени. Постоянно прослушивая сеть , каждая из станций

обнаруживает и принимает посылаемые ей пакеты. в качестве аналогии данной

схемы часто упоминается способ попарного общения группы воспитанных людей,

находящихся я в темной комнате.

Теоретически скорость передачи данных в сети Ethernet составляет

Мбит/с. Однако коэффициент практического использования пропускной

способности кабельной системы в этой сети составляет всего 35%.

Недетеминированный метод доступа уменьшает задержки при небольшом сетевом

трафике, но при перезагрузке сети коллизии и задержки существенно

возрастают.

Согласно проекту, к концу третьего квартала 1998 г. была проведена

высокоскоростная магистраль Fast Ethernet, соединяющая корпус “Д” и корпус

“Г”.

Осуществлена первая очередь модернизации сети в корпусе “Г”, согласно

разработанному проекту проложена на РТФ линия - витая пара и по технологии

Ethernet подключены ПЭВМ.

В настоящее время разрабатывается проект соединения корпусов “А”, “Г”

“Е” и “И” по волоконно-оптической линии. Она предусматривает проведение

высокоскоростной магистрали Fast Ethernet стандарта 100BASE-FX, и даст

возможность уйти от проблем связанных с применением ARCNet технологии.

На факультете сеть используется в основном в учебных целях. В

вычислительном центре разработана система - DEKANAT, находящаяся на сервере

IDEAL-486. В ней находятся данные по студентам:

- личная карточка;

- стипендия;

- контрактники;

- студенты находящиеся в академическом отпуске, отчисленные.

С помощью этой системы можно распечатать списки студентов (

контингент), заполнять рейтинг-листы, экзаменационные ведомости, а также

корректировать данные - добавлять списки студентов, восстанавливать

отчисленных, менять фамилии и т.д. Возможен поиск студентов по какому-то

условию и т.д.

В последнее время университетская сеть используется также для

получения информации из бухгалтерии - о начислении заработной платы

сотрудникам и об оплате контрактников.

IDEAL 486 - Университетский файловый сервер. На сервере

зарегистрированы представители практически всех подразделений ВУЗа. Он

одержит информацию внутривузовского характера:

- информацию бухгалтерии (расчетные листы подразделений, средства на

счетах подразделений);

- рабочую информацию по подготовке энциклопедии ТРТУ;

- информацию Таганрогского отделения IEEE;

- информацию других подразделений и пользователей.

Кроме этого выполняет функции главной машины для дисплейного класса в

аудитории Г-141а.

Cейчас на сервере Apollon разрабатывается новая программа, сходная с

программой DEKANAT.

Apollon - сервер баз данных АИСУ ТРТУ. В настоящее время поддерживает

системы:

- “Контингент студентов”;

- “Архив выпускников”.

В настоящее время затраты на обеспечение документного обеспечения

составляют:

Бумаги на приказы уходит на сумму:

по личному составу 312 штук, приказов по студентам 714 штук, а общих

приказов 381 штука. Если считать, что в среднем каждый приказ занимает 2

страницы, то:

лс- 312 * 2 = 624

ст- 714 * 2 = 1 428

общ.- 381 * 2 = 762

В сумме на приказы в год уходит 2 814 листов (на оригиналы).

Каждый приказ попадая в канцелярию распечатывается в нужном

количестве для того, чтобы их разносить по подразделениям, в связи с этим

количество листов увеличится. Каждый тип приказов разносится в разное

количество подразделений, поэтому делаются копии:

по личному составу - 21 копия (постоянно);

по студентам - от 3 до 11 копий;

общие приказы - от 3 до 11 копий.

Если подсчитать среднее, то получится, что копии делаются:

21 * 624 = 13 104

от 3 до 11 7 * 1 428 = 9 996

от 3 до 11 7 * 762 = 5 334

В сумме получится 13 104 + 9 996 + 5 334 = 28 434 листа. В пачке

бумаги 500 листов, значит 28 434 листа ( на 500 получится примерно 57 пачек

бумаги. Сейчас пачка бумаги стоит около 80 рублей, стоимость бумаги на

приказы, за год составит 80 * 57 = 4 560. Если считать затраты на

изготовление оригинала, то получится, что 2 814 листов ( 500 листов в

пачке, получится примерно 6 упаковок бумаги, а 6 * 80 рублей получится 480

рублей (это затраты деканата и отдела кадров).

Теперь можно составить таблицу:

Таблица 3.2.4

Затраты на приказы

|Затраты |Ст-ть|Необход. кол-во |Ст-ть изгот. |Ст-ть изгот. |

|(деканат, ОК, |ед., |в год, шт |оригинала, |копий и |

|канцелярия) |руб. |ориг. |копии |в год |ориг., в год |

|Бумага |80 |6 |57 |480 |4 560 |

|Порошок на принтер |135 |2 |2 |270 |270 |

|Картридж матричный |40 |1 |1 |40 |40 |

|Порошок на ксерокс |150 |3 |3 |450 |450 |

| ИТОГО |1 240 |5 320 |

В таблице указаны затраты обращения приказов в течение года. А кроме

этого на факультете служебные записки, отчеты, фирменные бланки, указания,

постановления. Выходят различные документы - положение о магистратуре,

положение о бакалавриате, положение о стипендиях, о рейтинг-контроле, устав

универстьеьа. И на все эти документы требуется бумага и объем

документооборота увеличивается.

Если станет возможным передача документов по сети, то можно будет

передавать между подразделениями такие виды документов как: приказы,

служебные записки, различные отчеты.

Если организовать движение документов по сети то затраты, которые

будут приходиться на использование сети, составят:

- затраты на подключение и установку (но у всех подразделений сеть

уже установлена и никаких затрат в связи с этим не предвидится);

- набор текста, сканирование и т.п. включены в заработную плату

сотрудников университета;

- распечатка, при необходимости нахождения документа в подразделении;

- стоимость прикладной программы.

Возможны затраты с течением времени, в связи с устареванием

оборудования морально и физически.

В последнее время особой популярностью пользуются автоматизированные

системы построения и управления деловыми процессами в организациях. С

помощью таких систем можно организовать систему электронного

документооборота в университете, а также систему контроля выполнения

заданий и загрузки сотрудников. Они ставят целью не полный отказ от

бумажных документов (что невозможно по ряду причинам, главными из которых

являются причины юридического характера), а сведение к минимуму перемещения

бумаг. Если университетская сеть будет использоваться для автоматизации

документооборота, то возникает потребность в организации определенных

маршрутов работы над документами (маршрутизация). Фирмами, занимающимися

изготовлением пакетов прикладных программ, были разработаны программы:

компания Action Technologies разработала пакет управления

Страницы: 1, 2, 3, 4, 5, 6